La progressiva digitalizzazione dei processi documentali ha trasformato la fattura da semplice documento commerciale a strumento strategico di controllo fiscale ed esempio di efficienza operativa. Per poter valorizzare appieno la sua funzione occorre estendere la sua valenza sia in ambito UE che in ambito internazionale. Però lì nascono i problemi perché ciascuno Stato è sovrano nella materia e vuole far valere la sua sovranità. Quindi la soluzione non è un formato standard di fattura elettronica, ma un linguaggio comune di predisposizione, associato a metodi per “tradurre” ciascun modello in ciascuna “lingua”.
In questo scenario, lo standard XML rappresenta il linguaggio comune su cui si fondano i sistemi di e-invoicing in tutto il mondo, con implicazioni che vanno ben oltre i confini normativi di ciascun ordinamento.
Indice degli argomenti
La fatturazione elettronica tra quadro italiano e scenario internazionale
L’Italia è stata pioniera nella introduzione della fatturazione elettronica: l’obbligo di emissione nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni (B2G) è iniziato il 31 marzo 2015, è stato esteso ai soggetti passivi IVA ordinari (B2B) dal primo gennaio 2019, ed ulteriormente esteso ai contribuenti in regime forfettario dal primo gennaio 2024. Tutte le fatture devono essere trasmesse in formato XML secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, aggiornate periodicamente e, da ultimo, dalla versione 1.9 in vigore dal primo aprile 2025.
Per le operazioni verso clienti esteri — sia intracomunitari che extra-UE — l’obbligo di fatturazione elettronica via SdI non si estende al sistema del paese di destinazione. Il cedente italiano emette la fattura in formato XML e la trasmette al SdI con il codice destinatario convenzionale «XXXXXXX», inviando poi una copia in PDF al cliente estero. Questo adempimento assolve contestualmente all’obbligo di esterometro, come stabilito dall’art. 1, comma 3-bis del D.Lgs. 127/2015, evitando la comunicazione separata dei dati delle operazioni transfrontaliere. Per gli acquisti da fornitori non residenti, restano obbligatori i codici documento TD17 (acquisto servizi da UE ed extra-UE), TD18 (acquisto beni da fornitore UE) e TD19 (acquisto beni già presenti in Italia da fornitore estero), ai sensi del D.Lgs. 146/2021.
Il fulcro attorno al quale ruota la fattura elettronica è il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Esso costituisce l’infrastruttura tecnologica centrale del sistema di fatturazione elettronica italiano e svolge la funzione di snodo obbligatorio per la trasmissione delle fatture in formato XML.
Il SdI provvede alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del soggetto emittente, all’esecuzione di controlli formali automatizzati (relativi, tra l’altro, alla correttezza del tracciato, alla validità dei dati identificativi delle parti e alla presenza degli elementi essenziali), nonché al successivo inoltro al destinatario individuato tramite codice univoco / destinatario o indirizzo di PEC, con contestuale emissione di notifiche che attestano l’esito del processo (accettazione, scarto o mancata consegna). Grazie a tale architettura, solo le fatture che superano i relativi controlli possono considerarsi validamente emesse e rilevanti ai fini fiscali.
Standard XML e frammentazione dei modelli nazionali
Sul piano internazionale, il quadro è ancora profondamente disomogeneo. Come rilevato dall’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano — che monitora sistematicamente la diffusione degli obblighi di fatturazione elettronica in Europa e a livello globale, e ha lanciato a tal fine l’International Observatory on Electronic Invoicing in collaborazione con la Friedrich-Alexander-Universität di Norimberga — ogni paese ha finora adottato in autonomia le proprie regole in termini di formati tecnici, canali di trasmissione e soggetti obbligati. Ne risulta un mosaico normativo che rende complessa la gestione per le imprese con operatività internazionale: a livello europeo, ad esempio, solo l’Italia dispone di un obbligo generalizzato sia negli scambi B2G che B2B, mentre la maggioranza degli Stati membri si trova ancora in fase di adeguamento parziale o volontario.
In questo contesto, lo standard XML si afferma come denominatore tecnico comune: la sua struttura semantica aperta consente l’interoperabilità tra sistemi diversi indipendentemente dalle scelte legislative di ciascun ordinamento. Non è un caso che paesi extra-UE come la Serbia abbiano adottato il formato UBL 2.1 — identico allo standard europeo — per il proprio sistema centralizzato eFaktura, già obbligatorio per tutte le imprese dal 1° gennaio 2023.
Il pacchetto normativo e il calendario di attuazione
Il 14 aprile 2025 è entrata in vigore la riforma ViDA — VAT in the Digital Age — a seguito della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea del 25 marzo 2025. Il pacchetto si compone di tre provvedimenti distinti:
- la Direttiva (UE) 2025/516, che modifica la Direttiva IVA 2006/112/CE introducendo nuove regole in materia di fatturazione elettronica e obblighi dichiarativi;
- il Regolamento (UE) 2025/517, modificativo del Reg. (UE) n. 904/2010 (cooperazione tra Stati membri) che rafforza la cooperazione amministrativa tra gli Stati membri in materia di IVA;
- il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/518, modificativo del Reg. (UE) n. 282/2011 (norme di esecuzione IVA) che aggiorna le disposizioni applicative del regime IVA.
Il calendario di attuazione è scaglionato fino al 2035. Dal 14 aprile 2025 gli Stati membri possono rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per le transazioni domestiche senza necessità di autorizzazione preventiva della Commissione europea, e non è più richiesto il previo consenso del destinatario per l’invio di e-fatture.
Dal primo luglio 2028 scatterà l’estensione dell’OSS (One Stop Shop) per i trasferimenti intra-UE, realizzando il concetto di Single VAT Registration (SVR). Dal 1° luglio 2030 diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica B2B per tutte le transazioni intracomunitarie, con emissione entro dieci giorni dall’evento imponibile e rendicontazione digitale in tempo reale alle autorità fiscali. Entro il 1° gennaio 2035, i sistemi nazionali di rendicontazione digitale già esistenti — come il SdI italiano — dovranno essere armonizzati con gli standard europei2.
Effetti extra-UE degli standard europei
L’impatto di ViDA non si limita ai confini dell’Unione europea. La progressiva adozione di formati strutturati come UBL (Universal Business Language) e CII (Cross Industry Invoice) — entrambi conformi alla norma EN 16931, lo standard europeo di riferimento — esercita una pressione normativa indiretta anche sui partner commerciali extra-UE. Le imprese e i governi di paesi terzi che commerciano con l’Europa si trovano a dover adeguare i propri sistemi di fatturazione agli standard tecnici europei non per obbligo di legge, ma per necessità di interoperabilità. La rete Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), nata in ambito europeo per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, si è estesa a paesi come Australia, Singapore, Nuova Zelanda e Giappone, confermando il ruolo dell’Europa come standard-setter globale di fatto.
La fatturazione elettronica nei flussi extra-UE
Per un’azienda italiana che ha rapporti commerciale con paesi terzi, l’adozione dello standard XML anche per le fatture extra-UE — pur non essendo obbligatoria — comporta vantaggi concreti che vanno ben oltre la mera compliance fiscale. Il principale beneficio immediato è l’esonero dall’esterometro: se la fattura verso il cliente estero transita dal SdI, l’Agenzia delle Entrate acquisisce automaticamente i dati dell’operazione, eliminando la necessità di una comunicazione separata. Sul piano operativo, i file XML in formato strutturato consentono il cosiddetto «touchless processing»: i dati potranno essere abbinati automaticamente agli ordini di acquisto e alle ricezioni merci all’interno dell’ERP, bypassando l’inserimento manuale e riducendo errori e tempi di lavorazione.
Le esportazioni di beni verso paesi extra-UE sono operazioni non imponibili ai sensi dell’art. 8 DPR 633/72 e utilizzano il codice natura N3.1, mentre le cessioni intracomunitarie adottano il codice N3.2 e quelle verso San Marino il codice 3.3. In ogni caso, la corretta compilazione del campo IdPaese con il codice ISO 3166-1 alpha-2 del paese del cliente e del campo IdCodice con l’identificativo fiscale estero sono elementi essenziali per la regolarità formale del documento3.
I flussi documentali nelle operazioni transfrontaliere
La gestione delle operazioni con l’estero richiede una mappatura precisa dei flussi documentali in entrata e in uscita. Per le imprese che ricevono fatture da fornitori non residenti, il sistema italiano prevede l’autofatturazione elettronica attraverso i codici TD17, TD18 e TD19, con termini di trasmissione al SdI differenziati a seconda della tipologia dell’operazione. Sono escluse dall’obbligo di trasmissione telematica le operazioni per le quali è stata emessa bolletta doganale (importazioni) e quelle di importo non superiore a 5.000 euro per singola operazione, ai sensi dell’art. 12 del D.L. 73/2022.
Sul fronte della ricezione, i clienti esteri non sono tenuti a gestire il file XML, che costituisce un formato tecnico proprio del sistema italiano. La copia in formato PDF è sufficiente per le loro esigenze contabili e fiscali nel paese di residenza. Tuttavia, le grandi multinazionali con sistemi ERP strutturati possono richiedere anche il file XML per l’integrazione diretta nei loro sistemi gestionali: in questi casi è opportuno fornire entrambi i formati. Dal punto di vista degli oneri Intrastat, questi rimangono applicabili per le operazioni intracomunitarie di acquisto e cessione di beni e servizi, fino alla loro sostituzione con il sistema DRR (Digital Reporting Requirements) prevista per il 2030 nell’ambito di ViDA.
La fatturazione elettronica tra ERP, modelli nazionali e provider
La gestione della fatturazione elettronica in contesti internazionali richiede che i sistemi ERP aziendali siano in grado di produrre e ricevere tracciati XML diversi a seconda del paese di destinazione.
In questo ambito, l’Italia, come detto in premessa, ha un primato sia temporale che tecnologico. Il sistema centralizzato di ricezione e trasmissione delle fatture elettroniche assolve contestualmente il ruolo di controllo preventivo e conservazione dei dati, che rappresentano un importante patrimonio di informazioni a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria, sottoposto tuttavia a stringenti tutele imposte dal Garante per il trattamento dei dati personali4.
In Germania, il Growth Opportunity Act del 2024 ha introdotto l’obbligo di ricevere fatture elettroniche conformi allo standard EN 16931 dal 1° gennaio 2025, con l’obbligo di emissione previsto per il 2028: i formati riconosciuti sono XRechnung (basato su XML conforme a CII o UBL) e ZUGFeRD 2.0.1 (formato ibrido PDF/A-3 che incorpora un file XML). La Francia riconosce tre formati distinti: UBL, CII (Cross Industry Invoice) e Factur-X. Il Belgio ha optato per Peppol-BIS Billing come standard obbligatorio per le transazioni B2B dal gennaio 2026. I modelli adottati da Germania, Belgio e Francia non si configurano come sistemi centralizzati sul modello italiano, bensì come architetture decentralizzate e interoperabili, fondate sull’utilizzo di standard comuni e reti di trasmissione quali PEPPOL, nelle quali la fattura elettronica circola tra gli operatori tramite piattaforme accreditate, mentre l’amministrazione finanziaria acquisisce i dati in via mediata o successiva, con un grado di centralizzazione variabile nel caso francese.
Spagna, Portogallo e Grecia hanno sistemi simili a quello italiano (centralizzato). Romania e Polonia si stanno orientando verso un sistema centralizzato, mentre i Paesi del Nord Europa si stanno orientando verso un modello PEPPOL non centralizzato.
Questa pluralità di standard impone alle aziende con operatività internazionale di configurare i propri sistemi gestionali — o di affidarsi a soluzioni middleware — capaci di tradurre automaticamente il formato XML nativo in quello richiesto da ciascuna giurisdizione. La centralizzazione della governance della fatturazione elettronica in un’unica piattaforma, con “connettori” dedicati per ogni paese, consente di ridurre i costi operativi in modo significativo rispetto alla gestione frammentata per singolo mercato. I benefici si estendono anche alla visibilità del cash flow globale in tempo reale: consolidando i flussi AR (order-to-cash) e AP (procure-to-pay) attraverso un hub unico, i responsabili finanziari ottengono informazioni immediate sulle passività e sulle entrate in tutte le entità del gruppo.
Il valore dei service provider nella conformità internazionale
Per le imprese che non dispongono di risorse interne sufficienti a monitorare il continuo aggiornamento delle normative locali, il ricorso a service provider specializzati rappresenta la soluzione più efficace. Gli intermediari certificati come Access Point Peppol operano come hub multicanale — integrando EDI, API, FTP, AS2, SdI e reti nazionali — e garantiscono la conformità in oltre 80 giurisdizioni, adattando automaticamente i formati di scambio alle specifiche tecniche di ciascun paese. Nei modelli decentralizzati di fatturazione elettronica — diffusi in molti paesi extra-UE — questi fornitori di servizi certificati verificano, firmano e comunicano le informazioni all’autorità fiscale locale, assumendosi la responsabilità della validità legale del processo.
Il valore aggiunto dei provider non si limita alla conformità tecnica: il loro aggiornamento continuo sulle normative consente alle aziende clienti di essere sempre allineate alle nuove scadenze senza dover investire internamente in risorse dedicate. Il panorama dei mandati nazionali europei è in rapida evoluzione — con scadenze diverse per Francia (pilota febbraio 2026), Spagna (2026), Polonia e Slovacchia (2027) — e la complessità è destinata ad aumentare nei prossimi anni con l’entrata a regime di ViDA.
La fatturazione elettronica integrata con i pagamenti
Il sistema della fattura elettronica ha rappresentato una rivoluzione nella tracciabilità delle operazioni commerciali, ma sconta un limite strutturale: certifica l’esistenza del rapporto giuridico-economico, non l’effettivo regolamento finanziario. Fattura emessa non equivale a pagamento ricevuto, e in questo scarto si annida ancora uno spazio grigio per l’economia sommersa. La soluzione naturale è l’integrazione tra il Sistema di Interscambio e i flussi di pagamento elettronico: bonifici, carte e strumenti POS potrebbero essere riconciliati automaticamente con le fatture corrispondenti, generando in tempo reale la prova dell’avvenuto incasso.
Per i pagamenti in contanti — residuali ma non eliminabili — andrebbe prevista una dichiarazione obbligatoria a carico del cedente/prestatore, con annotazione del mezzo di pagamento direttamente nel corpo della fattura o in un registro telematico collegato. Il quadro normativo si sta già muovendo in questa direzione: dal 1° gennaio 2026 è in vigore l’obbligo di collegamento logico tra registratori telematici e terminali POS — con le registrazioni operative a partire dal 5 marzo 2026 e prima scadenza al 20 aprile 2026 per i dispositivi già attivi — eliminando la discrasia tra incassi con carta e corrispettivi trasmessi. Il passo successivo, di natura sistematica, sarebbe introdurre un indicatore di payment mix — ovvero la percentuale di transazioni regolate con strumenti elettronici — come variabile aggiuntiva negli Indici Sintetici di Affidabilità fiscale (ISA).
Un contribuente che paga prevalentemente in forma tracciabile offre al Fisco garanzie di trasparenza che meritano un riconoscimento esplicito in termini di punteggio e di benefici premiali. Fattura elettronica e pagamento tracciabile, integrati in un unico flusso informativo trasformerebbero il ciclo attivo in un sistema di compliance automatica: meno adempimenti, più certezza del diritto, meno evasione; renderebbero possibile una integrazione completa delle operazioni contabili con i sistemi informativi; costituirebbero una cartina di tornasole delle operazioni sospette: fatture emesse e mai incassate, ovvero pagamenti ricevuti e mai fatturati sarebbero individuabili immediatamente, con contestuale enorme vantaggio per i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
L’integrazione telematica e sistemica dei mezzi di pagamento sarebbe un’ottima e più efficiente alternativa rispetto ad altri criteri meno oggettivi oggi utilizzati come indice di inaffidabilità fiscale.
Conservazione digitale delle fatture elettroniche: quadro normativo e criticità aperte
Uno dei vantaggi offerto dal sistema “centralizzato” italiano è quello della detenzione al suo interno di tutte le fatture elettroniche transitate tramite esso. Questa caratteristica ha conferito al “metodo italiano”, tra gli altri, la possibilità di risolvere in maniera automatica il problema della c.d. “conservazione a norma”. Vediamo perché.
La conservazione delle fatture elettroniche è disciplinata dall’art. 39, terzo comma, del DPR 633/1972, che rinvia al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e alle regole tecniche del DMEF 17 giugno 2014. Il termine per effettuare la conservazione a norma è fissato dall’art. 3 del predetto decreto ministeriale in tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’annualità di riferimento. Sul piano civilistico, l’art. 2220 del Codice Civile impone un termine decennale di conservazione per i libri e le scritture contabili, comprensive delle fatture.
Il punto di discontinuità rispetto alla fatturazione analogica è rappresentato dal comma 6-bis dell’art. 1 del D.Lgs. 127/2015, introdotto per valorizzare il ruolo centrale del SdI: «Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014 si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate». In altri termini, per le fatture transitate dal SdI e memorizzate dall’AdE, il contribuente è esonerato dall’obbligo di conservazione autonoma, a condizione di avere aderito al servizio di consultazione messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.
Con il provvedimento n. 433608 del 6 novembre 2022, il Direttore dell’Agenzia delle Entrate ha definitivamente chiarito che l’Agenzia è autorizzata a memorizzare i file XML delle fatture elettroniche — sia i «dati fattura» che i «dati fattura integrati» — fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi. Questo termine è più breve di quello decennale del Codice Civile: in presenza di contenzioso civile o fiscale che richieda l’esibizione delle fatture oltre l’ottavo anno, il contribuente dovrà disporre di proprie copie adeguatamente conservate.
Il dibattito critico: un obbligo inventato diventato business
Attorno alla conservazione delle fatture elettroniche si è sviluppato un ingente mercato commerciale di soluzioni software e servizi, nonostante la norma preveda già un meccanismo pubblico e gratuito che soddisfa gli obblighi di legge per la stragrande maggioranza dei contribuenti. A parere di chi scrive, l’esonero dall’obbligo di conservazione autonoma per chi ha aderito al servizio di consultazione dell’AdE è chiaramente sancito dalla norma, ma pochissimi operatori ne sono consapevoli. L’Agenzia delle Entrate detiene e conserva l’hash di tutte le fatture elettroniche ricevute tramite SdI: anche qualora le fatture venissero conservate dai contribuenti come semplici file XML, l’Agenzia avrebbe sempre la possibilità di controllarne la completezza, autenticità e integrità. Un ulteriore argomento critico riguarda il principio generale del diritto amministrativo per cui la Pubblica Amministrazione non può richiedere ai cittadini documentazione che è già in suo possesso.
C’è da dire che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti un servizio di conservazione, accessibile tramite il portale Fatture e Corrispettivi. La sua attivazione retroattiva — resa possibile dal comunicato AdE del 4 giugno 2021 — consente di portare in conservazione massiva anche le fatture già transitate, indicando al momento dell’adesione una data antecedente. Resta fermo l’obbligo di valutare situazioni particolari in cui si ha necessità di superare gli otto anni che sono il limite oltre il quale AdE ha diritto di eliminare le fatture elettroniche dal SdI (per esempio, contenziosi in essere, operazioni con soggetti esteri non transitati dal SdI, o necessità di esibizione oltre l’ottavo anno).
Conservazione delle fatture extra-UE: un regime distinto
Il quadro cambia radicalmente per le fatture relative a operazioni con controparti estere non transitate attraverso il SdI. In questi casi — che riguardano in particolare le fatture ricevute da fornitori extra-UE in formato non strutturato o PDF, oppure le fatture emesse verso clienti esteri che il cedente italiano abbia deciso di non far transitare dal SdI — l’esonero previsto dal comma 6-bis non si applica. Il contribuente è tenuto a conservare autonomamente tali documenti secondo le regole tecniche del CAD, garantendone integrità, autenticità, leggibilità e immodificabilità per l’intero periodo di conservazione previsto dalla legge.
Per le imprese esportatrici con significativi volumi di operazioni verso paesi terzi, la gestione della conservazione dei documenti extra-SdI richiede quindi una soluzione tecnica dedicata — che sia un sistema di conservazione interno certificato, un conservatore accreditato ai sensi dell’art. 29 del CAD, o un service provider internazionale — con procedure chiare di indicizzazione, sicurezza e accessibilità. In un’ottica di progressiva armonizzazione internazionale, anche la conservazione documentale è destinata a evolversi: ViDA punta a creare un ecosistema in cui i dati fiscali delle transazioni intra-UE siano disponibili in tempo reale alle autorità competenti, riducendo ulteriormente il perimetro degli adempimenti conservativi a carico delle imprese.
Conclusioni sulla fatturazione elettronica internazionale
La fatturazione elettronica e la dematerializzazione documentale non sono più temi esclusivamente nazionali o europei: sono diventati una dimensione strutturale della gestione aziendale internazionale. Per le imprese italiane che operano con controparti extra-UE il percorso di adeguamento passa attraverso tre livelli distinti ma interconnessi: la piena padronanza degli obblighi domestici (SdI, esterometro, TD17/18/19), la comprensione dell’evoluzione normativa europea accelerata da ViDA, e la costruzione di una strategia tecnico-operativa — basata su standard XML interoperabili, sistemi ERP aggiornati e service provider affidabili — capace di garantire conformità ed efficienza in tutte le giurisdizioni rilevanti.
La conservazione digitale, infine, rimane un elemento critico che richiede una valutazione puntuale: non un adempimento automatico, ma una scelta consapevole tra le diverse opzioni disponibili, ciascuna con implicazioni giuridiche, operative ed economiche specifiche, ma che deve avere come linea guida il rispetto della sostanza (integrità, autenticità e immodificabilità delle FE) non della forma5.
