Benché oggi si chiami Microsoft 365, nel linguaggio comune rimane Office 365 ed è la ben nota suite di Office a cui si aggiungono le potenzialità del Cloud e, nello specifico, il lavoro online, la comunicazione, l’analisi dei dati e i benefici della protezione della privacy e della sicurezza.
Nato per essere usato online, Office 365 può essere usato anche su computer e dispositivi mobili ma la sua natura è votata al lavoro dislocato, quello tipicamente espresso dallo Smart working. Le app e i servizi compresi in Microsoft 365 sono dedicate a un pubblico trasversale e soddisfano sia le piccole e grandi organizzazioni, sia i professionisti e i privati.
Aumento della produttività aziendale con Office 365
Servizi Cloud e applicazioni di quella che nel gergo e nella cultura è la suite Microsoft Office, ma interamente rivisti in chiave online anche per sostenere la digitalizzazione. Office 365 risponde alle esigenze di produttività aziendali in diversi modi:
- garantendo l’accesso in Cloud alle applicazioni di Office quali Outlook, Word, Excel e Powerpoint (alle quali si aggiungono Access e e Publisher, ma solo per computer)
- mettendo a disposizione servizi Cloud incentrati sulla comunicazione come Microsoft Teams (per le riunioni in remoto), Onedrive per l’archiviazione e la condivisione di file e Sharepoint, piattaforma CMS (Content Management System) per la creazione di siti, intranet, extranet e – più in generale – piattaforme online e, quasi superfluo sottolinearlo, un servizio di posta elettronica e di agenda.
Va detto anche che la pianificazione aziendale necessaria al passaggio a Office 365, soprattutto per le organizzazioni più grandi, non è sempre evidente e semplice, sono infatti necessari dei test e una migrazione accorta dei dati i quali devono sottostare a policy di accesso e riservatezza così come lo sono all’interno dell’azienda. Nulla di realmente difficile quanto (casomai) potenzialmente complesso.
A prescindere da ciò e al netto degli applicativi in uso all’azienda per finalità di business, Office 365 è una delle soluzioni per la collaborazione e la produttività, in un mercato popolato da altri competitor quali, per esempio, Google Workspace.
Scalabilità e flessibilità garantite con Office 365
La scalabilità riguarda la capacità di adeguarsi ai carichi di lavoro di un qualsiasi sistema e, in questo contesto, Office 365 è flessibile al di là di ogni dubbio: nel caso in cui un’impresa avesse bisogno – anche soltanto in modo estemporaneo – di un maggior numero di risorse, queste possono essere allocate in modo semplice così come è possibile ridurre il numero di allocazioni laddove fosse necessario. Aggiungere o ridurre il numero di utenti aderenti al Office 365 è questione di pochi clic. Allo stesso modo, in un’epoca di lavoro in mobilità rappresentata non soltanto dallo Smart working ma anche da commerciali in continua mobilità e dagli stakeholder – soprattutto gli anelli della filiera – che necessitano di comunicare tra di loro.
Collaborazione semplificata con Office 365
I tempi odierni necessitano di abbattere distanze e fusi orari. Le potenzialità di Office 365 sono aderenti alle necessità attuali, a partire dalla possibilità di lavorare su progetti in modo condiviso, partecipando alla stesura congiunta di documenti. La pianificazione e la condivisione di informazioni è resa più semplice grazie a Microsoft Teams, strumento per lo scambio di informazioni in modalità audio e video che consente di superare le comunicazioni via email, ormai per lo più obsolete. Non è del tutto sbagliato considerare l’email al pari del fax, strumento che non comporta lo scambio in tempo reale e che rappresenta un basso livello di urgenza e che, essendo asincrona, non facilita le interazioni. Microsoft Teams favorisce l’organizzazione delle risorse e del loro tempo, così come favorisce la gestione dei progetti. Tra le peculiarità che lo contraddistinguono svettano:
- la partecipazione ai progetti
- la condivisione di file e documenti
- la memorizzazione delle conversazioni per consultazioni future e per la raccolta di feedback
- l’invito di persone anche esterne all’azienda
Teams si integra a diverse app anche esterne all’ecosistema Microsoft e garantisce standard di sicurezza gestiti e amministrati dall’azienda di Redmond.
Accesso da qualsiasi dispositivo con Office 365
Mobile o fisso che sia, è possibile usare qualsiasi dispositivo per accedere al Office 365. Oltre alla versione web e ai client per l’installazione in locale per Windows e per MacOs, esistono versioni per Android, iOS e iPadOs. Il dispositivo da cui ci si connette assume un ruolo secondario, giacché la potenza di calcolo, lo spazio di archiviazione e l’erogazione dei servizi sono ospitate dai server che Microsoft mette a disposizione della propria clientela. Questo consente, limitatamente al raggio coperto da Office 365, di utilizzare dispositivi non recentissimi.
Sicurezza avanzata dei dati con Office 365
Office 365 include diverse misure di sicurezza che sgravano le risorse interne delle aziende che ne fanno uso. In linea di massima sono:
- protezione antimalware anche per la posta elettronica, associata per altro a servizi antispam
- autenticazione a più fattori
- protezione degli ambienti Onedrive, Sharepoint e Teams
- criteri di sicurezza impostati di default e personalizzabili
A questi principi di sicurezza si aggiungono dei componenti orientati alla classificazione delle informazioni riservate, alla protezione avanzata della posta elettronica che consente il rilevamento di minacce in tempo reale e protezione dei dispositivi usati dall’azienda.
Aggiornamenti automatici con Office 365
Per principio gli aggiornamenti di Office 365 sono gestiti da Microsoft che li rilascia con ciclicità ai propri clienti, puntando su una formula di automazione che non richiede l’intervento specifico dell’utente.
All’interno di organizzazioni dotate di risorse IT è consigliabile l’uso di Microsoft Configuration Manager, tool che coadiuva la manutenzione e la gestione dei servizi Microsoft sia dal punto di vista degli aggiornamenti software, sia dal punto di vista dell’applicazione di policy di accesso ai file.
Email professionale con Office 365
Mailbox personalizzabile con il nome di dominio (per esempio, nome.cognome@nomeazienda.it) che include calendario, attività e contatti. Un solo strumento consultabile online da qualsiasi dispositivi che, in pratica, accentra informazioni e dettagli. L’integrazione con Office consente la condivisione di file archiviati su Onedrive. I promemoria intelligenti coadiuvano l’esecuzione dei compiti programmati e, sempre grazie a principi di Intelligenza artificiale, è possibile seguire in modo stretto pianificazioni, viaggi, scadenze e incombenze imminenti.
Condivisione e archiviazione documenti semplificate con Office 365
Office 365 e Onedrive offrono le stesse garanzie vigenti su server on-premise, laddove le policy aziendali – esercitate soprattutto tramite Active Directory – permettono la classificazione degli utenti in gruppi ai quali associare permessi specifici affinché abbiano accesso a directory e file specifici. Per esempio, l’ufficio amministrazione di un’azienda può avere accesso soltanto ad alcune directory di pertinenza dell’ufficio commerciale ma può non avere accesso ai file del management.
Integrazione perfetta con le app Microsoft di Office 365
Poiché Office 365 rappresenta un intero ecosistema di applicativi, questi dialogano senza patemi tra loro, garantendo la coesistenza e l’interscambio di dati. Ciò che è più interessante è la possibilità di integrare Office 365 con i servizi di dominio Active Directory locali e con le istallazioni di Exchange Server, la soluzione di Microsoft per la posta elettronica. Questo vale anche per Skype for Business e SharePoint Server.
È possibile sviluppare ulteriori sistemi di integrazione per facilitare lo scambio tra sistemi in uso all’azienda e il cosmo di applicazioni Microsoft.
Riduzione dei costi IT grazie a Office 365
Office 365 non consente soltanto il risparmio del minore acquisto di licenze facendone costi operativi, permette di non avere file server interni all’azienda (o averne meno), con minori costi hardware, software, di manutenzione e di gestione.
La sicurezza garantita da Office 365 consente uno sgravio dei costi e, non da ultimo, la possibilità di limitare le trasferte e di limitare i tempi di attesa nel circolare delle informazioni, sono ulteriori voci che vanno ad assottigliare le spese.
