Più AI, stessa burocrazia: perché la PA deve cambiare i processi

Duecentocinquantunomiladuecentotrentadue. Sono le leggi e i regolamenti che servono, oggi, per governare l’Indonesia: un arcipelago di 287 milioni di persone, spalmato su 13.500 isole, largo più di 5.000 chilometri. Un numero che da solo racconta la sproporzione tra la complessità di uno Stato e la capacità reale di amministrarlo. Eppure questa selva normativa non ha risolto granché: corruzione diffusa, crescita lenta, servizi che restano indietro rispetto ai bisogni.

AI nella PA, quando la tecnologia aumenta la complessità

Jakarta ha provato a rincorrere il problema con la tecnologia. Più di 27.000 piattaforme digitali pubbliche lanciate negli anni, per lo più senza risultati apprezzabili. Adesso la scommessa si sposta sull’intelligenza artificiale, come racconta un’inchiesta dell’Economist sul fenomeno che in Asia viene già chiamato ChatGOV. E qui il caso indonesiano diventa perfetto come specchio, anche per chi lavora nella PA italiana: quante volte abbiamo visto un nuovo strumento digitale arrivare sopra processi mai rivisti, moltiplicando complessità invece di ridurla?

La tesi ottimista, e i dati che la sostengono

La lettura entusiasta ha argomenti solidi, non solo slogan. Il Pakistan ha un arretrato di oltre 2 milioni di cause nei tribunali. Nel 2024 la magistratura ha introdotto JudgeGPT, un assistente basato su GPT-4 e addestrato su un database di quasi 130.000 documenti tra sentenze e leggi pakistane, con tecniche di retrieval-augmented generation per ancorare le risposte a fonti verificabili.

Il risultato, misurato con un esperimento randomizzato su 1.559 giudici in 118 tribunali, è che chi ha avuto accesso allo strumento insieme a una formazione mirata ha chiuso il 6,3% di cause in più all’anno, senza un calo della qualità delle sentenze: i tassi di appello non sono aumentati, e una verifica indipendente sulla qualità testuale ha mostrato un lieve miglioramento. In termini di ritorno economico, gli autori dello studio stimano fino a 38,50 dollari di beneficio per ogni dollaro investito.

Un dato analogo arriva dall’India, dove Adalat AI, una startup, dichiara di aver ridotto i tempi morti nei tribunali grazie a trascrizione automatica e gestione documentale. La logica è la stessa: l’AI è brava a maneggiare grandi quantità di dati, dai fascicoli giudiziari ai raccolti agricoli, a un costo relativamente basso. Per la Banca Mondiale, se adattata al contesto locale, può permettere ai paesi in via di sviluppo di fare, come dicono loro, “in un decennio quello che altrimenti richiederebbe un secolo”.

Il rovescio della medaglia: la tecnologia come alibi

Qui però arriva il punto che l’entusiasmo tecno-ottimista tende a scavalcare. Il caso JudgeGPT stesso lo dimostra, se lo si legge fino in fondo: i giudici che hanno ricevuto lo strumento con una formazione generica, senza addestramento specifico sul suo utilizzo, non sono stati più produttivi dei colleghi senza AI. Stesso strumento, stesso accesso, risultato completamente diverso. La variabile decisiva non è la tecnologia, è la capacità organizzativa di metterla al lavoro.

Un’indagine della Banca Mondiale su funzionari di quasi 60 paesi conferma il problema a monte: circa l’80% di chi lavora in contesti a basso reddito dichiara di non avere strumenti, o di averne solo di rudimentali, per valutare se i propri esperimenti di AI funzionino davvero. Si sperimenta, ma senza sapere misurare l’esito. È la fotografia di un’amministrazione che accumula tecnologia come l’Indonesia accumula piattaforme: per inerzia, per pressione esterna, per il bisogno di mostrare che “si sta facendo qualcosa”, non perché esista un disegno organizzativo capace di assorbirla.

Ed è qui che si trova l’alibi più comodo, quello che sentiamo ripetere anche nei Comuni italiani: aspettiamo il prossimo strumento, la prossima piattaforma, il prossimo bando, e forse quello risolverà quello che la riorganizzazione dei processi, da sola, richiederebbe il coraggio politico di affrontare. È più facile installare un chatbot che ridisegnare un procedimento amministrativo che coinvolge tre uffici, due enti sovraordinati e una normativa scritta pensando alla carta.

Perché in realtà è una sola strada

Messe una accanto all’altra, le due letture sembrano inconciliabili: chi crede che l’AI possa colmare da sola i vuoti di capacità dello Stato, e chi pensa che senza riforma dei processi la tecnologia sia destinata a restare un palliativo, se non un’aggravante della confusione esistente. Ma non sono davvero in competizione. Sono la stessa transizione, vista da due estremi dello stesso processo che devono avanzare insieme, non in sequenza.

JudgeGPT funziona quando tecnologia e organizzazione si muovono allo stesso passo: dati di qualità, un procedimento chiaro su cosa lo strumento deve fare, formazione mirata su come usarlo, bisogna ripensare quello che si fa ogni giorno. Tolto uno di questi quattro elementi, restano solo licenze software inutilizzate. È la stessa lezione, tradotta in scala locale, che vale per un Comune italiano che introduce un assistente AI negli uffici tributi o anagrafe senza aver prima messo ordine nei dati e nei flussi di lavoro: la piattaforma numero 27.001 di una lunga serie fallimentare.

Riformare adesso, o subire la riforma dopo

Resta un’ultima domanda. Se tecnologia e riorganizzazione dei processi devono avanzare insieme, perché nella pratica continuiamo a vederle procedere separate, con la tecnologia sempre un passo avanti e la riforma organizzativa sempre rimandata? La risposta più onesta è che riorganizzare i processi costa consenso nel breve periodo, mentre annunciare un nuovo strumento digitale costa poco e produce visibilità immediata.

Il rischio concreto è che la convergenza tra le due strade arrivi comunque, ma non per una scelta di governo: arrivi dopo un collasso dei servizi che non reggono più il carico, o dopo che pezzi interi di attività pubblica finiscono privatizzati perché nessuno ha voluto, o potuto, riorganizzarli in tempo. In quel caso l’AI avrebbe fatto esattamente quello che la storia della tecnologia nella PA insegna da decenni: non ha causato il problema, ma ha reso più visibile, e più rapida, la resa dei conti che qualcuno continuava a rimandare.

La domanda che vale per l’Indonesia, per il Pakistan, e per i nostri Comuni non è più se l’AI possa rendere più efficaci le amministrazioni disfunzionali. È se saremo capaci di riorganizzare i processi con lo stesso ritmo con cui adottiamo gli strumenti, prima che a farlo per noi sia una crisi che abbiamo visto arrivare ma non abbiamo saputo fermare.