La dematerializzazione della Pubblica Amministrazione (PA) è uno degli obiettivi strategici principali nella trasformazione digitale del nostro Paese. Tuttavia, nonostante i significativi progressi, come sottolineato nel FPA Annual Report 2024, solo il 23% delle PA italiane ha completato l’integrazione digitale dei propri processi e servizi. Questo dato evidenzia come gran parte della PA sia ancora lontana dall’ottenere una piena digitalizzazione. Inoltre, secondo l’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano, circa il 40% delle amministrazioni pubbliche italiane non ha ancora implementato un sistema di gestione documentale completamente digitale.
La digitalizzazione dei processi e la gestione documentale rimangono sfide complesse, con soluzioni ancora frammentate e non sempre facilmente integrabili con i sistemi esistenti. Il 65% delle amministrazioni locali, ad esempio, ha dichiarato di utilizzare software di gestione documentale, ma solo il 20% di questi sistemi è pienamente interoperabile con altri strumenti digitali utilizzati dalle istituzioni centrali.
Un elemento fondamentale per superare questi ostacoli è l’adozione di strumenti che semplifichino la gestione dei flussi documentali, migliorino la sicurezza dei dati e siano compliant con le normative in vigore. Non a caso, secondo il Rapporto FPA 2024, il 30% dei comuni italiani ha segnalato difficoltà nell’adozione di soluzioni sicure per la gestione e la conservazione dei documenti elettronici, complice la complessità legata al rispetto delle normative GDPR e di altre regolamentazioni europee.
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Dematerializzazione PA: lo scenario
Secondo i più recenti dati del Politecnico di Milano e di ForumPA, la PA italiana sta facendo dei progressi significativi, ma ancora circa il 60% delle amministrazioni segnalano difficoltà nel completare la digitalizzazione dei propri processi. Un altro aspetto che emerge è che il 55% delle PA non ha ancora adottato soluzioni cloud native, un elemento cruciale per ottenere la scalabilità e la sicurezza necessarie per la digitalizzazione. Questo dato evidenzia quanto sia fondamentale completare il passaggio al cloud, che oggi è la piattaforma più sicura e in grado di garantire l’efficienza dei flussi informativi.
La mancanza di un’integrazione uniforme tra le diverse soluzioni digitali è un altro fattore che frena il progresso della dematerializzazione PA. Le PA italiane sono spesso vincolate a sistemi legacy difficili da aggiornare, con applicazioni che non parlano tra loro e non sono compatibili con le tecnologie più recenti. Di conseguenza, l’adozione di strumenti avanzati come l’intelligenza artificiale (AI) e l’automazione dei flussi documentali è ancora limitata, e la digitalizzazione rimane parziale.
Si tratta dunque di uno scenario ancora critico. “La vera sfida della dematerializzazione PA è proprio questa: la frammentazione degli strumenti, che non consente una gestione efficace dei flussi documentali”, afferma Enrico Mirotti, Digital Sales Director di Alterna. “Le amministrazioni pubbliche sono pronte a fare il passo successivo, ma spesso si trovano ad affrontare la difficoltà di integrare le soluzioni moderne con i sistemi legacy”.
Arxeia 365: la risposta alle esigenze della PA
Arxeia 365 – soluzione di Alterna che ha fatto il suo debutto a ForumPA 2025 – si propone come lo strumento che può superare questa difficoltà, offrendo una piattaforma completa per la gestione di PEC, protocollo, archiviazione elettronica e flussi documentali. Integrata nativamente con Microsoft 365, la suite consente di centralizzare i processi, migliorando l’efficienza, la sicurezza e la compliance.
“La vera forza di Arxeia 365 è proprio l’integrazione con l’ecosistema Microsoft 365“, spiega Mirotti. “Le amministrazioni non devono più passare da un sistema all’altro: tutto è gestito in un unico ambiente. Inoltre, non c’è bisogno di imparare nuovi strumenti, perché tutto si svolge nell’interfaccia che già conoscono”. Questa integrazione consente una gestione documentale unificata che non solo semplifica le operazioni quotidiane, ma consente anche di avere una visione chiara e unificata di tutti i flussi informativi. “Con Arxeia 365, i documenti vengono gestiti in modo sicuro e conforme alle normative italiane, senza compromettere la familiarità degli utenti con l’ambiente Microsoft”.
L’intelligenza artificiale al servizio della dematerializzazione PA
Uno degli aspetti più innovativi di Arxeia 365 è l’utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI) per ottimizzare i flussi documentali e la gestione della corrispondenza. Ad esempio, la piattaforma è in grado di classificare automaticamente i documenti in entrata, riducendo i tempi di elaborazione e il rischio di errore umano. “Quando un reclamo arriva tramite PEC, il sistema è in grado di analizzare il contenuto, riconoscere la tipologia di richiesta e automaticamente classificarla”, spiega Mirotti.
Questa funzionalità di classificazione automatica non solo riduce il carico di lavoro manuale, ma aumenta significativamente l’efficienza delle amministrazioni. “In pratica, grazie all’AI, Arxeia 365 è in grado di risolvere autonomamente fino al 70% dei reclami, senza l’intervento umano, permettendo così agli operatori di concentrarsi su attività di maggiore valore”, aggiunge Mirotti.
Questa automazione è particolarmente utile in un contesto come quello della PA, dove la gestione di grandi volumi di documenti e richieste può generare ritardi e inefficienze. L’adozione dell’AI in Arxeia 365 aiuta a semplificare notevolmente i flussi documentali e a migliorare il servizio pubblico offerto ai cittadini.
Sicurezza dei dati e conformità alle normative AgID
Un altro tema centrale nella dematerializzazione della PA è la sicurezza dei dati. Arxeia 365 risponde pienamente a questa esigenza, integrandosi perfettamente con le policy di sicurezza di Microsoft 365. Questo garantisce che i dati sensibili siano protetti in modo ottimale, senza rischi di accessi non autorizzati o perdite di informazioni. “La sicurezza è un aspetto imprescindibile, soprattutto quando si parla di PA“, sottolinea Mirotti. “Con Arxeia 365, i dati sono sempre protetti grazie alle tecnologie avanzate di Microsoft 365, e il sistema eredita tutte le policy di sicurezza, come la protezione contro la perdita dei dati (Dlp), l’autenticazione multi-fattore (Mfa) e la gestione dell’accesso condizionale”.
Inoltre, Arxeia 365 è pienamente conforme alle normative AgID, che stabiliscono le regole per la gestione e la conservazione digitale dei documenti nella PA. Questo è un aspetto fondamentale per garantire che tutte le amministrazioni pubbliche possano operare in modo conforme alle leggi italiane ed europee.
La dematerializzazione PA nel contesto europeo
La dematerializzazione della PA non riguarda solo l’Italia. Come evidenziato nei report del Politecnico di Milano, anche a livello europeo molte amministrazioni pubbliche si trovano ad affrontare sfide simili. Tuttavia, rispetto ad altri Paesi europei, l’Italia è ancora in ritardo nell’adozione di soluzioni di cloud e di automazione dei flussi documentali. La resistenza al cambiamento, unita alla presenza di sistemi legacy, rappresenta uno dei principali ostacoli alla digitalizzazione completa dei servizi pubblici.
“La PA italiana è pronta a fare il salto, ma la vera sfida rimane legata alla gestione dei sistemi legacy e alla necessità di migrare verso il cloud”, osserva Mirotti. “Grazie a soluzioni come Arxeia 365, le amministrazioni possono finalmente superare questi ostacoli, migliorando la sicurezza, l’efficienza e la compliance”.
Arxeia 365 come catalizzatore della dematerializzazione PA
La dematerializzazione della PA è un processo ancora in corso, ma con strumenti come Arxeia 365, le amministrazioni pubbliche possono accelerare il passo verso una digitalizzazione completa. Grazie all’adozione dell’AI, all’integrazione con Microsoft 365 e alla sicurezza cloud, Arxeia 365 consente alle PA di superare le difficoltà legacy, migliorando l’efficienza, la conformità e la qualità dei servizi offerti ai cittadini. “Le PA devono evolversi rapidamente per offrire servizi migliori ai cittadini e alle imprese”, conclude Mirotti. “Con Arxeia 365, stiamo aiutando la Pubblica Amministrazione a fare il passo decisivo verso una digitalizzazione completa”.
Articolo realizzato in partnership con Alterna
