Privacy dei lavoratori: la guida all’audit secondo la SA8000

Poiché la SA8000:2026 definisce tra gli altri, anche la privacy come diritto fondamentale dei lavoratori, l’audit deve basarsi sui principi dello standard stesso, indipendentemente dall’esistenza di normative locali specifiche. Questo significa che anche in paesi che non dispongono di una specifica normativa sulla protezione dei dati o laddove tale normativa fosse carente, le organizzazioni certificate o che intendono certificarsi o che vogliono conformarsi allo standard devono comunque rispettare i requisiti che sono riportati nel criterio D7.

In questo articolo si affronterà il tema dell’audit sulla protezione dei dati dei lavoratori nel contesto della SA8000:2026 e più in generale laddove mancano o solo lacunose le normative locali.

Approccio basato sui principi fondamentali della SA8000

La SA8000 è uno standard di applicazione potenzialmente universale, valido in ogni contesto geografico. Quando l’audit affronta il tema della protezione dei dati, deve necessariamente tenere conto di questo aspetto in quanto costituisce un requisito fondamentale della norma. Nel caso in cui il contesto locale presenti normative specifiche in materia, l’audit deve verificare come requisito minimo il rispetto di tali disposizioni, a condizione che queste soddisfino integralmente i requisiti previsti dallo standard. Qualora le normative locali risultassero lacunose o del tutto assenti, devono essere verificati almeno i requisiti dello standard, che vanno comunque considerati come livello minimo di conformità. Le misure da implementare nell’ambito di tale audit devono fondarsi sui principi della protezione dei dati personali, tenendo inoltre in considerazione le indicazioni derivanti dalle linee guida ISO 19011 sugli audit dei sistemi di gestione, attualmente in fase di revisione.

Metodologia di audit: le attività preliminari

La metodologia di audit suggerita può considerare i punti di seguito indicati.

Analisi della normativa – L’auditor deve mappare ed analizzare il contesto legale locale per verificare l’esistenza di normative sulla privacy/protezione dati ovvero identificare eventuali leggi che normano il lavoro che trattano aspetti di riservatezza. Infine devono essere comprese le pratiche culturali locali relative alla privacy. Verifica documentale – Anche in assenza di obblighi legali, l’organizzazione deve dimostrare il possesso di un set minimo di documenti, tra questi:

• Politiche aziendali sulla privacy dei dati del personale (D7.4)
• Procedure per la raccolta, trattamento, conservazione e cancellazione dei dati (D7.2 e D7.3)
• Registro dei trattamenti: quali dati vengono raccolti, per quali finalità, per quanto tempo
• Misure di sicurezza implementate (D7.3.c)
• Programmi di formazione per il personale e i responsabili (D7.4)

Nel corso dell’audit: valutazione dei rischi e interviste

Valutazione dei rischi specifici – Durante l’audit, l’auditor deve considerare rischi specifici in relazione al contesto ed in particolare:

• tipologia di dati raccolti – dati sanitari, biometrici, performance, comunicazioni;
• tecnologie utilizzate – sistemi di monitoraggio, badge elettronici, geolocalizzazione;
• popolazioni vulnerabili – lavoratori migranti, donne, giovani;
• contesto culturale: aspettative locali di protezione dei dati personali che potrebbero essere più o meno stringenti ed in alcuni casi non comprensibili dagli stessi lavoratori.

Le interviste al management e ai responsabili HR/IT

Interviste – Le interviste sul tema, svolte dall’auditor, devono coinvolgere almeno i soggetti di seguito indicati a cui devono essere richieste adeguate evidenze. Al Management per indagare:

• come viene garantito il rispetto della privacy dei lavoratori;
• quali dati vengono raccolti e per quali finalità;
• vengono trattati dati dei lavoratori per finalità diverse da quelle relative alle prestazioni dello stesso?
• come viene assicurata la sicurezza dei dati dei lavoratori;
• la presenza di procedure per richieste di accesso/cancellazione e più in generale l’esercizio dei diritti dei lavoratori;
• la presenza e la diffusione di procedure per la formulazione di reclami da parte dei lavoratori sul trattamento dei loro dati.

Ai Responsabili HR/IT per approfondire:

• come vengono gestiti tecnicamente i dati dei lavoratori;
• quali sono i tempi e le modalità di conservazione dei dati dei lavoratori;
• quali controlli di accesso sono implementati e come vengono monitorati;
• come viene garantita la minimizzazione dei dati;
• la presenza di procedure specifiche per i lavoratori stagionali.

Le interviste ai rappresentanti e ai lavoratori

Ai Rappresentanti dei lavoratori ed ad un campione di lavoratori (in forma anonima) per verificare che quanto riportato dal management trova reale riscontro nelle pratiche lavorative. Inoltre, deve indagare se i lavoratori:

• sono consapevoli di quali dati l’azienda raccoglie su di loro;
• sono stati informati su come vengono utilizzati i loro dati;
• conoscono i loro diritti relativi ai dati personali;
• sono presenti, note ed accessibili ad ogni lavoratore procedure per richieste di accesso/cancellazione e più in generale l’esercizio dei diritti;
• esistono canali per esprimere preoccupazioni sulla privacy;
• tali canali sono noti ed accessibili ad ogni lavoratore. Adeguate tecniche devono essere utilizzate per proteggere i nomi dei lavoratori che sono stati intervistati e più in generale coinvolti durante l’audit.

Verifiche pratiche sul campo e osservazione diretta

L’auditor deve:

• esaminare un campione di fascicoli del personale per verificare la minimizzazione dei dati (D7.3.b) e la corrispondenza con quanto raccolto in sede di intervista;
• verificare i sistemi di controllo accessi (fisici e digitali) alle informazioni personali;
• controllare le misure di sicurezza informatica (password, crittografia, backup) per l’accesso ai dati dei lavoratori;
• verificare le tempistiche di conservazione e le procedure di cancellazione.

Nel corso dell’osservazione diretta verificare:

• come vengono gestiti fisicamente i documenti con dati personali;
• sono presenti accessi limitati e controllati ai documenti?
• come vengono smaltiti documenti contenenti dati sensibili?
• vengono utilizzati sistemi di videosorveglianza? Con quali garanzie?

Verifica del sistema di gestione: i 10 elementi della SA8000

L’auditor infine deve verificare l’integrazione della privacy nei 10 elementi del sistema di gestione con analisi mirate come ad esempio le seguenti: M1 – Leadership – comprendere se esiste una politica della direzione, espressa anche come impegno formale, in materia di protezione dei dati dei lavoratori; M2 – Coinvolgimento lavoratori – verificare se i dipendenti partecipano alla definizione di tale politica; M4 – Policy – verificare se la politica è coerente con gli altri impegni aziendali; M5 – Risk assessment – valutare se l’azienda ha identificato i rischi specifici per la protezione dei dati dei lavoratori e messo in atto misure mirate per mitigarli; M9 – Sistemi di monitoraggio e segnalazione – comprendere se esiste un canale per segnalazioni su violazioni della privacy e se tale canale è noto ed accessibile a tutti i lavoratori. M10 – Miglioramento continuo – comprendere se ci sono evidenze di revisioni e aggiornamenti delle misure poste in atto a variazioni di elementi di contesto o nel caso emergessero criticità.

Punti di attenzione in assenza di normative locali

Quando sono mancanti o lacunose le normative nazionali, l’auditor può utilizzare come benchmark agli standard di riferimento quali:

• GDPR

• ISO/IEC 27701:2025 “Information security, cybersecurity and privacy protection — Privacy information management systems — Requirements and guidance”

• Principi OCSE sulla privacy

Inoltre, l’auditor è opportuno che adotti un approccio al contesto locale, rispettando sensibilità culturali ma attenendosi alla verifica del rispetto dei principi fondamentali della protezione dei lavoratori come richiede la SA8000. Tra le misure che può adottare: ricercare la presenza di soluzioni pratiche e scalabili, partendo dalle misure base; utilizzare un approccio educativo; iniziando con un approccio più orientato alla sensibilizzazione che all’enforcement; adattare le aspettative alla dimensione e complessità dell’organizzazione ed alle risorse di cui dispone; assumere un atteggiamento costruttivo fondendo indicazioni concrete su come implementare i requisiti e privilegiando la sostanza sulla forma.

L’auditor come facilitatore del cambiamento culturale

L’audit del requisito D7 in paesi che non dispongono di normative specifiche sulla privacy richiede un approccio bilanciato: fermo sui principi fondamentali dello standard, ma flessibile e costruttivo nell’implementazione pratica. L’auditor diventa non solo verificatore ma anche facilitatore di un cambiamento culturale, che potrebbe essere anche lungo e complesso, guidando le organizzazioni verso il rispetto di un diritto umano fondamentale che trascende i confini normativi nazionali.