Una buona gestione documentale è essenziale per rendere meno ampollosi i flussi di lavoro. Spesso non ci si concentra abbastanza sul reale costo di un singolo foglio di carta per un’impresa, al di là della produzione stessa, ovvero al di là della carta e dei consumabili per la stampa.
Un foglio archiviato in modo approssimativo può esigere una ricerca approfondita e dispendiosa ma, ancora prima, riuscire a lavorare senza produrre carta (o producendone senza eccessi) porta soltanto vantaggi, a patto però che i file siano archiviati con una logica semplice e condivisa, affinché ritrovarli a distanza di tempo diventi pressoché immediato.
La gestione documentale è quindi una vera necessità e consiste nel generare, gestire, archiviare e condividere file in modo organizzato.
Cos’è la gestione documentale
È una disciplina prettamente organizzativa che consente, come detto, di avere il pieno controllo della produzione attiva e passiva dei documenti che entrano ed escono da un’impresa, oltre a quelli che vengono generati a uso esclusivo di chi ci lavora.
Una politica che si applica tanto ai documenti digitali quanto a quelli cartacei che vanno archiviati, gestiti e condivisi secondo principi inalienabili che favoriscono chiunque dovesse averne bisogno per svolgere le rispettive mansioni.
Ci sono software che la coadiuvano ma non sono rare le piccole realtà aziendali che possono farne a meno, semplicemente decidendo una nomenclatura standard dei file, nonché norme rigorose per la loro archiviazione, fermo restando che i documenti cartacei in entrata vengano digitalizzati.
Qui ci concentriamo sulla gestione elettronica dei documenti.
I vantaggi della gestione documentale per le Pmi
I vantaggi della gestione documentale si sono ulteriormente cristallizzati grazie agli interventi del legislatore che si è pronunciato sulla dematerializzazione dei documenti, prevedendo norme per la loro conservazione.
La predisposizione alla documentazione elettronica è in parte già diffusa, ne sono buoni testimoni la PEC, la tenuta elettronica dei libri sociali, il Libro unico del lavoro e anche la fatturazione elettronica.
Sono di diverso ordine gli atout che una gestione documentale organizzata porta a un’impresa, tra questi:
- Riduzione dei costi: meno carta significa meno spazi fisici per l’archiviazione, oltre a rappresentare minori spese per la stampa e quindi toner e usura delle stampanti
- Sicurezza: i documenti digitalizzati possono essere protetti da modifiche, garantendo così la conformità legale
- Accessibilità: se conservati in Cloud, i documenti sono accessibili dalle persone autorizzate a prescindere da dove queste si trovino
- Efficienza: la gestione documentale permette di abbattere i tempi necessari alla ricerca, alla lavorazione e all’inoltro dei file. Questo si traduce in una maggiore competitività perché i tempi di risposta fanno parte integrante del business di una qualsiasi organizzazione.
Questo elenco di vantaggi, peraltro non esaustivo, riguarda ogni singolo comparto aziendale e quindi anche le comunicazioni interne all’azienda, oltre a riverberarsi positivamente su tutti gli stakeholder.
La gestione documentale collaborativa
È l’espressione degli atout che la gestione documentale riserva alle imprese che la praticano. Si può pensare, per fare un esempio, alla produzione di documenti dei dipartimenti amministrativi e contabili in rapporto alle attività dell’ufficio vendite.
I dipartimenti sono fatti da persone che svolgono diversi ruoli e, di norma, sono formati da uno o più responsabili e di un numero variabile di collaboratori di diverso inquadramento.
Si supponga che un responsabile commerciale stili un accordo particolare con un cliente e che questo accordo debba essere messo nero su bianco e comunicato alle parti interessate, tra le quali sia gli operativi commerciali quanto l’amministrazione e la contabilità. Se ciò fosse fatto in modo scoordinato e soltanto su carta ci sarebbero buone possibilità che le informazioni contenute nell’accordo andrebbero perse o comunque sarebbero di difficile reperimento dopo un certo periodo di tempo.
Se, al contrario, il documento digitale fosse consultabile in modo semplice e diretto dai dipendenti autorizzati, nessuna informazione andrebbe persa e il loro reperimento sarebbe pressoché immediato anche a distanza di anni. Diventa evidente che la gestione documentale rappresenta un tassello di spessore nel processo di digitalizzazione di un’organizzazione.
Gestione documentale: in locale o in Cloud
In un momento storico in cui il lavoro a distanza è sempre più imprescindibile, parlare di gestione documentale in locale ha un senso assai limitato, anche perché ricorrere al Cloud libera tutto il potenziale della gestione documentale stessa.
Tra i vantaggi del Cloud in rapporto alla gestione dei documenti on premise, è possibile annoverare:
- minori costi: il Cloud consente di ridurre i costi dell’infrastruttura IT interna, limitando gli investimenti e le spese per la gestione e la manutenzione
- scalabilità e affidabilità: le risorse Cloud consentono di modificare la quantità di spazio disponibile per l’archiviazione dei file in modo semplice. Non di meno, i provider Cloud hanno tutto l’interesse a garantire la continuità dei servizi che erogano
- sicurezze e privacy: allo stesso modo, i provider investono ingenti risorse per mantenere alti standard di cybersecurity e rispondono alle norme nazionali e sovranazionali in materia di privacy.
Usare un software proprietario oppure Open source
La risposta dipende da diversi elementi, su tutto la predisposizione interna di un’azienda alla digitalizzazione. I software Open source – almeno in linea di massima – non hanno molto da invidiare alle soluzioni proprietarie, ma possono necessitare di conoscenze specifiche di cui l’azienda deve essere dotata. Infatti:
- le soluzioni Open source possono avere un grado di difficoltà elevato nei processi di integrazione con altri applicativi
- la predisposizione alla compliance delle soluzioni Open source può rivelarsi perfettibile
- il supporto in caso di problemi è meno fluido nell’ecosistema delle applicazioni Open source rispetto all’ecosistema delle soluzioni proprietarie
Sul piatto opposto della bilancia, è certamente vero che le soluzioni Open costano meno ma si parla soprattutto di un risparmio immediato all’avvio della gestione documentale. Il minore costo non può essere garantito sul lungo periodo, laddove l’impresa che ne fa uso ha bisogno di risorse interne per implementarla e gestirla e può avere delle interruzioni di servizio a fronte di problemi il cui ripristino è scarsamente documentato.
I limiti della gestione documentale
Benché sia fondamentale per un’impresa, la gestione documentale non è esente da limiti o controindicazioni.
Tra queste, le più evidenti sono:
- il costo: implementare, gestire e mantenere un sistema di gestione documentale richiede investimenti di una certa caratura
- compatibilità: l’evoluzione tecnologica necessita di accorgimenti costanti per garantire la corretta lettura e consultazione dei file con il passare del tempo e, di conseguenza, per adeguarsi agli standard e alle linee guida, anch’esse propense al cambiamento
- formazione del personale: i dipendenti e i collaboratori devono prendere le misure con i sistemi di gestione documentale ed è un’attività che richiede tempo
C’è poi l’annosa questione della cybersecurity che impone a ogni organizzazione di dotarsi di sistemi per la sicurezza.
La Cognitive file automation
I sistemi di gestione documentale consentono di automatizzare l’archiviazione dei file gestendo i metadati. Al di là dei tecnicismi, la Cognitive file automation (CFA) consente di estrarre dati dai documenti, classificarli secondo regole preimpostate e archiviarli in modo automatico. Ciò rende i flussi di lavoro più scorrevoli e rapidi. Allo stesso modo, i sistemi CFA facilitano anche l’esportazione dei dati caricandoli – se necessario – in altri applicativi aziendali.
Così, per esempio, una commessa può essere associata automaticamente al relativo preventivo, la denuncia di una problematica riscontrata da un cliente può essere inserita automaticamente nella cartella a lui intestata oppure nella sua scheda gestita da un altro applicativo o, perché no, estrapolando alcune informazioni specifiche, queste possono essere inviate direttamente al dipartimento competente.
Le tecniche di CFA sono sempre più presenti o emulate nelle soluzioni software per la gestione documentale
Cinque software per la gestione documentale
Abbiamo selezionato cinque soluzioni prestando attenzione alle esigenze del più ampio numero di Pmi, a seconda del mercato in cui operano e proponendo alternative su licenza, Open source e in Cloud.
Partendo dalle soluzioni Open source, è da segnalare OpenDocMan che può essere prelevato anche gratuitamente e istallato su un web server con un database MySQL, a sua volta gratuito. L’accesso a questa soluzione avviene quindi via web e favorisce il lavoro a distanza. Consente l’archiviazione basta sui metadati dei file e non ha limiti di utenti. Le versioni a pagamento, i cui prezzi vengono comunicati a chi ne fa richiesta, prevedono un’istallazione gestita oppure la possibilità di utilizzare l’applicativo sul Cloud con feature più avanzate.
Tra le soluzioni per la gestione documentale figura LogicalDoc, piattaforma proprietaria che – a seconda della versione – offre una piena gestione dei file e ne consente la conversione, la parametrizzazione dei metadati, oltre a una serie di funzionalità che si spingono fino alla lettura e la gestione dei codici a barre. Può essere provata gratuitamente istallandola on premise oppure può essere organizzata una demo online.
Una soluzione completamente proprietaria è presentata da Smeup, azienda con sede nel bresciano. Un software che, al pari degli altri, facilita l’acquisizione, l’archiviazione, la condivisione e la ricerca dei documenti. Organizza le informazioni mediante hashtag e, oltre a includere anche firme digitali e posta elettronica certificata (Pec) è integrabile con diversi sistemi ERP.
Gestione documentale è il nome del prodotto messo a disposizione da Sistemi. Una soluzione incentrata sulle funzioni di ricerca dei documenti e dei file a questi correlati e particolarmente attenta alle norme di conservazione e sicurezza dei file. L’atout è l’integrazione completa con i tanti software per la gestione d’impresa creati dalla medesima azienda.
Tra le soluzioni che garantiscono ampie capacità di integrazione con altri sistemi c’è quella di Omniagroup che, oltre a svolgere tutti i compiti canonici per la gestione documentale, mette l’accento sull’autenticità e la conformità dei file archiviati, rispondendo così in modo puntuale alla normativa vigente ogni qualvolta questa dovesse subire variazioni.
