Sempre più spesso piccole e medie aziende, professionisti come architetti ed ingegneri, ma studi medici e cliniche vengono raggiunti da comunicazioni di violazioni di licenza di software da parte di aziende multinazionali, inviate con l’ausilio, o anche senza, di consulenti legali esterni.
Cosa fare se una azienda di software, spesso una multinazionale, ci accusa di aver violato il loro software?
Spesso le azioni sono dirette verso società italiane di ingegneria, di progettazione, o piccole medie aziende altamente specializzate del settore chimico, farmaceutico, di telecomunicazioni, che sono accusate di utilizzare software senza licenza o di utilizzare il software oltre il numero di licenze consentite.
Indice degli argomenti
Tutto comincia con una diffida
Come comincia il tutto?
Il tutto comincia spesso con una diffida con la quale l’azienda contesta al destinatario l’utilizzo di software senza licenza, allegando spesso alla comunicazione le “prove” raccolte dai loro sistemi, tra le quali spesso vengono identificati dati quali nick name di chi avrebbe utilizzato il software incriminato e informazioni relative al cd Radius, che consentirebbe l’individuazione di un preciso pc.
In genere la diffida giunge al destinatario come un “fulmine a ciel sereno”, così però non è perché le aziende che inviano queste comunicazioni hanno già effettuato una precisa “intelligence” sui presunti violatori attraverso liste di imprese che hanno ricevuto dai loro consulenti, e che vengono poi raffinate con analisi più specifiche sulle singole società.
La comunicazione di solito contiene la richiesta di pagamento a titolo di risarcimento per il cosiddetto prezzo del consenso di una somma estremamente elevata, soprattutto per una piccola e media azienda, o per professionisti associati, a cui si deve aggiungere il costo legale dell’azione stragiudiziale, spesso già quantificato nella diffida.
Naturalmente il titolare ingiunge poi al presunto violatore di rimuovere tutte le copie del software illegittimamente usato.
Come le aziende scoprono la violazione di licenza software
Come vengono a sapere le multinazionali della violazione del software?
Le aziende che producono e commercializzano software hanno spesso dipartimenti dedicati alla “perlustrazione” del web e del mondo tradizionale, o si avvalgono delle entità create in seno alle associazioni di categoria, o da soggetti fuoriusciti dalle stesse associazioni, così come società specializzate in questo tipo di analisi, e legali specializzati in diffide massive.
Si tratta in verità di un “business” molto profittevole per chi lo esercita, meno naturalmente per chi è raggiunto da tali comunicazioni.
Gli annunci di lavoro come possibile fonte di controllo
Non solo.
La modalità di elezione per la “scoperta” di eventuali violazioni è rappresentata dagli annunci di lavoro effettuati dalle aziende “bersaglio” su tecnici specializzati nell’uso di software specifici.
Più il software è specifico e più c’è il rischio che gli annunci non vengano visti dai potenziali candidati al lavoro, bensì da chi è a “caccia” delle violazioni.
Fiere di settore e segnalazioni interne
Un’altra modalità di ricerca di potenziali violatori è costituita dalle fiere del settore, o anche la dichiarazione di soggetti che si sono allontanati dall’azienda.
Cosa fare davanti a una violazione di licenza software
Cosa fare.
La prima cosa da fare, appena si ricevono comunicazioni di questo tipo, è di verificare se esiste una o più licenze, e verificare che le stesse siano nel numero previsto dalla licenza.
Il secondo step consiste nel verificare se vi sono consulenti esterni che possano aver accesso ai server aziendali e che potrebbero in ipotesi aver utilizzato (o essere sospettati) software non originali.
L’analisi sull’uso degli strumenti aziendali e un regolamento che tale uso preveda è necessario per prevenire inoltre eventuali responsabilità.
Cosa non fare se arriva una diffida sul software
Cosa non fare.
Il consiglio è quello di non farsi prendere dal panico ma di non prendere sottogamba le diffide, e di rivolgersi immediatamente ad un consulente specializzato nella difesa, perché le multinazionali, anche prima di eventuali comunicazioni, soprattutto se la “preda” è per fatturato o per entità delle presunte violazioni, di dimensioni economiche interessanti, hanno a disposizione uno strumento giuridico utilizzabile a sorpresa che si chiama “accertamento per descrizione”.
L’accertamento per descrizione nella violazione di licenza software
In cosa consiste l’azione “a sorpresa” del titolare dei diritti sul software.
Dicevamo che i titolari dei diritti fanno istruttorie, partendo da dati massivi, su chi si ritiene aver violato i loro diritti di licenza.
Questo esito, dopo aver analizzato diversi dati conduce o alla diffida di cui sopra, oppure all’utilizzo di uno strumento a sorpresa chiamato accertamento per descrizione.
Il procedimento di descrizione informatica è un provvedimento giudiziario d’urgenza finalizzato all’individuazione, acquisizione e conservazione di elementi di prova volti a dimostrare la violazione di diritti di proprietà industriale, diritto d’autore, diritti del lavoro e responsabilità civili.
È una misura di carattere istruttorio a vocazione cautelare, finalizzata a precostituire e conservare la prova della violazione lamentata per il successivo giudizio ove sussista il rischio della sua dispersione e/o l’impossibilità di procurarsela altrimenti.
In pratica il titolare del diritto sul software chiede al giudice di potersi recare a sorpresa, quindi senza nessun avvertimento preventivo, con un consulente informatico od esperto in proprietà intellettuale ed industriale presso la sede dell’azienda sospettata, ed effettuare una azione simile a quella che avviene durante una perquisizione o un sequestro in sede penale, per cogliere sul fatto i potenziali violatori.
Una volta raccolte le prove le stesse vengono portate all’attenzione dello stesso Giudice che dovrà in prima battuta decidere della violazione.
Strategia di difesa nella violazione di licenza software
I pro ed i contro di una opportuna strategia di difesa.
La cosa buona è che, a fronte di una situazione che appare nei primi momenti fonte di grande stress, esistono in realtà molteplici tecniche di difesa che è qui solo possibile accennare, e che possono condurre ad un esito positivo dell’incidente occorso, e che possono anche sostanziarsi in una efficace risposta a chi afferma essere avvenuta una violazione.
La fase pre-contenziosa
La fase pre-contenziosa.
Se per esempio non è stata attivata la fase dell’accertamento preventivo, e si è ancora nella fase delle comunicazioni (in genere più di una) si possono efficacemente delineare le opportune strategie difensive anche nell’ambito del procedimento che si apre con il necessario invito, che il titolare dei diritti deve fare alla controparte, alla stipula di una convenzione di negoziazione assistita ai sensi del D.L. n. 132/2014, conv. L. n. 212/2014, con la partecipazione e l’assistenza di un avvocato di fiducia.
