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Documenti pubblici, le nuove norme europee anti burocrazia: tutti i vantaggi

Tutto quello che c’è da sapere sul nuovo Regolamento europeo che mira a promuovere la libera circolazione dei cittadini facilitando la libera circolazione di alcuni documenti pubblici all’interno dell’Unione

Pubblicato il 06 Mar 2019

Patrizia Saggini

avvocata, esperta di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

eu-akte

Un nuovo Regolamento Europeo entrato in vigore il 19 febbraio dovrebbe eliminare la burocrazia e i costi che i cittadini europei devono sostenere per ottenere in un paese dell’Unione un documento pubblico che sia considerato autentico in un altro paese Ue. Formalità, che richiedono molto tempo, sono eccessive e inutili e pregiudicano il godimento da parte dei cittadini dei loro diritti sanciti nei trattati.

I vantaggi del nuovo Regolamento

Sono circa 13 milioni i cittadini dell’Ue vivono in un paese dell’Unione diverso dal proprio. Secondo un sondaggio di Eurobarometro del 2010, il 73% dei cittadini europei ritiene che si dovrebbero adottare misure per migliorare la circolazione dei documenti pubblici tra i paesi dell’UE.
Attualmente, i cittadini che si spostano o vivono in un altro paese dell’UE devono far legalizzare i loro documenti pubblici, come i certificati di nascita, di matrimonio o di morte, per dimostrarne l’autenticità.

Il nuovo Regolamento Ue riguarda il rilascio di certificati da parte delle Amministrazioni degli Stati dell’Unione Europea e ha proprio l’obiettivo di evitare le costose procedure di legalizzazione: a norma della nuova normativa, quando si presenteranno documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’UE alle autorità di un altro paese dell’UE, la legalizzazione non sarà più necessaria, in quanto il documento sarà accompagnato da un documento accessorio in cui è già contenuta la traduzione del contenuto dell’atto.

Il regolamento riguarda soltanto l’autenticità dei documenti pubblici, gli Stati membri continueranno dunque ad applicare le norme nazionali sul riconoscimento del contenuto e degli effetti dei documenti pubblici rilasciati in un altro paese dell’Unione.

Al momento dell’approvazione del Regolamento da parte del Parlamento Europeo – avvenuta nel 2016 – Věra Jourová, Commissaria per la Giustizia, i consumatori e la parità di genere, ha dichiarato: “Ci sono buone notizie per chi si sposta in un altro paese dell’UE ad esempio per studiare o lavorare. Spesso le procedure burocratiche per presentare un documento pubblico per potersi sposare o ottenere un lavoro nel paese in cui si vive sono lunghe e costose. Oggi abbiamo eliminato questi oneri burocratici per aiutare i cittadini a muoversi facilmente nell’Unione europea.”

Le procedure amministrative eliminate

Il nuovo regolamento elimina una serie di procedure amministrative:

  • i documenti pubblici (ad esempio i certificati di nascita, di matrimonio o del casellario giudiziale) rilasciati in un paese dell’Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione (ad esempio con l’apostille);
  • il regolamento elimina anche l’obbligo per i cittadini di fornire in tutti i casi una copia autenticata e una traduzione asseverata dei loro documenti pubblici. I cittadini potranno anche usare un modulo standard multilingue, disponibile in tutte le lingue dell’UE, da presentare come ausilio alla traduzione allegato al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione;
  • il regolamento stabilisce tutele contro le frodi: se l’autorità ricevente ha dubbi ragionevoli sull’autenticità di un documento pubblico, potrà verificarla con l’autorità di emissione nell’altro paese attraverso una piattaforma informatica esistente, il sistema di informazione del mercato interno o IMI.

Gli Stati membri hanno avuto due anni e mezzo di tempo dalla data di entrata in vigore del regolamento per adottare tutti i provvedimenti necessari per consentirne la corretta applicazione al termine di questo periodo.

Quali sono i documenti interessati dal regolamento

Il regolamento riguarda i documenti pubblici che certificano:
– la nascita;
– l’esistenza in vita;
– il decesso;
– il nome;
– il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;

– il divorzio, la separazione legale e l’annullamento del matrimonio;
– le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata;

– lo scioglimento di un’unione registrata, la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata;

– la filiazione;
– l’adozione;
– il domicilio e/o la residenza;
– la nazionalità;
– l’assenza di precedenti penali;
– il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.

Moduli standard multilingue

Il regolamento introduce moduli standard multilingue quali ausili alla traduzione dei documenti pubblici che certificano:
– la nascita
– l’esistenza in vita
– il decesso
– il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
– le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata
– il domicilio e/o la residenza e l’assenza di precedenti penali

I moduli standard multilingue sono redatti in ciascuna delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione e riproducono il contenuto dei documenti pubblici cui sono allegati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, evitando la necessità di effettuare una traduzione dei documenti stessi.
I predetti moduli standard multilingue non hanno alcun valore legale autonomo e possono essere utilizzati solo in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati.
Ciascun modulo standard multilingue contiene una parte standard ed una parte non standardizzata, costituita da voci specifiche per paese che rispecchiano il contenuto del documento pubblico cui il modulo standard multilingue sarà allegato e dai rispettivi codici numerici di tali voci e comprende inoltre un glossario multilingue sia delle voci standard che delle voci specifiche per paese in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione.

Gli Stati Europei hanno messo a disposizione il format delle tipologie di documenti nel Portale Europeo della Giustizia; il sito è ancora in una fase “beta”, quindi la raccolta è in via di completamento: scegliendo uno Stato, si possono consultare le schede informative per ciascun documento emesso, e il relativo modello.

Le prime istruzioni per l’applicazione del nuovo Regolamento

Sempre nel medesimo portale, sono anche elencate per ciascuno Stato le persone che possono autenticare i documenti; ad esempio, la pagina dedicata all’Italia è disponibile a questo link.

Sul tema, il Ministero dell’Interno ha pubblicato la Circolare n. 2/2019 del 14 febbraio scorso, in cui vengono fornite le prime istruzioni per l’applicazione del nuovo Regolamento Europeo; è stato messo a disposizione anche un indirizzo PEC a cui chiedere informazioni.

Ovviamente le misure di semplificazione contenuto nella normativa europea vanno assolutamente accolte con favore, soprattutto nell’ottica di facilitare la circolazione delle persone tra gli Stati Membri, di cui la presentazione di documenti è una conseguenza frequente.

Ma rimane purtroppo aperto il tema della modalità di rilascio dei certificati per gli italiani residenti all’estero, o che debbono recarsi all’estero temporaneamente per diversi motivi: al momento, l’unico canale di rilascio è lo sportello dei singoli Comuni o Consolati; sarebbe invece auspicabile che a breve fosse possibile “automatizzare” il rilascio dei certificati, approfittando delle funzionalità messe a disposizione dall’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (che ormai conta quasi 1.800 Comuni), e che contiene anche i dati degli iscritti all’AIRE – Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero.

@RIPRODUZIONE RISERVATA

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