Le carte prepagate aziendali sono strumenti di pagamento elettronico fornito dalle aziende a dipendenti o collaboratori che le utilizzano per specifiche spese aziendali.
Funzionano in modo simile a una normale carta di debito o credito ma con una differenza fondamentale: i fondi disponibili sono limitati all’importo precedentemente caricato sulla carta.
Le carte prepagate business più avanzate sono spesso vere e proprie carte conto con IBAN (italiano o europeo). L’IBAN è essenziale per ricevere bonifici, accreditare fondi rapidamente e, in alcuni casi, domiciliare utenze.
Indice degli argomenti
Caratteristiche principali delle carte prepagate
- Hanno fondi precaricati:lL’azienda carica un determinato importo sulla carta;
- Non sono collegate a un conto corrente principale: a differenza delle carte di debito aziendali, le carte prepagate non sono direttamente collegate al conto bancario principale dell’azienda;
- Tracciabilità delle spese: Ogni transazione effettuata con la carta viene registrata, fornendo all’azienda una chiara visibilità su come vengono spesi i fondi;
- Gestione dei limiti di spesa: Spesso è possibile impostare limiti di spesa giornalieri, settimanali o mensili per singole carte o per categorie di spesa;
- Assegnazione a dipendenti o reparti: Le carte possono essere assegnate a singoli dipendenti per gestire le proprie spese aziendali o a specifici reparti per il controllo del budget di area;
- Possibilità di carte prepagate virtuali: Alcuni fornitori offrono anche carte prepagate virtuali, che non hanno un supporto fisico e sono utilizzate principalmente per transazioni online, offrendo un ulteriore livello di sicurezza.
Le migliori carte prepagate per le aziende
Le migliori carte prepagate per le aziende dovrebbero offrire una serie di caratteristiche che semplificano la gestione finanziaria e aumentano il controllo sulle spese. Ecco le principali:
- Limiti personalizzabili: La possibilità di impostare limiti di spesa specifici per ogni dipendente, team o progetto, per evitare spese non autorizzate o eccessive.
- Budget dedicati: Assegnare budget specifici per determinate attività (es. viaggi, forniture) a ogni carta.
- Monitoraggio in tempo reale: Avere una visibilità immediata di tutte le transazioni effettuate, con notifiche e reportistica automatizzata.
- Integrazione con software aziendali: L’integrazione con i software di contabilità (es. gestionali) è fondamentale per automatizzare la registrazione delle spese, semplificare la rendicontazione e ridurre il lavoro manuale.
- Acquisizione e classificazione delle transazioni: Le migliori carte prepagate dovrebbero acquisire e classificare automaticamente ogni spesa, allegando ricevute digitali per eliminare le note spese cartacee.
- Reportistica dettagliata: Generare report facili da consultare e scaricare, per avere una visione chiara dei flussi di cassa in uscita.
- Accesso multiutente con ruoli differenziati: Permettere a più persone (amministratori, dipendenti, commercialista) di accedere alla piattaforma, con diversi livelli di permessi.
- Carte virtuali e fisiche: Offrire la possibilità di emettere sia carte fisiche per prelievi e pagamenti in negozio, sia carte virtuali per acquisti online sicuri e rapidi.
- IBAN dedicato: Avere un IBAN (italiano e/o internazionale) per facilitare i bonifici in entrata e uscita.
- Pagamenti digitali: Compatibilità con i principali servizi di pagamento mobile come Apple Pay e Google Pay.
- Ricarica facile: Metodi di ricarica semplici e veloci, preferibilmente tramite bonifico bancario.
- Protezione avanzata: Servizi come 3D Secure 2 (3DS2) per gli acquisti online, per una maggiore sicurezza.
- Gestione delle carte: La possibilità di bloccare o sbloccare le carte in modo rapido e semplice tramite app o web console.
- Protezione dagli acquisti non autorizzati: Garanzie come la Mastercard Zero Liability Protection.
- Costi trasparenti: Piani tariffari chiari, senza commissioni nascoste.
- Commissioni su transazioni e prelievi: È preferibile che non ci siano commissioni sulle transazioni domestiche, mentre quelle per valuta estera o prelievi devono essere competitive.
Finom, carte e fatturazione elettronica integrata
Istituto Bancario: PNL Fintech BV
App Mobile / Internet Banking: ✓
Costo di Accensione: GRATIS
Canone Mensile: 14 € con fatturazione annuale (altrimenti 17€)
CarteIncluse: 2 fisiche, virtuali illimitati
Costo Bonifici e Addebiti: gratis 70/mese, poi 1€ a op.
Conti Multipli: puoi aggiungere altri 2 utenti
Cashback: 2%
Finom è un conto aziendale con fatturazione elettronica integrata. Offre funzionalità come IBAN, carte con cashback fino al 3% e pagamenti internazionali verso oltre 150 paesi, il tutto accessibile tramite un’app mobile e tutti i piani business offerti da Finom, cioè Solo, Start, Premium, Corporate e Enterprise includono carte di tipo VISA.
Carte aziendali e piani Finom per freelance e PMI: Solo, Start e Premium
- Numero di carte: tutti i piani includono un massimo di 3 carte fisiche per utente. Le carte virtuali incluse sono senza limite per i piani Solo, Start e Premium.
- Costi delle carte fisiche:
- Emissione: L’emissione e la consegna della carta fisica sono gratuite per tutti e tre i piani.
- Gestione mensile: Per il piano Solo, la gestione mensile della carta fisica costa 3 €. Per i piani Start e Premium, non è previsto un costo di gestione mensile.
- Carta inattiva: Se una carta fisica rimane inattiva (nessuna transazione andata a buon fine nel periodo di fatturazione precedente), si applica una tariffa mensile.
- Solo: 0 €.
- Start: 1 €.
- Premium: 0,5 €.
- Costi delle carte virtuali:
- Emissione: L’emissione della carta virtuale è gratuita per tutti i piani.
- Carta inattiva: Anche per le carte virtuali si applica una tariffa mensile se non vengono effettuate transazioni.
- Solo: 2 €.
- Start: 0,5 €.
- Premium: 0,25 €.
- Limiti e commissioni:
- Limite di pagamento con carta: Il limite di pagamento mensile con carta è di 100.000 € per tutti i piani.
- Pagamenti in valuta estera: La commissione per i pagamenti in valuta estera (non in EUR) varia in base all’importo della transazione. Ad esempio, per un importo fino a 500 €, la commissione è del 3% per il piano Solo, mentre è dello 0% per Start e Premium.
- Prelievi bancomat: Il limite di prelievo bancomat per carta al mese è di 500 € per Solo, 1.500 € per Start e 2.000 € per Premium. Le commissioni sui prelievi dipendono dall’importo totale prelevato nel periodo di fatturazione.
- Prelievi in valuta estera: La commissione è del 4% per il piano Solo, 3% per Start e 2% per Premium.
- Cashback: Solo non prevede cashback. Il piano Start offre l’1% di cashback, mentre il piano Premium offre il 3%. Il cashback non è previsto per specifici codici di categoria commerciale (MCC).
Carte aziendali e piani Finom business per aziende: Corporate e Enterprise
- Numero di carte: Anche per questi piani si possono avere fino a 3 carte fisiche per utente. Le carte virtuali sono incluse.
- Costi delle carte fisiche:
- Emissione: della carta fisica è gratuita.
- Gestione mensile: gratuita.
- Carta inattiva: Non è prevista una tariffa mensile per le carte fisiche inattive.
- Limiti e commissioni:
- Prelievi bancomat: Il limite di prelievo bancomat per carta al mese è di 5.000 € per entrambi i piani Corporate e Enterprise. È previsto un numero di prelievi gratuiti al mese (15 per entrambi i piani) e un supplemento di 2 € per ogni prelievo aggiuntivo.
- Prelievi in valuta estera: La commissione è dell’1% per entrambi i piani Corporate e Enterprise.
- Cashback: Il piano Corporate offre uno 0,5% di cashback, mentre il piano Enterprise offre l’1%36. Anche in questo caso, il cashback non è previsto su determinati codici MCC.
Carte Vivid Money, ampia scelta di piani e servizi
Istituto Bancario: Vivid Money
App Mobile / Internet Banking: sì
Apertura: Online
Canone Mensile: 0€ (Free Start)
Bonifici: 0€, gratis area SEPA
Prelievi: Fino a 5k€/mese
L’offerta di Vivid Money si rivolge a diverse tipologie di clientela: liberi professionisti, partite Iva, impresa individuale, PMI ed Enterprise cioè aziende più strutturate. Ciascuna categoria ha piani tariffari specifici, con costi e funzionalità che aumentano in base alle esigenze del cliente.
Per ogni categoria, l’offerta è strutturata in diversi piani, che possono essere pagati mensilmente o annualmente, con un risparmio fino al 24% scegliendo la tariffa annuale.
Piani Vivid Money per liberi professionisti, partite Iva e ditta individuale
Questa categoria offre 4 piani: Standard, Prime, Pro e Pro+.
| Caratteristica | Standard (0 €/mese) | Prime (7,9 €/mese) | Pro (19 €/mese) | Pro+ (41 €/mese) |
| Conti inclusi | 12 | 15 | 20 | 30 |
| Interessi conto | 4% per i primi 4 mesi, poi 0,5% | 4% per i primi 4 mesi, poi 2,5% | 4% per i primi 4 mesi, poi 2,6% | 4% per i primi 4 mesi, poi 2,7% |
| Cashback illimitato | 0,1% | 0,5% | 0,75% | 1% |
| Cashback selezionato | fino a 2% | fino a 4% | fino a 6% | fino a 8% |
| Prelievi gratuiti | fino a 200 €/mese | fino a 1.000 €/mese | fino a 1.500 €/mese | fino a 2.000 €/mese |
| Bonifici SWIFT | 5 € per trasferimento | 5 gratuiti/mese, poi 5 € | 10 gratuiti/mese, poi 5 € | 15 gratuiti/mese, poi 5 € |
| Transazioni contabili | 25 incluse | illimitate | illimitate | illimitate |
Piani Vivid Money per PMI
Questa categoria offre 3 piani: Free Start, Basic e Pro.
| Caratteristica | Free Start (0 €/mese) | Basic (7 €/mese) | Pro (19 €/mese) |
| Conti inclusi | 12 | 15 | 20 |
| Membri del team | 1 | 15 | 30 |
| Interessi conto | 4% per i primi 4 mesi, poi 0,1% | 4% per i primi 4 mesi, poi 0,5% | 4% per i primi 4 mesi, poi 1,3% |
| Cashback illimitato | 0,1% | 0,25% | 0,5% |
| Cashback selezionato | fino a 2% | fino a 4% | fino a 6% |
| Bonifici istantanei SEPA | 5 gratuiti/mese, poi 0,2 € | gratuiti | gratuiti |
| Prelievi bancomat | commissione 2% | commissione 1% | gratuiti fino a 500 €, poi 1% |
| Transazioni contabili | 25 incluse | illimitate | illimitate |
Piani Vivid Money per Enterprises
Questa categoria offre 2 piani: Enterprise ed Enterprise+.
| Caratteristica | Enterprise (79 €/mese) | Enterprise+ (249 €/mese) |
| Conti inclusi | 30 | 50 |
| Membri del team | 50 | 100 |
| Interessi conto | 4% per i primi 4 mesi, poi 1,75% | 4% per i primi 4 mesi, poi 2% |
| Cashback illimitato | 1% | 1% |
| Cashback selezionato | fino a 8% | fino a 10% |
| Bonifici SWIFT | 15 gratuiti/mese, poi 5 € | 35 gratuiti/mese, poi 5 € |
| Prelievi bancomat | gratuiti fino a 500 €, poi 1% | gratuiti fino a 500 €, poi 1% |
| Limite di spesa (altre cat.) | 100.000 €/mese | 200.000 €/mese |
Dettagli comuni a tutti i piani Vivid Money
- Tasso d’interesse fisso: tutti i piani offrono un tasso promozionale del 4% annuo per i primi 4 mesi su un saldo fino a 100.000 €. Dopo i 4 mesi, il tasso varia in base al piano scelto.
- Cashback: la funzione cashback permette di ottenere un rimborso su una percentuale delle spese. La percentuale varia a seconda del piano e della categoria di acquisto.
- Carte: tutti i piani includono carte virtuali e fisiche gratuite. La prima consegna di una carta fisica è gratuita.
- Bonifici: i bonifici istantanei SEPA in uscita sono gratuiti, tranne nel piano PMI Free Start. I trasferimenti SWIFT hanno un costo a partire da 5 €.
- Viaggi d’affari: tutti i piani offrono fino al 30% di cashback su alloggi prenotati tramite la piattaforma.
- Crypto Guadagni: c’è la possibilità di ottenere un guadagno fino all’8% APY (rendimento percentuale annuo) su cripto-attività selezionate, ma attenzione alle commissioni di elaborazione e ai costi infrastrutturali che variano tra il 15% e il 30%.
- Assistenza: tutti i piani offrono assistenza dedicata 24/7 tramite chat ed e-mail.
Tipologie di carte disponibili con i piani Vivid Money Business
Vivid Business offre diverse opzioni di carte, che possono essere personalizzate in base alle esigenze aziendali:
- Carte virtuali: sono disponibili per tutti i piani e sono gratuite. Queste carte sono ideali per pagamenti online sicuri e possono essere integrate con Apple Pay e Google Pay per i pagamenti contactless in negozio. Si può scegliere il colore e sono immediatamente disponibili, senza attese per la spedizione.
- Carte fisiche in plastica: sono realizzate con materiali riciclati. Anche queste sono gratuite con i piani, e la prima consegna è inclusa. Sono un’ottima soluzione per le spese quotidiane in negozio.
- Carte fisiche in metallo: queste carte premium offrono un’estetica e una sensazione di alta qualità. Sono disponibili al costo aggiuntivo di 19,90 € per tutti i piani.
Quante carte si possono avere con Vivid Money Business
Il numero di carte dipende dal piano scelto e dal numero di membri del team inclusi:
- Carte virtuali: fino a 25 per ogni conto aziendale.
- Carte fisiche: fino a 3 carte per persona all’interno di un team.
È importante notare che, per i piani per le PMI, possono essere applicate delle commissioni per le carte inattive:
- Free Start: 1 € al mese per ogni carta virtuale inattiva e 2 € al mese per ogni carta fisica inattiva.
- Basic: 0 € al mese per le carte virtuali inattive e 1 € al mese per ogni carta fisica inattiva.
- Pro, Enterprise ed Enterprise+: non sono previste commissioni per le carte inattive.
Wallester, 300 carte aziendali a costo zero
Wallester è una piattaforma specializzata nell’emissione massiva di carte Visa e nella fornitura di infrastrutture per terzi (White Label).
L’offerta di Wallester di 300 carte Free è tra le più competitive sul mercato per scalabilità, offrendo carte virtuali gratuite e utenti illimitati senza canone mensile.
È la soluzione d’elezione per aziende che gestiscono team numerosi, agenzie di marketing che necessitano di molte carte per le inserzioni, o società che vogliono automatizzare il payroll (pagamento stipendi) in modo istantaneo.
Essendo Wallester un Principal Member Visa, offre un’integrazione API avanzata che permette a società esterne di lanciare il proprio programma di carte brandizzate.
L’offerta si divide in due pilastri strategici: Wallester Business e la soluzione White Label.
Offerta Wallester Business: gestione spese e payroll
È la soluzione Wallester “chiavi in mano” dedicata alle imprese che necessitano di un controllo granulare sui flussi di cassa in uscita. Il vantaggio competitivo risiede nell’abbattimento delle barriere all’ingresso per la gestione dei team.
- Piani e scalabilità: Il piano Wallester Free (0€/mese) è tra i più aggressivi sul mercato, includendo 300 carte virtuali e l’emissione di carte fisiche illimitate. I piani Wallester Premium (199€/mese) e Wallester Platinum (999€/mese) sono dimensionati per grandi organizzazioni, portando il numero di carte virtuali rispettivamente a 3.000 e 18.000.
- Ottimizzazione payroll: Wallester permette di utilizzare le carte come strumenti per l’erogazione istantanea degli stipendi (payroll). Questo sistema elimina le latenze dei bonifici tradizionali, garantendo ai dipendenti o ai freelance l’accesso immediato ai fondi.
- Piattaforma di controllo di Wallester: Attraverso un’interfaccia centralizzata, l’azienda può impostare limiti di spesa in tempo reale, monitorare le transazioni e automatizzare il caricamento delle ricevute tramite app, semplificando la rendicontazione contabile.
Per il target delle aziende e dei professionisti che sottoscrivono i piani Free, Premium o Platinum, Wallester propone principalmente:
- Carte di debito: Rappresentano lo strumento core. sono carte collegate direttamente al saldo del conto aziendale Wallester, utilizzate per la gestione ordinaria delle spese operative, media buying e prelievi ATM.
- Carte prepagate: utilizzate spesso in contesti di gestione budget granulare o payroll, permettono di caricare un saldo specifico sulla carta, limitando il rischio di sforamento del budget aziendale complessivo.
- Carte virtuali: disponibili sia in modalità “usa e getta” (per transazioni singole sicure) sia “ricaricabili” (per abbonamenti ricorrenti), queste carte dominano il piano Business per la loro emissione istantanea.
Wallester White Label: embedded finance
Questa divisione si rivolge ad altre aziende fintech, banche o grandi operatori che desiderano lanciare un proprio prodotto di pagamento senza affrontare l’iter burocratico per l’ottenimento di licenze bancarie proprie.
- Sponsorizzazione BIN: Wallester, in qualità di Principal Member Visa, agisce come sponsor, permettendo ai partner di emettere carte brandizzate con il proprio logo.
- Infrastruttura API-First: la piattaforma è costruita su una moderna architettura API REST. Questo consente agli sviluppatori di integrare i servizi di emissione e gestione carte direttamente all’interno dei software o delle app proprietarie dell’azienda cliente.
Nella divisione White Label, Wallester opera come un vero e proprio “abilitatore tecnologico” (BIN Sponsorship). In questo caso, il cliente (Banca, Fintech o Grande Azienda) può scegliere di emettere:
- Carte di credito: Wallester fornisce l’infrastruttura per emettere vere e proprie carte di credito Visa brandizzate, dove l’istituto partner gestisce il rischio creditizio e il plafond concesso all’utente finale.
- Carte di debito e prepagate brandizzate: qualsiasi combinazione di design, loghi e parametri tecnici (limiti, aree geografiche di utilizzo) può essere configurata tramite API.
- Carte payroll: soluzioni specifiche per il versamento automatico delle retribuzioni ai dipendenti tramite carte dedicate.
Tipologie e utilizzo delle carte Wallester
| Tipologia | Wallester Business | Wallester White Label | Caratteristica Finanziaria |
| Debito | ✅ Standard | ✅ Personalizzabile | Addebito immediato sul saldo disponibile. |
| Credito | ❌ Non standard* | ✅ Su richiesta | Accesso a un plafond di credito post-pagato. |
| Prepagate | ✅ Disponibili | ✅ Personalizzabili | Spendibilità limitata al fondo caricato sulla carta. |
Carta con Hype Business: pensato per le Partite Iva
Istituto Bancario: Banca Sella
App Mobile / Internet Banking: sì
Costo di Accensione: GRATIS
Canone Mensile: 2,90 €
Costo Prelievo ATM: GRATIS
Costo Bonifici: GRATIS
Carte Fisiche Incluse: 1
HYPE Business è un conto aziendale digitale pensato per ditte individuali e liberi professionisti con partita IVA residenti in Italia. Permette di gestire le finanze in modo semplice e direttamente dall’app o dal computer:
- Costi: L’attivazione è gratuita e il canone mensile è di 2,90€.
- Carta inclusa: Si riceve una carta World Elite Mastercard (fisica e virtuale) che permette di fare acquisti e prelevare gratuitamente da qualsiasi sportello, in Italia e all’estero.
- Gestione fiscale semplificata: Il conto include la funzione Tax Manager per stimare e accantonare le imposte (utile per chi è in regime forfettario) e permette di pagare gratuitamente i modelli F24 semplificati.
- Servizi bancari: Si possono inviare bonifici ordinari e istantanei gratuiti, monitorare entrate e uscite e creare “Box Risparmio” per progetti futuri.
- Assistenza e sicurezza: A disposizione assistenza 7 giorni su 7 (anche su WhatsApp) e una polizza infortunio e malattia che ti copre fino a 3.000€ al mese in caso di inabilità temporanea.
- Vantaggi extra: Grazie alla carta Mastercard, si ha accesso a sconti e offerte esclusive su viaggi, formazione e tecnologia (come Harvard Business Review, Zucchetti e VAT IT).
Promozione WELCOMEBIZ con Hype Business
Questa è l’offerta speciale che permette di risparmiare sul canone e ricevere un bonus.
- Come funziona: Si deve aprire il conto entro il 30 settembre 2025 e inserire il codice promo WELCOMEBIZ in fase di registrazione.
- Attivare la promozione: Una volta aperto il conto, spendere almeno 350€ con la carta HYPE Business (fisica o virtuale) entro 60 giorni.
- Cosa si riceve:
- Un bonus di 50€ che rimborsato sulle transazioni effettuate.
- L’azzeramento del canone mensile per 12 mesi.
Carta Business Blank: Visa Debit per professionisti e PMI
Circuito: Visa
Canone: da 9 €/mese
Prelievo massimo: 3.000 €/mese
Limite di spesa: fino a 40.000 €
Commissioni prelievo ATM: 1€ + IVA
Contactless: ✓
IBAN: ✓
L’operatore fintech Blank, parte del gruppo bancario Crédit Agricole, consolida la propria espansione internazionale posizionandosi come una soluzione ibrida tra banking tradizionale e software gestionale. La proposta si rivolge specificamente a ditte individuali e liberi professionisti.
Blank: promozione Welcome
Blank opera attualmente come agente di servizi di pagamento per conto di Okali (istituto di moneta elettronica vigilato dalla Banque de France).
L’offerta prevede un’agevolazione di 6 mesi a canone zero per le aperture effettuate entro il 28/01/2026.
Al lancio, il conto dispone di un IBAN francese, con l’annunciato passaggio imminente a un IBAN italiano, fattore critico per la semplificazione dei pagamenti verso la Pubblica Amministrazione e la domiciliazione delle utenze locali.
I piani di Blank
L’offerta si articola su tre livelli di servizio: Blank Essenziale, Blank Comfort e Blank Completa, con canoni soggetti ad applicazione di IVA e costi crescenti in base alla complessità transazionale:
| Funzionalità | Essenziale (9€/mese + IVA) | Comfort (17€/mese + IVA) | Completa (39€/mese + IVA) |
| Bonifici SEPA inclusi | 30 / mese | 60 / mese | Illimitati |
| Carta di Debito | Visa Business | Visa Business (Plafond alti) | Visa Business (Premium) |
| Strumenti Contabili | Scansione ricevute e preventivi | Scansione ricevute e preventivi | Scansione ricevute e preventivi |
| Protezione Assicurativa | Viaggi, malattia, frode | Inclusa + Mantenimento reddito | Inclusa + Soccorso stradale |
| Assistenza | Email e WhatsApp | Email, WhatsApp e Telefono | Prioritaria su tutti i canali |
Carte e conti Blank: servizi a valore aggiunto
Oltre alla componente bancaria, Blank integra funzionalità mirate all’efficientamento amministrativo:
- Possibilità di generare preventivi e fatture proforma direttamente dall’applicazione, centralizzando la contabilità.
- Funzione di scansione automatica per ricevute e note spesa, agevolando la riconciliazione delle uscite.
I piani superiori (Comfort e Completa) includono una polizza di mantenimento del reddito e coperture per infortuni, colmando il gap di tutele tipico del lavoro autonomo.
Le carte di Blank: Visa business
Le offerte Blank includono l’emissione di carte di pagamento Visa Business debit collegate ai conti Essenziale, Confort, Completa.
Le carte disponibili sono le seguenti:
- Carta Visa Business Blank Bianca
- Carta Visa Business Blank Nera
In caso di rilascio di una nuova carta di debito internazionale con addebito immediato, sono previste le seguenti commissioni :
- Carta Blank Bianca: Euro 5 per ogni nuova carta.
- Carta Blank Nera: Euro 7 per ogni nuova carta.
I conti proposti da Blank sono conti di pagamento business, con IBAN francese (ma presto sarà italiano) forniti da Okali (istituto di moneta elettronica filiale del gruppo Crédit Agricole, di cui Blank è agente)
Carta e conti Tot.: all inclusive
App Mobile / Internet Banking: SI
Costo di Accensione: GRATIS
Canone Annuale: 84€ + IVA con pagamento annuale (oppure 9€/mese + IVA)
Costo Prelievo ATM: 3,99%
Costo Bonifici: GRATIS (bonifici SEPA)
Carte Fisiche Incluse: 1
Assistenza: via chat o email
L’offerta “tot business” è un conto aziendale all-inclusive, pensato per semplificare la gestione finanziaria e amministrativa delle aziende. L’idea è quella di avere un unico strumento che permette di gestire non solo i pagamenti, ma anche le fatture, le note spese e i vari collaboratori, tutto da un’unica piattaforma.
I punti chiave dell’offerta sono:
- Il conto non prevede spese per l’apertura.
- Tutti i piani includono i primi 30 giorni gratuiti per testare il servizio.
- Conto all-inclusive: Oltre al classico conto con IBAN italiano, ogni piano offre strumenti per la gestione delle spese, l’amministrazione e l’accesso per i collaboratori.
- Sicurezza e assistenza: Viene garantita la protezione dei dati e dei pagamenti, un’assistenza clienti in italiano e la tutela dei depositi fino a 100.000 € grazie al Fondo Interbancario di Tutela dei Depositi (FITD).
L’offerta si divide in due categorie principali: Business e Business Pro, ognuna con diversi piani specifici.
Piani dell’offerta Tot “Business” annuale
Questa categoria si concentra sulla gestione finanziaria e amministrativa quotidiana dell’azienda. I piani sono tre: Essentials, Plus e Premium.
Conto Tot. piano Essentials annuale
Questo è il piano base, ideale per le piccole attività che necessitano degli strumenti essenziali di banking.
- Costo: 7 € al mese (9 € senza l’addebito unico annuale di 84 € + IVA).
- Conto: Include un IBAN italiano e 100 operazioni in uscita all’anno. Le operazioni in entrata sono illimitate e gratuite.
- Carte: 1 carta di credito Visa Business inclusa, oltre a carte di debito fisiche e virtuali Mastercard.
- Altro: Permette l’upload dei giustificativi di spesa, l’esportazione delle note spese, la riconciliazione delle fatture e il loro pagamento con un click.
- Utenze: Include le “Utenze Base” (non è specificato quante) per la gestione da parte di altri collaboratori, mentre le “Utenze Avanzate” non sono incluse.
Conto Tot. Plus annuale
È il piano più scelto, pensato per chi ha bisogno di incassare e pagare più spesso e vuole un controllo maggiore sulle fatture.
- Costo: 15 € al mese (19 € senza l’addebito unico annuale di 180 € + IVA).
- Conto: IBAN italiano con 250 operazioni in uscita all’anno.
- Carte: 1 carta di credito Visa Business inclusa. Le carte di debito fisiche e virtuali Mastercard sono disponibili come “add-on” a pagamento (rispettivamente 5 € e 1 € al mese).
- Altro: Mantiene le stesse funzionalità di expense management e amministrazione del piano Essentials.
- Utenze: Include 1 “Utenza Base” e la possibilità di aggiungere le “Utenze Avanzate” come add-on.
Conto Tot. Premium annuale
La soluzione per le aziende che cercano una gestione avanzata e hanno bisogno di più accessi per i collaboratori.
- Costo: 39 € al mese (49 € senza l’addebito unico annuale di 468 € + IVA).
- Conto: IBAN italiano con 700 operazioni in uscita all’anno.
- Carte: 1 carta di credito Visa Business inclusa. Le carte di debito fisiche e virtuali Mastercard sono disponibili come add-on.
- Altro: Le funzionalità di expense management e amministrazione sono le stesse degli altri piani.
- Utenze: Questo piano si distingue per l’inclusione di 2 “Utenze Base” e 1 “Utenza Avanzata”, rendendolo ideale per team più strutturati.
Piani dell’offerta Tot “Business Pro”
Questa categoria è pensata per le aziende con team più grandi, che richiedono un maggior numero di carte e accessi per i collaboratori.
Conto Tot. Smart annuale
Il piano ottimale per controllare e gestire in modo flessibile le spese di un team.
- Costo: 35 € al mese (39 € senza l’addebito unico annuale di 420 € + IVA).
- Conto: IBAN italiano con 350 operazioni in uscita all’anno.
- Carte: Oltre alla carta di credito Visa Business, include 2 carte di debito fisiche e ben 200 carte di debito virtuali Mastercard.
- Altro: Le funzionalità di expense management e amministrazione sono simili a quelle dei piani “Business”.
- Utenze: Include 1 “Utenza Avanzata”, con la possibilità di aggiungere le “Utenze Base” come add-on.
Conto Tot XLarge annuale
È la soluzione più completa, destinata ad aziende con team molto grandi e notevoli esigenze gestionali.
- Costo: 95 € al mese (129 € senza l’addebito unico annuale di 1140 € + IVA).
- Conto: IBAN italiano con un’elevata soglia di 1200 operazioni in uscita all’anno.
- Carte: Fornisce un numero molto maggiore di carte: 1 carta di credito Visa Business, 10 carte di debito fisiche e 500 carte di debito virtuali Mastercard.
- Altro: Mantiene le funzionalità standard di expense management e amministrazione.
- Utenze: Include un pacchetto generoso di utenze: 5 “Utenze Base” e 5 “Utenze Avanzate”.
Conto Tot Special annuale
Un’opzione flessibile e personalizzata per aziende con esigenze uniche che superano i limiti dei piani standard. È un piano su misura con un prezzo concordato, che offre la possibilità di personalizzare il numero di operazioni, carte e utenze.
Ulteriori dettagli e costi aggiuntivi
Indipendentemente dal piano scelto, ci sono alcune commissioni e servizi comuni:
- Operazioni extra soglia: Se si supera il numero di operazioni in uscita incluse nel piano scelto, ogni operazione aggiuntiva ha un costo di 0,50 €.
- Prelievi: I prelievi con la carta Visa Business hanno una commissione del 3,99%, mentre quelli con le carte Mastercard del 2,00%.
- Imposta di bollo: Sull’estratto conto della carta di credito non c’è imposta di bollo, mentre sul conto è di 2,00 €.
- Servizi a pagamento: Il piano Plus offre carte di debito come add-on, mentre il piano Smart offre le “Utenze Base” come add-on.
Inoltre, il servizio offre la possibilità di apertura di Partita IVA e costituzione di società online, con l’assistenza di un commercialista e con un risparmio sui costi notarili tradizionali.
Carte incluse nei piani Tot Business: Essentials, Plus, Premium
- Essentials: Include una carta di credito Visa Business e carte di debito fisiche e virtuali Mastercard.
- Plus: Include una carta di credito Visa Business. Le carte di debito fisiche e virtuali Mastercard sono disponibili come add-on a pagamento.
- Premium: Include una carta di credito Visa Business. Anche in questo caso, le carte di debito fisiche e virtuali Mastercard sono disponibili come add-on a pagamento.
Carte incluse nei piani Business Pro: Smart e XLarge
- Smart: Include una carta di credito Visa Business, due carte di debito fisiche Mastercard e ben 200 carte di debito virtuali Mastercard.
- XLarge: Questo è il piano con più carte incluse. Prevede una carta di credito Visa Business, 10 carte di debito fisiche Mastercard e 500 carte di debito virtuali Mastercard.
Carte e conti Revolut Business: anche multivaluta
Circuito: Mastercard
Canone: Basic 10 €
Prelievo massimo: 1.000 €/mese
Limite di spesa: 20.000 €/mese
Commissioni prelievo ATM: 2 €
Contactless: ✓
IBAN: ✓
Revolut Business offre quattro piani principali: Basic (10 euro al mese), Grow (da 30 euro al mese), Scale (90 euro al mese) ed Enterprise (personalizzabile).
- Basic: Offre funzionalità essenziali come coordinate bancarie locali e internazionali e conversione di valuta;
- Grow: Aggiunge strumenti per la gestione delle spese e limiti di cambio valuta più elevati;
- Scale: Aumenta i limiti per l’espansione globale;
- Enterprise: È completamente personalizzabile.
Revolut Business offre le seguenti tipologie di carte per i suoi piani:
- Carte fisiche aziendali: Disponibili in tutti i piani.
- Carte virtuali aziendali: Disponibili in tutti i piani.
- Carte Metal:
- Piano Grow: 1 carta Metal gratuita.
- Piano Scale: 2 carte Metal gratuite.
- Piano Enterprise: Numero di carte personalizzato.
Come funzionano le carte aziendali di Revolut
Le carte aziendali di Revolut sono uno strumento per gestire le spese aziendali e a differenza delle carte personali, sono intestate all’impresa. Sono l’ideale per pagare fornitori, costi di marketing e altre spese aziendali.
Tipi di carte offerte da Revolut
Revolut offre diverse opzioni di carte:
- Carte fisiche: queste carte in plastica o metallo hanno il nome dell’azienda stampato sulla parte anteriore e il nome del titolare sulla parte posteriore. Sono di carte di debito e accettate in tutto il mondo per pagamenti e prelievi.
- Carte virtuali: sono digitali e hanno numeri unici per una maggiore sicurezza. Sono perfette per gli acquisti online e possono essere collegate a servizi come Apple Pay o Google Pay per i pagamenti in negozio. Si può creare una carta virtuale diversa per ogni abbonamento, proteggendo così la carta principale da eventuali frodi.
- Carte Metal: sono carte di debito esclusive disponibili con i piani Revolut Business Grow, Scale ed Enterprise. Sono fatte di metallo e, pur non includendo benefit o assicurazioni aggiuntive, vengono spedite velocemente.
Gestione dei contatti e sicurezza
Per una gestione efficace, Revolut permette di assegnare fino a cinque contatti a una carta aziendale.
- Chi può gestirle: solo gli amministratori e i manager hanno il potere di gestire i contatti e i loro accessi.
- Autenticazione dei pagamenti: per i pagamenti online che richiedono l’autenticazione 3D Secure (3DS), il contatto assegnato alla carta deve confermare la transazione. Se ci sono più contatti, la persona che sta effettuando l’acquisto può scegliere chi riceverà la richiesta di conferma.
- Cosa succede se un dipendente se ne va? Se un dipendente è l’unico contatto di una carta e lascia l’azienda, il titolare del conto diventa automaticamente il contatto predefinito.
Valute e costi delle carte Revolut Business
Le carte aziendali Revolut sono molto versatili e ti permettono di pagare e prelevare in oltre 140 valute diverse. Inoltre, si può collegare una singola carta a più conti in valute diverse.
Carte prepagate aziendali e Legge di Bilancio 2025
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto importanti novità che hanno un impatto diretto sull’uso e sulla fiscalità delle carte prepagate aziendali e del welfare aziendale in generale. Le modifiche principali si concentrano sulla tracciabilità dei pagamenti e sui limiti di esenzione per i fringe benefit.
Tracciabilità dei pagamenti e rimborsi spese
Dal 2025 è stato introdotto l’obbligo di utilizzare mezzi di pagamento tracciabili per le spese di trasferta e rappresentanza, come carte di debito, di credito e carte prepagate aziendali. Questo significa che i pagamenti in contanti non saranno più validi per la deducibilità fiscale. L’obiettivo è combattere l’evasione fiscale e aumentare la trasparenza.
- Vantaggi: Le carte prepagate aziendali sono una soluzione ideale per adempiere a questo obbligo, in quanto garantiscono la tracciabilità di ogni transazione. Le aziende che utilizzano questi strumenti possono semplificare la gestione delle note spese e assicurarsi che i rimborsi siano conformi alle nuove normative.
- Conseguenze: L’inosservanza di questa regola comporterà la perdita dei benefici fiscali per l’azienda e la tassazione dei rimborsi non tracciabili per il dipendente.
Vantaggi delle carte prepagate aziendali
Andando ben oltre gli obblighi di legge, sappiamo che e carte prepagate aziendali rappresentano uno strumento efficace per migliorare la gestione delle spese, aumentare la sicurezza e semplificare i processi amministrativi all’interno di un’organizzazione.
Semplificazione della gestione finanziaria
- Minore gestione del contante: Riducono la necessità di gestire denaro contante, diminuendo il rischio di furti o smarrimenti e semplificando le operazioni di cassa;
- Processo di rimborso semplificato: Eliminano la necessità per i dipendenti di anticipare fondi personali e per l’azienda di gestire complessi processi di rimborso spese;
- Integrazione con software di contabilità: Molte piattaforme di carte prepagate aziendali si integrano con software di contabilità, automatizzando la registrazione delle spese e semplificando la riconciliazione.
Maggiore sicurezza
- Rischio limitato in caso di smarrimento o furto: La perdita o il furto di una carta prepagata comporta la perdita solo dell’importo caricato sulla carta, a differenza di una carta di credito aziendale con un limite di spesa più elevato;
- Possibilità di blocco immediato: In caso di smarrimento o furto, la carta può essere bloccata immediatamente, prevenendo utilizzi non autorizzati;
- Minore esposizione dei conti bancari aziendali: Le carte prepagate non sono direttamente collegate al conto bancario principale dell’azienda, offrendo un ulteriore livello di sicurezza.
Flessibilità e comodità di gestione amministrativa
- Facilità di ricarica: Le carte possono essere ricaricate facilmente tramite bonifico bancario, portale online o app mobile;
- Assegnazione a dipendenti o reparti specifici: Permettono di fornire fondi specifici a dipendenti che devono sostenere spese per conto dell’azienda (es. viaggi, rappresentanza, acquisti di materiali);
- Carte virtuali: Alcune piattaforme offrono anche carte virtuali, ideali per pagamenti online sicuri.
- Programmi di cashback o premi: Alcuni fornitori offrono programmi di cashback o accumulo punti sulle spese effettuate;
- Reportistica avanzata: Piattaforme più evolute offrono report dettagliati sulle spese, analisi per categoria, centro di costo, ecc;
- Gestione centralizzata: Un’unica piattaforma per gestire tutte le carte, impostare regole e monitorare le transazioni.
Comparativa tra carta di credito, carta di debito e carta prepagata
| Caratteristica | Carta di Debito | Carta di Credito | Carta Prepagata |
| Meccanismo di addebito | Immediato, sul saldo del conto | Posticipato (solitamente a fine mese) | Immediato, sul saldo della carta |
| Accesso ai fondi | Saldo disponibile sul conto | Linea di credito concessa dalla banca | Saldo caricato sulla carta |
| Controllo spese | Dipende dal saldo del conto | Richiede una gestione attenta del credito | Massima, tramite precarica |
| Sicurezza | Rischio su tutto il conto corrente | Rischio su tutto il conto corrente | Rischio limitato all’importo caricato |
| Flessibilità | Limitata alla disponibilità immediata | Elevata (credito anticipato) | Limitata alla disponibilità caricata |
| Ideale per | Spese aziendali ordinarie e prelievi | Grandi acquisti, spese di viaggio, necessità di flessibilità | Gestione dei budget per dipendenti, spese online, sicurezza |
Come scegliere la carta prepagata aziendale giusta
Individuare la carta prepagata aziendale più adatta alle specifiche esigenze della propria attività dipende da una serie di fattori chiave. Bisogna considerare costi, funzionalità offerte, i limiti di spesa e la facilità di gestione.
Criteri di selezione delle carte prepagate aziendali
La scelta della carta prepagata aziendale giusta avviene attraverso una analisi delle esigenze dell’azienda. A partire dal volume e dalla tipologia di spese, dal numero di dipendenti che necessitano di una carta, il livello di controllo desiderato sul budget e la facilità di integrazione con i vostri sistemi amministrativi e contabili. Di seguito alcuni elementi da analizzare:
- Canone annuo/mensile: Valutare se è previsto un costo fisso periodico per la gestione della carta;
- Costi di emissione: Verificare se ci sono spese iniziali per l’emissione di nuove carte;
- Commissioni di ricarica: Controllare se vengono applicate commissioni per il caricamento dei fondi sulla carta e quali sono le modalità di ricarica gratuite;
- Commissioni di transazione: Verificare se ci sono commissioni per specifici tipi di transazioni (es. prelievi ATM, pagamenti in valuta estera);
- Costi di inattività: Alcuni fornitori potrebbero addebitare costi se la carta non viene utilizzata per un certo periodo;
- Trasparenza dei costi: Assicurarsi che tutti i costi siano chiaramente indicati e comprensibili.
Funzionalità e servizi offerti: cosa verificare prima di scegliere una carta prepagata aziendale
Blocco e sblocco carte: Valutare la facilità e la rapidità con cui è possibile bloccare e sbloccare le carte in caso di smarrimento o necessità.Costi associati alle carte prepagate aziendali
Limiti di spesa e prelievo: Verificare i limiti massimi di spesa giornalieri, mensili e i limiti di prelievo ATM, e se questi sono personalizzabili;
Opzioni di ricarica: Valutare le modalità di ricarica disponibili (bonifico bancario, portale online, app mobile, contanti presso punti convenzionati) e la loro comodità;
Gestione online e tramite app: Verificare la disponibilità di una piattaforma web o di un’app mobile per la gestione delle carte, la visualizzazione del saldo e delle transazioni, il blocco/sblocco carte, ecc;
Reportistica e analisi delle spese: Controllare se la piattaforma offre strumenti di reportistica dettagliata, categorizzazione delle spese ed esportazione dei dati per la contabilità;
Integrazione con software di contabilità: Verificare se la piattaforma si integra con i software di contabilità utilizzati dall’azienda per automatizzare la registrazione delle spese;
Carte virtuali: Valutare se il fornitore offre la possibilità di emettere carte virtuali per pagamenti online più sicuri;
Notifiche e alert: Verificare se sono disponibili notifiche in tempo reale per le transazioni e la possibilità di impostare alert per superamento soglie di spesa;
Supporto clienti: Valutare la qualità e la disponibilità del supporto clienti (telefono, email, chat);
Funzionalità aggiuntive: Alcuni fornitori offrono funzionalità extra come programmi di cashback, assicurazioni viaggio o sconti presso partner convenzionati.
Numero di carte emettibili: Verificare se è possibile emettere un numero adeguato di carte per i dipendenti o i reparti necessari;
Personalizzazione delle carte: Controllare se è possibile personalizzare i limiti di spesa e le autorizzazioni per singole carte o gruppi di carte;
Gestione dei permessi: Verificare se è possibile definire ruoli e permessi diversi per gli amministratori e gli utenti delle carte;
Costi associati alle carte prepagate aziendali
Possono variare significativamente a seconda del fornitore e del piano tariffario scelto. È fondamentale analizzare attentamente la struttura dei costi per scegliere la soluzione più conveniente. Ecco una panoramica dei costi più comuni.
- Costo di emissione della carta: Alcuni fornitori potrebbero addebitare un costo una tantum per l’emissione di ogni nuova carta fisica o virtuale;
- Canone annuo o mensile: Molte piattaforme prevedono un canone fisso periodico per la gestione del servizio e delle carte. Questo costo può variare in base al numero di carte, alle funzionalità incluse nel piano e al volume di transazioni;
- Commissioni di ricarica: Alcuni fornitori potrebbero applicare commissioni per il caricamento dei fondi sulle carte, soprattutto se si utilizzano metodi di ricarica specifici (es. ricarica urgente, ricarica tramite contanti presso punti convenzionati). In genere, le ricariche tramite bonifico bancario sono gratuite.
- Costi di inattività: Alcuni fornitori potrebbero addebitare dei costi se la carta non viene utilizzata per un periodo prolungato;
- Costi per blocco/sblocco carta: Potrebbe essere previsto un costo per bloccare o sbloccare la carta su richiesta (ad esempio, in caso di smarrimento temporaneo);
- Costi per la sostituzione della carta: In caso di smarrimento, furto o danneggiamento, la richiesta di una nuova carta fisica potrebbe comportare un costo;
- Costi per l’estratto conto cartaceo: Sebbene la maggior parte delle piattaforme offra estratti conto digitali gratuiti, la richiesta di una copia cartacea potrebbe essere a pagamento;
- Commissioni per storni o contestazioni: In alcuni casi, la gestione di storni o contestazioni di addebiti potrebbe comportare dei costi.
Commissioni e tariffe delle carte prepagate
La maggior parte delle carte prepagate aziendali prevede costi di transazione. È possibile distinguere tra diverse tipologie di commissioni:
- commissioni per pagamenti: In genere, i pagamenti con carta prepagata presso esercenti (sia online che fisici) sono gratuiti all’interno del paese;
- commissioni per prelievi ATM: I prelievi di contante presso gli sportelli bancomat potrebbero comportare delle commissioni, soprattutto se effettuati presso banche diverse da quelle convenzionate o all’estero. Il numero di prelievi gratuiti al mese potrebbe essere limitato;
- commissioni per transazioni in valuta estera: Se la carta viene utilizzata per pagamenti o prelievi in valuta diversa dall’euro, potrebbero essere applicate commissioni di cambio e/o commissioni aggiuntive;
- commissioni per transazioni fallite: In alcuni casi, potrebbero essere addebitate commissioni per tentativi di pagamento o prelievo non riusciti per saldo insufficiente.
Come ridurre i costi delle spese aziendali
Ridurre i costi associati alla gestione delle carte prepagate aziendali è un obiettivo importante per ottimizzare le finanze della vostra impresa. Ecco diverse strategie da implementare.
Ottimizzazione dell’utilizzo delle carte
- Impostare limiti di spesa appropriati: Definite limiti di spesa realistici e adeguati alle reali necessità di ciascun dipendente o reparto. Questo aiuta a prevenire spese eccessive e non necessarie
- Monitorare regolarmente le transazioni: Utilizzate le piattaforme online o le app mobili fornite dal gestore delle carte per monitorare in tempo reale le transazioni e individuare eventuali anomalie o utilizzi impropri;
- Educare i dipendenti sull’uso responsabile: Fornite ai dipendenti linee guida chiare sull’utilizzo delle carte aziendali, evidenziando le politiche aziendali in materia di spese e le best practice per evitare costi aggiuntivi (es. prelievi non necessari, transazioni in valuta estera senza necessità);
- Privilegiare i pagamenti con carta rispetto ai prelievi ATM: I prelievi di contante spesso comportano commissioni. Incoraggiate i dipendenti a utilizzare la carta per i pagamenti diretti quando possibile;
- Utilizzare carte virtuali per acquisti online: Le carte virtuali possono offrire maggiore sicurezza e controllo per gli acquisti online, riducendo il rischio di frodi e potenziali costi associati.
Gestione efficiente delle ricariche
- Pianificare le ricariche: Cercate di prevedere le esigenze di spesa ed effettuate ricariche di importi adeguati per evitare ricariche frequenti che potrebbero comportare costi (a seconda del fornitore e del metodo);
- Utilizzare metodi di ricarica gratuiti: Prediligete i metodi di ricarica gratuiti offerti dal fornitore (solitamente bonifico bancario). Evitate metodi con commissioni se non strettamente necessari;
- Considerare ricariche automatiche (se disponibili): Alcuni fornitori offrono la possibilità di impostare ricariche automatiche al raggiungimento di una soglia minima, ottimizzando la gestione dei fondi ed evitando interruzioni.
Controllo e amministrazione delle carte aziendali prepagate
- Revisionare periodicamente l’utilizzo delle carte: Analizzate regolarmente i report di spesa per identificare aree in cui è possibile ridurre i costi o migliorare l’efficienza;
- Disattivare le carte non più utilizzate: Se un dipendente lascia l’azienda o una carta non è più necessaria, disattivatela tempestivamente per evitare costi inutili;
- Sfruttare le funzionalità di reportistica e analisi: Utilizzate gli strumenti di reportistica forniti dal gestore delle carte per ottenere una visione chiara delle spese per categoria, dipendente o reparto, identificando aree di potenziale risparmio;
- Integrare con software di contabilità: L’integrazione con software di contabilità può automatizzare la registrazione delle spese e semplificare la gestione, riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative e potenzialmente i costi associati.
Migliorare la gestione delle spese aziendali con le carte prepagate
Le carte prepagate aziendali migliorano la gestione delle spese definendo budget precaricati per dipendenti o reparti, tracciando ogni transazione in tempo reale tramite piattaforme online o app, semplificando la rendicontazione ed eliminando la necessità di rimborsi manuali. Consentono inoltre di impostare limiti di spesa, bloccare/sbloccare le carte facilmente e ridurre il rischio legato all’uso di contante.
Integrazione delle carte con i software aziendali
L’integrazione delle carte prepagate aziendali con i software aziendali rappresenta un passo fondamentale per ottimizzare la gestione finanziaria e amministrativa. Questa integrazione permette di automatizzare e semplificare il flusso di dati relativi alle spese, riducendo l’inserimento manuale e minimizzando gli errori.
Ecco come tipicamente avviene questa integrazione e i suoi vantaggi:
- Software di contabilità: L’integrazione più comune è con i software di contabilità (come Xero, QuickBooks, Zucchetti, ecc.). Le transazioni effettuate con le carte prepagate vengono registrate automaticamente nel sistema contabile, spesso con la possibilità di categorizzare le spese in base a codici predefiniti o regole automatiche. Questo semplifica la riconciliazione bancaria, la generazione di report finanziari e la preparazione della dichiarazione dei redditi.
- Software di gestione delle spese: Alcune piattaforme di carte prepagate si integrano con software dedicati alla gestione delle note spese (come Soldo, Pleo, ecc.). Questo permette ai dipendenti di allegare facilmente le ricevute alle transazioni tramite app mobile, eliminando la necessità di conservare e consegnare manualmente i documenti cartacei. I manager possono approvare le spese digitalmente, e i dati vengono poi trasferiti al sistema contabile.
- Software di gestione dei viaggi e delle trasferte: Per le aziende con molti dipendenti in viaggio, l’integrazione con software di gestione dei viaggi può automatizzare l’assegnazione di budget sulle carte prepagate in base alle trasferte approvate e tracciare le spese di viaggio in modo centralizzato.
- Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): Le integrazioni più avanzate possono coinvolgere sistemi ERP, consentendo una visione ancora più completa delle finanze aziendali, integrando i dati delle carte prepagate con altri processi aziendali come gli acquisti, le vendite e la gestione del magazzino.
Modalità di integrazione
- API (Application Programming Interface): La maggior parte dei fornitori di carte prepagate e software aziendali offre API che permettono lo scambio di dati in modo automatico e sicuro tra le diverse piattaforme.
- Connettori o Plugin: Alcuni software offrono connettori o plugin specifici per integrarsi con piattaforme di carte prepagate popolari.
- Esportazione/Importazione di File: In alcuni casi, è possibile esportare i dati delle transazioni dalle piattaforme delle carte prepagate in formati compatibili (es. CSV, Excel) e importarli manualmente nei software aziendali. Tuttavia, questa modalità è meno efficiente e soggetta a errori.
Sono diversi i vantaggi dell’Integrazione. Innanzitutto il risparmio di tempo e la riduzione degli errori. Inoltre, si ottengono maggiore visibilità e controllo e la semplificazione della rendicontazione.
Soluzioni per la gestione delle spese aziendali
Le aziende hanno a disposizione diverse soluzioni per la gestione delle spese aziendali, che possono essere complementari o alternative all’utilizzo delle sole carte aziendali (siano esse di credito o prepagate).
Una soluzione è l’uso di software di gestione delle spese come Soldo, Pleo, Qonto, N2F, Expensify, Zoho Expense e molti altri. Questi permettono ai dipendenti di registrare le spese tramite app mobile (scansionando scontrini e ricevute), creare note spese digitali, inviare richieste di approvazione e ottenere rimborsi. I manager possono approvare o rifiutare le spese online, e i dati vengono spesso integrati con i software di contabilità. Offrono un controllo più granulare sulle spese, la possibilità di allegare giustificativi digitali, flussi di approvazione personalizzabili e una migliore visibilità sulle spese per categoria e dipendente. Riducono la burocrazia e gli errori legati alla gestione manuale delle note spese.
Diversamente è possibile usare piattaforme di gestione delle carte aziendali come Qonto e Revolut Business che, oltre a carte prepagate o di debito aziendali, offrono anche una piattaforma centralizzata per la gestione di queste carte. Ciò include l’impostazione di limiti di spesa, il monitoraggio delle transazioni in tempo reale, il blocco/sblocco delle carte, la categorizzazione automatica delle spese e spesso l’integrazione con software di contabilità. Questi forniscono un maggiore controllo e visibilità sulle spese effettuate con le carte, semplificano l’amministrazione e la rendicontazione, e spesso offrono funzionalità aggiuntive come carte virtuali e reportistica avanzata.
Altra soluzione arriva dai sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che integrano diversi processi aziendali, inclusa la gestione finanziaria. Alcuni ERP possono gestire le spese aziendali, tracciare i pagamenti con carte aziendali (tramite integrazioni) e automatizzare i flussi di lavoro contabili. Non mancano software di contabilità con funzionalità di gestione spese come Xero e QuickBooks che offrono funzionalità di base per la gestione delle spese, come la registrazione delle transazioni delle carte aziendali.
