Attivare pagoPA nei Comuni: una strategia passo-passo

L’implementazione organica dei pagamenti tramite pagoPA all’interno di una Pubblica Amministrazione e, in particolare, di un Comune richiede un percorso di trasformazione digitale strutturato, basato su un piano operativo calibrato sulla realtà specifica dell’Ente. Analizziamo come predisporlo ed attuarlo.

Il percorso necessario per l’implementazione di PagoPA

L’implementazione organica dei pagamenti tramite pagoPA all’interno di una Pubblica Amministrazione e di un Comune in particolare richiede di attivare un percorso strutturato composto da 3 macro-fasi:

• Un’analisi della situazione iniziale dell’Ente
• La predisposizione e l’approvazione di un Piano operativo
• L’attuazione del piano accompagnando le singole strutture

Occorre infatti partire dal censimento di tutto ciò che riguarda i pagamenti all’interno dell’Ente prima di poter predisporre un piano. Piano in cui verranno definite una serie di regole generali da utilizzare nella gestione delle diverse tipologie di pagamento, l’adeguamento o l’attivazione ex novo delle componenti IT necessarie, nonché un preciso percorso di trasformazione digitale strutturato da utilizzare trasversalmente nelle diverse strutture declinandolo in base alle loro specifiche caratteristiche. La sua attuazione richiederà infine un’importante attività di supporto e accompagnamento dedicata a tutte le strutture dell’Ente coinvolte perché l’implementazione risulti efficace e garantisca i benefici promessi.

Di seguito possiamo vedere la struttura di tale percorso.

Gruppo di lavoro multidisciplinare per PagoPA

Un simile percorso non può prescindere dall’attivazione di un gruppo di lavoro multidisciplinare, composto da persone con competenze diverse e che tipicamente lavorano in uffici diversi, come contabilità, IT, ma anche l’UTD (Ufficio per la transizione al digitale) e/o la struttura dell’Ente che si occupa di processi interni.

Alla guida di questo gruppo, con compiti di coordinamento è fondamentale avere una risorsa che sia esperta in processi di trasformazione digitale e al tempo stesso competente in materia di pagamenti elettronici. Tale ruolo, a seconda dei casi, può essere ricoperto direttamente dall’RTD, oppure anche da un consulente esterno, specie in caso di assenza di simili competenze all’interno del Comune. Tra le attività di propria competenza spiccano il confronto con il (o i) partner tecnologico pagoPA, ma soprattutto quello, ancor più importante, con tutte le strutture dell’Ente che prevedono dei pagamenti all’interno dei propri processi. Attività che richiedono imprescindibili doti di comunicazione e di mediazione.

Analisi della situazione iniziale (As is)

Il primo passo per capire la situazione attuale del Comune in merito a tutto ciò che riguarda i pagamenti nell’Ente è di effettuare un vero e proprio censimento:

1. di tutti i pagamenti ricevuti e ricevibili dal Comune
2. delle attuali modalità di pagamento consentite
3. delle modalità con cui viene garantita la riconciliazione contabile
4. delle componenti IT utilizzate
5. dell’aderenza a quanto previsto dalla normativa vigente (CAD, linee guida PagoPA, SANP, principi contabili, …)
6. degli accordi con il o i partner o intermediari tecnologici pagoPA

Attività che risultano propedeutiche per poter effettuare:

1. un’analisi in cui identificare i punti di forza e di debolezza di quanto individuato nei processi di pagamento.

Censimento dei pagamenti ricevuti e ricevibili dal Comune

Il punto di partenza di questo percorso, preliminare rispetto a tutti gli altri passi, riguarda il censimento completo di tutti i pagamenti ricevuti e ricevibili dal Comune, grazie al quale sarà possibile recuperare per ciascuno di essi le attuali modalità utilizzate per gestirli e renderli possibili.

Per riuscire a farlo in modo che risulti realmente efficace il consiglio è di utilizzare tre diversi “punti di osservazione”, distinti pur se logicamente collegati tra loro:

1. La “Tassonomia dei servizi erogati” contenente l’elenco dei servizi di incasso previsti per i Comuni da parte di PagoPA.spa, suddivisi per macroaree e argomenti (ma con una logica molto diversa rispetto a quella usata dai Comuni che si basano sui capitoli di bilancio)
2. I capitoli di bilancio predisposti su cui risultano gli stanziamenti e gli incassi (anche a livello di singola struttura)
3. I procedimenti amministrativi gestiti dal Comune e assegnati alle singole strutture

L’obiettivo è di incrociare tali informazioni in modo da identificare:

1. I servizi di pagamento previsti dalla tassonomia pagoPA che devono essere attivati perché riguardano pagamenti che il comune è tenuto a incassare tramite pagoPA (e a catalogare proprio con questo sistema)
2. i pagamenti di competenza di ciascuna struttura connessi ai procedimenti amministrativi loro assegnati, dettagliandone le voci che lo compongono (Ad esempio, per il procedimento “permesso di costruire dell’ufficio urbanistica”: il pagamento associato sia alla presentazione dell’istanza – composto da diritti SUAP-SUE e imposta di bollo – e il pagamento connesso al rilascio del permesso di costruire – composto dai contributi previsti e dai diversi oneri di urbanizzazione) e dove possibile anche i singoli importi previsti (ad es: 0,52€ per i diritti e 16€ per il bollo)
3. I capitoli di bilancio su cui deve essere imputato ogni singolo pagamento (anche a livello di singola voce nel caso di pagamenti composti, come ad es. il pagamento connesso al rilascio del permesso di costruire di cui sopra), così da poter attivare e garantire una perfetta e automatica riconciliazione contabile.

Per poter utilizzare tutti e tre questi punti di osservazione serve un lavoro corale del gruppo di lavoro, coordinato dal capoprogetto, che deve quindi necessariamente coinvolgere chi si occupa trasversalmente di:

• contabilità, per gli aspetti legati a bilancio e principi contabili
• organizzazione, per le informazioni sui procedimenti amministrativi
• IT, per le modalità attualmente utilizzate per l’attivazione e l’incasso dei pagamenti tramite pagoPA

Per poi confrontarsi con le singole strutture, così da conoscere – ed essere quindi in grado di analizzare – le attuali modalità d’utilizzo di ciascun servizio di pagamento gestito e i relativi dettagli.

Analisi As Is – Punti di forza e di debolezza individuati

Completato il censimento per quanto riguarda tutti i 6 aspetti sopra esposti deve essere fornito un giudizio complessivo sulla situazione attuale dell’Ente, che dia evidenza dei principali punti di forza e di debolezza individuati, che rappresentano la base su cui predisporre il piano operativo.

Di seguito un esempio dei punti di forza/debolezza riscontrati nell’analisi della situazione As Is di un Comune.

Piano operativo per una corretta gestione dei pagamenti

Per gestire correttamente tutti i pagamenti e risolvere le criticità emerse dall’analisi della situazione “As Is”, è necessario intervenire in modo organico. A tal fine, risulta fondamentale predisporre un piano operativo che preveda:

1. La definizione di regole chiare per gestire in modo conforme alla normativa le diverse tipologie di pagamenti
2. L’adeguamento o l’evoluzione delle componenti IT, attraverso l’introduzione di nuovi strumenti e/o l’aggiornamento di quelli esistenti, così da gestire in modo efficace sia i pagamenti spontanei che quelli attesi;
3. La definizione di una modalità d’attivazione dei pagamenti, applicabile trasversalmente nelle diverse strutture

Ciascun Comune può adottare questa struttura per costruire il proprio Piano operativo, personalizzando i contenuti delle tre sezioni sulla base delle specificità rilevate nell’analisi iniziale.

Nei paragrafi seguenti illustrerò sinteticamente i contenuti operativi di ciascuna sezione, facendo riferimento a un Comune che presenta i punti di forza e debolezza descritti in precedenza.

Definizione delle regole

Devono essere definite delle regole precise e chiare su come gestire i pagamenti così da rispettare la normativa. Le principali indicate in base alle criticità riscontrate sono le seguenti.

Eliminazione possibilità di pagamento tramite bonifico bancario

Per prima cosa occorre evitare l’utilizzo di pagamento tramite bonifico bancario (o tramite altre modalità non previste dalla normativa). Non dovrà essere riportata tale modalità di pagamento tra quelle possibili né sul proprio sito istituzionale (nelle schede informative dei servizi) né sugli altri strumenti di comunicazione (come carta dei servizi, modulistica, opuscoli informativi). L’Iban della tesoreria del Comune non dovrà inoltre essere pubblicata né resa disponibile a meno di casistiche particolari previste dalle linee guida

Gestione dei pagamenti “attesi”

Per consentire il pagamento di posizioni debitorie già conosciute dal Comune (come i tributi, gli oneri o le sanzioni calcolate dagli uffici) il personale delle singole strutture dovrà, tramite un apposito strumento IT, creare la specifica posizione debitoria con contestuale accertamento in contabilità, selezionando il tipo di debito appropriato per quel tipo di pagamento e ottenendo così l’avviso di pagamento pagoPA, da trasmettere quindi al debitore tramite uno o più canali. Fondamentale risulta quindi che lo strumento IT da usare sia di facile utilizzo per il personale delle strutture.

Gestione dei pagamenti “spontanei”

Nel caso di pagamenti “spontanei”, si tratta di pagare un dovuto che nasce solo nel momento in cui un cittadino presenta al Comune una propria istanza di parte (richiesta) per l’avvio su propria autonoma iniziativa di un procedimento amministrativo. L’importo da pagare dipenderà da quanto previsto per lo specifico procedimento amministrativo e, se predeterminabile al momento della presentazione della domanda, il pagamento deve avvenire contestualmente ad essa.
con un’esperienza utente dipendente proprio dalle modalità e dagli strumenti messi a disposizione dal Comune per la presentazione delle singole istanze.

Compito del Comune è garantire al cittadino la possibilità di effettuare il pagamento di quanto dovuto per ciascun scenario possibile (Fruizione di servizio eGov, trasmissione telematica o per posta di un modulo compilato, o la sua consegna a uno sportello fisico). Di seguito le regole da rispettare per ciascuno di essi.

Pagamento di dovuti per istanze presentate tramite servizio eGov

In questo caso è lo stesso servizio eGov predisposto per la presentazione dell’istanza che deve integrare la gestione del pagamento del dovuto, a partire dalla sua generazione trattandosi di pagamento “spontaneo”. Il tutto conformemente a quanto previsto da Designers Italia per i flussi di servizi connessi a richieste che prevedono un pagamento contestuale.

Pagamento di dovuti per istanze presentate tramite trasmissione telematica di un modulo compilato

In questo caso il richiedente deve trasmettere telematicamente al Comune (tramite e-mail o PEC) oltre al modulo compilato (e firmato digitalmente o la scansione della versione firmata con firma autografa a cui allegare la scansione della carta d’identità) anche la Ricevuta Telematica (RT) del pagamento del dovuto per quella specifica istanza

Per il pagamento di quanto dovuto e l’ottenimento della RT da allegare al modulo, il Comune dovrà rendere disponibile un portale di pagamenti spontanei “controllati” in cui riportare tutti i dovuti previsti, per ciascun procedimento avviabile per istanza di parte, già preconfigurati con l’importo complessivo richiesto e il riferimento al nome del procedimento nella causale, entrambi visibili e non modificabili, nonché tutte le altre informazioni necessarie alla riconciliazione.

Pagamento di dovuti per istanze presentate tramite consegna allo sportello fisico di un modulo compilato

Caso simile al precedente, con la differenza che il richiedente dopo aver compilato e firmato il modulo cartaceo, deve consegnarlo presso uno sportello fisico, unitamente alla Ricevuta Telematica (RT) del pagamento del dovuto per quella specifica istanza.

Anche in questo caso il pagamento del dovuto e l’ottenimento della RT (che dovrà poi essere consegnata all’operatore di sportello, allegandola al modulo) richiedono la messa a disposizione da parte del Comune del portale di pagamenti spontanei “controllati”. In aggiunta a ciò, seppure non obbligatorio, il Comune può prevedere di aiutare gli utenti che dovessero trovarsi in difficoltà nell’utilizzo di tale portale, mettendo a disposizione uno o più “sportelli fisici di facilitazione”, presso i quali un proprio operatore si occuperebbe di generare l’avviso di pagamento pagoPA (utilizzando lo stesso portale “pubblico” e inserendo i dati dell’utente) per poi riscuotere il pagamento da parte del cittadino tramite un POS-pagoPA.

Gestione dell’imposta di bollo

Sempre in base a quanto emerso dall’analisi As Is deve essere definita la modalità d’assolvimento dell’imposta di bollo da adottare trasversalmente in tutta l’Amministrazione a seconda delle modalità con cui viene presentata un’istanza.

Avendo il Comune considerato già fatto un accordo con l’Agenzia delle Entrate (Ade) per utilizzare l’assolvimento virtuale dell’imposta, le modalità di assolvimento che si decide di utilizzare trasversalmente sono le seguenti:

Utilizzo dei POS-pagoPA

Il Comune potrà scegliere quale tipologia di POS-pagoPA adottare, tra quelli Mono-ente, che prevedono commissioni a carico del Comune e quelle Multi-ente, che lasciano le commissioni a carico del cittadino, come già avviene per tutte le modalità di pagamento che utilizzano pagoPA. Indipendentemente da questa scelta, che è certamente politica, la modalità d’implementazione suggeribile sarà comunque identica e prevede:

• l’installazione del POS-pagoPA presso la postazione dell’operatore di sportello – o nelle sue vicinanze
• il POS-pagoPA che è in grado di leggere (tramite QR-code) o ricevere (tramite interoperabilità) i dati dell’avviso di pagamento pagoPA precedentemente generato
• il pagamento da parte del cittadino utilizzando il terminale del POS-pagoPA
• il rilascio della ricevuta direttamente dal POS-pagoPA che vale come quietanza per il cittadino

Adeguamento delle componenti IT

Per garantire il rispetto delle regole sopra indicate per le diverse tipologie di pagamento risulta necessario agire su alcune componenti IT prevedendone l’adeguamento/evoluzione di quelle già utilizzate e l’introduzione di alcuni nuovi componenti, che nel caso d’uso analizzato sono i seguenti:

1. Un portale di pagamenti spontanei “controllato” con cui gestire i pagamenti “spontanei” dei dovuti connessi alle istanze di parte presentate sia fisicamente allo sportello sia con trasmissione telematica
2. Uno strumento IT per la creazione delle posizioni debitorie e dei relativi avvisi di pagamento pagoPA, che utilizzi informazioni contabili già preconfigurate e che sia integrato col SW di contabilità in modo da predisporre un contestuale accertamento (utilizzando – a meno di diversa indicazione da parte dell’utente – l’avviso di pagamento pagoPA come documento contabile)

Di ciascuno degli strumenti individuati vengono quindi fornite indicazioni di maggior dettaglio in modo da permetterne una corretta implementazione.

Definizione della modalità d’attivazione dei pagamenti nelle diverse strutture

Una volta noti tutti i pagamenti che l’Amministrazione deve gestire, aver definito le regole da seguire per ciascuna tipologia di pagamento, nonché aver previsto l’evoluzione dei componenti IT necessari a implementare tali regole, occorre infine stabilire come agire in modo strutturato sui processi per far sì che tutta l’organizzazione utilizzi le modalità di pagamento più appropriate.

Deve essere impostato un preciso percorso per adeguare le modalità con cui ciascuna struttura gestisce i pagamenti, che a tutti gli effetti si presenta come un percorso di trasformazione digitale scomponibile nei seguenti passi:

1. Analisi di dettaglio con ciascuna struttura per concordare le modalità con cui rendere disponibili i pagamenti di propria competenza declinando le regole generali definite in base alla specifica situazione
2. Configurare le modalità di pagamento nei diversi sistemi (componenti IT) messi a disposizione
3. Attivare tali modalità nei sistemi, una volta correttamente configurati
4. Adeguare l’esistente, aggiornando la modulistica e le informazioni presenti sul sito (schede informative dei servizi) e dismettendo contestualmente i vecchi sistemi non più conformi
5. Formare il personale delle strutture perché siano in grado di utilizzare i nuovi sistemi, coì come di fornire spiegazioni e informazioni agli utenti
6. Accompagnare e supportare il cambiamento ascoltando attivamente gli utenti interni ed esterni, garantendo loro assistenza, monitorando gli effetti di quanto implementato e adottando progressivamente le necessarie azioni correttive ed evolutive in ottica di miglioramento continuo.

Di seguito una rappresentazione schematica di questo percorso

Attuazione pratica del piano implementazione di PagoPa

La produzione e la conseguente approvazione del Piano da parte dell’Ente non è però sufficiente, anzi.

L’attività più importante inizia subito dopo e riguarda la sua attuazione.

E questo richiede di agire dapprima a livello “macro”, agendo sull’organizzazione, attivando uno specifico progetto (che dovrà quindi essere incluso nelle attività di programmazione dell’Ente) e individuando e assegnandovi una guida unica che possa essere punto di riferimento chiaro e riconosciuto, dandone comunicazione e sostenendola nel suo lavoro. Inoltre, deve essere rafforzato il gruppo di lavoro sotto la sua responsabilità, soprattutto per quanto riguarda la contabilità e l’IT, in modo che possa essere il più possibile autonomo.

Solo a quel punto si potrà agire a livello “micro”, avviando il percorso d’attivazione previsto, che prevede di coinvolgere in successione ogni struttura dell’Ente nelle attività descritte nel paragrafo precedente.

Un percorso che richiede certamente un tempo congruo perché possa essere compreso, accettato, seguito e completato, così da generare l’impatto positivo desiderato per tutti i soggetti in gioco: le singole strutture, l’Amministrazione nel suo complesso, nonché gli utenti (cittadini e imprese).

Conclusioni

La digitalizzazione dei pagamenti con pagoPA non rappresenta solo un obbligo normativo, ma un’opportunità concreta di miglioramento per la Pubblica Amministrazione.

Un piano operativo costruito sulla base delle specificità dell’Ente, e fondato su regole applicabili trasversalmente ma adattabili ai diversi casi, permette di guidare con metodo il percorso di trasformazione digitale necessario.

Si tratta di un processo che richiede consapevolezza, competenza, continuità e una forte volontà organizzativa, ma che può generare risultati concreti e duraturi in termini di efficienza, trasparenza e qualità dei servizi offerti.

Il pagamento invece di dovuti connessi alla presentazione di una domanda, ma non predeterminabili con certezza al momento della presentazione, perché necessitano ad esempio di una valutazioni da parte del personale dell’Ente rispetto quanto viene presentato (come nel caso degli oneri di urbanizzazione connessi alla presentazione di una domanda di permesso di costruire, che vengono calcolati solo a valle dell’accettazione della domanda presentata e che può prevedere anche diversi cambiamenti) non rientrano tra i pagamenti “spontanei”, ma sono invece da considerare come dei pagamenti “attesi” che nascono a valle della valutazione del Comune e che seguono quindi le rispettive regole già indicate. ↑