conservazione digitale

La conservazione digitale è un insieme di attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governare la gestione in relazione del modello organizzativo adottato. Questo processo garantisce nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, va garantita anche l'affidabilità dei documenti conservati. L'obiettivo principale è mantenere inalterata la rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti, assicurando che i documenti digitali siano ancora fruibili nell'ambito degli scopi legali e operativi dell'azienda o del professionista. La conservazione digitale non è un semplice backup, ma un processo complesso che garantisce l'alta disponibilità, integrità e riservatezza dei dati nel tempo, permettendo di rispettare gli obblighi normativi e migliorare l'efficienza operativa.

La conservazione digitale in Italia è regolata da un quadro normativo articolato che si è evoluto nel tempo. Le principali norme includono: il DPR 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), il Decreto Legislativo 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale o CAD), il DMEF del 17/6/2014 per i documenti fiscali, e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che hanno sostituito i precedenti DPCM del 13 novembre 2014 e del 3 dicembre 2013. A livello europeo, il Regolamento eIDAS (910/2014) ha introdotto il servizio fiduciario di e-archiving, una forma di conservazione digitale qualificata riconosciuta in tutta l'Unione Europea.

Il Responsabile della Conservazione è una figura chiave che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Secondo le Linee Guida AgID, nella pubblica amministrazione questa figura deve essere identificata nell'organigramma come un responsabile o funzionario interno formalmente nominato, mentre per i soggetti privati può essere anche un soggetto esterno all'organizzazione, purché sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale. Il Responsabile della Conservazione deve possedere specifiche competenze in ambito giuridico, informatico e archivistico, ed è responsabile civilisticamente dei processi di conservazione e titolare del manuale della conservazione. Anche quando le attività di conservazione vengono affidate a un conservatore esterno, la responsabilità giuridica generale rimane in capo al Responsabile della Conservazione designato.

La conservazione digitale può essere implementata in due modalità principali: in house (on premise) o in outsourcing (cloud based). La soluzione on premise consente all'organizzazione di mantenere pieno controllo sui propri dati e sull'infrastruttura utilizzata, garantendo massima riservatezza per i dati sensibili. Questa opzione richiede un investimento iniziale maggiore, che viene ammortizzato nel lungo periodo, e offre elevata flessibilità di configurazione. D'altra parte, affidare il servizio in outsourcing a un Conservatore Accreditato da AgID permette di delegare l'intero processo, azzerando il rischio di smarrire documenti e garantendo che siano facilmente accessibili e consultabili. Il principale vantaggio è non doversi occupare degli obblighi normativi e non dover acquisire hardware, software e competenze specifiche. La scelta tra le due opzioni dipende dalle esigenze specifiche dell'organizzazione, dalle risorse disponibili e dal livello di controllo desiderato sui documenti conservati.

La migrazione da un conservatore digitale a un altro è un'attività delicata che richiede un'attenta pianificazione. Il processo coinvolge tre attori principali: l'Ente o Titolare dei documenti, il conservatore uscente e quello entrante. Prima di iniziare, è fondamentale condurre un assessment approfondito per valutare rischi, opportunità e sfide, identificando il patrimonio documentale da migrare e definendo chiaramente i ruoli. È necessario anche stabilire un corretto approccio contrattuale tra i soggetti coinvolti, definendo tempi di transizione, servizi forniti e costi associati, per garantire la continuità del servizio durante la migrazione. Durante il processo, è cruciale mantenere la "catena di conservazione", assicurando che le informazioni precedenti non vengano perse o alterate. Il conservatore subentrante deve adattare le informazioni per consentire l'ingresso dei file nel nuovo sistema, rispettando gli standard di interoperabilità come UNI SInCRO 11386, che definisce i requisiti tecnici per garantire la compatibilità tra diversi sistemi di conservazione.

I metadati sono informazioni strutturate associate ai documenti conservati digitalmente che ne permettono l'indicizzazione, l'identificazione e la ricerca. Con le Linee Guida AgID, è stato aumentato il numero e la tipologia dei metadati richiesti. Nell'Allegato 5 alle Linee Guida sono previste molte nuove informazioni, per lo più obbligatorie, che dovrebbero essere inserite in un apposito file abbinato al documento informatico. Per i documenti fiscali, il decreto del MEF del 17 giugno 2014 ha identificato specificamente metadati come cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi. È importante notare che molti metadati introdotti sono specifici del contesto pubblico e riguardano elementi tipici delle pratiche elaborate all'interno delle Pubbliche Amministrazioni, come i "dati di registrazione" (protocollo, registro, ecc.), che possono non applicarsi facilmente ai documenti prodotti in ambiti privatistici.

La conservazione digitale dei documenti fiscali deve avvenire secondo le modalità e nei termini previsti dall'articolo 3 del DMEF del 17/6/2014. Il processo di conservazione termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e deve essere effettuato entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Per quanto riguarda i DDT digitali, sebbene attualmente siano previsti principalmente per la gestione del ciclo degli acquisti della pubblica amministrazione (NSO), non ci sono ragioni ostative alla loro emissione in formato digitale. Un DDT in formato digitale deve essere formato nel rispetto delle regole tecniche del CAD, firmato digitalmente o con sigillo elettronico qualificato, e conservato digitalmente. In alternativa, l'emittente può allegare copia del DDT (in formato immagine, anche PDF) alla fattura elettronica, formando parte integrante e sostanziale di essa, eliminando così il problema della separata conservazione.

La conservazione digitale offre numerosi vantaggi rispetto a quella cartacea. Innanzitutto, assicura efficienza gestionale grazie alla rapidità di ricerca di documenti e informazioni e al maggiore controllo dei processi e flussi documentali. Questo si traduce in una significativa riduzione di tempi e costi operativi. Non sono necessari spazi fisici per gli archivi, il che comporta un risparmio sui costi di gestione degli spazi. Inoltre, le visite ispettive da parte degli organi competenti hanno un minor impatto organizzativo, anche in termini di impiego di personale. I tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti sono ottimizzati, migliorando la produttività complessiva. La dematerializzazione di singoli documenti e interi workflow documentali consente un'organizzazione più efficiente dei processi di condivisione dei dati, che sono accessibili sempre e ovunque in sicurezza. Infine, la conservazione digitale garantisce una maggiore conformità normativa, essendo progettata per rispettare gli obblighi di legge relativi alla gestione documentale.

Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno introdotto diverse novità significative. Innanzitutto, hanno unificato la normativa, abrogando il DPCM del 13 novembre 2014 e il DPCM 3 dicembre 2013, creando un testo unico di base per la formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti informatici. Le Linee guida hanno ridefinito e specificato i ruoli necessari nel processo di conservazione, evidenziando l'importanza del Responsabile della Conservazione. Per la pubblica amministrazione, questa figura deve essere un responsabile o funzionario interno formalmente nominato con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche, mentre per i soggetti privati può essere anche un soggetto esterno. Un'altra innovazione riguarda i metadati da associare ai documenti conservati digitalmente, aumentando il numero e la tipologia di informazioni richieste per indicizzare, identificare e ricercare i documenti. Inoltre, le Linee guida hanno introdotto allegati tecnici più flessibili, che possono essere modificati più facilmente in base alle innovazioni tecnologiche.

La certificazione di processo per la conservazione digitale è un procedimento che garantisce l'efficacia probatoria delle copie informatiche di documenti analogici. Secondo l'articolo 22 del CAD e l'Allegato 3 delle Linee guida AgID, si parla propriamente di certificazione di processo solo quando l'attestazione di conformità viene rilasciata da un notaio o pubblico ufficiale autorizzato e sottoscritta con firma digitale o altra firma elettronica qualificata. In questo caso, il documento-copia ha valore probatorio "privilegiato" che fa piena prova fino a querela di falso. Nel caso di un soggetto privato, non si produce una certificazione di processo ma un rapporto di verificazione che fa piena prova fino a disconoscimento. Il rapporto di verificazione deve contenere informazioni minime come l'identificazione del soggetto che ha effettuato la verifica, l'identificazione dell'utente, la data e l'ora della verifica, l'esito della verifica, e la firma digitale o firma elettronica qualificata da parte del soggetto che ha effettuato la verifica.

Nel 2025, le aziende dovranno prestare particolare attenzione agli adempimenti relativi alla conservazione digitale a causa delle nuove normative introdotte. Tra le novità più rilevanti ci sono le nuove normative dell'Agenzia delle dogane e dei monopoli, nell'ambito della "dogana 4.0", che impongono una tracciabilità più accurata delle operazioni di importazione ed esportazione. Inoltre, è stato introdotto il nuovo regolamento che disciplina il sistema di tracciabilità dei rifiuti e del Rentri (Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti). Dal 13 febbraio 2025, oltre all'iscrizione al Rentri, è previsto l'obbligo di tenere i registri di carico e scarico dei rifiuti in formato digitale. Dal 14 aprile 2025, tutti gli enti e le imprese produttrici iniziali di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi con più di 50 dipendenti, insieme a tutti gli altri soggetti diversi dai produttori iniziali, sono obbligati all'operatività del Rentri. È importante notare che i documenti inviati al Rentri vanno poi posti in conservazione digitale, poiché il Rentri non prevede questo servizio. Lo stesso vale per i documenti doganali digitali e per il registro riepilogativo dei corrispettivi giornalieri.

L'interoperabilità tra sistemi di conservazione digitale è garantita principalmente attraverso l'adozione di standard comuni. Lo standard UNI SInCRO 11386, pubblicato inizialmente nel 2010, è stato appositamente pensato per consentire di archiviare le informazioni relative al processo di conservazione secondo uno standard aperto e definito. Questa norma definisce i requisiti tecnici e funzionali che i sistemi di conservazione digitale devono soddisfare per garantire l'interoperabilità, traducendosi nell'adozione di uno Schema XML elaborato appositamente. Altri standard di riferimento che contribuiscono all'interoperabilità sono l'utilizzo del formato PDF/A per i documenti e il modello OAIS (Open Archival Information System) per l'archiviazione digitale delle informazioni. Tuttavia, è importante notare che un sistema di conservazione non è nativamente interoperabile con un altro sistema a causa di alcune scelte operative consentite dagli standard di riferimento. Per questo motivo, quando si effettua una migrazione tra conservatori, è necessario un attento lavoro di adattamento per garantire che i file possano entrare nel nuovo sistema mantenendo la corretta "catena di conservazione".