Indagini interne in azienda: come farle nel rispetto della legge

Le investigazioni interne aziendali sono sempre esistite ma oggi, pur in un contesto normativo sempre più articolato, sono considerate uno strumento chiave per tutelare l’integrità organizzativa e prevenire rischi legali e reputazionali.

Dal controllo tradizionale alle indagini strutturate

Da quando esiste una azienda, prima di agire, deve verificare i fatti e i presupposti. In ambito HR questa necessità, e dovere, di verifica è stato rilevante soprattutto in campo disciplinare. Del resto, prima di contestare un fatto al dipendente, il datore di lavoro deve verificare lo svolgimento dello stesso e, solo quando soddisfatto della propria conoscenza, cristallizzarlo in una contestazione disciplinare.

Ciò che è cambiato, rispetto alle investigazioni di cui sopra, è il contesto: normativo, economico e regolamentare. La struttura delle aziende e dei gruppi societari si è fatta più complessa, le regole interne più precise e stringenti, le richieste in termini di policy e regolamentazione più pressanti. Dalla responsabilità degli enti al whistleblowing, dalla privacy ai codici etici aziendali, oggi le investigazioni interne alle imprese hanno una forma più definita, istituzionale, rispetto a delle semplici verifiche su quanto accade sul luogo di lavoro.

Un fenomeno sempre più frequente e sensibile

Le investigazioni interne aziendali vere e proprie (verifiche procedimentalizzate e organizzate) non sono più episodi sporadici e straordinari: sono sempre più frequenti, spinte da un cambiamento culturale che valorizza la trasparenza e la compliance e da normative sempre più stringenti su salute e sicurezza, privacy, antidiscriminazione, responsabilità amministrativa e whistleblowing.

Per questo, le investigazioni oggi sono operazioni delicate e ad alta sensibilità, che richiedono grande attenzione, giuridica e organizzativa, in quanto spesso interessano questioni di primaria importanza per l’attività aziendale (rispetto delle norme, pubblicazione di report e informazioni, reputazione e segreti industriali) e soggiacciono a precisi limiti legali e regolamentari che portano possibili sanzioni e conseguenze rilevanti.

I limiti imposti dallo statuto dei lavoratori

Lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) stabilisce i limiti entro cui il datore può esercitare il proprio potere di controllo sulla prestazione lavorativa, garantendo al contempo il rispetto della libertà e dignità del lavoratore:

• Il datore di lavoro può avvalersi di guardie giurate per l’esercizio del controllo, ma esclusivamente per la tutela del patrimonio aziendale e non per la vigilanza sull’attività lavorativa in sé (art. 2). Salvo che non vi siano necessità specifiche legate alla vigilanza, le guardie giurate non hanno il diritto di accedere ai luoghi di lavoro;
• Il datore di lavoro è tenuto a informare i lavoratori circa i nominativi e le mansioni specifiche di chi è incaricato della normale vigilanza della prestazione lavorativa (art. 3).
• L’uso di strumenti di controllo a distanza, regolato dall’articolo 4, è permesso solo per motivi organizzativi, produttivi, per garantire la sicurezza sul lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale con necessità di un accordo sindacale o dell’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro al fine di regolarne l’utilizzo se non si tratta di strumenti di lavoro, necessari per rendere la prestazione.

Whistleblowing e privacy: il quadro normativo completo

Dal 2023, inoltre, è in vigore la disciplina italiana in tema di whistleblowing, che:

• impone ai datori di lavoro con almeno 50 dipendenti di attivare canali interni ed esterni al fine di consentire al lavoratore di effettuare eventuali segnalazioni;
• tutela l’identità, nonché i diritti del segnalante garantendone l’anonimato e proteggendolo da eventuali ritorsioni;
• disciplina i requisiti e le condizioni per utilizzare le segnalazioni ai fini disciplinari.

Al quadro sopra va aggiunto il necessario rispetto, in ogni caso, dei limiti imposti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali (privacy) in ogni fase delle verifiche, i requisiti dell’azione disciplinare dettati dall’articolo 7 dello Statuto, nonché i limiti alle indagini quanto a contenuto (opinioni, salute, informazioni strettamente personali).

Insomma: la compliance e le verifiche connesse, sempre più rilevanti nel panorama internazionale, hanno nel nostro ordinamento limiti ben precisi, da tenere in considerazione sin dal principio.

Quando è necessario avviare le verifiche

In Italia, non esiste un obbligo generale per il datore di lavoro di condurre indagini interne, ma tale dovere può sorgere quando vi siano potenziali violazioni di norme di legge o regolamenti interni, anche con riferimento ai modelli organizzativi ex. D.lgs 231/2001, dove adottati.

Pertanto, le investigazioni possono essere avviate in caso di:

• sospetto di violazioni disciplinari o di obblighi contrattuali;
• comportamenti illeciti segnalati da whistleblower;
• eventi lesivi (es. infortuni) che richiedano accertamenti sulle cause.

Le verifiche vanno strutturate con rigore tanto sui soggetti incaricati delle stesse quanto sulle relative attività.

La procedura per una corretta investigazione interna passo dopo passo

Di seguito i passaggi da seguire riguardo per procedere ad una corretta investigazione interna:

• Verificare se esiste un sospetto fondato e documentato (non semplici voci o percezioni);
• Valutare se i fatti possono avere rilievo disciplinare o integrare illeciti (penali, civili, amministrativi);
• Coinvolgere le funzioni competenti limitandosi ai soggetti necessari; ad esempio, HR, legale interno o esterno, se necessario, l’Organismo di Vigilanza (Modello 231). Ogni investigazione ha referenti differenti;

• Formalizzare l’avvio dell’indagine con un atto interno o incarico scritto;
• Raccogliere solo i dati pertinenti e necessari, tracciando ogni fase;
• Raccogliere dichiarazioni di dipendenti o terzi nel rispetto della privacy e del principio di necessità e minimizzazione dei dati [le dichiarazioni devono essere debitamente datate e firmate];

• Al termine delle investigazioni, redigere una relazione interna con fatti accertati e prove utilizzabili;
• Avviare l’eventuale procedimento disciplinare nel rispetto delle procedure di legge;
• Conserva i dati per il tempo e con gli accorgimenti strettamente necessari ai fini del rispetto della normativa privacy.

Non va sottovalutato, poi, che buona parte delle verifiche sui sistemi aziendali passano oggi per estrazione di dati informatici: l’utilizzabilità del dato diviene centrale e così le policy e informative che disciplinano l’uso di strumenti e sistemi.

L’uso dell’investigatore privato e i vincoli di legge

Il datore di lavoro può utilizzare un investigatore privato, con debita licenza, per verificare la sospetta commissione di illeciti sulla base di incarichi specifici (mandati civili o per investigazioni difensive), sospetti concreti e per fatti che non riguardino la semplice prestazione lavorativa: l’investigatore non verifica l’adempimento delle mansioni.

In caso di utilizzo, il datore di lavoro deve conferire l’incarico mediante mandato, il quale deve:

• essere in forma scritta;
• contenere l’indicazione del sospetto di illecito;
• contenere l’indicazione della durata dell’incarico;
• indicare specificatamente il diritto che la committente intende esercitare in sede giudiziaria sulla base delle verifiche e riportare gli elementi di fatto che giustificano l’attività investigativa e gli elementi necessari alla stessa;
• indicare l’obbligo di trattamento dei dati nel rispetto della normativa in tema di privacy.

L’investigazione termina con la consegna di un report investigativo.

Bilanciare verifiche e diritti dei lavoratori

Le investigazioni interne rappresentano uno strumento cruciale per tutelare l’integrità aziendale, ma richiedono un delicato bilanciamento tra verifiche e tutele.

In Italia, la normativa pone vincoli stringenti sulla privacy e sulla correttezza procedurale da rispettare ad ogni passo.

In questo contesto, le aziende devono dotarsi di policy chiare, protocolli digitali sicuri e formazione dei manager, per garantire indagini efficaci, proporzionate e rispettose dei diritti dei lavoratori.