La scheda

PEC: cos’è, come ottenerla, obblighi e vantaggi della Posta Elettronica Certificata

La posta elettronica certificata, valida alternativa alla raccomandata A/R nasce circa 12 anni fa. Obbligatoria per aziende, PA e professionisti, veicola quasi 4 milioni di messaggi al giorno. Vediamo quali sono le caratteristiche, i vantaggi e l’evoluzione della PEC

18 Feb 2022
Giovanni Manca

consulente, Anorc

Posta elettronica certficata

La Pec (Posta elettronica certificata) si presta a diventare uno strumento sempre più utile, non solo per professionisti e aziende – per i quali è già obbligatoria – ma anche per il cittadino. Ad oggi è infatti il solo strumento concretamente utilizzabile per il domicilio digitale, su cui ricevere tutte le comunicazioni della PA.

A conferma di questa nuova importante vita della Pec, tassello cruciale di digitalizzazione, da ottobre, è scattato il regime sanzionatorio per imprese e professionisti che non hanno la PEC: si rischia fino a duemila euro.

Nella Pubblica Amministrazione in linea con numerosi obblighi normativi la Posta Elettronica Certificata (PEC) ha raggiunto nei quasi 15 anni di vita istituzionale una notevole diffusione sia in termini di caselle attivate che di messaggi scambiati. Le statistiche pubblicate sul sito AgID consentono di rilevare che le caselle attive al primo bimestre 2020 erano 11.122.114 con  383.836.000  messaggi scambiati, nel secondo bimestre erano 11.293.086: la crescita è evidente.

Un dato che non ci si aspetta è che, quasi il 40% delle caselle attive di posta elettronica certificata sono utilizzate da persone fisiche e cittadini in associazione a quanto derivante dagli obblighi di legge per imprese e professionisti.

Cos’è la Posta certificata (PEC), l’obbligo e quando è nata

L’istituzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) è di circa dodici anni fa: obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti, viene anche utilizzata dai cittadini in misura sempre più consistente. La PEC italiana ha così acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo.

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In tal senso i servizi elettronici europei di recapito certificato sono la naturale evoluzione della Posta Certificata (decisivo è il ruolo degli esperti nazionali nello sviluppo degli standard in ambito ETSI) e entro la metà del 2019 saranno attivi in tutta Europa nell’ambito dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS).

Un’alternativa (più economica) alla raccomandata A/R, la webmail PEC

La PEC è un’alternativa alla raccomandata A/R, poiché ne ha lo stesso valore legale, (per l’esattezza è equivalente a una notifica a mezzo posta) con l’evidente vantaggio che per spedire un messaggio tramite PEC non serve uscire di casa o dall’ufficio, si può mandare un messaggio di posta elettronica certificata con un PC o con i tradizionali dispositivi mobili.

La forte diffusione della Posta Certificata è stata anche favorita da offerte a prezzo contenuto anche per le categorie business: la PEC può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati.

Garanzia dell’integrità del contenuto con i servizi certificati PEC

Un’altra peculiarità di questo servizio rispetto ai mezzi tradizionali è rappresentata dal fatto che la posta elettronica certificata non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto rendendo lo strumento ancora più versatile e adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la mera trasmissione di un messaggio o di un file.

Per spedire un messaggio di posta certificata dopo aver attivato la propria casella ci si comporta come per la posta elettronica tradizionale disponibile su Internet. Sulla propria casella si ricevono una serie di ricevute elettroniche (che devono essere conservate secondo la specifica normativa sulla conservazione dei documenti digitali). Tali ricevute attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio di PEC e la sua consegna al destinatario. Non è opponibile ai terzi l’avvenuta lettura del messaggio ma una ricevuta di consegna al destinatario è sufficiente. Cioè se ricevo una raccomandata cartacea A/R e poi non la leggo potrei avere dei problemi. L’utilizzo del digitale aiuta anche nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro e dovrei dimostrare in giudizio che quello che ho ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione (integrità e immodificabilità del documento informatico).

A cosa serve la PEC: opportunità e obblighi della posta certificata

La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento;  quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

La prima grande diffusione della PEC si è avuta con l’obbligo di associare caselle di questo tipo alle Aree Organizzative Omogenee (AOO) relative al protocollo informatico nella PA.

Poi la Posta Certificata è stata diffusa con gli obblighi per i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese (comprese le nuove partite IVA e ditte individuali) e i professionisti iscritti ad albi ed elenchi. L’iscrizione al registro delle imprese poteva avvenire solo comunicando la specifica casella. Anche un tassista è titolare di una casella di PEC.

La PEC è obbligatoria nell’ambito degli scambi documentali previsti nell’ambito dei processi telematici.

Viene utilizzata in molte altre situazioni come l’iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle PA nell’ambito delle regole di trasparenza (FOIA) e per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle Entrate.

Esempi di utilizzi Pec

La pec serve quindi a:

  • aziende per comunicazioni certificate ad altre aziende, partner, clienti
  • professionisti per comunicazioni certificate con clienti, tribunali, votazioni negli ordini
  • cittadini per ricorsi su multe, comunicazioni certificate a operatori, banche, assicurazioni

Come fare la PEC e ottenere una casella di posta certificata

Una casella di Posta Elettronica Certificata con caratteristiche a norma di legge ma con offerte stabilite dal mercato può essere acquisita presso uno dei gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID.

E’ utile ricordare che una serie di gestori non rilasciano caselle di PEC al pubblico (per esempio il Notariato) ma l’offerta è ampia e strutturata.

Altri gestori si rivolgono a mercati dedicati come il processo telematico e i servizi accessori utilizzati dagli avvocati.

Quanto costa una pec

Per la pec sono anche offerte gratuite per periodi di avvio o al costo di pochi euro l’anno, fino a poche decine di euro, salvo convenzioni con gli ordini professionali che abbassano ancora più il costo. Di seguito un elenco di alcuni dei principali provider della pec.

Aruba Pec: costi

Il servizio Aruba è tra i più economici-base. Ecco i tagli:

  • 1 GB di spazio per 5 euro più Iva l’anno, 6 euro più Iva dopo il primo rinnovo.
  • Si sale a 25 euro più Iva per 2 GB di spazio e 3 GB di archivio;
  • 40 euro più Iva per 2 GB di spazio e 8 GB di archivio.

Si aggiungono 5 euro l’anno per una pec su dominio pre-esistente

Pec di Postecert

Per i privati il costo è di 5,50 euro più Iva, anche questo è molto di livello base, con soli 100 MB di spazio e massimo 200 invii al giorno.

Il piano business include 5 caselle Pec con 1 GB e 200 invii. Il prezzo non è a listino, l’azienda interessata deve contattare Poste.

LiberoPec

Anche Libero offre Pec.

  • Per privati è a 9,90 euro più Iva, per 1 GB
  • Per le aziende si sale a 25 euro e non ci sono limiti di spazio.

Register.it

Il servizio Pec Register.it è caratterizzato da una prova gratuita di sei mesi.

  • La versione base è a 2,08 euro al mese, quindi più alto della media, ma con 2 GB e servizio di notifica via sms.
  • Si sale a 2,83 euro al mese per 3 GB e a 4,92 euro al mese per 5GB. Sempre più Iva.

Legal Mail di Infocert

Il costo di Infocert è di fascia medio-alta.

  • Si parte da 25 euro l’anno più Iva per 5 GB, archivio di sicurezza e notifiche via sms.
  • Si sale a 39 euro per 8 GB
  • e a 75 euro per 15 GB.

Ma ci sono Pec gratuite? No, ma ci sono periodi gratis

Molti si chiedono se ci sono pec gratuite, ma la risposta è no. È un servizio a pagamento. Ci sono però convenzioni con gli ordini per dimezzare il prezzo. E anche periodi gratuiti.

  • Pec di Register.it: 6 mesi gratis.
  • SpazioPec è gratis per un anno, poi costa 9,90 euro l’anno, con 1 GB di spazio

Caratteristiche della PEC, accesso e come accedere alla casella di posta elettronica certificata

È possibile scegliere lo spazio della casella, meccanismi di notifica della ricezione del messaggio, servizi di gestione dei messaggi e delle relative ricevute con la possibilità offerta dal gestore di PEC di un servizio di conservazione digitale conforme alle norme primarie.

Accedere alla PEC è molto semplice, ed è gestito attraverso l’accesso ad una webmail. Alcuni gestori, come Aruba, hanno un’app ad hoc.

Per ogni scopo necessario è possibile richiedere al gestore di PEC i log delle trasmissioni e ricezioni dei messaggi al fine di avere prova di una avvenuta trasmissione o deposito nella casella del destinatario.

Pec, al via le sanzioni per chi non ce l’ha

Il Decreto Semplificazioni ha introdotto uno specifico regime sanzionatorio per imprese e professionisti non dotati di PEC. Il regime è attivo dal primo ottobre 2020. L’obiettivo, è avviare il domicilio digitale.

INIPEC: le pagine gialle e come cercare un indirizzo di posta elettronica certificata

Sul sito Inipec tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo Economico è possibile reperire gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata di professionisti e imprese.

L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.

Questi indirizzi sono a disposizione delle PA.

Chi vuole inviare una PEC ad una pubblica amministrazione può ricercare l’indirizzo su questo sito.

L’evoluzione della PEC: domicilio digitale, standard sui Serc

Allo stato dell’arte i Servizi Elettronici di Recapito Certificato (SERC) previsti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS) non hanno ancora obblighi comunitari. Infatti la Commissione Europea non ha emesso alcun atto esecutivo che impone o indica agli Stati membri quali siano le regole funzionali per i SERC di tipo postale denominati REM – Registered Electronic Mail (esistono SERC basati su web services e non su scambi di messaggi asincroni analoghi alla posta elettronica certificata).  Il legame tra normativa nazionale, il domicilio digitale e i SERC è stabilito tramite un combinato disposto all’interno del CAD. Il legame è tra la definizione di domicilio digitale e l’articolo 1, comma 1-ter: “Ove la legge consente l’utilizzo della posta elettronica certificata è ammesso anche l’utilizzo di altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi degli articoli 3, numero 37), e 44 del Regolamento eIDAS”.

Questo legame non è solo ovviamente per il domicilio digitale ma per tutti quei servizi che devono essere resi mediante la PEC. Un prestatore di servizi fiduciari qualificato per erogare SERC sarebbe pienamente nella norma se volesse impiegare questi al posto della PEC. L’ETSI a metà del 2019 ha completato la pubblicazione degli standard relativi all’intero sistema dei SERC, postali e non. AgID in collaborazione con i gestori PEC ha elaborato un documento che propone un utilizzo degli standard ETSI tale da modificare al minimo l’architettura funzionale PEC. È il primo passo verso quanto stabilito nella Legge di semplificazione 2019 che ha previsto un’evoluzione europea per questi servizi. Ancora sono da definire i meccanismi di interoperabilità comunitari, la convivenza e poi la migrazione da PEC a REM, l’eventuale utilizzo del sistema REM Store and Notify che consente di allegare ai messaggi anche centinaia di megabyte. L’imminente riesame del regolamento eIDAS previsto per il 1^ luglio 2020 potrebbe dare impulso a questa previsioni nazionali e comunitarie definendo il futuro della PEC.

Obbligo pec per gli automobilisti nel nuovo codice della strada: la proposta

Il nuovo codice della strada, ora in via di modifica, potrebbe contenere l’obbligo ad avere una pec per tutti gli automobilisti, per ricevere le sanzioni (“multe”) per le violazioni dello stesso codice. È una proposta del CNEL, il Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro.

Ecco la proposta, che modificherebbe l’articolo 80 del codice: “all’atto dell’immatricolazione dei veicoli, ovvero della revisione periodica degli stessi, l’obbligo per il proprietario di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (pec) per le notificazioni delle violazioni previste dall’articolo 201 dello stesso C.d.S., in linea con le disposizioni già contenute nel decreto interministeriale 18 dicembre 2017, recante la ‘Disciplina delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata’”.

L’obiettivo è ancora una volta quello di sostenere il domicilio digitale, quindi l’arrivo delle sanzioni alla pec dell’automobilistico, in automatico, abolendo la raccomandata cartacea. Sarebbe un vantaggio per l’automobilista, evitando quei casi in cui è costretto a ritirare alle poste la raccomandata arrivata quando non c’era nessuno a casa; ma soprattutto un vantaggio per la PA, che non subirebbe più i costi della raccomandata cartacea, né il rischio che la sanzione sia recapitata in ritardo (il che consentirebbe all’automobilista di fare ricorso con successo e non pagare).

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