Siamo abituati a percepire il nostro reddito e la nostra retribuzione come informazioni strettamente personali. Addirittura, secondo la mentalità comune, questi dati sono sensibili. In realtà, i dati retributivi non sono dati sensibili ai sensi del GDPR. Tuttavia, come dati personali, sono pienamente protetti dalla normativa.
A breve, l’aspettativa diffusa di riservatezza su reddito e retribuzione dovrà fare i conti con una scelta netta effettuata dall’Unione Europea per contrastare il gender pay gap, cioè il fenomeno per cui il medesimo lavoro o un lavoro di pari valore vengono remunerati in modo diverso a uomini e donne, a svantaggio delle seconde.
Entro il 7 giugno 2026 gli Stati membri dell’UE dovranno attuare la direttiva (UE) 2023/970 Pay Transparency. Con essa, l’UE ha scelto di permettere alle lavoratrici e ai lavoratori di accedere a informazioni sui livelli retributivi delle categorie di lavoratori che svolgono il loro stesso lavoro (cioè mansioni identiche, stesso inquadramento) oppure che svolgono un lavoro diverso, ma implicante mansioni comparabili al loro. Attualmente, è all’esame del Parlamento lo schema di decreto legislativo predisposto dal Governo per recepire la direttiva. È molto probabile che questa volta l’Italia rispetterà il termine dato dalla direttiva.
Indice degli argomenti
Il divario retributivo di genere nelle nuove regole europee
Secondo la direttiva (UE) 2023/970 è «divario retributivo di genere» la differenza tra i livelli retributivi medi corrisposti da un datore di lavoro ai lavoratori di sesso femminile e a quelli di sesso maschile, espressa in percentuale del livello retributivo medio dei lavoratori di sesso maschile. I datori di lavoro dovranno fornire ai loro dipendenti informazioni sul divario retributivo tra lavoratori di sesso femminile e di sesso maschile.
Privacy e trasparenza retributiva: il nodo applicativo
L’Unione Europea afferma di voler conciliare il diritto alla riservatezza che ciascun lavoratore ha con riferimento alla sua retribuzione con la piena trasparenza in tema di retribuzioni. Idealmente, quest’approccio “e – e” (privacy e trasparenza insieme) è condivisibile.
Come altre volte, però, il legislatore lascia alle imprese il compito di capire “come” contemperare le due esigenze; cioè, concretamente, come far sì che le lavoratrici accedano all’informazione su quanto guadagnano i loro colleghi, senza violare la privacy di questi ultimi.
Accesso ai dati retributivi e soggetti legittimati
All’art. 12, la direttiva (UE) 2023/970 permette agli Stati membri di decidere che qualora la divulgazione di informazioni da essa derivante comporti la divulgazione della retribuzione di un lavoratore identificabile, ad accedere a tali informazioni possano essere solo i rappresentanti dei lavoratori, l’Ispettorato del lavoro e l’organismo per la parità. L’Italia seguirà questa strada.
L’art. 11 dello schema di decreto legislativo prevede che l’accesso alle informazioni – laddove comporti la divulgazione, diretta o indiretta, della retribuzione di un lavoratore identificabile – sarà riservato esclusivamente ai rappresentanti dei lavoratori (cioè ai componenti delle RSU, delle RSA o, in assenza di queste, dei rappresentanti territoriali delle organizzazioni sindacali firmatarie del CCNL applicato in azienda o ad altri soggetti a cui i lavoratori possono legalmente conferire mandato), all’Ispettorato del lavoro o ai consiglieri per la parità designati ai sensi del D. Lgs. 198/2006 (codice per le pari opportunità). I rappresentanti dei lavoratori e i consiglieri per la parità potranno fornire assistenza alle lavoratrici e ai lavoratori per ricorsi connessi al principio della parità di retribuzione, senza però divulgare i livelli retributivi effettivi dei singoli lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
Anche da noi, sarà onere dei datori di lavoro implementare le misure idonee a garantire che la messa a disposizione di queste tre entità (peraltro, molto diverse fra loro per natura giuridica) dei dati retributivi avvenga con soluzioni idonee a prevenire la divulgazione del compenso percepito dai singoli lavoratori.
Trasparenza retributiva e rischio sanzioni per i datori di lavoro
Da un lato, il rispetto dei nuovi meccanismi a favore della trasparenza retributiva è un obbligo; dall’altro, anche la protezione dei dati personali e della riservatezza dei lavoratori non saranno un optional, ma un obbligo a carico dei datori di lavoro. Quindi, il datore di lavoro si troverà fra due fuochi.
In caso di accertamento di discriminazioni attuate in violazione delle norme sulla trasparenza retributiva, secondo l’art. 13 del decreto andrà incontro alle sanzioni interdittive e pecuniarie previste dall’art. 41 del codice delle pari opportunità tra uomo e donna; in caso di divulgazione o anche solo di condivisione non sicura di dati retributivi riferiti a singoli lavoratori coi rappresentanti dei lavoratori, con l’Ispettorato del lavoro o coi consiglieri per la parità, sarà esposto a sanzioni pecuniarie ad opera del Garante per la protezione dei dati personali.
Le principali novità sulla trasparenza retributiva
Iniziamo a vedere quali sono le principali novità in materia di trasparenza retributiva. Esse impatteranno una larghissima platea di datori di lavoro (con esoneri ed esclusioni solo per imprese molto piccole).
L’obbligo annuale di informazione ai lavoratori
Anzitutto, i datori di lavoro avranno un nuovo obbligo: informare annualmente tutti i lavoratori del loro diritto di ricevere le informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, nonché delle modalità per l’esercizio di tale diritto.
La comunicazione periodica al Ministero del Lavoro
Inoltre, i datori di lavoro dovranno effettuare una comunicazione periodica di dati retributivi ad un apposito organismo di monitoraggio istituito presso il Ministero del Lavoro. La trasmissione delle informazioni dovrà avvenire entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni anno per i datori con almeno 250 lavoratori; entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni 3 anni per i datori di lavoro che occupano tra i 150 e i 249 dipendenti.
Dovrebbe essere il Ministero stesso a definire modalità di condivisione dei dati rispettose della riservatezza. Infatti, uno o più Decreti ministeriali individueranno sia i dati che il datore di lavoro è tenuto a raccogliere per ciascun lavoratore per calcolare correttamente il divario retributivo di genere tra lavoratori di sesso maschile e femminile, sia i dati sul divario retributivo di genere tra lavoratori di sesso maschile e femminile che il datore di lavoro è tenuto a comunicare al Ministero e le relative modalità di trasmissione.
Il diritto dei lavoratori alle informazioni retributive
A loro volta, le lavoratrici ed i lavoratori avranno un nuovo diritto. In base all’art. 7 dello schema di decreto legislativo di attuazione, potranno chiedere informazioni sul loro livello retributivo individuale e/o informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, della categoria di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore rispetto a quello svolto da loro. Potranno delegare a fare questa richiesta i rappresentanti dei lavoratori o i consiglieri per la parità. I datori di lavoro dovranno mettere a disposizione queste informazioni entro due mesi dalla richiesta. Qualora le informazioni ricevute dai datori di lavoro dovessero rivelarsi imprecise o incomplete, i lavoratori avranno il diritto di chiedere, personalmente o tramite i loro rappresentanti di cui sopra, ulteriori chiarimenti sui dati forniti. Lo schema di decreto legislativo puntualizza che informazioni che la lavoratrice o il lavoratore otterranno dal loro datore di lavoro, diverse da quelle relative alla propria retribuzione o al proprio livello retributivo, non dovranno determinare la conoscibilità diretta o indiretta delle condizioni economiche individuali di altri lavoratori.
Quando scatta la valutazione congiunta delle retribuzioni
Infine, la nuova normativa introduce un processo di valutazione congiunta delle retribuzioni. Il datore di lavoro dovrà effettuare una valutazione insieme alle RSA per individuare, correggere e prevenire differenze retributive non giustificate tra lavoratrici e lavoratori.
Essa includerà:
- un’analisi della percentuale delle persone di sesso femminile e maschile in ciascuna categoria di lavoratori;
- le informazioni sui livelli retributivi medi delle persone di sesso femminile e maschile e sulle componenti complementari o variabili, per ciascuna categoria di lavoratori;
- le eventuali differenze nei livelli retributivi medi tra persone di sesso femminile e di sesso maschile in ciascuna categoria di lavoratori, le ragioni di tali differenze nei livelli retributivi medi, sulla base di criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, se del caso, stabilite congiuntamente dai rappresentanti dei lavoratori e dal datore di lavoro;
- la percentuale di persone di sesso femminile e di sesso maschile che hanno beneficiato di un miglioramento delle retribuzioni in seguito al loro rientro dal congedo di maternità, di paternità, parentale o come prestatori di assistenza;
- le misure volte ad affrontare le differenze di retribuzione che risultino non motivate sulla base di criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere;
- una valutazione dell’efficacia delle misure derivanti da precednti valutazioni congiunte delle retribuzioni.
Come condividere i dati retributivi con le RSA
Sia il rilascio delle informazioni su richiesta che la valutazione congiunta delle retribuzioni porranno ai datori di lavoro un problema: con quale modalità, vale a dire in quale forma, condividere i dati retributivi con le RSA?
L’ipotesi dei dati anonimi
La soluzione ottimale sarebbe la condivisione di dati anonimi, ma non è detto che sia facilmente realizzabile. Infatti, come spiegato benissimo su Agenda Digitale da Giuseppe D’Acquisto, per escludere l’identificabilità di una persona e per realizzare una trasformazione dei dati in forma anonima, occorre la contestuale assenza di singolarità (cioè di situazioni nelle quali combinazioni uniche di attributi si riferiscono a un singolo individuo), di collegamenti (cioè di situazioni nelle quali sia possibile collegare dati riferibili allo stesso individuo, anche se presenti in insiemi di dati distinti) e di facili inferenze (cioè di situazioni nelle quali caratteristiche di un individuo possono essere previste in base alla conoscenza di altre caratteristiche correlate).
Le tre cautele operative più realistiche
Una soluzione più realistica è l’adozione combinata da parte del lavoro di tre cautele: i) quando lo stesso lavoro è svolto da meno di un certo numero di persone per ciascun sesso (es. 5), aggregare sempre i dati con un gruppo più ampio; ii) condividere con le RSA dati pseudonimizzati, che non possano cioè più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive (sempre che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati non siano identificativi); iii) definire in modo specifico e per iscritto l’ambito di autorizzazione al trattamento di dati personali dei rappresentanti dei lavoratori e vincolarli, qualora il mix delle cautele i) e ii) si rivelasse insufficiente, a non divulgare mai dati che permettano l’identificazione di singoli lavoratori.
La cautela sub i) è molto importante nei casi in cui – per determinati ruoli o unità aziendali – la presenza di un numero ridotto di risorse umane e una differente incidenza percentuale dei generi per quel ruolo o per quell’unità aziendale rendono facile l’identificazione del singolo lavoratore. Realizzare questa cautela non sarà semplice, in quanto bisognerà gestirla in modo da non sacrificare l’attendibilità dei dati.
Gli adempimenti GDPR collegati alla trasparenza retributiva
L’adeguamento al decreto legislativo determinerà un impatto anche sul piano degli obblighi ai sensi del GDPR. Tutti i datori di lavoro – Titolari del trattamento dei dati personali dei loro dipendenti per finalità di amministrazione e gestione del rapporto di lavoro – dovranno aggiornare le loro informative ai dipendenti, dando conto dell’ambito di circolazione di dati retributivi – sia pur pseudonimizzati e aggregati – ad essi riferiti. Anche in questo caso, un’omissione dell’adempimento esporrà a provvedimenti sanzionatori.
Una novità normativa con impatto rilevante
In conclusione, siamo alla vigilia di una novità legislativa con un impatto rilevante in termini di rischi, di misure opportune e di adempimenti necessari per ottemperare alle norme a protezione dei dati personali.
