Gestione documentale, il nodo tra classificazione e fascicoli: come fare

Nel manuale scritto da Eugenio Casanova, uno dei padri nobili dell’archivistica italiana, si rintracciano alcune indicazioni su come classificazione e fascicolazione debbano interagire, al fine di condurre la sedimentazione dell’archivio corrente sui binari davvero funzionali allo svolgimento delle attività del soggetto detentore della stessa documentazione. Così, con riferimento al titolario di classificazione, Casanova ricorda come esso si componga di titoli o categorie a loro volta suddivisi in classi, precisando però come quest’ultime “non si ripartiscono più in sottoclassi, ma in fascicoli”. E con riferimento poi al repertorio dei fascicoli, lo stesso autore sente di dover precisare che quest’ultimo altro non è se non “un elenco ripartito per titoli e per classi […] ove per ogni classe sono enumerati l’uno dopo l’altro i fascicoli che vi appartengono”^[1].

Affermazioni queste che ci fanno ritenere che già quella generazione di archivisti non abbia alcun dubbio sul fatto che la classificazione sia propedeutica alla fascicolazione e che quest’ultima si realizzi solo a condizione di presupporre la classificazione: quasi fossero le due facce dell’identica moneta. E rileggendo le pagine di quel manuale par quasi di vedere all’opera Monssù Travet o uno dei suoi molti epigoni reali^[2] che, tenendo in mano una delle tante carte lavorate quotidianamente, la riconduce meticolosamente alla sua precisa posizione d’archivio con una mossa in due tempi: dapprima attribuendole un titolo e una classe e poi scorrendo, nel repertorio, l’elenco dei fascicoli esistenti per quella data classe, fino ad incontrare il fascicolo di destinazione^[3].

Norme sul protocollo informatico e integrazione perduta

La certezza sul binomio indissolubile tra classificazione e fascicolazione, che guida per larga parte del Novecento sia i teorici che i pratici delle cose d’archivio, è però in parte scalfita a partire dai primi passi compiuti dall’informatica applicata alla gestione documentale delle amministrazioni pubbliche. Si tratta di una fase piuttosto critica, segnata com’è dallo sforzo di declinare i tradizionali strumenti dedicati alla gestione dell’archivio corrente in forme nuove, dipendenti dalle emergenti tecnologie informatiche. E nel realizzare tale operazione di “traduzione” ci si affida a quella risorsa in grado di dispiegare il massimo effetto regolatorio possibile: la norma scritta. Una scelta questa accolta con entusiasmo dalla comunità archivistica del tempo: essa, infatti, intravvede nella via normativa la possibilità di ricavarsi un ruolo nel processo di ammodernamento dell’amministrazione pubblica del paese, imperniato su una gestione documentale che – grazie alle nuove tecnologie – è chiamata ad essere un volano per l’efficienza, l’efficacia, e la trasparenza dell’apparato pubblico.

In tutto quell’entusiasmo gli archivisti sottovalutano però un possibile effetto collaterale: “tradurre”, con un intento esaustivo, una tecnica specialistica e basata su una prassi dettagliata e variegata – qual è la gestione documentale – nel linguaggio normativo, caratterizzato invece da un elevato grado di generalità, astrazione e schematizzazione, espone al rischio di non volute deformazioni, distorsioni e fraintendimenti.

Ciò è quanto forse avviene a partire dal Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, entrato in vigore nel 1998^[4]. È certo che coloro che hanno originariamente ispirato quel regolamento sono ben consapevoli della complementarità funzionale tra classificazione e fascicolazione. Di ciò si ritrova una dimostrazione nella norma che dispone che “le amministrazioni determinano […] le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli […] definendo adeguati piani di classificazione d’archivio”^[5]: come a dire che il piano di fascicolazione – che indica “le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli” – è già incluso nel piano di classificazione ed è pertanto un tutt’uno con esso; cosicché per questa via il classificare e il fascicolare rimangono, a tutti gli effetti, due attività intrinsecamente correlate.

Da ciò consegue che, ogniqualvolta nel regolamento si fa menzione della classificazione, implicitamente quella stessa menzione contiene anche il riferimento alla fascicolazione, sebbene quest’ultima non sia citata in forma manifesta^[6]. Un implicito che rischia però di non poter essere colto da coloro che, nell’interpretare il regolamento stesso, non possono vantare una consolidata formazione archivistica. E così il testo normativo, con la sua sequela di richiami alla classificazione privi di ogni esplicita menzione della fascicolazione, finisce – suo malgrado – per produrre su molti interpreti un effetto che deforma e distorce l’originaria ratio legis: come se il classificare, nella visione del legislatore, sussistesse di per sé e senza alcun collegamento funzionale al fascicolare e viceversa^[7].

Pensiamo infatti all’effetto finale, per l’appunto su interpreti poco avvezzi alla tradizione archivistica, di quella serie di riferimenti alla classificazione apparentemente monchi dei complementari rimandi alla fascicolazione: ad esempio là dove si stabilisce che “il sistema di protocollo informatico deve garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato”^[8]; ed ancora là dove si dispone che “le operazioni di registrazione […] e le operazioni di segnatura di protocollo […] nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del protocollo informatico”^[9].

E che dire, infine, di quella norma che impone l’obbligo di individuare “gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione”^[10], norma in cui la fascicolazione non solo – per l’ennesima volta – non è esplicitamente menzionata, ma è linguisticamente resa con l’ambigua e più ampia nozione di “archiviazione”?

L’effetto distorsivo

L’effetto distorsivo della formulazione di tali precetti normativi si accresce ulteriormente nel tempo, allorquando il regolamento in parola è abrogato, ma le norme sopra citate sono riprese per essere trasfuse, quasi identiche nella loro formulazione, nel più ampio contesto del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa^[11], ancora oggi in vigore. Si consolida così una chiave di lettura di quelle norme che diverge da quella sostenuta da gran parte della comunità degli archivisti^[12]: l’interpretazione secondo cui il testo unico non riconoscerebbe la classificazione e la fascicolazione come funzionalmente complementari.

E spingendosi più in là, lungo questa stessa linea interpretativa, alcune voci giungono persino a sostenere che nella visione del legislatore solo la classificazione avrebbe un carattere obbligatorio e non certo la fascicolazione, con un effetto finale di disarticolazione tra le due che non potrebbe essere più dirompente^[13]. Il diffondersi di questa chiave di lettura delle norme si riverbera, progressivamente e con conseguenze importanti, sulla qualità dei software di gestione documentale messi a disposizione dal mercato e, in ultima analisi, sulla qualità dei sistemi di gestione documentale che prendono vita nel contesto delle amministrazioni pubbliche.

Il nodo è infatti essenzialmente teorico, ma di assoluta prima grandezza: considerare la classificazione e la fascicolazione come dimensioni non funzionalmente interrelate, a dispetto del fatto che esse sono invece intrinsecamente correlate, significa ridurre di molto l’efficacia di ciascuna di esse singolarmente considerata^[14], rendendo così più incerte o addirittura oscure le loro finalità. L’effetto ultimo di questo paradosso è forse sotto i nostri occhi: utenti dei sistemi di gestione documentale anche all’avanguardia che guardano alla classificazione come a qualcosa di tendenzialmente oscuro, da eseguire più per un obbligo legato al dettato normativo e per mera prassi burocratica che non per una reale utilità nel disbrigo dei loro compiti quotidiani, sullo sfondo poi di una fascicolazione che, fatte salve alcune felici eccezioni, tende ad essere tralasciata o abbandonata alla generosa iniziativa dei singoli.

Linee guida AgID e ritorno all’integrazione archivistica

Questa parabola dovrebbe forse indurre la comunità degli archivisti a una riflessione: affidare le fortune della propria disciplina alla mano potente del legislatore può ingenerare un effetto boomerang incontrollato. Non è però probabilmente un caso che quella stessa comunità abbia poi cercato di contrastare il fraintendimento delle norme ora richiamate – anche al fine di correggere le ricadute sui sistemi di gestione documentale prodotte dalla distorsione del significato specialistico più autentico degli stessi precetti normativi – facendo appello alle sue risorse più proprie: quelle della ricerca e dello studio critico. I molti contributi così prodotti nel corso degli anni, soprattutto nel contesto della ricerca applicata, si pongono su una linea che non deflette mai dal riconoscimento della necessaria integrazione funzionale tra classificazione e fascicolazione, esplicitamente ribadita soprattutto in rapporto allo scenario digitale^[15]. Proprio questo patrimonio di ricerche e studi riesce, infine, a rifluire sul piano normativo, sull’onda del coinvolgimento informale di un gruppo di archivisti chiamati, dall’Agenzia per l’Italia digitale, a esprimersi sulla prima bozza delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici^[16].

È stata questa un’occasione per approdare alla formulazione di regole tecniche che permettessero di risolvere le distorsioni e i fraintendimenti – in tema di rapporti tra classificazione e fascicolazione – che hanno caratterizzato la problematica interpretazione della normativa sedimentatisi a partire dal 1998. Occasione direi colta appieno, perché si deve per l’appunto anche alla perspicacia tecnica di quegli archivisti se oggi, nel testo principale delle linee guida e in un suo allegato, si ritrovano due passaggi che sul punto pongono fine a ogni querelle interpretativa: “Nel sistema di gestione informatica dei documenti […] l’attività di classificazione guida la formazione dell’archivio, mediante il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali”^[17]

e soprattutto la definizione di quest’ultimo come “strumento integrato con il sistema di classificazione, a partire dai livelli gerarchici inferiori di quest’ultimo e finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni svolte dall’ente”^[18].

Gestione documentale al MEF: il caso del DAG

Nel contesto del Ministero dell’economia e delle finanze, il Dipartimento dell’amministrazione generale, del personale e dei servizi (DAG)^[19] è deputato alle funzioni di amministrazione generale trasversali all’intero dicastero, all’elaborazione degli indirizzi concernenti la gestione di tutto il personale ministeriale e alla messa a disposizione di beni e servizi a supporto delle attività realizzate dagli altri dipartimenti. Lo svolgimento di tali compiti è garantito da una sua struttura che si articola in sei direzioni e in diversi uffici di staff.

Criticità dell’area organizzativa e disarticolazione dei sistemi

Naturalmente il dipartimento, nel tempo, si è dato anche un’organizzazione per la gestione documentale, basata sull’operatività di diverse aree organizzative omogenee, con altrettanti responsabili della gestione documentale e il ricorso a un medesimo applicativo di gestione documentale. A partire dal gennaio 2026 si interviene però con una razionalizzazione della situazione esistente, nella convinzione che un’unica area organizzativa omogenea – coincidente con l’intero dominio dipartimentale – possa semplificare i flussi documentali, anche se probabilmente tale scelta non è esente da criticità: ad esempio quelle legate all’applicazione delle policy di gestione documentale, applicazione che certo diviene più difficoltosa in rapporto a un perimetro tanto esteso qual è quello che abbraccia un intero dipartimento.

In ogni caso tale intervento si presenta anche come l’occasione propizia per affrontare i problemi di classificazione e fascicolazione sedimentatisi nel tempo e scaturiti soprattutto dalla loro mancata integrazione funzionale, a partire dall’applicativo di gestione documentale in uso. Questo, infatti, ha consentito ai suoi utenti di classificare e di fascicolare senza alcun raccordo tra le due fasi: senza cioè che la fascicolazione fosse condizionata a monte dalla classificazione e senza che quest’ultima guidasse a valle la fascicolazione, riproponendo un esempio di quella disarticolazione tra le due dimensioni più sopra commentata e conseguenza di un’interpretazione distorta delle norme sedimentatesi a partire dal 1998. Problemi che dal piano applicativo si sono poi, in verità, riverberati sul piano dei comportamenti di coloro che, a vario titolo, partecipano della vita del sistema di gestione documentale:

• mancato aggiornamento dei titolari di classificazione, in quanto non più percepiti come risorsa essenziale per la gestione documentale – a seguito della perdita di efficacia legata alla disarticolazione della fascicolazione dalla classificazione – ma piuttosto come apparati farraginosi, rispondenti alla logica degli adempimenti normativi, quasi si trattasse di “archeologia della gestione documentale”;
• mancata definizione dei piani di fascicolazione, con la conseguenza che i fascicoli prodotti per tramite dell’applicativo e che popolano il sistema di gestione documentale rispondono a criteri puramente soggettivi e talvolta persino estemporanei;
• proliferazione dei gradi divisionali (livelli gerarchici) dei titolari di classificazione, in quanto una parte degli utenti del sistema di gestione documentale, in assenza di un piano di fascicolazione, richiedono l’inserimento di ultimi livelli di classificazione che nulla hanno a che vedere con il tracciamento di funzioni in senso proprio, ma che permettono loro di gestire dei raggruppamenti documentali avvicinabili, in qualche modo, ai fascicoli;
• difficoltà a tracciare documentalmente e in modo esaustivo i procedimenti amministrativi e i processi di lavoro realizzati, soprattutto nel caso in cui questi si dispieghino trasversalmente a più unità organizzative responsabili, nella credenza che all’inesistenza dei fascicoli come entità auto-consistenti e stabilmente tracciate nel sistema di gestione documentale si possa sopperire con le sole risorse di information retrieval offerte dall’applicativo di gestione documentale^[20].

Nuovo servizio di classificazione e fascicolazione nel DAG

Proprio per far fronte all’insieme di queste criticità cronicizzatesi nel tempo, si decide di far coincidere l’avvio dell’operatività della nuova area organizzativa omogenea unica con la messa in produzione di un nuovo strumento, denominato Nuovo servizio di classificazione e fascicolazione (NSCF) e realizzato da fornitori software a seguito di un’analisi funzionale condotta congiuntamente con il dipartimento.

L’obiettivo naturalmente è quello di assicurare che il sistema di gestione documentale della nuova area organizzativa omogenea possa, per tramite del nuovo strumento, realizzare delle policy di classificazione e fascicolazione radicalmente diverse dal passato e pertanto: coerenti con una visione più evoluta del records management; rispondenti alle effettive esigenze delle unità organizzative responsabili, correttamente tradotte nelle logiche operative degli strumenti software in uso; compliant con le regole tecniche contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici^[21]. Questo nuovo strumento si presenta, più nello specifico, come un sistema dedicato (applicativo verticale) per la gestione del piano di classificazione e del piano di fascicolazione, opportunamente integrati.

Esso permette, infatti, la loro manutenzione nel corso del tempo, secondo un vero e proprio ciclo di vita: la messa in produzione di una loro versione stabile (“piano attivo”) e al contempo la possibilità di lavorare alla definizione di una loro nuova versione in stato di bozza (“piano in lavorazione”); la disattivazione delle loro versioni che dovessero rilevarsi non più rispondenti ai bisogni correnti e la loro conseguente sostituzione, in produzione, con nuove versioni nel frattempo già predisposte come bozze; la storicizzazione di tutte le loro versioni disattivate progressivamente nel tempo (“piani disattivati”) (vedi fig. 1).

Fig. 1: home page del Nuovo servizio di classificazione e fascicolazione (NSCF)

Il nucleo funzionale fondamentale del sistema dedicato è però dato dall’integrazione tra il titolario di classificazione e il piano di fascicolazione, realizzata a partire da una serie di assunzioni concettuali che possono essere rappresentate ricorrendo all’insiemistica (vedi fig. 2): nel contesto dell’insieme di tutti i documenti gestiti da un’area organizzativa omogenea, in prima battuta la classificazione consente di individuare quel sotto-insieme popolato dai documenti afferenti alla stessa funzione spettante alle unità organizzative responsabili incluse nella medesima area organizzativa omogenea.

La funzione è però una dimensione puramente astratta, tanto che essa si concretizza in più procedimenti amministrativi o processi di lavoro effettivamente portati a termine dalle unità organizzative responsabili ed allora, in seconda battuta, si deve intervenire con la fascicolazione, che consente di individuare quel sotto-sotto-insieme di documenti che partecipano allo stesso procedimento o processo e che per questo compongono un medesimo fascicolo.

Classificazione e fascicolazione

In questa prospettiva la classificazione emerge come una dimensione propedeutica alla fascicolazione – non si può individuare il sotto-sotto-insieme di documenti che compongono il singolo fascicolo se prima non si è individuato il sotto-insieme dei documenti accumunati dalla medesima funzione – e la fascicolazione emerge come il fine ultimo della classificazione – si individua il sotto-insieme dei documenti accumunati dall’identica funzione al solo scopo di procedere poi all’individuazione del sotto-sotto-insieme dei documenti che formano il medesimo fascicolo – in una visione di piena integrazione tra le due. E proprio per essere conformi a questa serie di assunzioni concettuali, tanto nella realizzazione del sistema dedicato quanto nello sviluppo delle sue interazioni con l’applicativo di gestione documentale, ci si è attenuti costantemente al principio per cui «si classifica per poi fascicolare e si fascicola solo dopo aver classificato».

Fig. 2: rappresentazione insiemistica del rapporto tra classificazione e fascicolazione

Sulla scorta di queste assunzioni concettuali, il sistema dedicato realizza l’integrazione tra il titolario di classificazione e il piano di fascicolazione a partire dalle classi terminali del primo: queste, tracciando le funzioni di maggior dettaglio, si presentano come dei nodi idonei da cui far discendere l’elenco dei tipi fascicolo, corrispondenti ad altrettanti tipi di procedimento amministrativo e tipi di processo di lavoro con cui prendono vita le funzioni tracciate dalle stesse classi poste nell’ultimo livello gerarchico del titolario. Così il piano di fascicolazione si struttura come una “espansione” del piano di classificazione a partire dai suoi ultimi gradi divisionali, finendo col formare un tutt’uno con esso (vedi fig. 3).

Fig. 3: il piano di fascicolazione come “espansione” del piano di classificazione

Tipi fascicolo, regole e ciclo di vita documentale

Come si configura però concretamente il piano di fascicolazione al suo interno? Esso presuppone una precisa entità: il tipo fascicolo. Se gli utenti del sistema di gestione documentale devono essere guidati – rispettando una serie di vincoli ed obblighi – nell’attività di fascicolazione in rapporto ai differenti procedimenti amministrativi o processi di lavoro da realizzare, il piano deve essere costituito da un complesso di regole per la fascicolazione: il tipo fascicolo è, per l’appunto, l’insieme delle regole che governano la fascicolazione, in ragione dello specifico procedimento amministrativo o processo di lavoro da portare a termine.

Pertanto, nel sistema dedicato il piano di fascicolazione si presenta come un elenco di tipi fascicolo, predisposti per i diversi procedimenti o processi che concretizzano le funzioni tracciate dalle voci terminali di classificazione e da cui per l’appunto quei tipi fascicolo si dipartono. In questo modo ciascun tipo fascicolo modella e uniforma i comportamenti degli utenti del sistema di gestione documentale che, proprio all’interno di quest’ultimo, devono creare e gestire i veri e propri fascicoli. Si potrebbe anche dire che se il sistema dedicato governa i tipi fascicolo, l’applicativo di gestione documentale governa la creazione e gestione dei fascicoli recependo le regole che compongono gli stessi tipi fascicolo.

Le regole

Tale tipizzazione^[22], per tramite del sistema dedicato, permette di configurare:

• delle regole per la sintassi e la semantica della denominazione dei fascicoli. Ciascun tipo fascicolo prevede, infatti, quali metadati devono comporre il titolo del fascicolo e in quale ordine all’atto della sua creazione e apertura all’interno del sistema di gestione documentale: metadati che poi devono essere valorizzati dall’utente del sistema di gestione documentale anche predisponendo per essi, nel sistema dedicato, dei vocabolari controllati o dei valori di default. Ciascun metadato configurato nel tipo fascicolo è accompagnato da un campo “Descrizione”, che viene poi “ribaltato” dal sistema dedicato nell’applicativo di gestione documentale e che quindi funge da istruzione di compilazione utile per l’utente del sistema di gestione documentale. Nel contesto del tipo fascicolo le regole che governano la denominazione dei fascicoli risultano piuttosto dettagliate, sia per contenere il più possibile la variabilità ed estemporaneità dei comportamenti degli utenti dell’applicativo di gestione documentale, sia in ragione del riconoscimento che la denominazione è, di per sé, un’evidenza della logica di sedimentazione dei documenti all’interno del fascicolo;
• delle regole per la struttura interna dei fascicoli. La configurazione di ciascun tipo fascicolo consente di determinare se i corrispondenti fascicoli dovranno essere, dall’utente dell’applicativo di gestione documentale, semplicemente popolati con documenti o piuttosto articolati in sotto-fascicoli e inserti (sotto-sotto-fascicoli). Tali regole permettono anche di governare un altro aspetto del comportamento dell’utente nell’applicativo di gestione documentale: in caso di presenza di sotto-fascicoli e inserti, il sistema dedicato prevede la configurazione di regole che stabiliscono se i documenti devono essere logicamente collocati dall’utente unicamente nell’ultimo livello di fascicolazione previsto o se al contrario essi possono essere logicamente disposti tanto nell’ultimo livello di fascicolazione previsto quanto nei livelli immediatamente superiori. Conseguentemente nel piano di fascicolazione risultano configurati non solo tipi fascicolo, ma anche tipi sotto-fascicolo e tipi inserti^[23];
• delle regole per la tipizzazione dei fascicoli secondo alcune loro caratteristiche, tracciate in particolare attraverso i metadati previsti, da uno degli allegati delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici^[24], per le aggregazioni documentali informatiche. Ciascun tipo fascicolo, in ogni caso, può essere configurato in modo da estendere i metadati che corredano i corrispondenti fascicoli al di là quanto previsto dalle linee guida, così da poter eventualmente declinare la metadatazione anche in rapporto alle specifiche casistiche di fascicolazione. Il sistema dedicato consente, infine, di relazionare il piano di fascicolazione all’elenco dei procedimenti amministrativi, se disponibile, così da ricondurre i tipi fascicolo di natura procedimentale ai correlati tipi procedimento;
• delle regole per la futura selezione e scarto dei fascicoli. La configurazione di ciascun tipo fascicolo permette, infatti, di parametrare temporalmente non solo il trasferimento dei corrispondenti fascicoli a un eventuale modulo dedicato all’archivio di deposito – che si spera di poter sviluppare nel prossimo futuro – ma anche il loro scarto e trasferimento a un sistema di conservazione permanente gestito dall’Archivio centrale dello Stato. In questo modo il piano di fascicolazione, attraverso l’elenco dei tipi fascicolo che lo compongono, è predisposto: per accogliere le informazioni contenute del piano di conservazione del dipartimento, strumento che oggi è gestito al di fuori di qualsiasi sistema informativo e che andrà in ogni caso aggiornato; per fungere da orchestratore di tutti gli eventi che compongono il ciclo di vita dei fascicoli, successivamente alla loro chiusura e dunque oltre il perimetro dell’archivio corrente del dipartimento.

Applicativo di gestione documentale e interfacce integrate

Naturalmente il sistema dedicato interagisce con l’applicativo di gestione documentale: solo in questo modo, infatti, il piano di classificazione e fascicolazione è in grado di condizionare i comportamenti degli utenti, che così possono sì classificare e fascicolare all’interno dell’applicativo di records management, ma solo sulla base delle regole fissate dallo stesso piano e che contraddistinguono i diversi tipi fascicolo, i tipi sotto-fascicolo e i tipi inserti che lo compongono e attivati nel sistema dedicato. Tale interazione avviene per mezzo di batch schedulati, con cui le operazioni di creazione, modifica ed eliminazione degli elementi del piano di classificazione e fascicolazione e delle loro regole si propagano dal sistema dedicato all’applicativo di gestione documentale, in forma di altrettante condizioni e vincoli per gli utenti che operano all’interno dello stesso applicativo (vedi fig. 4).

Si ottiene così un duplice beneficio: da un lato la nuova area organizzativa omogenea può utilizzare uno strumento per il governo “da centro” delle policy di classificazione e soprattutto di fascicolazione, tracciate all’interno di un sistema informativo vero e proprio; dall’altro lato quello stesso strumento è in grado di avere delle ricadute concrete e pervasive sulle attività di classificazione e soprattutto di fascicolazione eseguite quotidianamente dalle migliaia di dipendenti che, distribuiti in decine di unità organizzative responsabili, operano nel contesto del dipartimento.

Fig. 4: interazioni tra il sistema dedicato e l’applicativo di gestione documentale

Proprio a seguito della necessaria interazione tra il sistema dedicato e l’applicativo di gestione documentale gli sviluppi portati in produzione, all’avvio dell’operatività della nuova area organizzativa omogena, si sono focalizzati anche sul rifacimento delle interfacce utente, per migliorare la cosiddetta user experience dello stesso applicativo di gestione documentale e sulla ridefinizione delle logiche e procedure interessate dalle funzioni di classificazione e fascicolazione e dalle funzioni di gestione dei fascicoli. Tali sviluppi sono stati realizzati con la finalità di soddisfare una serie di vincoli funzionali:

• instradare l’utente in una procedura in cui la classificazione e la fascicolazione del documento avvengono necessariamente in modo contestuale, l’una concatenata all’altra, in ossequio al principio «si classifica per poi fascicolare e si fascicola solo dopo aver classificato». La loro esecuzione contestuale agevola, infatti, in modo significativo l’utente, in ragione della natura fortemente correlata tra il classificare e il fascicolare;
• garantire l’esecuzione contestuale e integrata della classificazione della fascicolazione per mezzo di due interfacce, tra loro correlate a partire dagli ultimi gradi divisionali del titolario di classificazione, dunque a partire delle sue voci terminali;
• permettere all’utente una visibilità parziale rispetto alla gerarchia complessiva delle voci di classificazione: considerato che l’attuale piano di classificazione risulta piuttosto corposo in quanto riferito alle funzioni di un intero dipartimento, si è ritenuta una soluzione più usabile per l’utente una navigazione limita ai “i rami” della gerarchia di classificazione relativi alle funzioni attribuite all’unità organizzativa di sua appartenenza. Ciò è possibile in quanto il sistema dedicato permette di modulare la visibilità, sull’applicativo di gestione documentale, delle diverse voci che compongono il titolario classificazione in base all’organigramma dell’area organizzativa omogenea;
• attribuire i compiti di classificazione e fascicolazione al solo utente del sistema di gestione documentale a cui è assegnato per competenza il documento, in ragione del fatto che questi ha la massima competenza per poter decidere in merito alla classificazione e fascicolazione del documento assegnatogli.

Note

[1] * Le pagine web citate sono state consultate il 23 giugno 2026.

Eugenio Casanova, Archivistica, 2^a ed., Siena, Stabilimento arti grafiche Lazzeri,1928, p. 142 e 148. ↩

[2] Monssù Travet è il protagonista di una commedia in piemontese del 1863, opera di Vittorio Bersezio, che tra Otto e Novecento finisce per incarnare l’archetipo dell’impiegato pubblico modesto, mal pagato, ma nonostante tutto ligio al dovere e disposto a sacrificarsi per il suo monotono lavoro d’ufficio. Si tratta di uno dei moltissimi casi in cui la letteratura si sofferma per dare rappresentazione della burocrazia, come anche emerge da Luciano Vandelli, Tra carte e scartoffie. Apologia letteraria del pubblico impiegato, Bologna, Il Mulino, 2013. ↩

[3] Mossa in due tempi che si trova anche codificata in quello che, per gran parte del Novecento, rappresenta il principale riferimento normativo per la gestione degli archivi correnti dei ministeri: il Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali (R.D. 25 gennaio 1900, n. 35). ↩

[4] D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, poi abrogato dall’art. 77 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445). ↩

[5] Art. 15 comma 4 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428. ↩

[6] Tesi che trova una conferma indiretta, tra gli altri, anche in Maria Guercio, che riconosce come il regolamento emanato nel 1998 abbia lo scopo di realizzare l’automazione dei sistemi documentali, non solo mediante la protocollazione informatica e la classificazione digitale, ma anche attraverso una vera e propria fascicolazione con strumenti informatici (Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008, p. 257). ↩

[7] Una conferma indiretta che questa chiave di lettura distorca l’originaria ratio legis è rappresentata dal fatto che, a poco tempo di distanza dall’emanazione del regolamento in parola, è adottata la direttiva del Presidente del consiglio dei ministri 28 ottobre 1999, Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. Al punto 6, intitolato Principi base in materia di classificazione e fascicolazione dei documenti, si afferma: «tra le finalità perseguite dalla classificazione, vi è […] la definizione dei criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli […] Nell’ambito di un’amministrazione […] il sistema di classificazione può prevedere […] [infatti] i livelli finali […] [che] costituiranno l’elemento logico di aggregazione di tutti i documenti attinenti ad una medesima tipologia di attività, organizzati in fascicoli» (https://www.gazzettaufficiale.it/atto/serie_generale/caricaDettaglioAtto/originario?atto.dataPubblicazioneGazzetta=1999-12-11&atto.codiceRedazionale=99A10589&elenco30giorni=false). ↩

[8] Art. 3 comma 1 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428. ↩

[9] Art. 7 comma 1 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428. ↩

[10] Art. 2 comma 2 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428. Il corsivo è di chi scrive. ↩

[11] D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. ↩

[12] Anche perché la ricerca applicata in campo archivistico non manca di ribadire la necessità dell’integrazione funzionale tra classificazione e fascicolazione, soprattutto nel nuovo scenario digitale (Maria Guercio, La classificazione nell’organizzazione dei sistemi documentari digitali: criticità e nuove prospettive, «JLIS.it», 8 (2017), n. 2, p. 4-17, in particolare p. 5, https://www.jlis.it/index.php/jlis/article/view/138/138). ↩

[13] Quest’esito interpretativo delle norme non potrebbe essere più lontano dalle considerazioni tecniche provenienti dalla comunità degli archivisti e bene riassunte dalle parole di Gianni Penzo Doria: «pur rappresentando un’attività oggi ineludibile, la classificazione priva di fascicolatura di per sé non è sufficiente a garantire efficacia all’azione amministrativa, al punto da rendere il records management […] monco di un elemento fondamentale e imprescindibile […] La classificazione da sola è inefficace» (Gianni Penzo Doria, Il piano per la fascicolatura. Questioni tecniche, giuridiche e applicative, «JLIS.it», 16 (2025), n. 2, p. 105-123, per la citazione p. 106, https://www.jlis.it/index.php/jlis/article/view/639/567). ↩

[14] Osserva acutamente Gianni Penzo Doria che il mancato riconoscimento del binomio formato da classificazione e fascicolazione produce un più generale effetto di inefficacia sull’intero sistema di gestione documentale: «sostenere che il titolario sia lo strumento principe dell’archivio corrente è fuorviante perché, se lasciato avulso dal contesto delle aggregazioni documentali [fascicoli e serie], l’applicazione diviene fine a sé stessa. Infatti, la gestione documentale, soprattutto in ambiente digitale, è totalmente inefficace se priva della fascicolatura e dell’organizzazione delle serie» (Ivi, p. 108). ↩

[15] Valga per tutti, come esempio, quanto affermato in La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, ricerca elaborata nel 2005 dal gruppo di lavoro dell’allora Scuola superiore della pubblica amministrazione: «la classificazione d’archivio è l’attività di organizzazione […] di tutti i documenti correnti […] di un soggetto produttore, secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto, con la finalità principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenza all’interno di un fascicolo» (Elena Aga Rossi, Maria, Guercio, La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, Roma, Scuola superiore della pubblica amministrazione, 2005, p. 13, https://archiviando.wordpress.com/wp-content/uploads/2015/03/metodologiaclassificazionesspa_0.pdf. Il corsivo è di chi scrive). Questa ricerca fa proprio il presupposto dell’integrazione funzionale tra classificazione e fascicolazione, tanto che nel testo si adotta la dicitura unificante di “piano di classificazione e fascicolazione”. ↩

[16] La versione attualmente in vigore di tali linee guida è stata approvata con le determinazioni del direttore generale dell’Agenzia per l’Italia digitale 9 settembre 2020, n. 407 e 17 maggio 2021, n. 371. Non è rimasta traccia, purtroppo, negli atti ufficiali che hanno accompagnato l’emanazione delle linee guida del contributo della comunità degli archivisti. Pertanto, in proposito, posso fornire la sola testimonianza ricavata dalla mia memoria personale, essendo stato uno dei molti archivisti coinvolti informalmente nella consultazione dall’Agenzia per l’Italia digitale. ↩

[17] Agenzia per l’Italia digitale, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, 2021, p. 22, https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-05/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf. Il “piano di organizzazione delle aggregazioni documentali” è la nuova denominazione adottata dalle linee guida per indicare lo strumento tradizionalmente indicato come “piano di fascicolazione”. ↩

[18] Agenzia per l’Italia digitale, Glossario dei termini e degli acronimi. Allegato 1 al documento “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, 2021, p. 11, https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-06/allegato_1_glossario_dei_termini_e_degli_acronimi.pdf. Il corsivo è di chi scrive. ↩

[19] https://www.dag.mef.gov.it/index.html. ↩

[20] Un comportamento assai diffuso a leggere quanto riporta Gianni Penzo Doria: «l’esperienza sul campo ci insegna quanto i boiardi siano riottosi alla corretta gestione documentale. Due sono le eccezioni principali che essi pongono di fronte alle proprie inadempienze. In primo luogo, la carenza di tempo da spendere in adempimenti ritenuti “burocratici”. In seconda battuta, la convinzione che, nell’èra dell’information retrieval, operazioni come la classificazione e la fascicolatura siano ormai superate dalla tecnologia» (Penzo Doria, Il piano per la fascicolatura cit., p. 112). ↩

[21] Agenzia per l’Italia digitale, Linee guida, cit. ↩

[22] I tipi fascicoli sono stati configurati, nel sistema dedicato, da un piccolo gruppo di lavoro che ha recepito le indicazioni fornite dalle diverse unità organizzative responsabili presenti all’interno del dipartimento. Il gruppo ha una natura permanente, in quanto esso deve provvedere alla manutenzione, nel tempo, del piano di classificazione e fascicolazione, in accordo con il responsabile della gestione documentale. ↩

[23] Attualmente il piano di fascicolazione attivo si compone di 1523 entità tipizzate, tra tipi fascicolo, tipi sotto-fascicolo e tipi inserti. ↩

[24] Agenzia per l’Italia digitale, I metadati. Allegato 5 al documento “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, 2021, https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-06/allegato_5_metadati.pdf. ↩