L’intenso dibattito sulla conservazione digitale da parte di tecnici, operatori di settore e ricercatori, sembra inversamente proporzionale alla capacità delle nostre organizzazioni, in particolare di quelle pubbliche, di realizzare, in modo organico e sistematico, dei processi di conservazione che si facciano carico dell’intera e variegata mole di documenti digitali di cui esse fanno quotidianamente uso, nel perseguire la propria mission.
Guardando a queste stesse difficoltà, si ha quasi l’impressione che la conservazione digitale sia “la figlia di un dio minore”, se raffrontata con gli altri ambiti della digital transformation. Questo quadro sembra suffragato, tra l’altro, da uno degli ultimi studi disponibili di una certa consistenza, sebbene datato: quello condotto nel 2017 dal Laboratorio di documentazione dell’Università della Calabria e dall’Istituto di informatica e telematica del Consiglio nazionale delle ricerche, che all’epoca svolsero un’indagine per rilevare il grado di trasformazione digitale raggiunto dalle amministrazioni pubbliche del nostro paese, con particolare attenzione proprio ai processi di conservazione digitale[1].
Indice degli argomenti
Cosa emerge dallo studio
Lo studio evidenziava una situazione per nulla confortante, in cui la conservazione emergeva come la dimensione maggiormente sottovalutata tra quelle che tipicamente accompagnano la transizione al digitale. Il timore è che, nel frattempo, questo quadro così problematico non sia sostanzialmente migliorato: ne avremo un’eventuale riprova con i risultati ottenuti dal monitoraggio che l’Agenzia per l’Italia Digitale ha avviato nell’agosto dello scorso anno[2], in attuazione del Piano triennale per l’informatica nella pubblica Amministrazione 2024–2026. Com’è noto la rilevazione ha l’obiettivo di verificare la reale applicazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici[3].
Certo il nostro paese, sotto la spinta di una normativa consolidata nel campo dei servizi per la conservazione digitale, può vantare una maturità di settore: al punto che Maria Guercio ha ricordato che «l’esperienza italiana è di grande importanza […], dato che nessun altro paese ha alle spalle un’applicazione ventennale di norme specifiche sulla conservazione e dieci anni di attività nel campo dell’accreditamento e, quindi, di analisi critica dei sistemi conservativi digitali»[4].
Questa maturità è però un tutt’uno con delle innegabili “zona d’ombra”: prima fra tutte quella per cui la conservazione ha di fatto assunto una configurazione a “macchia di leopardo”. Concentrata, in altri termini, su specifiche casistiche documentarie che rappresentano solo un sotto-insieme della complessiva documentazione digitale gestita dalle amministrazioni pubbliche: per lo più i registri giornalieri di protocollo e i flussi documentali che transitano per il protocollo informatico; più raramente i documenti registrati nei repertori; ancor più raramente i documenti gestiti dai sistemi informativi esterni al sistema di gestione documentale (business systems o “applicativi verticali”); per non parlare poi di quei flussi di dati giuridicamente rilevanti che il nostro legislatore ascrive, a pieno titolo, alla nozione di documento informatico[5] e che pertanto dovrebbero essere sottoposti a custodia, ma che nella realtà sono mediamente ignorati dai servizi di conservazione digitale.
Così che quest’ultimi – di fatto e contro ogni evidenza normativa – sembrano privilegiare delle “filiere documentali” a scapito di altre. Ebbene nelle pagine che seguono cercherò di riflettere su come l’incapacità a conservare, in modo sistematico e organico, l’interno patrimonio documentale digitale non sia tanto dovuta a ragioni contingenti, quell’inerzia e quella scarsa propensione al cambiamento attribuita, talvolta in forma di cliché, al settore pubblico – ma sia l’effetto dei rapporti disfunzionali instauratisi, nel tempo, tra il dominio della gestione documentale e quello della conservazione: rapporti che, in ultima analisi, rendono la custodia digitale poco sostenibile per le organizzazioni.
L’interpretazione italiana alla preservation
Il punto d’origine della questione – che a mio modo di vedere sta a cavallo tra dimensione teorica e regolazione legislativa – va identificato con una circostanza precisa: nel contesto italiano si è persa o forse non è mai veramente attecchita la distinzione concettuale tra il conservare e il preservare. Nel nostro paese quest’ultimo termine ha conosciuto negli anni una discreta diffusione nell’uso: in concomitanza con il progressivo ampliarsi della casistica dei documenti e degli archivi digitali e sull’onda dell’equivalente termine inglese preservation, impiegato in particolare dalle comunità archivistiche anglossassoni che, per prime, si sono dovute confrontare con le sfide imposte dell’ICT.
In quelle stesse comunità il concetto di preservation si è caricato di una particolare enfasi: la sottolineatura dell’urgenza per processi di produzione e tenuta della documentazione digitale da innovare profondamente rispetto a quelli utilizzati nel precedente scenario analogico. Una carica di innovazione questa davvero ineludibile: come ricordato, infatti, da Maria Guercio nella dimensione digitale «la conservazione non è neppure concepibile se non si avviano le attività che la rendono possibile al momento stesso della formazione del sistema documentario informatico e se del personale professionalmente preparato non è presente nel disegno stesso del sistema»[6].
Fin da subito, dunque, nelle culture archivistiche anglosassoni il concetto di preservation si è fatto portatore della precisa consapevolezza che la conservazione della documentazione digitale richieda di essere largamente anticipata rispetto a quanto avveniva con la tradizionale custodia delle scritture cartacee: anticipata non solo alla fase di formazione dei documenti, ma addirittura a quella dedicata alla progettazione del sistema di gestione documentale.
La diffusione del concetto di preservation
L’approccio incentrato sulla preservazione ha trovato, negli anni, un consenso sempre più largo, tanto da propagarsi nelle culture archivistiche di paesi diversi e in contesti disciplinari variegati. Non è un caso, allora, che una delle sue prime formulazioni autorevoli si ritrovi nella Guide for managing electronic records from an archival perspective, predisposta nel 1997 dal Committee on electronic records dell’International council on archives. In tale guida si afferma, con grande chiarezza, che la preservazione deve operare senza soluzione di continuità, a partire dalla fase di design del sistema di gestione documentale e nel corso delle successive fasi di produzione e tenuta dei documenti digitali[7].
E dai lì poi il concetto della preservation è andato ulteriormente diffondendosi, in domini diversi da quello strettamente legato alla comunità archivistica internazionale. Non è un caso che lo standard ISO 15489-1:2016 includa, nella gestione documentale, una serie di processi che sono quelli che tipicamente concretizzano la preservation: lo storing records, il migration and converting records e soprattutto lo use and reuse[8].
Cosa dicono le norme
Si potrebbe addirittura sostenere che lo standard ricomprenda, programmaticamente, la preservazione come parte essenziale della gestione documentale. Nella sua introduzione ISO 15489-1:2016 esplicita come il records management consista certamente nella creazione e registrazione dei documenti, così da sedimentare delle evidenze autorevoli per le attività eseguite dall’organizzazione; non solo questo però perchè, nella stessa introduzione, si ricorda come la gestione documentale includa anche l’adozione di azioni appropriate a favore di quegli stessi documenti, «to protect their authenticity, reliability, integrity and useability as their business context and requirements for their management change over time»[9].
I riferimenti a eIDAS
In questa prospettiva la preservazione è allora l’altra faccia ineliminabile dell’uso della documentazione digitale: in qualsiasi dominio – e primariamente in quello della gestione documentale – in cui si fa un utilizzo corrente e non estemporaneo dei documenti digitali, lì deve anche operare la loro preservazione senza soluzione di continuità, per tutto il periodo di tempo in cui quello stesso uso si dispiega. Questa stretta connessione, tra uso da parte di un’organizzazione della documentazione digitale e necessità della sua preservation, è stata ribadita più di recente anche in un white paper, predisposto in occasione delle modifiche apportate nel 2024 al regolamento europeo eIDAS[10].
i tratta di un documento redatto dall’eArchiving Initiative – progetto finanziato dalla Commissione europea e gestito dall’E-ARK Consortium – e in cui si evidenzia che “the electronic archiving is strongly linked to digital preservation measures. The simple storage or replication of electronic data and electronic documents without considering preservation needs has become the main source of loss of information usability. Acting in the early stages of electronic archiving is the best option to guarantee the integrity, authenticity and usability of the electronic data and electronic documents as long as they are needed”[11].
Le differenze
Nella prospettiva fin qui delineata la preservazione non è per nulla sovrapponibile alla conservazione: la prima costituisce il presupposto per lo svolgimento della seconda, ma i due ambiti pur collegati rimangono senza alcun dubbio distinti. Ed allora, in questa stessa prospettiva, diviene possibile tracciare una distinzione inequivoca tra le due, quanto mai necessaria. La preservazione deve considerarsi come un complesso di funzioni, disseminate in quegli stessi contesti e sistemi in cui si producono e si registrano i documenti digitali, per antonomasia in quelli dedicati alla gestione documentale, al fine di rendere possibile il loro uso per un periodo di tempo definito, in quanto sapere strategico per l’operatività di un’organizzazione e i cui membri esauriscono per intero la comunità d’uso di quegli stessi asset documentali preservati (vedi fig. 1).
La conservazione si esercita, invece, sulla documentazione digitale che ha oramai esaurito le ragioni d’uso per le quali è stata originariamente prodotta, registrata e utilizzata – tipicamente in un contesto e sistema di gestione documentale – da una certa organizzazione e per un definito periodo di tempo. Tale patrimonio documentale, nonostante questa perdita dell’iniziale valore d’uso, è in ogni caso valutato come meritevole di custodia a tempo indefinito, in quanto nel frattempo esso ha acquisito una sopraggiunta utilità d’uso: in primis per la ricerca scientifica o per la ricerca storica. Secondo questo angolo visuale la conservazione, allora, è sempre ascrivibile a uno scenario a lungo termine, se non addirittura permanente.
A seguito di tali caratteristiche, la conservazione deve essere dunque riconosciuta come un complesso di funzioni che sono relegate e si concentrano in contesti e sistemi specifici, distinti da quelli che hanno presieduto all’originaria produzione, registrazione e utilizzo dei documenti da parte di una certa organizzazione. Ciò si rende necessario in quanto le risorse documentali sono ora destinate a una prospettiva di “ri-uso”: la comunità di utenti per quel patrimonio documentale è spesso, infatti, popolata da soggetti terzi rispetto ai membri dell’organizzazione che originariamente si è servita della documentazione digitale; e in ogni caso le modalità di accesso e utilizzo sono adesso radicalmente diverse da quelle che originariamente hanno condizionato l’uso documentale da parte dei membri dell’organizzazione produttrice, in ragione del fatto che essi guardavano alle risorse documentali soprattutto in chiave di sapere organizzativo strategico (vedi fig. 1).
Fig. 1: distinzione tra preservazione e conservazione
In sintesi, si potrebbe rimarcare che mentre la preservazione ha una natura sincrona in rapporto agli usi legati agli originari processi di produzione e registrazione dei documenti digitali, tanto da identificarsi con la fase iniziale e la fase intermedia del ciclo di vita documentale, non così la conservazione (a lungo termine o permanente), che in relazione ad essi si pone invece su un piano diacronico, tanto da qualificarsi come la fase finale dello stesso ciclo di vita.
Nel nostro paese questa distinzione, che è insieme concettuale, funzionale ed operativa, risulta fortemente offuscata, a partire dagli stessi testi normativi: così che da noi i due termini sono, con frequenza, usati come dei sinonimi. Un’ambiguità che è la conseguenza della volontà del nostro legislatore, che ha inteso traslare le funzioni di preservation al di fuori dei contesti e sistemi di gestione documentale.
Cosa dicono le Linee guida
Tanto è vero che le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, richiamandosi a precedenti disposizioni di legge, prevedono che «il sistema di conservazione sia almeno logicamente distinto dal sistema di gestione informatica dei documenti»[12]. Regola tecnica questa che va letta contestualmente a un’altra norma. Mi riferisco alla disposizione del Codice dell’amministrazione digitale che sollecita le amministrazioni pubbliche a versare quanto prima possibile – quasi si trattasse di un’urgenza – i propri documenti digitali in forma aggregata (fascicoli e serie), dagli originari contesti e sistemi di gestione documentale a quelli che lo stesso Codice designa come servizi di conservazione digitale: il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni […] almeno una volta all’anno […] provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimentinon conclusi»[13].
Così queste due disposizioni ci restituiscono le modalità con cui la preservation è stata realizzata nel nostro paese, secondo un paradigma che definirei anomalo: da un lato, infatti, è indubbio che quelli che nel nostro paese indichiamo come servizi di conservazione digitale siano da considerare, più correttamente, come dei servizi di preservazione, in quanto destinati a farsi carico di documenti digitali attivi – cioè d’uso corrente – da parte delle organizzazioni che se ne servono per lo svolgimento di attività (procedimenti amministrativi o processi di lavoro non procedimentalizzati) ancora in corso e pertanto non concluse; dall’altro lato però le funzioni di preservazione non operano – come ci si aspetterebbe in base alla nozione in senso stretto di preservation – all’interno degli originari contesti e sistemi di gestione documentale e dunque non ne fanno parte, essendo state espunte da quest’ultimi e autonomamente articolate in contesti e sistemi ad hoc, specifici e «logicamente distinti» dai primi, per usare le parole del nostro legislatore.
Così, a differenza di quanto accade in altri paesi[14], da noi i processi dipreservation non rappresentano un’articolazione interna ai contesti e sistemi di gestione documentale. Tutto questo ha portato, infine, a sovrapporre il concetto di preservazione con quello di conservazione, giacchè quest’ultimo si è sempre tradizionalmente caratterizzato per una sua alterità rispetto alla dimensione di produzione e tenuta della documentazione. Emerge così uno scenario nazionale in cui sembra agire – soprattutto sull’onda delle riflessioni preoccupare del nostro legislatore – una pesante sottovalutazione delle possibili performance preservative che potrebbero essere realizzate dai contemporanei sistemi di gestione documentale: così che si è voluto, per così dire, correre ai ripari, incardinando le funzioni di preservation in servizi chiamati di conservazione e chiaramente distinti da quelli di records management[15].
La conservazione digitale “disfunzionale”
Le modalità peculiari con cui nel nostro paese è stata realizzata la preservazione hanno portato, nel tempo, a instaurare delle relazioni disfunzionali tra i sistemi di conservazione digitale – o meglio di preservazione – e quelli di gestione documentale, generando poi a catena una serie di criticità su cui gli operatori del settore a vario titolo sono sempre più allertati[16]. E proprio tali fragilità funzionali spiegano quella configurazione a “macchia di leopardo” a cui si è accennato in introduzione, menzionando il fatto che i servizi di conservazione sembrano concentrarsi su alcune delimitate “filiere documentali” e non invece sul complessivo e variegato patrimonio documentale sedimentato dalle organizzazioni. Quali sono però più in concreto tali criticità?
Quando si dibatte sui servizi di conservazione digitale realizzati oggi nel nostro paese raramente si riporta una circostanza di prima grandezza, quasi fossimo dinnanzi a una sorta di tabù su cui è meglio tacere: la documentazione destinata alla custodia digitale quasi mai è concretamente trasferita dalle applicazioni di gestione documentale a quelle di conservazione, ma più semplicemente vi viene versata in forma di “secondi esemplari”: in altri termini, i documenti permangono presso gli originari sistemi di records management e al contempo, trasportati con dei pacchetti di versamento, dei loro “secondi esemplari” sono consegnati a quelli che ci ostiniamo a denominare sistemi di conservazione, ma che più correttamente sono da riconoscere come applicazioni che garantiscono le funzioni di preservation. L’effetto finale, in ogni caso, è quello di “duplicare” su due contesti e sistemi quello che potremmo qualificare come l’archivio digitale corrente dell’organizzazione, stravolgendo così nel passaggio dallo scenario analogico allo scenario digitale il ciclo di vita documentale (vedi fig. 2).
Fig. 2: trasformazione del ciclo di vita documentale
Tale duplicazione è chiaramente disfunzionale, perché produce una serie di aggravi a cui le organizzazioni devono far fronte per mantenere costantemente e puntualmente allineate le due dimensioni.
Esempi pratici
Si pensi, in primo luogo, agli oneri per realizzare lo scarto documentale, che allora dovrà essere portato a termine non solo sugli esemplari attestati nell’originario sistema di gestione documentale, ma contestualmente anche sui corrispondenti “secondi esemplari” versati, nel tempo, al servizio di conservazione digitale. Gli oneri sono però anche di altro tipo. I documenti attivi – o correnti che dir si voglia – i cui “secondi esemplari” sono destinati ai sistemi di custodia digitale non sono mai, per definizione, stabilizzati in senso assoluto.
Possono, infatti, andare incontro a tutta una serie di eventi di modifica o aggiornamento nel contesto del sistema di gestione documentale di appartenenza: annullamento della registrazione, rettifica o versionamento del contenuto, variazione dei metadati di classificazione e fascicolazione, variazione nel flusso di assegnazione etc. Così se il versamento al servizio di conservazione avviene in un momento di tempo molto ravvicinato alla fase di registrazione nel sistema di gestione documentale, sarà d’obbligo per le organizzazioni sviluppare degli interfacciamenti assai complessi e onerosi tra le due applicazioni: interfacciamenti che dovranno garantire che al servizio di custodia digitale pervengano non solo gli iniziali pacchetti di versamento, capaci di tracciare lo stato iniziale dei documenti all’atto della loro registrazione nel sistema di records management, ma anche dei successivi pacchetti, in grado di aggiornare quelli iniziali e con cui dar conto – dinamicamente nel tempo – delle variazioni significative di stato che i documenti stessi hanno subito, nel frattempo, nell’originario sistema di gestione documentale.
Assegnare, in altri termini, a delle applicazioni di preservation distinte da quelle di gestione documentale gli esemplari di documenti ancora massimamente attivi – come d’altronde indicato proprio dalla norma già accennata del Codice dell’amministrazione digitale che prescrive, almeno una volta all’anno, di destinare alla conservazione digitale i documenti afferenti a fascicoli e serie relative «a procedimenti non conclusi»[17] – trasforma l’interazione tra dominio della gestione documentale e quello della preservazione o della conservazione che dir si voglia in una comunicazione continua. D’altro canto, è del tutto evidente che l’insieme di questi oneri verrebbe meno qualora la preservation fosse ricondotta all’interno del contesto proprio della gestione documentale.
I rischi
Le fragilità ora osservate appaiono ancor più clamorose in considerazione di ulteriori considerazioni: non si ravvisano, infatti, delle reali necessità funzionali di procedere alla “duplicazione” dell’archivio corrente digitale – se non quelle dettate dal rispetto degli obblighi normativi – “duplicazione” che d’altro canto genera un’incertezza che abbraccia l’intero scenario. Ciò emerge con tutta chiarezza se si considera che l’organizzazione – in particolare quella pubblica – svolge le proprie attività servendosi degli esemplari documentali attivi che persistono nel proprio sistema di gestione documentale, in quanto come già evidenziato l’azione di versamento ai servizi di conservazione digitale non scatena la rimozione dei documenti dall’applicazione di records management.
Tale persistenza si spiega, soprattutto, in ragione del fatto che quest’ultima mette a disposizione della stessa organizzazione degli strumenti sofisticati e oramai irrinunciabili: in primis quelli per la gestione dei flussi documentali e dei processi di lavoro, nonché – nei casi più fortunati – quelli per l’integrazione con altri sistemi informativi (business systems o “applicativi verticali”). In questo modo però l’organizzazione stessa, basando la propria operatività quotidiana sugli esemplari persistenti nel sistema di gestione documentale, dimostra di riconoscere agli stessi una sufficiente credibilità: dunque un’adeguata affidabilità, integrità e in ultima istanza autenticità, coerentemente d’altro canto con quanto indicato dall’ISO 15489-1:2016 proprio in materia di records management.
Cosa aspettarci
Ed allora non si intende davvero quale sarebbe il “surplus di credibilità” garantito dagli esemplari custodi dai servizi di conservazione nel raffronto con gli esemplari mantenuti dal sistema di gestione documentale. Perché delle due l’una: o le nostre organizzazioni agiscono servendosi di asset documentali che non hanno una sufficiente autorevolezza – di qui allora il ricorso complementare ai servizi di conservazione digitale – ma ciò comporterebbe un vulnus alle certezze su cui poggiano i nostri rapporti sociali, oppure all’opposto gli attuali sistemi di records management sono già oggi in grado di svolgere delle funzioni di preservation che, immotivatamente dal punto di vista funzionale, ci ostiniamo a “duplicare” in applicazioni terze esterne. Davvero in questo caso dovremmo arrenderci al principio de tertium non datur.
È dunque questo quadro di fragilità e paradossi di natura funzionale che credo inducono le organizzazioni a restringere quanto più possibile, a poche “filiere documentali”, la conservazione digitale per com’è oggi regolamentata in modo poco sostenibile nel nostro paese e a farne così una delle dimensioni meno considerate nei processi di trasformazione digitale.
* Le pagine web citate sono state consultate il 3 marzo 2026.
Note
[1] I risultati dello studio sono stati pubblicati in Roberto Guarasci, Francesca Parisi, Erika Pasceri, Il processo di digitalizzazione nelle pubbliche amministrazioni: i risultati di una indagine, «Archivi», 14 (2019), n. 1, p. 77-88, https://anai.org/wp-content/uploads/2024/01/Anai_Archivi_1-2019.pdf; allo stesso studio è dedicato anche l’articolo Roberto Guarasci, Conservazione digitale, norme ignorate dalle PA locali: il sondaggio, «Agenda Digitale», 26 settembre 2017, https://www.agendadigitale.eu/documenti/conservazione-digitale-norme-ignorate-dalle-pa-locali-il-sondaggio/.
[2] https://www.agid.gov.it/it/notizie/agid-avvia-lattivita-di-monitoraggio-sullattuazione-delle-linee-guida-sulla-formazione. Il monitoraggio ha previsto una fase iniziale di raccolta dei dati, terminata il 15 febbraio 2026 e realizzata con una form di rilevazione rivolta ai soggetti a cui si applicano le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (art. 2 comma 2 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82): alle amministrazioni pubbliche, ai gestori di pubblici servizi e alle società a controllo pubblico. Il modulo di rilevazione è ancora disponibile al seguente indirizzo: https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2025-08/Form%20di%20rilevazione%202025.pdf.
[3] La versione attualmente in vigore di tali linee guida è stata approvata con le determinazioni del direttore generale dell’AgID 9 settembre 2020, n. 407 e 17 maggio 2021, n. 371.
[4] Maria Guercio, Nuovo eIDAS, le proposte per archiviazione e conservazione: verso più controllo, «Agenda Digitale», 19 settembre 2023, https://www.agendadigitale.eu/documenti/nuovo-eidas-le-proposte-per-archiviazione-e-conservazione-verso-piu-controllo/.
[5] Il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), all’art. 1 comma 1 lettera p, definisce il documento informatico nei termini di «documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
[6] Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2019, p. 148.
[7] International council on archives (ICA) – Committee on electronic records, Guide for managing electronic records from an archival perspective, Paris, ICA, 1997, cap. 1.4, https://www.ica.org/resource/ica-study-n8-guide-for-managing-electronic-records-from-an-archival-perspective/. La preservation è ritenuta a tal punto strategica, per la gestione documentale, che nel documento si prevede anche l’adozione di uno strumento ad hoc ad essa dedicato, il preservation plan: «it should delineate how the records should be preserved across time and technology».
[8] International Organization for Standardization, ISO 15489-1:2016. Information and documentation – Records management. Part. 1: Concepts and principles, 2a ed., Geneva, ISO, 2016, p. 17-18. In particolare il processo use and reuse è così definito: «records should be useable for as long as they are retained. Records systems should be designed to support easy use of records […] Measures for ensuring continued useability may include the following: a) applying and maintaining appropriate metadata about a record’s technical dependencies; b) creating additional copies of records or converting them into alternative formats; c) migrating records; d) preparing a plan to ensure continued access and useability of records in the event of a disaster affecting records systems or storage areas; e) establishing routine monitoring of storage conditions» (Ivi, p. 18).
[9] Ivi, p. V. Vedi anche nota 15.
[10] Regolamento (UE) n. 2024/1183 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11 aprile 2024 entrato in vigore il 20 maggio 2024 e che modifica il Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e dei servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401183.
[11] eArchiving Initiative, eIDAS Trust Electronic Archiving Services supported by the eArchiving Initiative. White Paper. Version 1.0, p. 3-4, https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/earchiving-white-paper-eidas2.
[12] Agenzia per l’Italia digitale, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, 2021, p. 31, https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-05/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf.
[13] Art. 44 comma 1-bis del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82. I corsivi sono di chi scrive.
[14] In Spagna, ad esempio, il legislatore ha distinto il concetto di conservación, con cui si designano le funzioni di preservazione svolte nel contesto della gestione documentale, dal concetto di conservación permanente, con cui invece si fa riferimento alle funzioni della conservazione in senso stretto, intesa come dimensione altra da quella della gestione documentale. Tanto è vero che nel glossario contenuto nell’ultima versione disponibile, quella del 2016, della Política de gestión de documentos electrónicos – Guía de aplicación de la Norma técnica de interoperabilidad compaiono le seguenti definizioni: «Ciclo de vida de un documento electrónico: conjunto de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente […] o para su destrucción reglamentaria»; «Gestión de documentos: conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos» (https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:34e78339-de2e-4fe5-b576-3107e9d3a54c/Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016.pdf).
[15] Il sospetto che il nostro legislatore nazionale assegni, a quelli che indica come sistemi di conservazione, delle finalità preservative che sarebbero invece proprie di evoluti sistemi di gestione documentale, emerge piuttosto chiaramente se si confronta il dettato del comma 1-ter dell’art. 44 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 con il passo più sopra citato dallo standard ISO 15489-1:2016 (vedi nota 9). Il primo prescrive che «il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità». Si tratta però delle stesse finalità che sono citate dallo standard ISO, quando in esso si indica che i sistemi di gestione documentale devono adottare delle azioni a favore dei documenti in essi registrati «to protect their authenticity, reliability, integrity and useability».
[16] Si veda, a titolo d’esempio, il post di Sergio Sette pubblicato il 15 gennaio 2025 e intitolato Gestione documentale: duplicazione dei sistemi e sostenibilità, https://www.linkedin.com/pulse/gestione-documentale-duplicazione-dei-sistemi-e-sergio-sette-pimde/.
[17] Art. 44 comma 1-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
