Collegi docenti online, nessuna scuola è davvero pronta

Il lavoro agile nella pubblica amministrazione italiana non ha quasi mai toccato la scuola, e per una ragione che sembra ovvia: si insegna in presenza, quindi si lavora in presenza. La ragione trascura la quota di lavoro docente che non si svolge in aula. Collegi, consigli di classe, dipartimenti disciplinari, gruppi di lavoro per l’inclusione, riunioni di programmazione: sono centinaia di migliaia di sedute l’anno, e in un istituto comprensivo distribuito su otto plessi possono significare un’ora di spostamento per una riunione di quaranta minuti.

Dal 30 giugno 2026 quella parte del lavoro può uscire dall’edificio scolastico con pieno valore giuridico. Con la nota prot. 3803 e l’allegato tecnico di questa estate, in attuazione dell’articolo 44 comma 6 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021, il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha definito criteri e modalità per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali con carattere deliberativo. Il contratto già consentiva le riunioni da remoto, ma per gli atti deliberativi mancavano le regole operative, e quel vuoto ha prodotto per anni prassi difformi da istituto a istituto, con delibere esposte a impugnazione.

Le scuole usano la videoconferenza dal 2020. Il passaggio che si apre adesso riguarda il valore dell’atto: una decisione presa online produce gli stessi effetti di una decisione presa in sala docenti, a condizione che l’istituto faccia due cose.

Le due condizioni poste dal Ministero

La prima riguarda lo strumento. L’allegato tecnico elenca i requisiti che una piattaforma deve garantire: identificazione certa e personale degli aventi diritto, autenticazione con credenziali univoche, unicità e personalità del voto, tracciabilità delle operazioni, sicurezza e integrità dei dati, tutela della riservatezza, conservazione delle evidenze informatiche che dimostrano la regolarità del procedimento. Sul voto segreto la formulazione è stringente: serve una separazione strutturale e irreversibile tra l’identità del votante e il voto espresso, e sono esclusi i sondaggi integrati che non assicurano un anonimato effettivo.

La seconda condizione riguarda la governance dell’istituto. La scuola deve aggiornare il proprio regolamento disciplinando sedute e votazioni a distanza; in assenza di quell’atto, la delibera assunta online resta impugnabile. L’adozione della modalità telematica rimane facoltativa, ma chi la adotta senza aver aggiornato il regolamento si espone.

Le prime reazioni delle rappresentanze mostrano quanto il perimetro sia ancora aperto. L’Anief ha letto la nota come un via libera al lavoro agile senza ostacoli procedurali. L’ANP, pochi giorni dopo, ha chiesto al Ministero una precisazione attuativa. La responsabilità di dare contenuto a quel perimetro ricade oggi sulle singole istituzioni scolastiche, che devono scrivere un atto in autonomia.

La fotografia: 7.779 istituti, il 13% pronto

Per misurare la distanza tra la norma e le scuole con Camelot ha mappato i siti istituzionali di 7.779 istituti statali cercando i regolamenti pubblicati.

Il 13%, pari a 986 istituti, ha online un regolamento che prevede le sedute a distanza degli organi collegiali. Un ulteriore 35% ha un regolamento di collegio o di organi collegiali privo di previsioni sul funzionamento da remoto, quindi un testo da integrare. Per la parte restante non risulta pubblicato un regolamento specifico: il dato non prova che non esista, ma indica un problema di trasparenza su un atto che dovrebbe essere all’albo online.

Lo studio ha analizzato il testo di 955 dei 986 regolamenti telematici pubblicati, verificando caratteristica per caratteristica quali aspetti disciplinano. Gli aspetti procedurali risultano ben presidiati. La privacy e il trattamento dei dati compaiono nell’87% dei testi, l’indicazione della piattaforma nel 77%, la convocazione della seduta telematica nel 73%, la verbalizzazione nel 72%, l’identificazione dei partecipanti nel 59%, l’accertamento delle presenze e del numero legale nel 53%.

I requisiti tecnici sono quasi ovunque assenti. La tracciabilità della seduta compare nel 39% dei regolamenti, la gestione dei malfunzionamenti nel 32%, la conservazione a norma AgID nel 17%. L’unicità del voto è prevista in sei regolamenti su 955, la dichiarazione di conformità del fornitore in quattro.

Costruendo un indice a 14 caratteristiche, nessun regolamento raggiunge il punteggio pieno: il massimo osservato è 12 su 14 e riguarda 15 istituti, mentre metà dei testi si ferma a 7 o meno. La spiegazione è storica. Quasi tutti questi documenti sono stati scritti tra il 2020 e il 2021, quando l’obiettivo era consentire alle scuole di riunirsi durante la pandemia; sono regolamenti nati per un’emergenza sanitaria e oggi chiamati a reggere un assetto ordinario.

Ne discende un’indicazione che riguarda anche gli istituti che si considerano in regola: un regolamento telematico del 2020 non equivale a un regolamento conforme alla nota 3803, e va comunque riscritto.

La questione del voto segreto

L’articolo 37 comma 4 del D.Lgs. 297/1994 prevede che nelle sedute degli organi collegiali la votazione sia segreta soltanto quando si faccia questione di persone: designazioni, elezioni interne, comitato di valutazione, casi individuali. Si tratta di una quota minoritaria delle delibere, ed è la quota in cui un vizio procedurale genera contenzioso. Il 47% dei regolamenti esaminati, 446 documenti, non prevede alcuna modalità di voto segreto. Un ulteriore 16%, 149 documenti, affida la votazione a strumenti generici: moduli online, chat della piattaforma di videoconferenza, alzata di mano a video. In un caso il regolamento afferma che un modulo online, configurato correttamente, garantirebbe insieme segretezza, anonimato e unicità del voto. È l’equivoco più diffuso e non regge sul piano tecnico. Un modulo o è anonimo, e allora non consente di verificare che ciascun avente diritto abbia votato una sola volta, oppure registra il rispondente, e allora il voto resta riconducibile alla persona. La separazione richiesta dal Ministero si ottiene con un’architettura in cui autenticazione ed espressione del voto restano processi distinti e non ricongiungibili, che è ciò che distingue una piattaforma di voto da uno strumento di raccolta risposte. Un secondo equivoco riguarda la conservazione. Diversi regolamenti disciplinano con cura la conservazione delle registrazioni video della seduta, nella convinzione di aver così risolto il requisito di tracciabilità. La registrazione documenta la discussione; la conservazione a norma prevista dalle Linee Guida AgID riguarda gli atti deliberativi e i log del sistema di voto, che sono evidenze diverse e devono essere prodotte dalla piattaforma.

Cosa deve contenere un regolamento aggiornato

L’articolato che regge la verifica ha una struttura ricorrente, da adattare alla singola istituzione:

• ambito di applicazione e organi coinvolti;
• definizioni di seduta telematica, mista, presenza e collegamento simultaneo;
• requisiti della piattaforma, con richiamo all’allegato tecnico e alla dichiarazione di conformità del fornitore;
• convocazione, preavviso e accesso alla seduta;
• identificazione dei partecipanti, con divieto di credenziali condivise;
• accertamento del quorum in modalità telematica;
• svolgimento della discussione e ruoli di presidente e segretario;
• voto palese e sua registrazione;
• voto segreto, con separazione tra autenticazione e scheda;
• verbalizzazione e conservazione a norma;
• gestione dei malfunzionamenti, dalla caduta di connessione durante una votazione alla ripetizione del voto;
• trattamento dei dati: base giuridica, informativa, nomina del responsabile, valutazione d’impatto dove necessaria.

I due articoli oggi quasi ovunque mancanti sono anche i più semplici da redigere: il richiamo all’unicità del voto e l’obbligo di acquisire dal fornitore una dichiarazione di conformità ai requisiti ministeriali. Sono due previsioni brevi, e collocano la responsabilità tecnica in capo a chi la piattaforma la costruisce anziché al dirigente scolastico.

Nota metodologica della ricerca di Camelot Società Benefit. Rilevazione automatica sui siti istituzionali di 7.779 istituti statali (anagrafe MIM a.s. 2026/27), agosto 2026, e analisi testuale su 955 regolamenti telematici pubblicati. Una caratteristica è considerata prevista quando il documento la menziona: le percentuali stimano la copertura testuale e non costituiscono un giudizio di conformità, che va compiuto caso per caso. Un dato non rilevato non equivale a un dato assente.