I contratti sono il motore silenzioso del mondo aziendale. Le grandi organizzazioni gestiscono migliaia o decine di migliaia di contratti all’anno, con cicli di vita complessi che includono negoziazione, approvazione, esecuzione, rinnovo e archiviazione.
La gestione contrattuale non è quindi una semplice attività amministrativa, ma un processo critico che impatta su efficienza operativa, rischio e governance. Ed è qui che entrano in gioco le soluzioni di Content Lifecycle Management (CLM), sempre più adottate dalle direzioni legali per strutturare e automatizzare il ciclo di vita dei contratti. Ma oggi, più che la promessa di una maggiore efficienza, a guidare le decisioni è un altro fattore: il ritorno sull’investimento.
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La sfida: quantificare il costo dei contratti
La digitalizzazione documentale è un percorso avviato da tempo nella maggior parte delle imprese. Processi cartacei, file dispersi e flussi destrutturati sono riconosciuti come un freno all’efficienza operativa e, nel lungo periodo, alla competitività dell’azienda. Lo dimostra la crescita del mercato delle soluzioni di contract management, che a livello globale dovrebbe proseguire con un CAGR del 12.8% fino al 2032.
Nonostante questa consapevolezza, il peso economico di approcci manuali o poco organizzati alla gestione dei contratti resta opaco. Ritardi nei cicli di approvazione, negoziazioni che si prolungano oltre il necessario, scarsa visibilità sulle clausole più critiche o difficoltà nel monitorare scadenze e obblighi contrattuali generano inefficienze concrete e costi reali. Il problema è che questi impatti, pur essendo ben percepiti, raramente vengono misurati e tradotti in dati oggettivi.
Come sottolinea Fabrizio Gallotti, Country Manager Italia di DiliTrust, azienda che sviluppa una piattaforma AI-native rivolta alle direzioni legali, “Senza dati chiari circa il costo di gestione dei contratti, molte aziende finiscono per prendere decisioni basandosi solo sulle loro percezioni. Anche se la direzione da seguire è chiara, ovvero evolvere verso una gestione contrattuale supportata da piattaforme CLM moderne, l’opacità che circonda il costo dei contratti rende complesso dimostrare il valore di questa scelta, ovvero il suo ROI”.
D’altronde, è proprio il ROI l’elemento discriminante per i decisori aziendali. Dal Legal Operations Manager al CFO, fino al General Counsel, c’è consapevolezza che le scelte strategiche non possano poggiare su benefici dichiarati, ma debbano essere supportate da numeri, dati e proiezioni affidabili.
Come misurare il ROI delle soluzioni di contract management
A proposito dell’impatto delle soluzioni di Contract Lifecycle Management su diverse dimensioni dell’attività d’impresa, Fabrizio Gallotti cita alcuni dati molto interessanti: una riduzione fino all’80% delle attività manuali, un abbattimento del 90% degli errori contrattuali e una diminuzione dei costi operativi nell’ordine del 40%. Tutto ciò spiega perché l’adozione di piattaforme CLM possa generare un ROI superiore al 300% (324,5%, secondo studi recenti). In termini pratici, il valore generato dalla digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti può superare di oltre tre volte l’investimento iniziale.
I benefici non dipendono da un singolo fattore, ma dalla somma di più elementi: la drastica riduzione del tempo speso su attività a basso valore, il contenimento dei rischi legali legati a errori o mancate scadenze, l’accelerazione dei processi di business che dipendono dai contratti e una maggiore capacità di controllo e previsione.
Ciò premesso, come si calcola il ROI di una soluzione CLM, uscendo dalla zona grigia delle stime approssimative e delle percezioni? Considerando la centralità del tema, DiliTrust ha sviluppato e mette a disposizione delle imprese un calcolatore pensato per offrire una prima valutazione concreta e immediata dell’impatto del CLM su parametri chiave dell’attività d’impresa.
Lo strumento consente di stimare il ritorno dell’investimento lungo tre dimensioni: il beneficio economico annuale complessivo, le ore di lavoro risparmiate ogni anno e i giorni recuperati sui cicli contrattuali. Partendo da informazioni essenziali e facilmente reperibili come il numero di contratti gestiti, le risorse coinvolte, il costo orario e i tempi medi di lavorazione, il tool restituisce una fotografia del valore potenziale del CLM. Ciò non sostituisce un’analisi approfondita ma permette di passare rapidamente dall’intuizione a una base quantitativa su cui prendere le proprie decisioni.
Le caratteristiche della piattaforma CLM ideale
Per ottenere un ROI superiore al 300% serve una piattaforma solida, che sia in grado di ridurre il carico operativo sui professionisti coinvolti e di sfruttare le tecnologie più recenti trasformandole in valore tangibile.
Le piattaforme CLM moderne presentano alcuni tratti imprescindibili, come la centralizzazione dei documenti, la creazione di workflow approvativi strutturati, la gestione e il confronto tra le versioni dei contratti e la tracciabilità. A fare la differenza sono spesso elementi innovativi come la collaborazione in tempo reale, funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting, l’integrazione di processi di firma e l’integrazione dell’intelligenza artificiale come leva operativa.
I punti di forza della soluzione DiliTrust
La soluzione di Contract Lifecycle Management di DiliTrust si inserisce in questo contesto con un approccio end-to-end che si estende dalla creazione del contratto alla negoziazione, fino alla firma e al monitoraggio dell’esecuzione e delle scadenze. Tutto ciò, facendo leva su automazione avanzata e su un modello fortemente collaborativo, che può coinvolgere direzione legale, procurement, vendite e tutte le funzioni interessate in modo fluido ed efficiente.
Tra gli elementi distintivi della piattaforma figurano l’integrazione con i principali provider di firma elettronica, l’archiviazione centralizzata a norma, il focus sulla sicurezza (con tanto di autenticazione a più fattori), la capacità di eseguire analisi approfondite sui contratti e funzionalità ancor più avanzate come il confronto automatico delle clausole e il riconoscimento intelligente delle informazioni grazie al mix di OCT e intelligenza artificiale.
Proprio il tema dell’AI apre un capitolo importante. Fabrizio Gallotti ci spiega infatti che “La nostra piattaforma è AI-native e distribuisce le funzionalità basate su AI nell’intero ciclo di vita del contratto, così da rendere i team legali più efficienti, accurati e proattivi. Per fare qualche esempio, la nostra AI estrae e valorizza le informazioni chiave dai contratti rendendole immediatamente disponibili; consente di accedere in pochi secondi a informazioni rilevanti anche in archivi di migliaia di contratti; identifica discrepanze e deviazioni rispetto agli standard approvati, garantendo alti livelli di tracciabilità e controllo ed intercettando i rischi automaticamente. Tutto ciò, inoltre, poggia su di un’AI proprietaria, sviluppata interamente da DiliTrust senza dipendenze esterne, così da garantire sicurezza e responsabilità a ogni livello”.
È proprio questo equilibrio tra solidità tecnologica, ampiezza funzionale e innovazione che consente a piattaforme come quella di DiliTrust di massimizzare il ROI e supportare l’evoluzione della funzione legale verso un ruolo sempre più strategico.
Articolo realizzato in collaborazione con DiliTrust
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