Sfruttare i vantaggi della digitalizzazione significa oggi migliorare l’efficienza aziendale, ridurre i costi, velocizzare i processi decisionali e aumentare la capacità competitiva. Secondo il rapporto Idc FutureScape: Worldwide Digital Business Strategies 2024 Predictions, la spesa globale per la trasformazione digitale è destinata a raggiungere i 3.900 miliardi di dollari entro il 2027, con un tasso annuo di crescita del 16,2%.
Il dato riflette una tendenza ormai strutturale: le imprese che investono in digitalizzazione, e in particolare nei sistemi intelligenti di gestione documentale e automazione dei processi, riescono a ottenere vantaggi misurabili in termini di riduzione dei costi operativi, ottimizzazione dei flussi e capacità di adattamento. Il ruolo delle tecnologie digitali non è più solo abilitante, ma trasformativo: migliorano la qualità delle decisioni, rendono le attività tracciabili, e creano le condizioni per una collaborazione interna più efficace.
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Dove si generano i benefici: costi, tempi, collaborazione
I principali vantaggi della digitalizzazione si riscontrano lungo tre direttrici: la riduzione dei costi, la velocizzazione dei processi e il miglioramento della collaborazione. Sul piano economico, digitalizzare significa eliminare supporti fisici, ridurre il tempo speso in attività manuali, semplificare le procedure di approvazione, recuperare efficienza nei flussi di lavoro. In termini di tempo, i benefici emergono nella gestione delle pratiche, nella ricerca delle informazioni, nell’avvio e conclusione dei processi, che diventano più rapidi grazie all’automazione e alla tracciabilità integrata.
Ma è nella collaborazione che il salto qualitativo è più evidente. Le piattaforme digitali abilitano la condivisione in tempo reale, la co-produzione di contenuti, il monitoraggio delle attività. I team possono lavorare a distanza, ma restare sincronizzati. Gli utenti possono accedere ai documenti sempre aggiornati, con versioni controllate e flussi autorizzativi integrati. Questi risultati non dipendono solo dalla tecnologia, ma anche dalla capacità dell’azienda di integrare gli strumenti in un ecosistema coerente e accessibile.
Gli strumenti necessari per digitalizzare i processi
Per trarre vantaggio dalla digitalizzazione, non è sufficiente dotarsi di software isolati. È necessario costruire un’infrastruttura documentale in grado di connettere le informazioni, guidare i processi, semplificare le attività quotidiane e rendere tutto tracciabile e sicuro. Un sistema documentale moderno deve offrire almeno tre caratteristiche fondamentali: deve essere intelligente, per supportare le decisioni con dati e automazioni; deve essere collaborativo, per facilitare il lavoro tra persone e reparti; deve essere aperto, per integrarsi con gli altri sistemi aziendali come Erp, Crm, portali e piattaforme digitali.
A tutto questo si aggiunge la necessità di garantire sicurezza, scalabilità e conformità normativa. I documenti aziendali devono poter essere gestiti secondo logiche certificate, protetti da accessi non autorizzati, conservati secondo le normative italiane ed europee. I document management di ultima generazione giocano un ruolo centrale.
Il contributo di TopMedia SIX alla digitalizzazione aziendale
Infatti, soluzioni come TopMedia SIX di Top Consult sono progettate per rispondere a questi requisiti, offrendo un ambiente flessibile, accessibile e configurabile sulle reali esigenze delle organizzazioni. TopMedia SIX è la piattaforma documentale intelligente e modulare sviluppata da Top Consult per accompagnare le imprese nel percorso di digitalizzazione. Interamente web-based, accessibile da ogni dispositivo e sistema operativo, si distingue per la capacità di coniugare semplicità d’uso, automazione, collaborazione e intelligenza artificiale. Consente di digitalizzare e gestire l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali, integrando funzionalità avanzate per l’archiviazione automatica, la classificazione intelligente, la ricerca semantica e il controllo dei workflow.
Tra le capacità più rilevanti ci sono riconoscimento ottico dei documenti tramite AI, ricerca full text, semantica e in linguaggio naturale, automazione dei flussi con Orchestrator, configurazione degli ambienti con Designer, interfaccia utente personalizzabile con Surfer, monitoraggio dei processi tramite dashboard interattive, tracciabilità completa delle azioni.
La piattaforma è già predisposta per la compliance con normative come Gdpr, Nis2, conservazione sostitutiva e firme digitali, e si integra con software Erp, Crm, sistemi di fatturazione elettronica, piattaforme collaborative come Microsoft 365.
Impatti operativi: efficienza, controllo, qualità
TopMedia SIX consente alle aziende di ridurre il tempo speso in attività ripetitive, migliorare la gestione del lavoro e aumentare il controllo sui processi.
L’interfaccia Surfer consente a ogni utente di configurare una homepage con widget personalizzati, accesso diretto ai documenti più usati, pratiche preferite, attività da completare, notifiche. Il sistema riconosce il profilo e propone le azioni prioritarie.
L’amministratore può configurare i flussi tramite Designer, gestendo ruoli, permessi e strutture in modalità zero code. I processi automatici vengono creati e monitorati con Orchestrator, che fornisce anche strumenti di intervento in tempo reale in caso di anomalie.
Le attività sono monitorabili via dashboard, che restituiscono in tempo reale lo stato delle pratiche, i carichi di lavoro, l’avanzamento dei processi. Tutte le operazioni sono tracciate e storicizzate, rendendo il sistema conforme e auditabile.
Digitalizzare per trasformare: esempi di processi da ottimizzare
Uno degli errori più comuni quando si parla di digitalizzazione è considerarla come un’azione limitata all’archiviazione elettronica o alla dematerializzazione. In realtà, un sistema documentale avanzato come TopMedia SIX consente di intervenire su una vasta gamma di processi aziendali, automatizzandoli e rendendoli più efficienti. Tra i più rilevanti vi sono la gestione del ciclo attivo e passivo, l’onboarding dei dipendenti, la gestione delle non conformità, i flussi autorizzativi per acquisti e consumi, la gestione dei reclami e delle richieste di assistenza, i processi di firma e validazione di documenti contrattuali. La digitalizzazione consente non solo di accelerare questi processi, ma di renderli verificabili, tracciabili, controllabili e replicabili.
Settori diversi, vantaggi concreti
I vantaggi della digitalizzazione si declinano in modo diverso a seconda del settore. Nelle aziende manifatturiere, la gestione integrata dei documenti tecnici, delle certificazioni e dei flussi di approvazione riduce drasticamente i tempi di attraversamento e migliora il controllo qualità. Nel settore dei servizi, la capacità di offrire ai clienti una gestione digitale delle pratiche, con accesso sicuro e immediato alla documentazione, aumenta l’efficienza e rafforza la fiducia. In tutti i casi, la digitalizzazione è un fattore abilitante per la semplificazione, la tracciabilità e la trasparenza.
Il ruolo di Top Consult nella trasformazione digitale
Oltre alla tecnologia, Top Consult mette a disposizione delle aziende un supporto costante nella progettazione, configurazione e manutenzione dei sistemi documentali.
Il percorso di digitalizzazione è accompagnato da servizi di consulenza normativa, formazione per gli utenti e customizzazione delle soluzioni.
Top Consult affianca clienti privati e pubbliche amministrazioni da oltre trent’anni, con un modello che unisce prossimità, know-how tecnico e visione strategica. Ogni progetto viene disegnato sulla base delle esigenze specifiche, con un approccio modulare che consente di crescere per step, monitorando i risultati e ottimizzando le performance.
Integrare per trasformare
Sfruttare i vantaggi della digitalizzazione non significa semplicemente introdurre nuovi strumenti, ma integrare soluzioni capaci di dialogare tra loro, adattarsi ai processi e accompagnare il cambiamento organizzativo. TopMedia SIX si inserisce in questa logica come piattaforma in grado di centralizzare la gestione documentale, automatizzare i flussi, facilitare la collaborazione e fornire insight operativi utili a migliorare l’efficienza.
La digitalizzazione non è infatti un punto di arrivo, ma un percorso continuo di ottimizzazione: è dimostrato che le aziende che affrontano questo percorso in modo strutturato, con strumenti adeguati e una visione chiara, migliorano in modo significativo la propria operatività e si preparano con maggiore solidità alle sfide del mercato.
Articolo realizzato in partnership con Top Consult
