La gestione efficiente dei processi di backoffice della PA ha ripercussioni positive sia sui flussi di lavoro interni all’ente pubblico che, all’esterno, nel rapporto con i cittadini. Tuttavia, per le amministrazioni pubbliche di ogni dimensione è spesso difficile riuscire a far fronte alla complessità di processi che devono essere necessariamente strutturati in maniera molto articolata per garantire il rispetto a normative specifiche. I rischi in questi casi sono gli intoppi, l’allungamento dei tempi di gestione delle pratiche, l’aumento dei costi e del lavoro del personale, oltre all’insoddisfazione dei cittadini e a una cattiva reputazione.
Certo la tecnologia è fondamentale, ma per abbattere la burocrazia in processi così complicati non basta dotarsi di un normale software per alleggerire il workflow, finendo per realizzare percorsi sì digitali ma approssimativi. Serve una soluzione studiata appositamente per la semplificazione e l’efficacia e che lasci ampi margini di personalizzazione in modo da rispondere a esigenze peculiari.
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Back office PA, le difficoltà da superare
Non tutti i processi della PA possono infatti essere facilmente gestiti semplicemente facendo ricorso alla tecnologia. Gli enti pubblici, considerando il gran numero di servizi che offrono, svolgono attività amministrative anche estremamente complesse e specifiche. Lavorare sulla reingegnerizzazione dei processi è utile ma va fatto tenendo conto proprio di queste necessità particolari: “La digitalizzazione degli enti non può riguardare solo le attività verticali come i tributi, il personale, la contabilità. Sondando il mercato, emerge che le esigenze degli enti sono soprattutto legate alla necessità di snellire le pratiche quotidiane, in modo estemporaneo e flessibile”, spiega Paolo Zucca, che con Lidia Moiola è ceo e founder di Anthesi.
Del resto, “il flusso di informazioni che la burocrazia richiede di gestire è molto articolato e ovviamente tutto va svolto con estrema precisione, perché le PA devono anche sottostare a regolamenti e leggi particolari, come le norme sulla trasparenza – aggiunge Zucca -. La digitalizzazione deve consentire di centrare gli obiettivi e rendere al contempo tutto più semplice”.
Obiettivi condivisi a livello europeo, dove nel contesto del decennio digitale si punta da un lato a migliorare il rapporto tra amministrazioni pubbliche e cittadini grazie all’innovazione, dall’altro a rendere più efficienti i processi interni agli enti pubblici. In entrambi i casi, non basta avere fondi a disposizione e acquistare una soluzione, ma “disporre di un servizio che sia in grado di coprire tutte le fasi del processo amministrativo”, sottolinea Moiola.
Come funziona elixPro per il back office della PA
Una soluzione low code, integrabile con le piattaforme della PA e user friendly, non verticale ma altamente personalizzabile: “Sviluppando elixForms per la gestione della modulistica, ci siamo resi conto che mancava una soluzione che prendesse in carico tutto il processo semplificandolo, raccogliendo in modo automatico ed elaborando le informazioni – racconta Moiola -. Per questo motivo, abbiamo deciso di sviluppare elixPro per permettere all’ente di rendere più snelli i propri flussi amministrativi”. ElixPro permette di creare in maniera autonoma processi customizzati per gestire pratiche, rendere più snella la collaborazione tra diversi uffici dell’ente, avere sempre sotto controllo l’avanzamento del lavoro e ricevere notifiche aggiornate, avvisando non solo gli interni ma anche i cittadini interessati.
Un approccio che può essere applicato a processi per finalità molto diverse tra loro: “Vengono digitalizzati del tutto passaggi come le revisioni, l’invio ai vari uffici per le firme, la creazione di documenti – evidenzia Zucca -. Sono componenti inseriti nel tool set, chi disegna il processo può servirsene per le proprie esigenze. Non serve avere conoscenze di programmazione, perché elixPro è low code”.
ElixPro per il back office delle Università di Verona e Bolzano
Le Università di Bolzano e Verona si sono servite di elixPro: “L’ateneo di Verona ha scelto elixPro per la realizzazione dei propri processi – sottolinea Lidia Moiola -. Grazie alla semplicità di utilizzo, gli incaricati dell’università hanno avuto la possibilità di creare flussi che andassero del tutto incontro alle esigenze di semplificazione ed efficienza”. A Bolzano elixPro è stato introdotto ad esempio per risolvere la complessità del processo di pubblicazione dei bandi di ricerca, peculiari e con caratteristiche proprie, e per supportare il multilinguismo: “Così elixPro ha supportato l’ateneo nel realizzare processi in taliano, tedesco e ladino, nel rispetto della tutela della minoranza linguistica – spiega Moiola -. L’università non trovava sul mercato una soluzione adatta alle proprie necessità, così siamo intervenuti. Poiché elixPro è molto personalizzabile, gli uffici dell’ateneo hanno potuto realizzare processi ad hoc”.
La gestione dei processi di pubblicazione dei bandi per gli assegni di ricerca era particolarmente gravosa, prima, per gli uffici: “Tanti passaggi, numerose normative, richieste di caratteristiche peculiari, pochi candidati e parecchi uffici coinvolti – ricorda Zucca -. Con elixPro abbiamo strutturato il processo ridisegnandolo, inserendo passaggi automatizzati e integrando le piattaforme della PA, inoltre abbiamo introdotto elixForms per la creazione della modulistica. Ora, nello stesso ambiente virtuale e quindi in modo monitorato, verificato e sicuro, si gestisce comodamente tutto il procedimento, dalla richiesta del docente per un ricercatore con caratteristiche particolari, all’inserimento delle informazioni amministrative, fino al decreto del rettore che conduce alla pubblicazione del bando”. In questo modo “si sa sempre a che punto è la procedura, si sollecita l’avanzamento, vengono inviate notifiche. Tutti i coinvolti sono sempre aggiornati”, conferma Zucca.
Per migliorare le funzionalità di elixPro, Anthesi sta sperimentando l’introduzione di elixBot, un chatbot “pensato per fornire supporto agli utenti e costruire un processo adatto alle proprie esigenze – conclude Zucca -. ElixPro è infatti per la PA anche un fattore abilitante all’uso dell’intelligenza artificiale generativa”.
Articolo realizzato in partnership con Anthesi
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