L’art. 40-ter del CAD prefigura un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo […] e dei fascicoli dei procedimenti […], nonché a consentirne l’accesso on-line.
Tra i requisiti del sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, individuati dall’art. 44 del CAD, c’è anche quello di assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter.
Per raggiungere questi obiettivi ambiziosi è necessario identificare univocamente documenti e fascicoli[1] attraverso un sistema condiviso da tutte le pubbliche amministrazioni. A questo scopo, le Linee guida sul documento informatico prevedono i metadati obbligatori Identificativo per il documento informatico e per il documento amministrativo informatico e IdAggregazione per le aggregazioni documentali da valorizzare come da sistema di identificazione formalmente definito.
Ma cosa si intende per “sistema di identificazione formalmente definito”?
Indice degli argomenti
Le indicazioni
Le Linee guida non forniscono indicazioni. Il DPCM 13/11/2014 (abrogato dalle attuali LLGG), nell’allegato 5 offriva qualche riferimento, richiamando le indicazioni Dublin Core e citando esempi quali l’Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN)[2].
In assenza di indicazioni precise, i software di gestione documentale adottano codici identificativi interni proprietari, compromettendo gli obiettivi di accessibilità e di interoperabilità indicati dal legislatore.
In realtà AgID, con la circolare 2/2019, ha adottato quali standard di riferimento per la rappresentazione elettronica e l’identificazione univoca in rete delle risorse documentali del patrimonio informativo giuridico, gli standard ELI ed ECLI 2.0 e URN:LEX, prevedendo l’obbligo di adottarne almeno uno.
Tra questi URN:LEX merita particolare attenzione. Si tratta di uno standard IETF che stabilisce una convenzione su namespace e struttura per l’identificazione univoca e persistente di qualsiasi documento giuridico: (legislazione, giurisprudenza, atti amministrativi) emesso da qualsiasi autorità (Stato, Regione, Provincia, Comune, …) in qualsiasi data (passato, presente, futuro).
La sintassi URN:LEX
Gli identificatori di URN:LEX sono univoci, persistenti e indipendenti dalla collocazione fisica del documento. A partire da alcuni metadati significativi di un atto (autorità emittente, tipo di documento, data di emissione, numero, …) è possibile costruire l’identificatore URN:LEX, che lo identifica univocamente.
Il sistema di identificazione è bidirezionale: dai metadati è possibile costruire un URN, da un URN è possibile risalire ai metadati grazie a una sintassi standardizzata.
Nella forma più semplice un identificativo URN:LEX è formato concatenando i seguenti metadati:
- <autorità>: identificatore dell’autorità emittente
- <provvedimento>: identificatore del tipo di atto
- <estremi>: solitamente data e numero
Ecco, per fare un esempio, come si costruisce l’URN dell’art. 40-ter del decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Sistema pubblico di ricerca documentale:
URN:lex:it:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82~art40ter
I risolutori di URN
Un risolutore è un servizio web in grado di restituire la localizzazione fisica delle copie di un atto identificato mediante il suo nome uniforme URN. Il servizio di risoluzione è distribuito fra varie istituzioni sulla base dei domini di competenza sugli atti pubblicati.
Il vantaggio dell’adozione di un risolutore è evidente: qualsiasi utente, anche esterno all’amministrazione, può referenziare un documento senza conoscere le API del sistema di gestione documentale, la struttura del sito internet dell’amministrazione e neppure gli identificatori informatici utilizzati, è sufficiente che conosca gli estremi normativi dell’atto (autorità emittente, tipo, data e numero). Il risolutore di URN più noto e utilizzato è quello del sito Normattiva[3], ma anche il Senato della Repubblica mette a disposizione degli utenti un proprio risolutore di URN[4].
Ecco come si utilizza l’URN costruito nel paragrafo precedente nella chiamata al risolutore di Normattiva:
Rendere disponibile un risolutore di URN non è un’impresa complessa, il comune di Bergamo, ad esempio, rende disponibile il proprio all’indirizzo:
https://www.comune.bergamo.it/uri-res/N2Ls
L’ordinanza dirigenziale 04/03/2026, n. 170 è identificata dal seguente URN:
URN:nir:comune.bergamo:dirigente.ordinanza:2026-04-03;170
Sarà quindi sufficiente invocare il risolutore per ottenere il documento.
Come appare evidente, la sintassi dell’URN e le modalità di chiamata del risolutore sono del tutto indipendenti dal software di gestione documentale utilizzato dall’amministrazione. Si tratta di quell’Identificativo univoco e persistente associato in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione individuato dall’allegato 5 alle LLGG.
Verso un sistema federato
In uno scenario ideale, tutte le pubbliche amministrazioni dovrebbero esporre un proprio risolutore URN. Il Sistema pubblico di ricerca documentale potrebbe così evolvere in una federazione di risolutori, con indicePA a svolgere un ruolo analogo a quello del DNS, instradando le richieste verso il servizio competente.
Gli elementi da normare
Per gettare le fondamenta del sistema pubblico di ricerca documentale è necessario normare in modo cogente alcuni i seguenti aspetti:
Standard per gli identificativi
Occorre definire lo standard di riferimento da utilizzare per la compilazione dei metadati Identificativo e IdAggregazione come da sistema di identificazione formalmente definito. Questo standard esiste già: è stato individuatocon la circolare AgID 2/2019, sarebbe sufficiente citarlo nell’allegato 5 alle LLGG.
Standard per le autorità
Il primo elemento dell’URN è l’autorità emittente, questa coincide con l’Amministrazione che effettua la registrazione per i documenti e con l’Amministrazione titolare per i fascicoli. Si tratta di metadati la cui compilazione obbligatoria comprende l’inserimento del codice IPA, tramite il quale individuare il risolutore al quale deve essere richiesto il documento.
Standard per i registri
Il secondo elemento dell’URN è il tipo di atto, ovvero il registro nel quale deve essere ricercato il documento o il fascicolo. L’art. 40-ter del CAD cita la sola registrazione di protocollo, ma non bisogna dimenticare i registri particolari e, per quanto riguarda le aggregazioni documentali, il repertorio dei fascicoli. Iniziative come il progetto PADocs, offrono già una base utile per la definizione di un vocabolario controllato per i registri delle amministrazioni comunali[5].
Cosa aspettarsi
Nel gennaio di quest’anno l’Agenzia per l’Italia Digitale ha istituito un gruppo di lavoro[6] per l’aggiornamento delle Linee guida sul documento informatico. Si tratta di un’occasione importante per fornire indicazioni chiare sull’identificazione univoca e persistente dei documenti.
Un intervento normativo in tal senso on solo porrebbe le basi per il sistema pubblico di ricerca documentale, ma contribuirebbe anche a ridurre il rischio di vendor lock-in e a favorire la concorrenza tra fornitori di soluzioni documentali.
Note
[1] CAD, art. 41 com. 2-ter, let e-bis
[2] Identificativo univoco e persistente è una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione. Dublin Core raccomanda di identificare il documento per mezzo di una sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l’Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN)
[3] Si veda Come si fa a linkare gli atti di “Normattiva”?
[4] Senato della Repubblica: Risoluzione di URN
[6] AgID – Determinazione direttoriale 19/01/2026, n. 11 Istituzione di un Gruppo di lavoro per l’aggiornamento delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici
