Le funzioni finanziarie sono ormai chiamate a gestire volumi sempre crescenti di dati e una complessità operativa sempre più elevata, elementi che rendono la questione delle frodi nelle note spesa una delle principali aree di vulnerabilità per le imprese europee. Non si tratta più di episodi isolati o marginali, ma di un fenomeno strutturale, che mette alla prova strumenti, processi e modelli organizzativi.
Secondo un recente studio condotto da N2JSOFT, il 69% dei CFO europei considera oggi la frode sulle note spesa una sfida importante o addirittura critica per la propria organizzazione. Un dato che segna un cambio di paradigma: ciò che un tempo era percepito come un rischio operativo relativamente contenuto è oggi riconosciuto come un elemento capace di incidere direttamente sulla governance e sulla solidità dei processi interni.
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Frodi nelle note spesa, un rischio destinato a crescere
A rafforzare questa percezione contribuisce anche la dimensione prospettica. Oltre un CFO su cinque prevede un aumento dei tentativi di frode già nel 2026. Non si tratta quindi solo di gestire un rischio esistente, ma di prepararsi a una sua evoluzione. La crescente digitalizzazione dei giustificativi, l’uso sempre più diffuso di strumenti di modifica delle immagini e dei documenti, così come la diffusione del lavoro ibrido e delle trasferte internazionali, stanno contribuendo a rendere più complesso il perimetro del controllo.
Alla luce di questi dati, la frode sulle note spesa assume una dimensione quasi “sistemica”: non riguarda più soltanto comportamenti individuali, ma si inserisce in un contesto tecnologico e organizzativo che ne facilita la proliferazione e ne aumenta la difficoltà di individuazione.
Controlli manuali al limite, serve un cambio di scala
È proprio di fronte a questa evoluzione che emergono con chiarezza i limiti dei modelli tradizionali. Il 70% dei CFO europei ritiene che i controlli manuali delle note spesa siano ormai inadeguati o troppo dispendiosi in termini di tempo. Una valutazione che riflette non solo una questione di efficienza, ma anche un problema più profondo di scalabilità.
Le direzioni finanziarie si trovano infatti a dover gestire un numero crescente di giustificativi, spesso in formati diversi, provenienti da Paesi differenti e soggetti a normative eterogenee. In questo contesto, il controllo manuale rischia di trasformarsi in un collo di bottiglia: richiede tempo, risorse e competenze, ma non garantisce un livello di copertura sufficiente rispetto alla complessità del fenomeno.
Inoltre, l’aumento dei volumi rende più difficile mantenere un livello costante di attenzione. Anche i team più strutturati possono trovarsi esposti a errori, omissioni o semplicemente a una selezione non ottimale dei controlli da effettuare. Il rischio non è solo quello di perdere tempo, ma di perdere efficacia, lasciando spazio a pratiche fraudolente sempre più sofisticate.
Per questo motivo, sempre più direzioni finanziarie stanno cercando di automatizzare i processi di verifica, non solo per guadagnare in produttività, ma per rafforzare la capacità di individuare anomalie in modo sistematico. L’obiettivo non è eliminare il controllo umano, ma liberarlo dalle attività più ripetitive e a basso valore aggiunto, per concentrarlo su analisi più complesse e decisioni strategiche.
L’intelligenza artificiale verso lo status di standard
È per queste ragioni che l’intelligenza artificiale si sta imponendo come una delle leve più promettenti. Tre decisori finanziari europei su quattro la considerano già oggi un vantaggio significativo per individuare le frodi e migliorare la produttività dei team finanziari. Un consenso ampio, che riflette la capacità di queste tecnologie di rispondere a esigenze molto concrete.
L’IA consente infatti di analizzare grandi quantità di dati in tempo reale, incrociando informazioni provenienti da fonti diverse e identificando pattern difficilmente rilevabili dall’occhio umano. Può segnalare incongruenze, comportamenti atipici o anomalie rispetto alle policy aziendali, contribuendo a costruire un sistema di controllo più dinamico e proattivo.
Non meno importante è l’impatto sulla produttività. Automatizzando una parte significativa delle verifiche, le direzioni finanziarie possono ridurre il tempo dedicato alle attività operative e migliorare la qualità complessiva del controllo. Questo consente di riallocare risorse verso attività a maggiore valore, come l’analisi dei rischi o il supporto alle decisioni strategiche.
Non sorprende quindi che l’83% dei CFO europei ritenga che l’uso dell’intelligenza artificiale per il controllo delle note spesa diventerà lo standard nei prossimi due o tre anni. Una prospettiva che trova riscontro anche a livello nazionale. In Italia, ad esempio, la sensibilità sul tema è particolarmente elevata, con il 76% dei CFO che considera la frode una sfida critica. Allo stesso tempo, le imprese italiane mostrano una forte apertura verso le nuove tecnologie e una maggiore maturità nell’adozione di soluzioni innovative.
CFO europei e IA, una direzione comune
Anche in Francia e Germania emerge una dinamica simile: la consapevolezza del rischio è diffusa e si accompagna a una crescente fiducia nel ruolo dell’IA. In tutti e tre i Paesi, la direzione è chiara: i modelli tradizionali non sono più sufficienti e l’integrazione di tecnologie avanzate appare sempre più come un passaggio obbligato.
Al di là dei numeri, ciò che si profila è un cambiamento più profondo nel ruolo delle direzioni finanziarie. L’adozione dell’intelligenza artificiale non è solo una questione tecnologica, ma implica una trasformazione dei processi, delle competenze e delle responsabilità. Il controllo non scompare, ma evolve: diventa più continuo, più predittivo e meno legato a verifiche ex post.
In questo senso, la lotta alla frode nelle note spesa diventa un terreno emblematico di una trasformazione più ampia. Le imprese che sapranno anticiparla, investendo in strumenti e competenze, potranno non solo ridurre i rischi, ma anche migliorare l’efficienza e la qualità dei propri processi finanziari. Le altre rischiano di trovarsi sempre più esposte, in un contesto in cui la complessità è destinata ad aumentare.
