Copie, duplicati, passaggio dalla carta al digitale e viceversa. Questi sono i temi affrontati dal d.p.c.m. 13 novembre 2014, contenente le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, recentemente pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015. Dunque un altro importante tassello è stato aggiunto al quadro normativo di riferimento in materia di documento informatico.
Il provvedimento che entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio si applica alle pubbliche amministrazioni; alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione; ai privati nonché, secondo quanto previsto dal comma 4° dell’art. 2, “agli altri soggetti, a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici”, come nel caso di esternalizzazione dei processi di conservazione dei documenti informatici.
Il primo capo delle regole tecniche è dedicato al documento informatico; il secondo ai documenti amministrativi informatici; il terzo ai fascicoli, ai registri e repertori informatici della pubblica amministrazione.
Le regole trattano della formazione dei documenti, del trasferimento dei documenti al sistema di conservazione e della sicurezza dei sistemi informatici.
Il documento informatico può dirsi immodificabile “se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione”.
A questa regola di carattere generale seguono previsioni specifiche che dettano le operazioni necessarie per garantire i requisiti di integrità e di immodificabilità a seconda delle diverse modalità attraverso cui è stato formato il relativo documento (art. 3). Ad esempio, in relazione al documento redatto tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, le caratteristiche di integrità e di immodificabilità sono determinate, fra le altre operazioni, dalla sottoscrizione del documento informatico con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata, dalla validazione temporale e dalla trasmissione del documento a soggetti terzi avvalendosi della posta elettronica certificata con la ricevuta completa.
Le pubbliche amministrazioni devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre il termine di diciotto mesi, decorrente dall’entrata in vigore delle regole tecniche. Fino al completamento del processo di adeguamento possono essere applicate le previgenti regole tecniche.
