Copie, duplicati, passaggio dalla carta al digitale e viceversa. Questi sono i temi affrontati dal d.p.c.m. 13 novembre 2014, contenente le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, recentemente pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015. Dunque un altro importante tassello è stato aggiunto al quadro normativo di riferimento in materia di documento informatico.
Il provvedimento che entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio si applica alle pubbliche amministrazioni; alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione; ai privati nonché, secondo quanto previsto dal comma 4° dell’art. 2, “agli altri soggetti, a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici”, come nel caso di esternalizzazione dei processi di conservazione dei documenti informatici.
Il primo capo delle regole tecniche è dedicato al documento informatico; il secondo ai documenti amministrativi informatici; il terzo ai fascicoli, ai registri e repertori informatici della pubblica amministrazione.
Le regole trattano della formazione dei documenti, del trasferimento dei documenti al sistema di conservazione e della sicurezza dei sistemi informatici.
Il documento informatico può dirsi immodificabile “se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione”.
A questa regola di carattere generale seguono previsioni specifiche che dettano le operazioni necessarie per garantire i requisiti di integrità e di immodificabilità a seconda delle diverse modalità attraverso cui è stato formato il relativo documento (art. 3). Ad esempio, in relazione al documento redatto tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, le caratteristiche di integrità e di immodificabilità sono determinate, fra le altre operazioni, dalla sottoscrizione del documento informatico con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata, dalla validazione temporale e dalla trasmissione del documento a soggetti terzi avvalendosi della posta elettronica certificata con la ricevuta completa.
Le pubbliche amministrazioni devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre il termine di diciotto mesi, decorrente dall’entrata in vigore delle regole tecniche. Fino al completamento del processo di adeguamento possono essere applicate le previgenti regole tecniche.
Partecipa alla community
Quali sono i rapporti tra questa versione delle Regole Tecniche e quella emanata nel 2013 (DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digita-li)? Non c’è abrogazione espressa di queste ultime e i due provvedimenti non mi sembrano, almeno ad una lettura sommaria, sovrapporsi. Mi piacerebbe sentire il vostro parere.