In questa fase introduttiva della fatturazione elettronica tra privati, divenuta obbligatoria dal primo gennaio 2019, sono numerosi gli errori che gli utenti possono fare, i dubbi e i problemi “bloccanti” in cui incorrono: dall’impossibilità di accedere all’area “fatture e corrispettivi”, al non controllare l’effettiva ricezione delle fatture elettroniche; fino alla scelta di riceverle via pec.
Di fondo c’è che i processi di fatturazione attiva e passiva si complicano significativamente e, soprattutto all’inizio, non è sempre facile godere dei vantaggi e delle efficienze che la digitalizzazione e l’automazione possono portare nel lavoro di tutti i giorni.
Vediamo i principali errori in cui si imbattono gli utenti, in base alla nostra esperienza. In questo articolo limitiamoci al ciclo passivo (ricezione fatture).
Impossibile accedere all’area “Fatture e corrispettivi”: cosa fare (mantenendo la calma)
Dal primo gennaio 2019 quante volte avete provato ad accedere all’area “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate? Quante volte vi siete imbattuti in un messaggio di errore (“sessione scaduta o invalida”) che vi esorta a rifare l’accesso oppure che vi segnala che il sito non è al momento disponibile?
In realtà quasi sempre per risolvere la situazione è sufficiente tornare alla pagina precedente (ad es. cliccando sulla la freccia indietro del browser) per poter accedere senza problemi.
Se ciò non dovesse bastare occorre ricordare che l’area “Fatture e corrispettivi” non è lo SdI, ma solo un’applicazione che permette di dialogare con esso e che, in questi primi mesi, sarà sicuramente oggetto di implementazioni progressive che permetteranno in futuro agli utenti di usufruire del servizio senza problematiche ricorrenti.
Lo stesso discorso vale per i vari software utilizzati per la ricezione delle fatture elettroniche che, come spesso accade quando si parla di nuovi software, hanno bisogno di tempo per essere aggiornati e rispondere pienamente alle esigenze degli utilizzatori.
Pertanto: “keep calm and wait”.
Ricevere le fatture elettroniche via PEC, quando è consigliabile (e quali errori si rischiano)
La scelta di ricevere le FE via PEC dai propri fornitori utilizzando un programma di posta elettronica tradizionale può essere consigliata solo nel caso si tratti di un operatore economico con un bassissimo volume di fatture passive da trattare.
Ricevere via pec una fattura in XML dal Sistema di Interscambio decisamente non è come ricevere una fattura in pdf via mail dal mio fornitore.
La fattura arriva in un messaggio PEC inviato dall’Agenzia delle Entrate, mal identificabile da un oggetto del tipo “Invio file xxxxxxxxx” e contenente diversi 2 allegati, un file XML che contiene i “metadati” di trasmissione e un P7M che costituisce la fattura elettronica firmata. Il P7M va aperto con un programma di firma elettronica per la decrittazione (es. Dike, Arubasign, etc.) e va quindi salvato l’XML contenuto nel P7M (che è la fattura vera e propria); questo XML può finalmente venire aperto con un visualizzatore che permette di conoscere il contenuto della fattura.
Dopodiché l’XML fattura va mandato in contabilizzazione (ad es. dal commercialista) e poi archiviato in un sistema di conservazione a norma.
Negli ultimi tempi le webmail di alcuni gestori di PEC prevedono la visualizzazione diretta delle fatture elettroniche e alcuni software permettono di visualizzare direttamente le fatture dal p7m; ciò riduce il numero di passaggi manuali richiesti rendendo il processo leggermente più fluido.
Tuttavia, resta innegabile il fatto che se da un lato la procedura di ricezione via PEC è più immediata da comprendere concettualmente e “costa poco” (il costo di una casella PEC dedicata), essa è anche quella che ha il maggior impatto in termini di tempo e di rischio di errori (questa fattura l’ho già caricata? Non è che risulta letta ma solo perché l’ho aperta per errore? La salvo sul PC e la visualizzo con un apposito programma? Dove la salvo? Come la mando al commercialista? Come la conservo?).
Come controllare correttamente l’avvenuta ricezione delle fatture elettroniche
Nel 2019 la possibilità di detrazione dell’IVA è legata indissolubilmente alla ricezione in formato elettronico delle fatture passive, è quindi molto importante verificarne periodicamente l’avvenuta ricezione.
Dove? Se ho ricevuto correttamente la fattura sul mio sistema, la data di ricezione (se non mostrata dal sistema stesso) è disponibile nel file dei cosiddetti “metadati di trasmissione”, ovvero un piccolo file XML che viene consegnato assieme alla Fattura Elettronica vera e propria.
Altrimenti, nell’area “fatture e corrispettivi” accedendo alla scelta “Consultazione – Fatture elettroniche e altri dati IVA – fatture ricevute” si può verificare la data di trasmissione (o di presa visione in caso di mancata consegna).
Inoltre, se vogliamo verificare la situazione “in tempo reale”, persino prima che la fase di consegna sia completata, è possibile accedere, sempre all’interno dell’area “fatture e corrispettivi”, alla scelta “Consultazione – Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi – fatture ricevute” dove possiamo anche trovare le informazioni sullo stato della fattura e le ricevute di esito.
Importantissimo poi è il caso in cui non si riceva correttamente la fattura elettronica, magari per un errore di compilazione, da parte del fornitore, dell’indirizzo di destinazione scelto (una PEC o il Codice Destinatario del mio servizio di ricezione).
In questo caso la fattura (che è in stato “non consegnata”) non sarà visibile nella scelta “Consultazione – le tue fatture ricevute” dove si trovano esclusivamente le fatture correttamente consegnate, ma lo sarà nella scelta “Consultazione – le tue FE passive messe a disposizione”, da dove sarà possibile visualizzare e scaricare il file fattura.
Così facendo la fattura passerà da stato “non consegnata” a “ricevuta” e da quel momento in poi sarà visibile solo più nella sezione “Consultazione – le tue fatture ricevute” assieme a tutte le altre fatture correttamente recapitate.
Attenzione. Questo è l’unico modo per ricevere una fattura non consegnata. A nulla serve richiedere al proprio fornitore riemissione corretta della fattura. Pur essendosi verificato un errore, la fattura per lui è correttamente emessa e non può legittimamente essere stornata e riemessa.
Registrare le copie di cortesia delle fatture senza controllarne l’effettivo ricevimento in formato elettronico
Considerando quanto precisato nel punto precedente, si ribadisce che per i soggetti IVA le fatture passive sono valide ai fini fiscali solo quando siano state inoltrate allo Sdi e correttamente ricevute. In questo mese di gennaio capita di ricevere e-mail dai fornitori che allegano un file PDF della fattura.
Si possono presentare, tra gli altri, i seguenti casi:
- Fatture datate 2018 e ricevute entro il 31/12/2018, ma non contabilizzate: si tratta ancora di fatture emesse secondo le regole vigenti sino al 31/12/2018 che possono essere registrate detraendo l’IVA nell’esercizio 2018 e inserendo le fatture in un sezionale a parte;
- Fatture relative all’anno 2019: se il mio fornitore le ha inviate via mail probabilmente si tratta di una copia di cortesia di una fattura elettronica:
- Già inviata allo Sdi
- Da inviare allo Sdi entro il termine di liquidazione dell’IVA (che varia da contribuenti mensili a contribuenti trimestrali) approfittando della moratoria introdotta dall’art. 10 del DL119/2018 (cd. “Decreto Fiscale”)
Si consiglia pertanto di registrare in contabilità solo e soltanto le fatture ricevute tramite SDI.
Cercare di riprodurre ad oltranza le procedure preesistenti.
È inutile incaponirsi sulle preesistenti procedure amministrative. Il documento principe alla base delle nostre pratiche amministrative, la fattura, è drasticamente e irrevocabilmente cambiato, con caratteristiche di formato del documento e meccanismo di trasmissione vincolate per legge. Cercare di modificare il meno possibile le vecchie procedure non può che trasformare il lavoro in un opprimente spesometro quotidiano…
Molto meglio quindi ripensare il nostro modo di svolgere le attività amministrative adottando eventualmente strumenti che permettano di acquisire ed elaborare automaticamente le informazioni che possono agevolarci nel lavoro di tutti i giorni. La mia fattura elettronica ricevuta include i dati del magazzino che può quindi venir “caricato” in automatico e senza errori; è possibile valorizzare in automatico gli importi da pagare con scadenza e IBAN, mantenendo sempre aggiornato lo scadenziario clienti e fornitori, generare file SEPA per semplificare i pagamenti ma anche promemoria e solleciti per velocizzare gli incassi. Quindi facciamoci un regalo e dotiamoci di strumenti atti a semplificarci il lavoro di tutti i giorni.
Attendere fine 2020 per attivare la conservazione delle fatture passive ricevute nel 2019
È assolutamente vero che è necessario mandare in conservazione i documenti formati nel 2019 entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al medesimo anno (e quindi ho tempo fino al 31 dicembre 2020). Però organizzare un processo in cui i documenti vanno automaticamente in conservazione è diverso che mandare manualmente in conservazione fattura per fattura. Anche solo l’opzione per la conservazione automatica ed implicita svolta dall’Agenzia delle Entrate si applica alle fatture che transitano dal Sistema di Interscambio a partire dal giorno successivo a quello di esercizio dell’opzione. Quindi anche attivando oggi la conservazione AdE, sarà necessario conservare manualmente le fatture elettroniche sin qui emesse e ricevute. Meglio decidersi e non attendere!
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