Documenti reperibili in punti diversi dell’organizzazione, attività presidiate da pochi utenti chiave, procedure amministrative svolte in modo differente da una società all’altra. Sono alcuni dei problemi più ricorrenti nei gruppi industriali complessi: la documentazione esiste, i sistemi gestionali sono presenti, le persone conoscono il lavoro da fare, ma il processo resta frammentato. In questi casi l’automazione documentale non può limitarsi a digitalizzare archivi o sostituire la carta. Deve rendere i documenti parte attiva dei flussi operativi, collegandoli ai dati contabili, ai sistemi Erp, alle regole aziendali e alle responsabilità delle persone.
La fatturazione elettronica ha accelerato questa evoluzione, soprattutto in Italia. Ha imposto alle imprese di produrre e ricevere documenti strutturati, ma ha anche reso più evidente una distinzione spesso sottovalutata: avere un documento digitale non significa avere un processo digitale. La registrazione, la verifica, l’approvazione, la conservazione, la gestione delle eccezioni e il controllo restano attività complesse, soprattutto quando riguardano più società, fornitori eterogenei e grandi volumi di informazioni.
Il tema è destinato a pesare ancora di più nei prossimi anni. Secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, nel 2025 il mercato della gestione digitale dei documenti aziendali vale 2,3 miliardi di euro, ma molte imprese si trovano ancora in una fase intermedia, in cui la digitalizzazione degli adempimenti non coincide sempre con l’automazione dei processi sottostanti. Anche il quadro europeo spinge nella stessa direzione: il Consiglio Ue ha adottato l’11 marzo 2025 il pacchetto VAT in the Digital Age, che prevede la piena digitalizzazione degli obblighi di reporting Iva per le transazioni B2B intra-Ue entro il 2030, secondo la timeline ufficiale del Consiglio dell’Unione europea.
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Automazione documentale nei gruppi multi-company: il nodo organizzativo
Il caso Sacmi, sviluppato con Siav, permette di osservare questo passaggio dentro una realtà industriale complessa, dove la gestione dei documenti si intreccia con processi amministrativi, fiscali, logistici e doganali. Il Gruppo produce macchine e impianti completi per diversi settori, dalla ceramica al packaging, dal food and beverage ai metalli e materiali avanzati, e opera con una presenza internazionale e una struttura multi-company. Secondo i dati pubblicati dall’azienda, nel 2025 Sacmi ha registrato 1,526 miliardi di euro di fatturato consolidato e 4.912 dipendenti, con oltre 70 società operative in 25 Paesi.
In un’organizzazione di queste dimensioni, la gestione documentale non è un’attività accessoria. Incide sulla capacità di amministrare, controllare, registrare, conservare, comunicare e rispettare scadenze fiscali o doganali. Anche per questo Sacmi Service, shared service center del Gruppo, ha l’obiettivo di centralizzare i servizi amministrativi a livello nazionale per le società del gruppo già operative su Sap o in fase di migrazione. Il percorso avviato con Siav si colloca dentro questa esigenza: costruire un modello più uniforme prima ancora di automatizzarlo.
Dall’analisi dei processi a modalità operative condivise
Il lavoro iniziale ha riguardato l’analisi dei processi amministrativi e organizzativi, l’uniformazione delle attività, la normalizzazione del piano dei conti, delle anagrafiche clienti e fornitori e dei codici Iva. Le regole condivise sono state poi documentate nel portale di gruppo, così da renderle disponibili sia agli utenti di Sacmi Service sia alle società coinvolte. “Il progetto è partito dall’analisi dei workflow – spiega Simone Nesi, Responsabile Direzione Operativa Sacmi Service -, quindi abbiamo esaminato l’organizzazione delle attività amministrative e poi costruito modalità operative condivise”.
Il punto di partenza era chiaro: prima dell’evoluzione realizzata con il supporto di Siav, i documenti erano reperibili “in varie aree della società” e alcune attività erano “in mano a utenti chiave”, quindi più difficili da recuperare e rendere replicabili. A questo si aggiungevano modalità operative diverse tra le varie società. Il rischio non riguardava solo l’efficienza. Quando le informazioni non sono collegate ai processi, infatti, l’organizzazione fa più fatica a crescere, a distribuire competenze concentrate su poche persone e a mantenere coerenza tra le società del gruppo.
“Prima il processo, poi la tecnologia”: dal software alla governance
Il concetto più forte è sintetizzato da Nesi con una formula molto concreta: “Prima il processo e poi la tecnologia”. È una chiave utile perché sposta il focus dal software alla governance. In un contesto multi-company, infatti, non basta installare una piattaforma e replicarla su più aziende: occorre costruire un modello operativo comune, formare gli utenti, definire le regole di gestione e capire quali eccezioni resteranno in carico alle persone.
L’integrazione tra Sap e Archiflow ha avuto un ruolo centrale in questo percorso. “E’ stata la chiave che ci ha permesso di mettere in relazione in maniera strutturata i dati contabili con i documenti – osserva Nesi -. In questo modo è stato possibile accentrare l’archiviazione e la conservazione digitale e, al tempo stesso, gestire in maniera integrata flussi documentali importanti”.
In pratica la piattaforma documentale è diventata il punto in cui archiviazione, conservazione digitale, workflow e contenuti amministrativi dialogano con il sistema Erp. Da Sap è possibile risalire ai documenti collegati; dalla piattaforma documentale si governano flussi, metadati, controlli, smistamenti e conservazione. Il documento, così, non rimane fermo in un archivio digitale, ma accompagna il processo.
Dal punto di vista di Siav, la complessità è stata proprio accompagnare questa evoluzione senza ridurla all’introduzione di una singola componente tecnologica. “Sacmi rappresenta un contesto particolarmente sfidante per qualsiasi progetto di digitalizzazione, sia per la dimensione internazionale del Gruppo sia per la complessità dei processi coinvolti”, spiega Federico Pedullà, Managing Director Business Development di Siav. “La principale sfida è stata costruire nel tempo un ecosistema integrato capace di dialogare con SAP e supportare esigenze molto diverse tra loro. Sicuramente un elemento di complessità è stato il percorso di evoluzione tecnologica di Sacmi, che ha incluso anche la migrazione a Sap S/4Hana. In questa fase abbiamo lavorato a stretto contatto con il cliente per sviluppare una soluzione di registrazione automatica delle fatture che partisse da componenti standard ma fosse in grado di recepire logiche operative molto specifiche del loro contesto”.
Nesi descrive il risultato come il passaggio da “un sistema frammentato” a “una piattaforma scalabile e facilmente gestibile”. Per un gruppo industriale, scalabilità significa poter estendere un modello a più società senza ricostruire ogni volta l’intero impianto operativo. Significa anche rendere il lavoro quotidiano meno dipendente da prassi locali, abitudini individuali o passaggi manuali difficili da tracciare. In questo senso, la gestione documentale integrata diventa una vera infrastruttura di processo.
Il ciclo passivo come prova concreta dell’automazione
Il ciclo passivo è il capitolo più misurabile del progetto e offre la prova più evidente dell’automazione documentale applicata ai processi amministrativi. “Oggi il processo è di fatto industrializzato”, spiega Nesi. “I documenti arrivano sia in formato Xml sia in formato Pdf, vengono acquisiti automaticamente, quindi i dati vengono estratti, instradati e validati attraverso workflow dedicati”. Il passaggio successivo è la registrazione nel gestionale: “Una volta completati tutti i controlli previsti, la registrazione avviene direttamente in Sap. Naturalmente resta a carico delle persone la gestione delle eccezioni”.
Il dato più significativo riguarda la registrazione automatica delle fatture passive. “I risultati sono concreti e già visibili dal primo anno”, sottolinea Nesi, spiegando che Sacmi ha raggiunto circa il 60% di registrazioni automatiche, con picchi mensili fino al 70% in alcuni casi. È un “risultato rilevante”, perché misura una quota di attività amministrativa sottratta al reinserimento manuale. Il beneficio, però, non riguarda soltanto la velocità. La maggiore fruibilità dei dati, la riduzione delle lavorazioni ripetitive e la possibilità di estendere il modello ad altre società rendono il processo più stabile nel tempo.
Il progetto di registrazione automatica è partito nel 2024 in due aziende ed è stato poi esteso progressivamente. Questa estensione ha richiesto un lavoro di armonizzazione, perché ogni società porta con sé differenze organizzative, flussi specifici e documenti con qualità non sempre omogenea. In un gruppo multi-company, la qualità del dato e la coerenza del processo incidono direttamente sulla possibilità di automatizzare. La tecnologia può accelerare ciò che è stato ordinato, ma non risolve da sola processi divergenti o regole non condivise.
Fatture infragruppo e scalabilità del modello
Uno degli aspetti più interessanti riguarda le fatture infragruppo. In uno schema tradizionale, una fattura emessa da una società del gruppo verso un’altra può essere trattata come una fattura qualsiasi, con ricezione, gestione e registrazione manuale. Nel modello Sacmi, il sistema riconosce la natura infragruppo del documento e abilita una gestione più automatizzata del flusso, riducendo ricezioni e reinserimenti.
Questo passaggio è utile perché mostra come l’automazione generi valore quando intercetta regole operative specifiche, non soltanto quando velocizza attività standard. Nesi riconduce l’estensione del progetto a tre elementi: standardizzazione dei processi, definizione di un modello operativo uniforme e formazione degli utenti. “In un contesto multi-company non basta replicare una soluzione tecnica”, osserva. “Serve prima di tutto costruire un modo comune di lavorare”.
Le criticità più rilevanti, infatti, non sono state soltanto applicative. Hanno riguardato le differenze organizzative tra le società, la gestione di fatture diverse e la qualità non sempre omogenea dei documenti ricevuti. Sono aspetti che incidono direttamente sulla stabilità del modello e sulla sua estensione nel tempo. Il ciclo passivo diventa quindi il banco di prova di una trasformazione più ampia: se il documento è collegato al dato contabile, al workflow e alla regola aziendale, il processo può essere governato con più continuità.
Pec, contratti e flussi doganali: la piattaforma oltre le fatture
Il ciclo passivo resta il cuore del progetto, ma il progetto Sacmi non si esaurisce nella registrazione automatica delle fatture. La stessa logica di gestione documentale integrata è stata estesa ad altri ambiti, tra cui Pec, firma digitale, documenti di trasporto, import/export e documentazione doganale. Questo ampliamento è importante perché dimostra come una piattaforma documentale possa diventare un ambiente operativo trasversale, capace di sostenere processi amministrativi, logistici e di compliance.
La gestione delle Pec è uno degli esempi più immediati. Sacmi utilizza Pec Manager per circa 80 caselle e ha attivato funzioni di smistamento automatico basate su regole configurabili. Le comunicazioni possono essere indirizzate in base al mittente o alla tipologia di contenuto, mentre Easy Workflow viene usato per notifiche e attività automatiche. In organizzazioni distribuite, la Pec può diventare rapidamente un collo di bottiglia: messaggi da leggere, inoltri manuali, assegnazioni da verificare, rischi di errore o ritardo. Automatizzare lo smistamento significa migliorare la presa in carico e rendere più controllabile l’intero percorso della comunicazione.
Un secondo ambito riguarda i contratti. Sacmi ha introdotto la firma digitale remota integrata con Archiflow, con documenti caricati in Pdf dopo i controlli interni, punti firma predisposti, invio al firmatario tramite link e rientro automatico del documento firmato nel sistema. Il beneficio non è solo la riduzione delle attività manuali o dell’uso di strumenti fisici come le smart card. Il punto più rilevante è la governance: sapere quale documento viene firmato, da chi, con quale percorso e dove viene conservato.
Anche i flussi import/export e i documenti doganali mostrano bene il valore di una gestione documentale integrata. In questi processi, documenti come Dae, Dat, prospetti, Mrn, bolle e fatture devono essere recuperati, archiviati, collegati e resi disponibili nei tempi corretti. La dimensione documentale si intreccia con compliance, logistica e amministrazione.
Questo allargamento del perimetro rappresenta l’evoluzione naturale da gestione documentale a piattaforma centrale per l’automazione dei processi. “Il caso Sacmi dimostra come una piattaforma documentale possa evolvere fino a diventare un elemento centrale dell’ecosistema digitale aziendale”, conclude Federico Pedullà di Siav. Oggi Archiflow non si limita a gestire documenti, ma attiva workflow, scambia informazioni con Sap, orchestra attività tra persone e sistemi e abilita livelli di automazione sempre più avanzati”.
Dalla gestione documentale integrata all’AI sui documenti
L’evoluzione futura guarda all’automazione intelligente, all’AI e all’information extraction. Sacmi vede due direttrici principali: aumentare l’automazione dei processi e migliorare la capacità di leggere e interpretare documenti non strutturati. Il punto è particolarmente rilevante in ambiti come la documentazione doganale, dove molte informazioni possono non essere disponibili in formato strutturato e richiedono ancora letture manuali.
L’obiettivo è ridurre la gestione manuale delle eccezioni, aumentare il livello complessivo di automazione e rendere il modello più scalabile.
In questa traiettoria rientra anche l’evoluzione verso Archiflow Nova, vista come condizione che rende utile l’AI nei processi documentali: dati già collegati, workflow definiti, documenti governati, regole condivise. Senza questa base, l’intelligenza artificiale rischia di intervenire su un’organizzazione ancora frammentata. Con una gestione documentale integrata, invece, può lavorare su processi più leggibili e misurabili.
Un punto di partenza per automatizzare tutti i processi
Anche da questa prospettiva, il progetto rappresenta un esempio di trasformazione che parte dal documento ma guarda al processo nel suo insieme: “Per noi questo progetto dimostra come il vero valore della trasformazione digitale non risieda nella digitalizzazione del documento in sé, ma nella capacità di utilizzare il documento come punto di partenza per automatizzare e governare l’intero processo aziendale” conclude Pedullà. È proprio questa visione che sta portando Sacmi a guardare oggi anche alle tecnologie di AI e Information Extraction e al percorso di evoluzione verso Archiflow Nova”.
Il caso Sacmi mostra quindi una traiettoria concreta dell’automazione documentale. Si parte da bisogni operativi molto riconoscibili, fatto di documenti dispersi, prassi diverse e attività manuali. Si passa attraverso l’armonizzazione dei processi e l’integrazione con Sap. Si arriva a una piattaforma che sostiene ciclo passivo, Pec, contratti e flussi doganali. La lezione più utile per altri gruppi industriali è proprio questa: la tecnologia funziona quando organizza un lavoro già ripensato. Solo allora il documento smette di essere un contenuto da archiviare e diventa una leva per governare i processi.
Articolo prodotto in collaborazione con Siav
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