L’era del centralino telefonico tradizionale è ormai al tramonto; oggi, le aziende hanno bisogno di una piattaforma integrata, che possa gestire non solo la voce, ma anche la mobilità dei collaboratori, la messaggistica istantanea interna e le videoconferenze, il tutto attraverso un’unica interfaccia semplificata.
È qui che entra in gioco la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol), una rivoluzione che trasforma la voce umana in dati digitali, permettendole di viaggiare sulla stessa rete Internet utilizzata per e-mail e navigazione web. Questo cambiamento di paradigma sblocca un potenziale enorme, eliminando la dipendenza da costose linee telefoniche analogiche o ISDN e dall’hardware dedicato.
In questo scenario ricco di opportunità, quattro soluzioni si distinguono per efficacia, scalabilità e approccio al mercato. Analizzeremo le caratteristiche di VOIspeed; l’integrazione tra Microsoft Teams Phone e le numerazioni di DIDWW; la combinazione del centralino software 3CX con l’infrastruttura di Retelit Orchestra; e infine la soluzione all-in-one di MyCentralino.
Indice degli argomenti
VOIspeed: piattaforma cloud-native completa
VOIspeed si presenta sul mercato non come un semplice servizio di telefonia, ma come una piattaforma di comunicazione unificata completa, progettata con un approccio “cloud-native”. Il cuore del sistema è un centralino virtuale che non risiede in ufficio, ma su server sicuri e ridondanti, accessibile da qualsiasi luogo tramite una connessione a Internet. Questo elimina ogni preoccupazione legata alla manutenzione, all’aggiornamento e alla sicurezza di un apparato fisico.
La sua forza risiede nell’integrare in un unico ambiente software tutte le funzioni di comunicazione essenziali per un’attività moderna. Le chiamate VoIP, le chat interne tra colleghi, un’agenda condivisa per pianificare appuntamenti e la possibilità di avviare videoconferenze sono sullo stesso piano, accessibili da un’unica applicazione. Questo software può essere installato su PC, sia Windows che macOS, e su smartphone, trasformando di fatto ogni dispositivo in un interno aziendale a tutti gli effetti. Un professionista in smart working o in trasferta può così ricevere ed effettuare chiamate dal proprio numero d’ufficio direttamente dal cellulare, mantenendo un’immagine professionale e garantendo la piena reperibilità.
Le funzionalità avanzate sono pensate per ottimizzare i flussi di lavoro. È possibile, ad esempio, configurare risponditori automatici (IVR) per guidare i clienti verso l’interno o il reparto corretto, creare gruppi di squillo per distribuire le chiamate tra più collaboratori e consultare report dettagliati sul traffico telefonico per analizzare le performance. Funzioni come la registrazione delle conversazioni, attivabile con un click, e la visualizzazione dello stato di presenza dei colleghi (libero, occupato, in riunione) migliorano la collaborazione interna ed evitano interruzioni.
Un elemento di grande valore per gli studi professionali è la capacità di VOIspeed di integrarsi nativamente con software gestionali e CRM molto diffusi, come ad esempio Domustudio per gli amministratori di condominio. Questa sinergia permette di automatizzare operazioni quotidiane: con un semplice click sul numero di telefono all’interno del gestionale, parte la chiamata e, viceversa, all’arrivo di una telefonata da un contatto presente in rubrica, il sistema può mostrare automaticamente la sua scheda anagrafica.
Così come un aspetto non trascurabile è il modello di supporto. L’assistenza è gestita internamente da personale specializzato, garantendo tempi di risposta estremamente rapidi, con una media dichiarata di circa cinque minuti per la presa in carico di un ticket. La scalabilità è un altro punto di forza: si può iniziare con una configurazione minima di pochi interni e far crescere il sistema parallelamente all’azienda, senza vincoli contrattuali stringenti o costosi upgrade infrastrutturali.
Microsoft Teams Phone e DIDWW: integrazione nell’ecosistema Microsoft
Per le tante piccole imprese e studi professionali che hanno già adottato la suite Microsoft 365, utilizzando quotidianamente strumenti come Outlook, Word, Excel e, soprattutto, Teams per la collaborazione interna, l’abilitazione della telefonia rappresenta un passo logico e quasi naturale. Microsoft Teams Phone trasforma l’applicazione di Teams, già familiare a molti, in un centralino software (PBX) potente e completo, capace di gestire chiamate verso la rete telefonica pubblica (PSTN).
Tuttavia, Teams è il “cervello”, che per funzionare, necessita di “linee telefoniche” che lo connettano al mondo esterno. Vi è, quindi, la necessità di un partner specializzato come DIDWW. Questa azienda fornisce le numerazioni telefoniche (nuove o migrate dai precedenti operatori) attraverso una tecnologia chiamata SIP Trunking. L’integrazione tra Teams Phone e il SIP Trunk di DIDWW avviene tramite una configurazione nota come “Direct Routing”, che abilita il flusso di chiamate in entrata e in uscita utilizzando i propri numeri aziendali.
Ciò che rende questa combinazione particolarmente efficace, specialmente per utenti con conoscenze informatiche di base, è l’approccio di DIDWW al supporto e alla documentazione. A differenza di molti altri carrier di telecomunicazioni, che considerano il Direct Routing per Teams un servizio ad appannaggio esclusivo delle grandi aziende e spesso non forniscono supporto a clienti con poche utenze, DIDWW adotta una filosofia opposta. È, infatti, l’unico provider a livello internazionale che pubblica sul proprio sito web una guida tecnica ufficiale, estremamente dettagliata e illustrata, che accompagna l’utente passo dopo passo nel processo di integrazione.
Questa guida semplifica una procedura che altrimenti potrebbe apparire complessa, poiché spiega in modo chiaro ogni passaggio: dalla registrazione del dominio del Session Border Controller (SBC) di DIDWW nel tenant Microsoft 365, fino alla verifica tramite comandi PowerShell. Per un piccolo studio che non dispone di un reparto IT dedicato, avere a disposizione una risorsa del genere è un valore inestimabile. Significa poter raggiungere l’autonomia nella configurazione, riducendo i costi di implementazione.
Da aggiungere poi che l’impegno di DIDWW non si ferma alla documentazione. L’azienda si distingue per seguire attivamente anche il cliente più piccolo, come il singolo professionista o la startup, durante l’intero processo di configurazione. Mentre altri operatori non accettano contratti al di sotto di una certa soglia di utenze o fatturato, lasciando di fatto i piccoli studi senza un’opzione valida, DIDWW offre un’assistenza tecnica competente e accessibile. Questo permette anche alle micro-realtà di sfruttare la potenza di un sistema di livello enterprise come Teams Phone, godendo di un’elevata qualità audio e di tutte le funzionalità di collaborazione, con la sicurezza di avere alle spalle un partner affidabile e una guida chiara.
3CX e Retelit Orchestra: controllo diretto dell’infrastruttura
Esiste una categoria di aziende e studi professionali che, per politica interna o per esigenze specifiche, preferisce mantenere un controllo diretto e profondo sulla propria infrastruttura di comunicazione. Per queste realtà, una soluzione interamente gestita da terzi potrebbe apparire come una “scatola nera”. La combinazione tra il centralino software 3CX e i servizi di connettività di Retelit Orchestra risponde precisamente a questa necessità.
3CX è un sistema PBX basato su software, rinomato per la sua flessibilità di installazione. Può essere implementato “on-premise”, ovvero su un server fisico di proprietà all’interno dell’ufficio, oppure su un’istanza cloud privata o pubblica (come Google Cloud, Amazon AWS o Microsoft Azure). Questa scelta offre il massimo controllo sulla gestione, sulla sicurezza e sulla personalizzazione del sistema. La gestione avviene tramite un’intuitiva interfaccia web, da cui l’amministratore di sistema può configurare ogni aspetto: la creazione di utenti ed interni, la programmazione di IVR complessi, la definizione di gruppi di squillo e code di chiamata, e la generazione di report analitici avanzati.
Per connettere il centralino 3CX alla rete telefonica nazionale e internazionale, è necessario un fornitore di linee VoIP. Abbinarlo a un partner di caratura nazionale come Retelit, attraverso la sua piattaforma Orchestra, significa fare una scelta di alta affidabilità. Retelit è un operatore di telecomunicazioni che porta in dote la qualità, gli Accordi sul Livello di Servizio (SLA) e la garanzia di banda tipici del mondo enterprise. Questo assicura che la qualità delle chiamate sia sempre ottimale e che l’infrastruttura di rete sia solida e performante.
Questa combinazione risulta particolarmente vantaggiosa per studi con esigenze gestionali articolate, che magari necessitano di integrazioni su misura con sistemi gestionali o database specifici, non coperti dalle soluzioni standard. La flessibilità di 3CX permette, infatti, un alto grado di personalizzazione. Tuttavia, è importante sottolineare che un simile approccio richiede un bagaglio di competenze tecniche mediamente più elevato. La gestione, la manutenzione e la sicurezza del server (sia esso fisico o virtuale) sono a carico dell’azienda, che deve quindi disporre di risorse interne o di un consulente IT di fiducia in grado di governare il sistema in modo efficace.
MyCentralino: semplicità per microimprese
Tra le soluzioni emergenti pensate per le microimprese e gli studi professionali con esigenze essenziali ma specifiche, mycentralino.com si inserisce con un’offerta VoIP semplice da attivare, scalabile e completamente in cloud. Il servizio punta a rendere accessibile anche alle realtà più piccole funzionalità che fino a pochi anni fa erano prerogativa di grandi aziende, con un’interfaccia di gestione snella e un’architettura completamente remota.
Il sistema si basa su un centralino virtuale già preconfigurato, che permette di gestire interni, segreterie telefoniche, code di chiamata e risponditori automatici direttamente da un pannello web. L’attivazione è rapida, con numerazioni geografiche italiane già pronte all’uso o la possibilità di effettuare la portabilità del numero esistente. Inoltre, l’approccio modulare consente di partire da una configurazione minima (un solo interno) per poi espandersi progressivamente, aggiungendo linee, utenti o funzionalità avanzate come fax virtuale o integrazione con app mobili.
Dal punto di vista dell’usabilità, MyCentralino offre softphone per PC e app per smartphone, garantendo così la reperibilità anche fuori sede. La piattaforma supporta dispositivi VoIP fisici, ma non ne richiede l’uso obbligatorio, rendendo possibile l’adozione anche in studi che non desiderano investire in hardware. Un ulteriore punto di forza è la possibilità di ricevere supporto tecnico in lingua italiana, orientato anche all’utenza non tecnica, con una documentazione base chiara e accessibile.
Confronto e consigli per la scelta ottimale
La scelta della piattaforma di comunicazione ideale non risponde a una formula univoca, ma dipende strettamente dagli obiettivi, dalla struttura operativa e dalle competenze presenti in ogni studio o azienda.
VOIspeed, ad esempio, si rivela la soluzione perfetta per chi cerca un pacchetto completo e facile da implementare. È ideale per le realtà che desiderano un sistema centralizzato che includa telefonia, mobilità, chat e video, senza doversi preoccupare dell’infrastruttura sottostante e con la garanzia di un supporto tecnico rapido e interno. La sua capacità di integrarsi con gestionali comuni lo rende un alleato prezioso per specifici settori professionali.
La combinazione di Microsoft Teams Phone e DIDWW rappresenta invece la scelta più moderna e strategica per chi già opera all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Il valore aggiunto sta nella possibilità di unificare la telefonia all’interno di uno strumento già utilizzato per la collaborazione, creando un ambiente di lavoro digitale senza soluzione di continuità. L’eccezionale supporto e la documentazione fornita da DIDWW abbattono le barriere all’ingresso, rendendo questa soluzione di livello enterprise accessibile e gestibile anche da startup, singoli professionisti e piccoli studi.
L’accoppiata 3CX e Retelit Orchestra si rivolge a un’utenza più tecnica o a organizzazioni con amministrazioni complesse. È la scelta per chi non vuole rinunciare a un controllo totale sul proprio PBX, preferendo gestire direttamente la macchina e le sue configurazioni. L’affidabilità di una numerazione professionale fornita da un operatore come Retelit completa un quadro di solidità e performance, al costo di una maggiore complessità gestionale.
MyCentralino si propone come soluzione “plug-and-play” per chi desidera entrare nel mondo del VoIP senza complessità infrastrutturali, ma con la garanzia di un servizio stabile, conforme alla normativa italiana e con assistenza localizzata. È particolarmente adatto a piccoli studi legali, fiscali, amministrativi o ad attività di consulenza che necessitano di un numero aziendale professionale, senza dover affrontare costi e difficoltà tipici delle soluzioni enterprise.
Implementazione e considerazioni operative
Intraprendere la transizione al VoIP richiede un approccio metodico per garantire un passaggio fluido e massimizzare i benefici. Il primo passo è sempre un’analisi approfondita delle necessità: quante persone useranno il telefono? Quanti interni sono necessari? È fondamentale la mobilità per i collaboratori? Il sistema deve integrarsi con software gestionali o CRM già in uso? Qual è il budget a disposizione?
Successivamente, si passa alla valutazione della soluzione. Se l’uso di Microsoft 365 è centrale e la semplicità di integrazione è una priorità, Teams Phone con DIDWW si rivela la via più efficace. Se l’obiettivo è un pacchetto completo che non dipenda da altri ecosistemi e con un supporto immediato, VOIspeed copre tutti gli aspetti “out-of-the-box”. Se, invece, si possiede o si desidera un PBX di proprietà per un controllo granulare, 3CX con Retelit Orchestra offre la giusta combinazione di potenza e affidabilità. Infine, MyCentralino se si desidera un unico fornitore con assistenza tecnica sempre pronta.
La fase di configurazione è resa più semplice dalla documentazione e dall’assistenza offerte da partner come DIDWW o dal supporto interno di VOIspeed. È cruciale, però, non sottovalutare la formazione degli utenti. Dedicare anche solo poche ore a familiarizzare con le nuove interfacce e le app mobile è un investimento di tempo che si ripaga immediatamente in termini di efficienza operativa.
Così come è buona norma procedere con un’attivazione graduale. Si può iniziare mantenendo in parallelo la vecchia linea telefonica per un breve periodo di test, per poi migrare completamente al VoIP una volta che tutte le verifiche hanno dato esito positivo.
Le moderne soluzioni VoIP hanno democratizzato la comunicazione avanzata, rendendola accessibile, flessibile e conveniente per studi professionali e piccole aziende. La combinazione di Teams Phone e DIDWW emerge come particolarmente strategica per la sua accessibilità e per la professionalità della guida offerta anche alle realtà più contenute; VOIspeed offre invece un ecosistema cloud completo e un supporto reattivo; 3CX con Retelit Orchestra risponde a bisogni più strutturati di controllo e personalizzazione; MyCentralino una soluzione all-in-one di facile usabilità.
