DOMANDA
Supponendo di voler conservare in modo sostitutivo un contratto firmato digitalmente o una Pec quali sono le tempistiche da rispettare? Esiste un termine così come viene stabilito per i documenti con valenza fiscale?
RISPOSTA
Se il documento originale è un documento informatico, il metodo naturale di conservazione è quello informatico. Le regole di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari sono dettate dal DMEF 17/6/2014 che, all’articolo 2, comma 1, prevede che “… la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005,n. 82”.
A norma del successivo comma 3, articolo 3, “Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti é effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357…”, ossia entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione annuale delle dichiarazioni dei redditi. Quindi, i documenti relativi all’anno d’imposta 2022 andranno conservati entro il mese di febbraio 2024. Se il contratto ha rilevanza ai fini fiscali, il termine di conservazione è quello sopra indicato. Il che, come verrà appresso chiarito, non vuol dire che il documento informatico non conservato non abbia valore.
Al di fuori dell’ambito tributario, il decreto legislativo 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), all’articolo 43, comma 1, prevede che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.” Le Linee Guida sono sempre quelle a cui fa riferimento anche i DMEF sopra citato. Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, deve garantire la autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Relativamente alla conservazione, le Linee guida, emanate a norma del citato articolo 71, (punto 3.5) prevedono che: a) per le Pubbliche Amministrazioni il piano di conservazione è allegato al manuale di gestione documentale, con l’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate; b) per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, qualora si renda necessario redigere un Manuale di gestione per la complessità della struttura organizzativa e della documentazione prodotta, dovrebbero essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate. Non sono quindi previsti termini specifici entro cui effettuare conservazione dei documenti informatici, se non quelli correlati alle esigenze dell’Ente (o del soggetto privato) tenendo comunque presente la finalità della conservazione è quella di assicurare al documento informatico, le caratteristiche di “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità” è valido ad ogni effetto di legge.
Occorre anche far presente che, a norma del comma 1-bis dell’articolo 20 del CAD, “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi e’ apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, e’ formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore ” e che in tutti gli altri casi “…l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità”. In conclusione:
- Un documento informatico provvisto di firma digitale ha l’efficacia probatoria prevista dall’art.2702 C.C., ossia fa piena prova fino a querela di falso, indipendentemente dalla sua inclusione in un sistema di conservazione;
Una pec, che è un documento informatico ma sprovvisto di firma digitale, ha l’efficacia prevista dall’art.2702 se formato e conservato seguendo le linee guida definite dall’articolo 71; il che non vuol dire che ci sia un termine perentorio entro il quale effettuare la conservazione, ma che il documento debba essere trattato e conservato con una procedura che ne possa garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu. Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
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