Tsunami videocall anche nel 2022: dieci consigli per vivere meglio

La pandemia, ormai lo sappiamo tutti ha portato con sé, tra le tante altre cose, una pioggia di videocall che presumibilmente ci terranno compagnia anche in questo 2022.

Ecco, quindi, alcuni consigli per sopravvivere e magari per migliorare la situazione, allo scopo di fare “online meeting defense”.

I consigli per video call più “sane”

Videoconferenze: dieci consigli per sopravvivere allo tsunami

1. Se non conosco l’argomento, gli obiettivi e i partecipanti di una riunione non posso sapere se servo nella riunione, se devo partecipare attivamente, se devo prepararmi o solo ascoltare. Richiedere i tre elementi sopra è un must per chi partecipa e un dovere per chi organizza.
2. Nessuno si deve offendere se non partecipo a una riunione perché ritengo la riunione non importante per me. Come nessuno si deve offendere se non viene invitato a una riunione. Molti pensano che sia un’offesa se un collega rifiuta di partecipare a una riunione (e non è facile cambiare la sensazione), in verità è solo la necessità di focalizzarsi su quanto è il proprio lavoro, dando maggior tempo al fare invece che ai meeting. Sembra facile a dirsi, molto meno a farsi.
3. Le riunioni sono il nuovo modo di creare interruzioni nel proprio flow lavorativo. Il collega che prima entrava dalla porta con occhi da “gatto degli stivali di Shrek” chiedendo il famoso “secondo” che diventa almeno mezz’ora, ovvero che ci porta una scimmia e ce la lascia sulla scrivania, ora ci invia l’invito a una videocall di 30 minuti per vedere insieme alcuni aspetti di un progetto (del suo orango). Come fare a dire di no? Semplice, chiedendo argomento della riunione, obiettivi e partecipanti ed eventualmente limitarla a quegli aspetti e non farla diventare un momento di discussione su qualsiasi tema. Si può inoltre chiedere di anticipare il problema via email o con altro strumento asincrono, in modo da poter rispondere nel miglior momento in base alla propria programmazione lavorativa.
4. FOMO (fear of missione out): non bisogna avere paura di essere “tagliati fuori” da alcuni argomenti se non si partecipa a tutte le riunioni. Non è così, perchè si finisce per fare videocall tutto il giorno e poi essere tagliati fuori dal realizzare progetti e prodotti. Ovvero si sa poco di tutto ma niente di preciso.
5. Spesso le videocall vengono fatte per fare il punto della situazione, ovvero le persone a turno raccontano cosa hanno fatto. Ecco queste call sono poco utili, perché se le persone hanno già fatto qualcosa segnalandolo in qualche strumento (es. asana, trello) perché è necessario raccontarlo? Si può dire al proprio gruppo di lavoro che, se tutto quanto schedulato è raggiunto, il meeting non verrà fatto. In tale modo si risparmia tempo a tutti. Se invece si è andati lunghi o qualcosa non è stato realizzato per tempo il meeting è utile per rimettersi in sync. Ovvero una riunione può autocancellarsi se tutti siamo in linea con la programmazione.
6. Spesso nelle riunioni non si ricorda quanto fatto precedentemente e nonostante questo si parte dalla fine del meeting precedente. Meglio sempre fare un recap di pochi minuti per essere sicuri che tutti siano allineati, in tale modo si parte dalla stessa base e si può proseguire con l’analisi dell’argomento della riunione a parità di conoscenza.
7. Se pensi che una riunione non sia chiara, stia prendendo delle derive lontani dagli obiettivi, se non hai capito qualcosa o pensi sia inconcludente, dillo. Spesso la gente pensa di essere “quello che capisce meno, ma gli altri avranno capito” oppure “quello più frustrato dal tempo che si sta perdendo ma gli altri invece si trovano bene”. In verità spesso quello che si sente lo sentono anche gli altri. Quindi presentare con educazione e assertività la propria sensazione può aiutare a portare il meeting in carreggiata sugli obiettivi o fermare un meeting diventato inconcludente. Magari lo pensano tutti ma nessuno ha il coraggio di dirlo …

Ora tre consigli pratici, probabilmente i migliori maturati dall’esperienza.

1. Mettere un tetto giornaliero o settimanale alle videocall oppure scegliere un giorno in cui non si fanno videcall. La pianificazione può essere: 3 videocall la mattina da 45 minuti alle 8.30, 10 e 11.30. Il pomeriggio alle 14, 15.30 e 17. Oppure il venerdì niente videocall. Oppure la mattina videocall i pomeriggi no. Oppure utilizzare programmi (come ad esempio clockwise) che trovano nel nostro calendario degli spazi di Focus Time dove possiamo concentrarci sul lavoro e lo “bloccano” in modo che i colleghi non possano fissare riunioni e lasciarci il tempo di fare e gestire le nostre priorità.
2. Ridurre il tempo della singola videocall da 60 a 45 minuti: in tale modo se la call va lunga ho un piccolo buffer di 15 minuti, se finisce per tempo posso raccogliere le idee (o alzarmi, bere, andare in bagno) senza vivere l’ansia della “call after call”, ovvero di continue call per 8 ore di fila, col risultato che a fine giornata si è insoddisfatti perché si è fatto poco e si è fissato ancora meno.
3. Spazi tra le call Ormai quasi tutti stanno iniziando a vivere le videocall come le riunioni normali, ovvero con la possibilità di arrivare in ritardo per videocall precedente. Ecco Per ridurre i ritardi il consiglio non è solo “fare videocall da 45 minuti” ma anche lasciare 30 minuti tra una videocall e l’altra, ovvero ad esempio: videocall da 45 minuti alle 8.30, seconda videocall alle 10.00 fino a 10.45, terza videocall alle 11.30 fino a 12.15. In tale modo comunque vada la videocall (da 45 o 60 minuti) ho poi tempo per respirare. Lo switch-tasking (che è quello che fa davvero il cervello rispetto al multitasking che è pura fantasia) richiede tempo e fatica, non si può fare immediato e istantaneo ogni ora.

Per il resto…un ultimo consiglio.

È bello pensare di poter fare tante cose insieme, ma noi non siamo programmati per quello. Perché ci irritano le interruzioni? Perché sono uno sforzo cerebrale non da poco, visto che il nostro cervello deve switchare di configurazione Progetto 1 a Configurazione Progetto 2 caricando in memoria quanto ricordiamo del progetto 2, gli stakeholder, le attività, gli obiettivi … diamogli il tempo di farlo cercando di fare per bene una cosa alla volta, azienda in cui lavoriamo e nostri superiori o colleghi permettendo.

Bibliografia

Alcuni spunti presi da: https://hbr.org/2021/11/the-psychology-behind-meeting-overload