Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche: come funziona il servizio AdE | Agenda Digitale

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Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche: come funziona il servizio AdE

Approfondiamo come funziona il servizio di consultazione e conservazione delle fatture offerto dall’Agenzia delle Entrate, per capire in che modo il contribuente può usufruirne

19 Gen 2021
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista

DOMANDA

Sono un artigiano edile e mi occupo personalmente della  registrazione delle mie fatture elettroniche con Agenzia delle Entrate. Premetto che ho aderito alla “conservazione” delle fatture. Le fatture elettroniche emesse e salvate in Pdf (anche stampate), XML, XML sigillate e trasmesse allo SDI come e dove vengono collocate, in un file dedicato?

Pongo questa domanda in quanto a fronte di trentadue fatture emesse nel 2020, nell’area download trovo ventisette PDF, otto XML e otto XML sigillate.

Riguardo a quelle “in consultazione”, trovo da selezionare esporta tabella e da assegnare il “nome del file”: dovrei assegnare io un nome di comodo, come per esempio “fatture emesse/ricevute 2020” che sarebbe poi valido per tutte le ulteriori “esportazioni tabella”? Oppure per ogni ulteriore esportazione dovrei assegnare un nuovo “nome file”? Questi file in tabella comunque hanno solo il numero assegnato da SDI.

Selezionando poi “Consultazione e download fatture elettroniche” dove lo spazio temporale di ricerca è di  7 giorni, trovo tutte e 32 le fatture ma solo XML sigillate. Quindi,  per questa visualizzazione sono necessarie 4 consultazioni per ogni mese per 12 mesi, cioè 48 volte per trovare 32 XML sigillati. Penso che qualcosa non vada .

Inoltre, le fatture devono essere “conservate” per 15  anni: riguarda solo quelle XML o  tutte? Chi ha l’obbligo di tutta questa conservazione? Nel caso non riguardasse solo l’Agenzia Entrate, posso salvarle su CD?

Andrea Buccioni

RISPOSTA

La conservazione delle fatture elettroniche sia una procedura molto complessa che se non correttamente portata a termine corre il rischio di non conferire alcun valore giuridico ai documenti informatici. Il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate le offre certamente garanzia di affidabilità e certezza, in quanto conformi alle regole tecniche previste dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

  1. Non sono in condizione di rispondere alle sue domande specifiche perché dovrei ripercorrere passo passo quello che Lei ha fatto.  Se Lei non trova tutte le fatture emesse e salvate non penso che ciò sia rilevante, perché può attingerle dalla sezione consultazione. Tenga presente che tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute successivamente alla adesione al servizio di conservazione dovrebbe trovarle conservate con cadenza periodica. Per le fatture elettroniche emesse e ricevute prima della stipula della adesione al servizio dovrà essere effettuato l’upload manualmente.
  2. Nella sezione “consultazione”,  il periodo da selezionare (a sinistra della videata, nel pannello “Ricerca”) accetta valori sino ad un massimo di tre mesi (non di sette giorni). Ad ogni file  esportato dovrà assegnare un nome diverso per poterlo contraddistinguere, ovviamente poi lei potrà organizzare i dati come ritiene, anche “assemblandoli” tutti in un unico file.

Le fatture devono essere conservate, a norma dell’articolo 2220 del Codice Civile per 10 anni, indipendentemente dal formato in cui sono state generate. Se Lei  ha stipulato la convenzione per la conservazione con l’Agenzia Entrate, sarà questa a conservarle, fermo restando che Lei può anche procedere a conservarle mediante altre procedure, purché conformi alle regole tecniche di cui le ho fatto cenno in premessa. Tenga presente che potrebbero verificarsi fattispecie (per esempio, presenza di contezioso civile o fiscale), o ragioni che richiedessero la esibizione delle fatture anche oltre anche oltre il termine decennale previsto dall’articolo 2220 Codice Civile.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome

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