Videoconferenze: dieci consigli per sopravvivere allo tsunami | Agenda Digitale

il decalogo

Videoconferenze: dieci consigli per sopravvivere allo tsunami

Un decalogo per non soccombere sotto l’onda anomala delle videoconferenze che ha travolto i lavoratori in remoto durante la pandemia

20 Apr 2021
Andrea Tironi

Project Manager - Digital Transformation

Tra i tanti effetti collaterali della pandemia, c’è anche lo tsunami di videoconferenze cui è quotidianamente sottoposto chi lavora in remoto.

Il lato positivo di questa “onda anomala” è che chi ha potuto, ha proseguito le attività da remoto e ha visto aprirsi un mondo di eventi a cui poter partecipare che hanno, a loro volta, l’effetto di generare pensieri laterali e maggiori possibilità di prendere spunto da settori “affini, vicini e lontani” dal nostro modo di pensare e lavorare.

La parte negativa è che le giornate sono scandite da videocall, webinar, eventi online. Tra i modi più sofisticati per farsi del male si annoverano anche le video call multiple (con switch da una all’altra ogni 10 minuti), video call con sottofondo di 3-4 chat provenienti da altre call oppure, e questa è una degenerazione sempre più frequente, video call mancate ma che possiamo rivederci registrate comodamente la sera. Purtroppo, rimane un limite fisico invalicabile anche per i più efficienti masochisti: le giornate sono sempre di 24 ore!

Ecco alcuni consigli per sopravvivere e magari per migliorare la situazione.

Mettere un tetto giornaliero o settimanale alle videocall

Questo primo punto comporta il dividere i momenti di confronto dai momenti di lavoro solitario, in modo da avere una corretta distribuzione dei due. Se si è un team leader il rapporto sarà a favore delle videocall, dei webinar etc.; se si è uno sviluppatore o un operatore di backoffice saranno sicuramente più i momenti di lavoro solitario. Il tutto va equilibrato incrementalmente in modo da riuscire a occuparsi delle cose urgenti, delle cose importanti, delle cose interessanti e delle cose da fare senza venire sommersi da un mare di input che fanno venire idee poi difficili da realizzare in pratica per la finitezza del proprio tempo materiale, con conseguente frustrazione. Pensando a dei tetti, 4-6 videocall giornaliere (oscillando dal massimo al minimo) possono essere sufficienti. Di conseguenza il livello settimanale. Poi vale sempre il buonsenso e la valutazione della situazione specifica e del ruolo.

Ridurre il tempo della singola videocall

Il tempo può essere risparmiato con un piccolo trucco. Solitamente si fissano call da 60 minuti, perché non provare a fissarle da 45 minuti in modo da non avere una sequenza giornaliera di videocall che si chiudono e aprono ogni ora non permettendoci di:

    • raccogliere le idee della call appena finita
    • garantire il giusto tempo per il context switching verso la riunione successiva.

Capita infatti spesso che, mettendo riunioni di 60 minuti in sequenza, si arrivi lunghi sulla riunione delle 15 che arriva a 16.05, quindi la si chiude di fretta per saltare nella riunione successiva, senza poter respirare e fare il giusto context switch mentale e fare riposare i nostri poveri neuroni. Quindi il consiglio è usare i 15 minuti risparmiati ogni ora, per rilassarsi un attimo, segnare gli appunti della riunione appena finita, organizzarsi per la riunione dopo, alzarsi e fare due passi, dare retta alla propria famiglia se si è a casa. Per la famiglia sapere che dalle .45 alle .00 di ogni ora sia ha del tempo per loro può anche aiutare a evitare interruzioni durante le riunioni. Il tutto inoltre dovrebbe migliorare la qualità delle riunioni perché non arriviamo di corsa, ma con il giusto focus avendo permesso al nostro cervello di contestualizzare sia il primo che il dopo. Infine, fa sicuramente bene alla nostra salute e ansia.

Focalizzarsi sulla videocall in corso

La pandemia ha portato la sensazione che sia normale fare context switching durante una riunione. È un po’ l’effetto scuola: se sono in ultima fila nessuno mi vede e faccio anche altro, tirando ogni tanto un orecchio alla discussione per capire se c’è qualcosa di interessante o mi chiamano. Pur avendolo usato per tempo, non credo sia un metodo che funziona. Alla fine il rischio di perdersi passaggi logici di un discorso, mostrare poca attenzione (in una videocall basta guardare il movimento degli occhi degli altri per capire se stanno facendo altro, se si muovono da destra a sinistra con regolarità stanno leggendo, se sorridono o manifestano mediante il viso un’emozione diversa da quanto previsto dalla riunione quando non c’è da sorridere stanno leggendo whatsapp, un messaggio o altro).

Spesso poi dicendo “puoi ripetere non ho sentito” (ovvero “non ho ascoltato”, ma diamo la colpa alla connessione), oppure con altri trucchi linguistici, dobbiamo farci ripetere alcuni passaggi che non abbiamo chiari facendo perdere tempo a tutti. È sicuramente più sano nel medio termine, ridurre il numero delle videocall, capire se ci hanno invitato come partecipanti attivi o passivi e se attivi, metterci tutta l’attenzione possibile. Questo era un trend iniziato pre-pandemia: sarà capitato a tutti di fare riunioni dove qualcuno digitava sul pc (per fare altro), usava il telefono per rispondere alle email o altro. Se una riunione non è di interesse, forse è più saggio non partecipare, capire meglio se il proprio ruolo è di uditore (allora ci può stare di fare altro volendo) o attivo, oppure cercare di concentrare il tutto in meno tempo in modo da dare massima attenzione e poi poter fare il resto. Forse varrebbe la pena, quando ci viene la tentazione di fare altro durante una call, fare un bel respiro e ripetersi lentamente il motto dei Cistercensi: “age quod agis”, ossia fai bene quello che stai facendo nell’attimo presente.

Inizio e fine di una riunione: ridurre i ritardi

I 15 minuti indicati nel punto 2 possono aiutare anche a gestire i ritardi: se una riunione è importante e non la si vuole tagliare al 45esimo minuto si hanno 15 minuti di buffer di gestione senza avere l’ansia della riunione dopo che è già in ritardo e senza dover tagliare per forza velocemente. Arrivare in ritardo a una riunione (online sono permessi dai 3 ai 5 minuti di ritardo), è comunque una prassi costosa per tutti. Cinque minuti su 6 videocall al giorno, sono 30 minuti, 30 minuti persi in attesa per me (poi dovrei moltiplicare per i partecipanti alla riunione), per 200 giorni lavorativi sono 300 ore, ovvero 12,5 giorno/anno di attesa degli altri e tempo buttato. Se lo moltiplichiamo per le persone in azienda, sono ad esempio (per un’azienda di 15 persone), 187,15 giorni/anno, ovvero una persona in azienda fa “colui che aspetta” e viene pure pagato per questo.

Accettare solo le riunioni chiare

Una riunione che ha un ordine del giorno permette alle persone di prepararsi per quell’ordine del giorno. Se vengo coinvolto in una riunione ma non so bene perché, ci sta se sono spettatore, ma se devo essere attivo come posso esserlo se non sono preparato. Lo stesso vale per le riunioni dove ci si aspetta qualcosa da qualcuno, essere chiari sui tempi, obiettivi, ordine del giorno e modalità aiuta di molto a ridurre i tempi di una riunione. Le riunioni in massima parte sono fatte per analizzare dati, capire i punti di vista e prendere decisioni, non sono fatte per essere operativi o fare “lavoro insieme”.

Dare spazio alle telefonate fuori dalle riunioni

Sarà capitato a tutti di avere qualche interruzione durante le riunioni perché a qualcuno arriva una telefonata. Se si va avanti nel discorso, quella persona verrà automaticamente esclusa (a meno che sia il decisore) perché comunque avrà perso dei pezzi e il suo parere verrà pesato meno rispetto a quello degli altri e comunque farà più fatica a rientrare nel discorso. Se invece è il decisore tutti si fermano, e allora tutti perdono tempo aspettando. Il consiglio è di dedicare uno spazio a fine mattinata e fine pomeriggio per le telefonate: es. dalle 9 alle 12 videocall e dalle 12 alle 13 recupero telefonate ricevute nella mattina. Lo stesso meccanismo si può usare per le email o altro, dalle 12 alle 13 si danno risposte in modo che il tema possa proseguire e conosca il tempo entro il quale riceverà una risposta. Così dalle 17 alle 18 ad esempio.

Alcune videocall non ha senso che siano remote

Ebbene si, ci sono argomenti di cui o si parla in presenza o non si parla. Argomenti delicati, strategici, personali, sgridate, promozioni, richieste di aumento, incontri con HR, probabilmente vanno fatti in presenza. Con i giusti accorgimenti chiaramente, ma in remoto la valenza è diversa. Oltretutto richiederle o farle in presenza dà subito importanza al tema, quindi perché non farlo?

I webinar camuffati da videocall

Alcune videocall sono webinar camuffati da videocall, dove qualcuno spiega qualcosa e noi ascoltiamo come fossero “radio”. Visto che le possibilità sono infinite di seguire questi eventi, vale la pena per la propria sanità mentale, di scegliere un massimo di 3-5 argomenti fuori dal proprio range di interesse lavorativo e seguire solo quelli. In caso se ne voglia aggiungere uno nuovo, va eliminato uno di quelli già in elenco. L’alternativa è voler seguire tutto, ovvero non seguire niente bene, tutto male e vivere in una grande frustrazione. Tanto, come dice un famoso testo, per tanto che possiamo imparare sarà comunque una goccia nel mare.

Individuare videocall di pura empatia

Nelle videocall, si arriva, si saluta e si inizia: punto 1, punto 2, punto 3 … È importante organizzare quindi anche delle videocall di semplice chiacchiera, non tanto per parlare del più e del meno, ma da leader per ascoltare del più e del meno, ovvero l’umore dei collaboratori, la situazione lavorativa, la situazione familiare. Le persone quando hanno modo di parlare e percepiscono interesse nell’ascoltatore, sanno stupire, sia dal punto di vista lavorativo che professionale per le riflessioni che fanno. Organizzare momenti di scambio personale e aggregato (i caffè virtuali) è fondamentale per tenere collante nel team. Il Team non si sta disgregando (come fosse colpa degli altri), siamo noi leader che non lo stiamo tenendo unito.

“Visitare” le sale riunioni prima che inizi il meeting

Questo è un suggerimento che vale sia per le video riunioni che per le riunioni in presenza. La mattina prima di iniziare, ad esempio, è utile passare 10 minuti a scorrere mentalmente le riunioni della giornata e magari anche quelle del giorno dopo. Sono chiari gli obiettivi? I partecipanti invitati sono quelli giusti? La riunione va preparata con un pre-meeting con tutti o alcuni dei partecipanti? Utile anche visualizzare i possibili esiti delle riunioni, le “reazioni avverse”, i potenziali problemi. È un po’ quello che fanno i grandi atleti quando visitano lo stadio o la pista di atletica il giorno prima della gara. Serve a trovare la concentrazione giusta e a trovarsi meglio preparati quando la nostra frenetica giornata ci travolgerà.

Conclusioni

Infine, tre pensieri conclusivi.

Non dimentichiamoci mai che l’efficienza non orientata a obiettivi e risultati di valore potrebbe portare al disastro

Saper correre e magari correre forte è importante solo se vado nella direzione giusta: se corressi verso un burrone forse sarebbe meglio rallentare e rivedere la direzione. Fuor di metafora, trovarsi del tempo in modo metodico per ragionare sugli obiettivi e sui risultati che vogliamo ottenere come leader e come team è ancora più importante dell’efficienza, perché è ciò che ci garantisce di essere efficaci nelle nostre azioni. E’ consigliabile porsi, come team e come singoli, degli obiettivi settimanali, degli obiettivi di medio periodo (qualche mese) e degli obiettivi annuali. Perché la beffa più incredibile sarebbe ammazzarci di lavoro nella direzione (o per la causa) sbagliata!

Attenzione ai sintomi di affaticamento

Ho partecipato di recente ad una serie di webinar che evidenziavano come anche tra i professionisti del digitale, dopo oltre 1 anno di attività frenetica, si sia accumulata una buona dose di fatica. Ricordiamoci che stiamo vivendo una maratona: dosare le forze nostre e del nostro team, prenderci dei momenti di riposo, consigliare alle nostre persone di non rispondere alle mail nel week-end sono tutte azioni “sagge”.

Ricordiamoci che il caso e l’imprevisto sono lo stimolo primaria dell’innovazione e dell’evoluzione

Facciamo in modo che nelle nostre giornate ci sia spazio anche per l’imprevisto. Facciamo una telefonata o una call a una persona che non avevamo in agenda tra quelle da contattare. Se possibile (nel rispetto delle norme e della sicurezza in questo momento di pandemia) facciamo in modo di avere delle giornate in presenza e di fare un giro per gli uffici per avere anche degli “incontri casuali”. Ne beneficeranno sia le innovazioni che le relazioni.

Per il resto… buon surf a tutti!

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