ProcurCompEU, come funziona il pacchetto europeo per le competenze nel procurement

Il pacchetto ProcurCompEU è uno strumento messo a disposizione dalla Commissione Europea per la professionalizzazione delle competenze negli appalti pubblici. Uno strumento di cui è interessante approfondire pregi e difetti, in riferimento alla situazione relativa alla pandemia Covid-19.

ProcurCompEU, il contesto

Le recenti riforme dell’Unione Europea, per far fronte alle conseguenze economiche e sociali della crisi Covid-19, hanno stimolato i Paesi Membri allo sviluppo di nuovi progetti e investimenti orientati a una governance digitale più equa e sostenibile, e a una gestione più efficiente ed efficace delle risorse a disposizione; è opportuno sottolineare come tutte queste sfide debbano necessariamente avere come punto di riferimento la formazione e la professionalizzazione delle persone coinvolte nella sviluppo dei progetti generati da questa grande opportunità che, in larga misura, avrà delle ripercussioni nel settore degli appalti pubblici.

Rilevante quindi che la Commissione Europea, per raggiungere il proprio obiettivo di aiutare le amministrazioni aggiudicatrici a valutare e migliorare le proprie competenze e conoscenze in materia di appalti pubblici, abbia ideato ProcurCompEU, “Il Quadro Europeo delle competenze professionali”, uno strumento gratuito e volontario che si propone di:

• contribuire alla professionalizzazione degli appalti pubblici riconoscendone e supportandone la funzione strategica;
• generare investimenti pubblici finalizzati alla crescita sostenibile;
• facilitare lo scambio di buone pratiche e di approcci innovativi;
• aiutare le stazioni appaltanti a individuare le competenze da consolidare e a provvedere al loro miglioramento.

Cosa prevede il pacchetto ProcurCompEU

Questo nuovo strumento si compone di tre elementi principali che possono essere utilizzati insieme (potenziandosi reciprocamente) o singolarmente (come strumenti autonomi):

1. una matrice di competenze,
2. uno strumento di autovalutazione
3. un programma di formazione.

La matrice delle competenze

La matrice delle competenze definisce le responsabilità, i compiti e le abilità dei professionisti degli appalti pubblici sulla base di 30 competenze essenziali raggruppate attorno a due grandi categorie (specifiche e soft) e quattro livelli di conoscenza all’interno di ciascuna di esse (di base, intermedio, avanzato o esperto).

• Le competenze specifiche comprendono: le competenze trasversali necessarie al monitoraggio delle 4 fasi fondamentali del ciclo di vita degli appalti pubblici (programmazione, progettazione, esecuzione e affidamento); le competenze specifiche richieste in fase di pre aggiudicazione (in termini di analisi dei fabbisogni, e valutazione delle offerte) e post aggiudicazione (in termini di gestione e valutazione) di un appalto pubblico.
• Le competenze soft indicano i comportamenti personali, relazionali e di prestazione al fine di una miglior gestione delle relazioni con le parti interessati e un maggior controllo dei rischi e dei progetti (project management).

Le conoscenze e le capacità relative a ciascuna delle 30 competenze sono descritte in modo chiaro e analitico in un tabella sottostante (cd. “panoramica delle competenze”), utile all’identificazione delle caratteristiche che devono essere presenti all’interno di ciascuna unità per determinare il livello e il grado di conoscenza a cui si appartiene.

Lo strumento di autovalutazione

Lo strumento di autovalutazione, mediante la compilazione di un questionario, aiuta le organizzazioni e i professionisti degli appalti pubblici a misurare e valutare le proprie abilità e conoscenze con l’obiettivo di contribuire allo sviluppo di nuove competenze necessarie al miglioramento delle prestazioni in azienda.

Esso è strutturato in cinque fasi successive:

• adattare la matrice delle competenze modificando o aggiungendo nuove competenze in base alle esigenze del professionista o dell’organizzazione;
• definire i profili professionali e stabilire i livelli di professionalità da conseguire (di base, intermedio, avanzato e esperto), in base ai compiti da svolgere;
• effettuare l’autovalutazione individuale, individuando il livello di competenze iniziale;
• raccogliere e analizzare i risultati al livello individuale (mediante l’attribuzione di punteggi sulla base delle competenze individuali) e organizzativo (mediante la selezione dei persone con elevato potenziale sulla base dei risultati conseguiti)
• correggere le carenze rilevate durante il processo di selezione mediante: formazione, selezione di nuovo personale, assunzione di esperti esterni, collaborazione con altri enti appaltanti che condividono buone pratiche o ricorrono a contratti centralizzati, o delegano le loro funzioni nei centri di acquisto.

Per facilitare lo sviluppo di livelli adeguati di conoscenze e abilità, lo strumento di autovalutazione offre sei profili standard, per i quali sono state selezionate le competenze e i rispettivi livelli di professionalità che devono essere presenti in azienda.

I sei profili professionali standard sono:

1. Funzionario di sostegno agli appalti: ha il compito di assistere e supportare la stazione appaltante nei processi e nelle mansioni di cui è incaricato;
2. Acquirente pubblico autonomo: ha il compito di gestire ciascuna fase del ciclo di vita degli appalti all’interno di un organizzazione di piccole dimensioni;
3. Specialista degli appalti pubblici: è un operatore avanzato che apporta il proprio contributo principalmente nella fase pre-aggiudicazione all’interno di una stazione appaltante di grandi dimensioni;
4. Specialista di categoria: è un operatore esperto che apporta il proprio contributo in una determinata tipologia di prodotti, servizi o opere attraverso analisi di mercato.
5. Responsabile dei contratti: è il referente principale nella gestione dei rapporti con i fornitori e ha il compito di supervisionare e gestire i contratti pubblici in fase post aggiudicazione;
6. Responsabile di reparto: ha il compito di implementare gli obiettivi politici della sua organizzazione e supportare il suo team per ottenere risultati migliori.

Sulla base di questi profili, ogni professionista o organizzazione sarà in grado di identificare le proprie lacune e a migliorarne le caratteristiche mediante strumenti di apprendimento e di formazione più appropriati per i compliti da svolgere.

Il programma di formazione generico

Il terzo e ultimo strumento è un programma di addestramento articolato in 30 moduli di formazione corrispondenti alle 30 abilità (specifiche e professionali) descritte nella matrice delle competenze; in ciascuno di questi moduli vengono delineate le competenze, i contenuti sui quali la formazione deve trattare, e i risultati di apprendimento.

Il programma offre una proposta di contenuto standard per qualsiasi tipo di organizzazione o istituzione (pubblica o privata) interessata all’erogazione di programmi di approfondimento in materia di appalti pubblici per professionisti.

Lo flessibilità dello strumento consente di adattare il programma alle esigenze specifiche dell’individuo, in modo che vengano selezionati metodi di apprendimento diversi e più adatti a ciascun campo o livello di formazione.

L’impatto sugli appalti pubblici

In conclusione il pacchetto ProcurCompEU ha tutte le carte in regola per contribuire alla professionalizzazione delle competenze negli appalti pubblici mediante:

• La personalizzazione e la flessibilità dello strumento: il meccanismo di autovalutazione consente infatti di cercare soluzioni innovative alle carenze rilevate, per adattare i profili e le competenze richieste al personale di ciascuna organizzazione dedita agli appalti pubblici.
• L’utilizzo di una matrice delle competenze: essa permette di selezionare e definire le 30 competenze e il livello di abilità necessarie per qualsiasi organizzazione o professionista degli appalti pubblici.
• Il programma formativo generale: mediante la cd. “panoramica dei contenuti a carattere formativo standard” è consentito a chiunque offrire corsi di formazione mirati e destinati ai professionisti degli appalti pubblici: organizzazioni private, pubbliche, e istituti universitari.

I fronti critici

Ciò nonostante lo strumento presenta diversi punti critici. Anzitutto è uno strumento “volontario”, il che significa che non è obbligatorio per le stazioni appaltanti utilizzare tale modello di riferimento per gli aggiornamenti e la formazione del personale addetto agli appalti pubblici; il che implica necessariamente due ordini di problemi:

• la natura “soggettiva” del meccanismo di autovalutazione dal momento che manca qualsiasi controllo e verifica ex post che possono accertare tali competenze;
• la mancanza di “obiettività” nelle valutazioni delle conoscenze e abilità finendo, con il sottostimare o sopravvalutare ingiustificatamente un esperto in materia di contratti pubblici e con il compromettere il risultato finale della valutazione (non conforme alla realtà specie se collegato a premi o incentivi di carriera) e, quindi, non utile per migliorare la professionalizzazione dell’organizzazione o dell’individuo.

Inoltre è uno strumento “sofisticato” e, proprio per la sua specificità e difficoltà di utilizzo, necessita di adeguate conoscenze di base per la compilazione e valutazione delle competenze necessarie all’azienda.

Per evitare che questi ordini di problemi possano influire negativamente sui risultati dell’organizzazione, è possibile, a mio parere, proporre diverse soluzioni: in primo luogo è molto importante conformare il programma di aggiornamento e di formazione obbligatoria dei professionisti degli appalti pubblici a tale modello di riferimento; in secondo luogo, è necessario organizzare un breve “ tutorial ” sul corretto utilizzo dello strumento e procedere a una revisione dei risultati da parte di personale esperto in modo da rimediare ai problemi e alle carenze riscontrate. In merito a quanto evidenziato sopra, risulta molto utile l’utilizzo di due documenti messi a disposizione da parte della Commissione Europea ovvero:

1. “La Biblioteca di 90 esempi di buone pratiche e strumenti”: sviluppa una serie di suggerimenti di buone pratiche, sviluppato sulla base dell’esperienza di diverse organizzazioni, che consentono di migliorarne i contenuti per la realizzazione e condivisione di obiettivi in materia di appalti pubblici;
2. “La Guida all’autovalutazione per l’utente per le organizzazioni”: evidenzia la necessità di adattare gli strumenti offerti dalla Commissione Europea a ogni caso specifico e, soprattutto, ai quadri di competenze nazionali e o locali; esso si basa su 3 elementi principali:

• la comunicazione come chiave del successo: la definizione degli obiettivi ed dei benefici che si ottengono attraverso la sua applicazione aiuta i partecipanti a valutare meglio (e in modo più coerente) le loro conoscenze e abilità e incentivarne lo sviluppo;
• designare una persona come riferimento incaricata di rispondere alle domande dei partecipanti in modo da sciogliere eventuali dubbi che sorgono durante e/o dopo il processo;
• la creazione di un sistema di revisione che consenta di confrontare le risposte di ciascun partecipante analizzando i risultati e correggendo le carenze riscontrate durante il processo di autovalutazione.

Sarà dunque compito delle varie istituzioni pubbliche e private avvalersi di questo nuovo e utile strumento per consentire finalmente l’ottimizzazione e professionalizzazione negli appalti pubblici e, di conseguenza, di raggiungere l’efficienza in questo importante settore.