La crescente centralità dei dati personali nel tessuto economico e digitale globale impone alle organizzazioni un modello di governance capace di unire sicurezza, trasparenza e responsabilità.
La ISO/IEC 27701:2025 rappresenta oggi lo standard di riferimento internazionale per strutturare un sistema di gestione della privacy che sia realmente integrato nel business, proporzionato ai rischi e orientato alla tutela dei diritti delle persone.
Indice degli argomenti
Dalla compliance alla competitività: il ruolo strategico della privacy
Questa nuova versione della norma supera l’impostazione precedente del 2019, introducendo la certificabilità autonoma e rafforzando l’accountability come principio cardine. Lo standard consente di trasformare la protezione dei dati da adempimento normativo a leva competitiva e reputazionale, allineando privacy, governance e sostenibilità digitale.
La valutazione del rischio orientata ai diritti delle persone
Il cuore operativo della ISO/IEC 27701:2025 è la capacità dell’organizzazione di valutare consapevolmente i rischi derivanti dai trattamenti di dati personali. L’analisi del rischio non si limita a considerare vulnerabilità informatiche, ma richiede di valutare le possibili conseguenze sui diritti e sulle libertà degli interessati. Un incidente, un accesso non autorizzato o un uso improprio dei dati non sono eventi critici solo perché minacciano l’infrastruttura, ma perché possono produrre danni concreti alla persona: perdita di riservatezza, emarginazione sociale o professionale, discriminazioni, danni economici o psicologici. La norma richiede quindi l’identificazione puntuale dei trattamenti, la comprensione dei contesti di utilizzo e la definizione delle misure tecniche e organizzative adeguate con un principio di proporzionalità. Ogni controllo deve essere giustificato dal rischio effettivo e non applicato in modo astratto: questo sposta il modello di gestione da un approccio documentale a un approccio realmente orientato alla tutela delle persone.
Una norma autonoma e certificabile: la svolta del 2025
La revisione della ISO/IEC 27701 pubblicata nell’ottobre 2025 rappresenta quindi una svolta significativa nel panorama della protezione dei dati personali e della governance della privacy. Se la versione 2019 costituiva un’estensione naturale della ISO/IEC 27001 e della ISO/IEC 27002, concepita principalmente per integrare il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni con controlli specifici dedicati alla tutela dei dati personali, la nuova ISO/IEC 27701:2025 compie un salto concettuale e operativo molto più ampio. Non viene più proposta come semplice addendum della 27001, bensì come uno standard autonomo e certificabile a sé, in grado di costituire la base principale per la costruzione di un PIMS, ossia un Privacy Information Management System capace di abbracciare l’intero ciclo di vita dei dati personali in maniera strutturata, documentata e dimostrabile.
Il Privacy Information Management System come driver strategico
Questa riformulazione risponde a una tendenza evidente: la privacy non è più un presidio tecnico confinato al reparto IT, ma un elemento strategico che coinvolge governance, processi aziendali, relazioni contrattuali, misure organizzative e aspetti di responsabilità legale. La ISO/IEC 27701:2025 promuove un approccio molto più maturo, in cui la protezione dei dati non rappresenta un obbligo burocratico, ma un driver essenziale per la fiducia e la competitività delle imprese. I
l sistema Privacy Information Management System (PIMS) permette alle organizzazioni di documentare in modo accurato ciò che fanno con i dati personali, di identificare i rischi e di adottare controlli adeguati per mitigarli, nel pieno rispetto del principio di accountability, che impone non solo di essere conformi alla normativa, ma di poter dimostrare la conformità.
Comprendere il contesto organizzativo: il punto di partenza
L’adozione della ISO/IEC 27701:2025 segue un percorso graduale che parte dalla definizione dell’ambito del sistema e dalla piena comprensione del contesto organizzativo.
La costruzione di un Privacy Information Management System secondo la ISO/IEC 27701:2025 non è un progetto puramente documentale, ma un vero processo di trasformazione organizzativa.
Si parte dalla piena comprensione del contesto aziendale: è necessario identificare quali tipologie di dati personali vengono trattate, quali sono le finalità, quali attori partecipano al trattamento, quali aspettative hanno gli interessati e quali obblighi derivano da normative nazionali o internazionali. Questa analisi preliminare permette di definire in modo concreto l’ambito del sistema di gestione, perché un PIMS deve essere calato nella realtà dell’organizzazione, non progettato in astratto.
Ruoli, responsabilità e struttura organizzativa
In seguito, diventa cruciale identificare le parti coinvolte e attribuire ruoli e responsabilità. La protezione dei dati non può essere demandata a un singolo reparto tecnico: deve essere governata dalla Direzione e servono strutture organizzative chiare.
L’azienda deve individuare chi decide, chi applica, chi controlla, chi monitora, chi esegue gli audit interni e chi mantiene il contatto con gli interessati. Questo passaggio è determinante, perché consente di trasformare la privacy da tema individuale a responsabilità collettiva.
La documentazione operativa: tracciabilità e ripetibilità
Una volta definita la struttura di responsabilità, è necessario istituire l’ossatura documentale del sistema. Non si tratta di produrre modulistica fine a sé stessa, ma di tradurre in procedure ciò che l’azienda sceglie di fare nella pratica.
Ogni attività deve essere tracciabile e ripetibile: registri dei trattamenti, basi giuridiche, informative, privacy by design, processi di gestione dei fornitori, controlli di accesso, procedure di data breach, conservazione e cancellazione dei dati, gestione delle richieste degli interessati. Il valore della documentazione non risiede nella quantità, ma nella capacità di fornire evidenza operativa delle scelte compiute.
Valutazione del rischio e misure proporzionate
Il cuore del sistema è la valutazione del rischio. Per ottenere la conformità l’azienda deve dimostrare di sapere analizzare i trattamenti, individuare le minacce, stimare la probabilità di un evento avverso e quantificarne l’impatto sui diritti e sulle libertà degli individui. Solo dopo questa analisi diventa possibile definire le misure tecniche e organizzative adeguate. Ogni controllo deve essere motivato dal rischio e non imposto meccanicamente: cifratura, pseudonimizzazione, segmentazione delle reti, segregazione degli accessi, limitazioni della conservazione e verifiche sui fornitori devono essere proporzionate alla natura del trattamento e all’esposizione al danno.
Attuazione reale e miglioramento continuo
Con queste basi strutturate, il sistema deve entrare nella quotidianità aziendale. La ISO/IEC 27701:2025 richiede un’attuazione reale, non teorica. Le politiche devono essere conosciute dal personale, le procedure devono essere applicate e misurate attraverso indicatori di prestazione, audit interni e riesami periodici da parte della Direzione.
È proprio questo ciclo di controllo che distingue un sistema vivo da una raccolta di documenti: l’azienda deve essere in grado di dimostrare che non solo ha definito un modello, ma lo governa nel tempo.
Il percorso verso la certificazione
Infine, il raggiungimento della certificazione è l’esito naturale di un sistema maturo. L’organismo di certificazione non valuta la tecnologia utilizzata, ma il livello di consapevolezza, di controllo e di documentazione con cui l’azienda gestisce la privacy. L’audit di certificazione verifica che le scelte siano state adeguatamente analizzate, che esistano prove oggettive dell’applicazione delle misure, che la Direzione assuma un ruolo attivo e che il miglioramento continuo sia parte integrante del modello. Quando l’organizzazione è in grado di dimostrare continuità di gestione, tracciabilità delle decisioni e responsabilità consapevole, la conformità allo standard è naturalmente raggiunta.
Una cultura della privacy, non solo documenti
In sintesi, la certificazione ISO/IEC 27701:2025 non si ottiene aggiungendo moduli o policy, ma costruendo una vera cultura della privacy. Un PIMS non è un vincolo, ma una struttura che permette all’azienda di proteggere il proprio patrimonio informativo, consolidare la fiducia del mercato e gestire i dati personali con la stessa attenzione con cui gestisce qualsiasi altro asset strategico.
È questo il valore più grande dello standard: trasformare la privacy in un fattore di affidabilità, sostenibilità e competitività aziendale.
Titolare e responsabile: ruoli e responsabilità condivise
La ISO/IEC 27701:2025 valorizza inoltre la distinzione operativa tra titolare e responsabile del trattamento, chiarendo ruoli e responsabilità nei due allegati principali della norma: Annex A per i PII Controller e Annex B per i PII Processor. La nuova formulazione impone un modello di responsabilizzazione condivisa, in cui ciascun attore della filiera del trattamento deve adottare misure coerenti e verificabili, contribuendo alla tutela dei dati personali in ogni fase, inclusi outsourcing e catena di fornitura.
Questa impostazione assume un peso cruciale considerando che la gran parte dei trattamenti moderni coinvolge fornitori, piattaforme cloud e servizi esterni.
I vantaggi concreti della certificazione
Le imprese che scelgono di adottare la ISO/IEC 27701:2025 ottengono un vantaggio tangibile. La certificazione costituisce una prova documentale di conformità, rafforza la reputazione e velocizza la conclusione di accordi commerciali con partner che trattano dati personali.
Dimostra la capacità dell’organizzazione di gestire la privacy secondo un modello evoluto e misurabile, riducendo l’esposizione al rischio di violazioni, sanzioni e danni reputazionali. Ancora più rilevante, permette di armonizzare la compliance con normative differenti, dal GDPR alle legislazioni americane come CCPA e CPRA, fino alle nuove norme globali come LGPD e PIPL, evitando la frammentazione di adempimenti e procedure.
Il nodo dell’accreditamento IAF
L’unico nodo ancora aperto riguarda l’IAF, che non ha ancora pubblicato linee guida ufficiali sull’accreditamento delle certificazioni autonome ISO/IEC 27701:2025.
Lo standard prevede chiaramente che sia certificabile anche da solo, ma finché non verrà rilasciato un position paper ufficiale dall’International Accreditation Forum, potrebbe verificarsi una fase di transizione in cui gli organismi di certificazione adotteranno tempistiche e interpretazioni non completamente uniformi tra i diversi Paesi.
Si tratta di un passaggio già visto in passato con altre norme, destinato a risolversi non appena l’IAF rilascerà regole univoche.
Privacy sostenibile e vantaggio competitivo
Nel suo complesso, la ISO/IEC 27701:2025 accompagna le organizzazioni verso un modello di privacy moderno, sostenibile e integrato con l’evoluzione tecnologica.
Un PIMS ben progettato non limita l’innovazione: la rende sostenibile, trasparente e più solida nel lungo periodo. In un mercato fondato sulla fiducia, la capacità di dimostrare che i dati delle persone sono gestiti con responsabilità rappresenta un vantaggio competitivo, un acceleratore nelle relazioni commerciali e un elemento distintivo nelle gare, nelle partnership e nel dialogo con i clienti.
Scegliere di adottare la ISO/IEC 27701:2025 significa investire nella credibilità, nella reputazione e nella resilienza della propria organizzazione. È un autentico investimento strategico che tutela il valore più importante: la fiducia delle persone.
