La call permanente è diventata il formato dominante del lavoro contemporaneo, anche nella pubblica amministrazione. Ma dietro la familiarità di questo strumento si nasconde un problema strutturale: più ci si connette, meno ci si ascolta davvero.
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La mimica della partecipazione: quando la call diventa teatro
È una scena ormai ordinaria. Cinque persone connesse. Facce composte, qualche annuire al momento giusto, un “sì, certo” quando serve. Ma gli occhi tradiscono: saltano tra finestre, e-mail, chat, documenti, notifiche. Non è cattiva educazione: è diventata competenza di sopravvivenza. Si impara presto la “mimica di partecipazione” mentre si fa altro.
E qui sta la frizione vera: la call nasce per coordinare, ma si trasforma in multitasking strutturale. Chi parla procede come se fosse ascoltato; chi ascolta spesso è in background. La call diventa un monologo assistito, non un’interazione. Sembra banale, ma è una frattura organizzativa: quando l’attenzione è frammentata, la riunione smette di essere un luogo di lavoro e diventa un canale audio che scorre mentre si “smaltisce arretrato”.
Il Comune sotto pressione: la call come contenitore di tutto
In Comune questo effetto è amplificato: urgenze continue, front office che incalza, pratiche da chiudere, PEC, determine, scadenze, richieste dei cittadini, catene decisionali lunghe. La call diventa il contenitore dove si mette tutto. E proprio perché “ci si può collegare da ovunque”, si finisce per collegarsi anche quando non si dovrebbe.
Il punto non è demonizzare le call: è riconoscere che, così come le stiamo usando, stanno riducendo la qualità della collaborazione.
Perché adesso: disattenzione facile e costo cognitivo esploso
Questo fenomeno non nasce con le piattaforme. Esisteva già nelle riunioni fisiche: gente estraniata a scrivere sul PC o a usare lo smartphone non per prendere appunti, ma per evadere. La differenza è che la call ha reso la disattenzione più facile e più invisibile.
In presenza, la pressione sociale tiene insieme il gruppo: ti accorgi se qualcuno è altrove. Online, la disattenzione è normalizzata: webcam spenta, microfono muto, chat parallele, “scusa, ero in un’altra finestra”. E soprattutto: la call è diventata “economica” da convocare. Nessuna sala da prenotare, nessun tempo di spostamento, un link e via. Il costo organizzativo scende, ma il costo cognitivo esplode.
Non è un problema di tool. È un problema di attenzione come risorsa scarsa, e di design del lavoro. Quando tutto è urgente e tutto richiede aggiornamenti, la riunione diventa un “nastro trasportatore” di informazioni. Ma informare non è collaborare. La collaborazione richiede presenza mentale, che è incompatibile con il multitasking continuo.
Cosa cambia davvero quando l’attenzione è frammentata
Quando le persone sono in call e fanno altro, succedono tre cose molto concrete.
La trasmissione unidirezionale
La prima: la call diventa una trasmissione unidirezionale. Chi parla occupa lo spazio, gli altri “assistono” con un’attenzione intermittente. L’illusione è che basti essere collegati per essere allineati. In realtà si sta solo distribuendo rumore: le informazioni passano, ma non sedimentano, non si trasformano in decisioni o in comprensione condivisa.
Il dibattito a due
La seconda: la dinamica si riduce spesso a un dibattito a due. Anche se siete in cinque, la vera interazione avviene tra i due che stanno davvero ascoltando e rispondendo. Gli altri restano collegati per dovere, per FOMO (paura di perdersi qualcosa), o perché “così almeno so di cosa parlano”. Ma sapere “di cosa parlano” non è contribuire. E chi è in background, quando viene chiamato in causa, improvvisa. Da qui nascono equivoci, rinvii, “me lo rimandi per mail”, e la sensazione di aver parlato tanto senza muovere nulla.
Il contagio nelle abitudini quotidiane
La terza: il comportamento “tracima” nel mondo reale. Se ti abitui a stare in call con attenzione parziale, poi in una riunione in presenza, soprattutto quando l’argomento non ti interessa direttamente, scatta lo stesso riflesso: prendi il telefono. Non per cattiveria: perché il cervello ha imparato che è normale essere “mezzo qui e mezzo altrove”. È un’abitudine. E le abitudini, quando diventano cultura implicita, sono difficili da smontare. E peggio ancora, poi lo fai a casa con i familiari, o davanti ad una pizza con amici. Perchè ormai, è normale.
Il costo finale è quello più serio: riduzione dello scambio cognitivo e dell’intelligenza collettiva. La qualità delle idee nasce dall’attrito buono: domande, obiezioni, connessioni inattese, chiarimenti. Se l’attenzione è frammentata, quell’attrito scompare, rimane solo aggiornamento.
Ormai questo è un dato di fatto in molte organizzazioni. Proprio per questo serve di essere consapevoli del meccanismo e di ragionarci con attenzione.
Due scenari concreti in Comune
Immaginiamo due situazioni tipiche in un ente locale:
L’allineamento che non allinea
C’è una call con Segreteria, Ragioneria, Tecnico, SUAP, magari anche RTD/ICT. L’obiettivo ufficiale è “allinearci”. L’obiettivo reale è non far saltare per aria nulla o far fallire un progetto. Risultato: ciascuno porta urgenze e micro-problemi, la call si allunga, e mentre uno parla gli altri rispondono a PEC o ai cittadini. Alla fine si esce con una sensazione di lavoro fatto (“ne abbiamo parlato”), ma con poche decisioni e nessun proprietario chiaro delle azioni. La settimana dopo si rifà la stessa call, perché il tema non si è chiuso: si è solo mantenuto vivo.
La riunione di progetto e il freno delle decisioni rinviate
Qui l’effetto “dibattito a due” è ancora più forte: parlano quasi sempre il referente interno e il fornitore (o due referenti interni). Gli altri sono presenti per “conoscenza”, ma senza spazio reale né energia mentale per intervenire. La call produce slide, status, percentuali. Quando però serve una decisione che impatta un ufficio non davvero presente, arriva il freno: “devo sentire i colleghi”, “valutiamo”, “torniamo sul punto”. La disattenzione in call non è neutra: genera decisioni rinviate, responsabilità sfumate, e poi urgenze più stringenti. E alla fine un’altra call per rifare il punto perchè ognuno si è perso un pezzo.
In entrambi i casi la call non fallisce perché “la gente è distratta”. Fallisce perché è progettata come contenitore, non come strumento di decisione.
Rischi e false scorciatoie: perché moralizzare non basta
La scorciatoia più comune è moralizzare o passare ad azioni come: “Tenete la webcam accesa”, “niente multitasking”, “siate presenti”. Funziona un giorno, poi svanisce. Perché non risolve la causa: troppe call, call mal disegnate, ruoli confusi, agenda frammentata.
Un’altra falsa soluzione è irrigidire tutto con regole burocratiche: convocazioni iper-formali, verbali per ogni micro-call, obblighi generalizzati. Peggio ancora: gli agenti che fanno i riassunti danno la sensazione di poter perdere un pezzo senza problemi, tanto poi lo rileggo. La verità è che poi difficilmente si recupera il pezzo perso e il rischio diventa: trasformare l’attenzione in adempimento. La gente “fa presenza”, ma non partecipa.
C’è poi un rischio culturale: normalizzare l’idea che ascoltare a metà sia accettabile. Se passa quel modello, non perdiamo solo efficacia nelle riunioni; perdiamo capacità di ragionare insieme. È un tema di competenze organizzative prima ancora che digitali: saper stare nel qui e ora, distinguere informazione da deliberazione, protegge spazi di lavoro profondo.
E cosa si rompe se lo fai male? Si rompe la fiducia. Perché quando le persone percepiscono che “parlare non serve”, smettono di portare contributi veri. E quando smettono di portare contributi veri, le decisioni diventano sempre più verticali o sempre più casuali. In entrambi i casi peggiora la qualità dell’azione amministrativa.
Ultimo ma non per importanza: perdi puntini da unire nel futuro. Se ascolti solo quanto ti interessa, non raccogli magari spunti o idee (e quindi puntini) che possono maturare nel tempo, e questo riduce le tue capacità cognitive nel medio termine e depotenzia il tuo pensiero e capacità di generare idee.
La via praticabile: roadmap in tre mosse
La domanda utile non è “come faccio a obbligare le persone a stare attente”. È: come riduco le condizioni che rendono inevitabile la disattenzione?
Igiene delle call (tagliare e distinguere)
Separare le call “di informazione” da quelle “di decisione”. Le prime, quando possibile, diventano aggiornamenti asincroni (nota, messaggio strutturato, breve report, video notebookLM, audio notebook LM). Le seconde restano sincrone, ma con un perimetro chiaro: poche persone, tempo breve, ordine del giorno chiaro, output esplicito.
Design della partecipazione (ruoli e ritmo)
Una call senza ruolo di facilitazione è un invito al multitasking. Serve qualcuno che tenga il filo: obiettivo, tempi, giro di contributi, chiusura con decisioni e next step. Non è recitare: è gestione dell’attenzione collettiva. E serve il coraggio di dire: “Se non devi decidere o contribuire, non serve che tu sia qui” o viceversa “Non ho capito cosa faccio in questa riunione” per capire il perché della tua presenza.
Reingegnerizzare la giornata (blocchi di presenza)
Se la giornata è un mosaico di call, nessuno può essere davvero presente. Occorre ridisegnare l’agenda: blocchi senza call per lavoro profondo, finestre dedicate alle call decisionali, e soprattutto criteri per accettare o rifiutare inviti. Non per egoismo, ma per efficacia: se sei ovunque, non sei da nessuna parte.
Checklist per migliorare le call
Ecco una breve checklist di riferimento:
- Per ogni call, è utile definire in una riga l’output atteso: decisione, lista azioni, chiarimento su un punto.
- Se l’output non è chiaro, probabilmente la call non serve.
- Ridurre i partecipanti: in riunione solo chi decide o chi porta informazioni essenziali. Gli altri ricevono un breve resoconto.
- Impostare 25 o 45 minuti, non 30 o 60: obbliga a scegliere le priorità.
- Aprire con la domanda: “Cosa dobbiamo decidere entro la fine?”. Se la risposta è “aggiornarci”, vale la pena valutare un aggiornamento asincrono.
- Introdurre un giro rapido obbligatorio (30–60 secondi a testa) nelle call decisive: costringe alla presenza e fa emergere obiezioni reali.
- Quando ci si scopre in multitasking, vale la pena chiedersi perché. Si è nella call sbagliata? Ci sono troppe urgenze in parallelo? Si sta compensando un’agenda senza spazi? Il problema va affrontato a monte, non dentro la call.
- Proteggere due blocchi al giorno senza call (anche solo 45 minuti): senza spazi dedicati, il multitasking diventa l’unico modo per “stare a galla”.
Conclusione
La call permanente non è solo una cattiva abitudine: è un modello di lavoro che sta normalizzando la disattenzione e impoverendo l’intelligenza collettiva. Possiamo continuare a riempire calendari e chiamarlo coordinamento, oppure possiamo ridare alle riunioni un senso: meno, migliori, con presenza vera.
Inizia con poco ma in maniera efficace domandandoti: questa call serve a decidere insieme, o serve solo a farci sentire che stiamo facendo qualcosa?
