La digitalizzazione dei processi aziendali in Italia ha ormai assunto un ruolo strategico, ma c’è ancora molto da fare, soprattutto per quanto riguarda la gestione documentale. Secondo uno studio Idc del 2024 intitolato “European Application of eSignature Solutions”, condotto su un campione di oltre 2.000 aziende in vari Paesi europei, il 60% delle imprese italiane ha già adottato una qualche forma di firma elettronica nei loro flussi documentali, con un incremento delle implementazioni registrato negli ultimi due anni. Tuttavia, solo una parte delle aziende sfrutta pienamente il potenziale di queste tecnologie, limitandosi in molti casi ad applicazioni parziali.
In Italia, la firma elettronica è ormai pienamente integrata nella normativa, grazie al regolamento europeo eIDAS che conferisce validità legale alla firma elettronica, riducendo i rischi legati alla falsificazione e aumentando la trasparenza delle transazioni digitali. Anche qui, però, molte realtà aziendali faticano ancora a implementare soluzioni completamente digitali per la gestione e la firma dei documenti, con il risultato che nel processo resta discontinuità tra il digitale e il cartaceo.
“La firma elettronica è il punto di raccordo che chiude il ciclo della digitalizzazione – afferma Claudio Vigasio, ceo di Able Tech -. Fino a poco tempo fa, le aziende digitalizzavano il flusso di lavoro fino a un certo punto, ma non avevano soluzioni per la firma legale, il che le costringeva a tornare alla carta”. Questo gap nella digitalizzazione del processo di firma è un’opportunità che può essere colmata solo attraverso soluzioni avanzate che uniscano la sicurezza della firma elettronica alla velocità e all’intelligenza dei sistemi automatizzati. Un esempio è ARXivar Sign, la piattaforma con cui Able Tech non solo “semplifica la gestione dei documenti, ma garantisce anche che ogni processo sia sicuro, tracciato e conforme alla normativa”.
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Il ruolo cruciale della firma elettronica nella trasformazione digitale
La firma elettronica è uno degli strumenti più strategici per le aziende che desiderano abbracciare la digitalizzazione in modo completo. Essa non solo semplifica il processo di firma dei documenti, ma consente anche di ridurre i costi operativi, accelerare le transazioni e aumentare la sicurezza, poiché i documenti digitali sono più facili da archiviare e proteggere rispetto ai formati cartacei.
Secondo McKinsey, le aziende che adottano la firma elettronica e altre soluzioni digitali vedono una riduzione dei tempi di gestione dei contratti del 40-60%. Questo non solo accresce l’efficienza operativa, ma migliora anche l’esperienza complessiva del cliente, che beneficia di un processo di firma più rapido e senza intoppi. La firma elettronica non è più solo un’opzione, ma una necessità strategica che consente alle aziende di restare al passo con i tempi.
“La firma elettronica non è solo una questione tecnologica, ma anche un passo fondamentale per allinearsi alle normative europee e internazionali – chiarisce Vigasio -. Con la soluzione ARXivar Sign, non solo rispondiamo alle necessità di velocità e sicurezza, ma garantiamo anche piena compliance con le leggi sulla protezione dei dati e la validità legale dei documenti”.
Come l’intelligenza artificiale potenzia la firma elettronica
L’integrazione dell’intelligenza artificiale (AI) nella firma elettronica rappresenta una delle innovazioni più interessanti per il futuro delle aziende. ARXivar Sign , la piattaforma sviluppata da Able Tech, non si limita a fornire una semplice soluzione di firma digitale, ma sfrutta l’AI per automatizzare, ottimizzare e rendere più sicuri i processi di firma.
L’AI applicata alla firma elettronica consente di “leggere” automaticamente i documenti e la loro struttura, evitando errori e riducendo la necessità di intervento umano. Un esempio pratico di come l’AI semplifichi il processo è la sua capacità di riconoscere i campi da compilare, semplificando il lavoro per gli utenti. “La nostra piattaforma – spiega il ceo Able Tech – va in questa direzione ed è in grado di mappare i documenti attraverso l’AI, identificando automaticamente i punti in cui è necessaria una firma. Questo processo non solo riduce gli errori, ma velocizza anche il flusso di lavoro, garantendo al contempo la sicurezza dei dati”.
Oltre a ciò, l’AI consente anche una gestione evoluta della sicurezza. Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono in grado di monitorare costantemente il processo di firma per assicurarsi che ogni passaggio sia conforme e sicuro. La verifica in tempo reale delle informazioni permette di identificare e correggere eventuali anomalie o errori prima che possano compromettere l’intero processo.
ARXivar Sign : la soluzione di Able Tech per la firma elettronica
ARXivar Sign rappresenta la proposta di Able Tech per le aziende che desiderano ottimizzare la loro gestione documentale attraverso una soluzione di firma elettronica evoluta. Con questa piattaforma, Able Tech non solo offre una firma elettronica sicura e conforme alle normative, ma integra anche intelligenza artificiale per garantire un’esperienza utente semplificata e un flusso di lavoro più rapido ed efficiente.
Una delle principali caratteristiche di ARXivar Sign – che, a partire dal mese di novembre, le aziende potranno provare gratuitamente per 30 giorni, senza alcun impegno, per verificare direttamente la sua efficacia e semplicità d’uso – è la sua facilità di utilizzo. Non richiede installazioni complicate e può essere utilizzata immediatamente grazie alla sua infrastruttura cloud. Le aziende possono integrare ARXivar Sign nei loro processi aziendali senza la necessità di modificare i loro sistemi preesistenti, risparmiando tempo e risorse. L’AI, inoltre, consente di automatizzare la configurazione dei documenti, riducendo al minimo l’intervento manuale e i margini di errore. Questo processo non solo aumenta l’efficienza operativa, ma migliora anche l’esperienza del cliente, che si trova a firmare i documenti in modo semplice e veloce.
“Abbiamo in pratica creato una piattaforma che offre alle aziende la possibilità di digitalizzare l’intero processo di firma, dalla creazione del documento alla sua validazione. Così non solo rendiamo la firma elettronica facile e sicura, ma permettiamo anche una gestione integrata dei documenti all’interno dei flussi aziendali esistenti”, afferma Vigasio.
L’evoluzione futura della firma elettronica e il ruolo dell’AI
Il mercato della firma elettronica sta vivendo una continua evoluzione, con un crescente interesse per l’automazione e l’intelligenza artificiale. Secondo un rapporto di Gartner, si prevede che entro il 2026, il 50% delle transazioni aziendali saranno gestite tramite firme elettroniche, con un forte incremento nell’adozione di soluzioni AI integrate. Questo scenario mette in evidenza l’importanza di adottare soluzioni digitali avanzate, sullo stile ARXivar Sign , per rimanere competitivi.
Altrettanto importante è considerare che il futuro della firma elettronica andrà sempre più verso un’integrazione totale con i sistemi aziendali, creando una rete di processi automatizzati che non solo garantiscono la firma digitale, ma gestiscono anche l’archiviazione, la ricerca e la protezione dei documenti. L’AI sarà dunque il motore che spingerà questa integrazione, permettendo alle aziende di gestire documenti e contratti in modo ancora più agile ed efficiente.
Verso flussi aziendali più rapidi ed efficienti
La digitalizzazione dei processi aziendali è oggi una necessità irrinunciabile, ma affrontare questa sfida non significa solo implementare nuove tecnologie. Le aziende devono essere in grado di ottimizzare l’intero ciclo dei loro processi, mantenendo al contempo elevati livelli di sicurezza, velocità e conformità. In questo contesto, la firma elettronica, potenziata dall’intelligenza artificiale, non è solo uno strumento di semplificazione, ma una leva fondamentale per rendere i flussi aziendali più rapidi ed efficienti.
La firma elettronica intelligente, supportata dall’AI, permette quindi alle aziende di non fermarsi alla mera digitalizzazione di un documento, ma di integrarla pienamente nei loro flussi di lavoro, migliorando l’interoperabilità e riducendo il rischio di errori. Il futuro dei processi aziendali è indissolubilmente legato alla capacità di adattarsi a un mondo che chiede sempre più velocità e sicurezza, senza compromettere la qualità del lavoro.
La transizione verso la piena digitalizzazione dei processi aziendali è ormai imprescindibile per affrontare le sfide del futuro. Le soluzioni evolute, come quelle che integrano la firma elettronica e l’AI, non sono solo un’opportunità tecnologica, ma una necessità strategica per le aziende che desiderano proseguire il loro percorso di innovazione, garantendo al contempo sicurezza, compliance e maggiore efficienza.
Articolo realizzato in collaborazione con Able Tech
