Metadati dei documenti informatici, come fare: un documento tecnico descrive le modalità di valorizzazione dei metadati dei documenti civilistici e fiscali. Si tratta del documento tecnico che illustra come applicare ai documenti di natura fiscale e contabile i metadati fissati dall’Allegato 5 delle Linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicato il 17 dicembre 2021, a pochi giorni dall’entrata in vigore, il primo gennaio 2022, delle Linee guida.
Il documento è stato redatto a partire da uno studio effettuato dall’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, che ha curato la prima stesura del documento, integrato e condiviso nell’ambito del tavolo coordinato dall’Agenzia per l’Italia Digitale a cui hanno partecipato anche Agenzia delle Entrate, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, Assosoftware, Anorc e Assoconservatori, con il supporto tecnico di Sogei. Si concentra principalmente sul documento fattura anche se ne è consentita l’applicazione, sotto la responsabilità del produttore, anche per altre tipologie documentali
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Nuove Linee guida Agid documenti informatici, come funzionano i metadati
I metadati sono degli elementi informativi associati al documento informatico indispensabile per favorire l’utilizzo degli stessi, la classificazione, l’archiviazione e la ricercabilità nel tempo del documento. Per i documenti fiscali vengono previsti, rispetto agli attuali cinque fissati dal previgente DPCM 3 dicembre 2013, quattordici metadati obbligatori e altri 4 facoltativi introducendo la possibilità di associare gli stessi al documento anche in un periodo successivo alla loro formazione in presenza delle seguenti 2 casistiche:
- quando le informazioni sono già incluse nel documento informatico (come, ad esempio, il numero e la data della fattura elettronica);
- quando alcuni metadati non possono essere presenti se non in una fase successiva alla formazione del documento informatico per i vincoli e le specificità del processo di veicolazione che prevede logiche e tracciati obbligatori (vedi Fattura elettronica per i quali l’associazione con i metadati può essere effettuata dopo l’invio allo SDI).
I quattordici metadati obbligatori
Di seguito indichiamo le principali indicazioni relative ai 14 metadati obbligatori:
- Identificativo associato in modo univoco e permanente al documento informatico come ad esempio quello rilasciato dal Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche. Deve essere accompagnato anche dall’impronta (hash) del documento;
- Modalità di formazione del documento informatico indicando una delle 4 opzioni previste dalle Linee Guida;
- Tipologia documentale (ad esempio Fatture, Scritture contabili, Libri sociali obbligatori, Ordini, Corrispondenza, Documenti doganali, ecc.);
- Dati di registrazione: premesso che in fase di registrazione di qualsiasi documento fiscale (ad esempio fatture, DDT e ordini) vengono rilevate almeno due date, la data del documento e la data di registrazione, si ritiene sufficiente impiegare la sola “data del documento”, che comunque è sempre associata alla data di registrazione.
- Soggetti: consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario titolo (assegnatario, autore, destinatario, mittente, operatore, produttore, ecc.);
- Chiave descrittiva: metadato a testo libero volto a riassumere il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura;
- Allegati: Indica il numero di allegati al documento e, nell’eventualità che il numero di allegati indicati sia maggiore di zero, devono essere compilati, i campi numero allegati e indice allegati.
- Riservato che può assumere solo il valore “vero” o il valore “falso”. Con il termine “riservato” si intende o che l’accesso al documento è riservato oppure che il processo garantisce la riservatezza del singolo documento tramite tecniche di cifratura del file o simili. Nel caso di documenti fiscali, quali per esempio le fatture elettroniche, tale casistica è molto rara in quanto la gran parte di questi devono essere conservati in “chiaro” (circolare Agenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005 n.45)
- Identificativo del formato tra quelli previsti dall’Allegato 2 delle Linee Guida AGID;
- Verifica che indica l’esito del controllo che verifica se il file ha una firma digitale o un sigillo elettronico, se è associato o meno ad una marcatura temporale e se, nel caso di copia di documento analogico su immagine, esiste l’attestazione di conformità del processo effettuata da un privato, un notaio o un pubblico ufficiale.
- Identificativo del Documento Primario. Ad esempio la fattura elettronica trasmessa verso lo SDI è il documento primario della ricevuta di consegna pervenuta da SDI. Chiaramente tale metadato non deve essere valorizzato nel documento primario ma solo nell’eventuale documento associato;
- Nome del documento/file: nel caso delle fatture elettroniche sarà composta dal codice paese + identificativo univoco + progressivo univoco del file;
- Versione documento che consente di tracciare nel tempo le diverse versioni che ha assunto il documento informatico;
- Tracciature modifiche documento che traccia la presenza di operazioni di modifica effettuate sul documento e la data in cui esse sono state effettuate.
