Quando in un piccolo comune si sente parlare di “manuale di gestione documentale”, spesso la prima reazione è un senso di smarrimento. Apparentemente, sembra uno di quei documenti prodotti per assolvere obblighi normativi, che finiranno per restare in qualche faldone o in una cartella dimenticata sul server.
Indice degli argomenti
Il manuale di gestione documentale come strumento operativo
In realtà, se ben compreso e applicato, il manuale può diventare uno degli strumenti più utili e concreti per organizzare l’attività amministrativa quotidiana, soprattutto in contesti di piccole dimensioni, dove il personale è ridotto e le competenze sono spesso trasversali.
Il manuale di gestione documentale non nasce per complicare il lavoro. La sua origine giuridica è nota: Codice dell’Amministrazione Digitale, DPR 445/2000, Linee Guida AgID. Tuttavia, dietro le sigle e i riferimenti normativi c’è una funzione molto pratica: aiutare l’ente a gestire, conservare e soprattutto ritrovare nel tempo i documenti che produce, riceve e custodisce. È uno strumento che tutela l’ente, ma anche i cittadini, garantendo trasparenza, efficienza e, non ultimo, sicurezza giuridica.
L’importanza dell’organizzazione e dei ruoli nella gestione documentale
In un piccolo comune, la vita amministrativa produce comunque una grande varietà di documenti: dalla corrispondenza protocollata ai permessi edilizi, dalle delibere agli atti di bilancio, dai fascicoli personali ai contratti. Ogni documento ha un proprio ciclo di vita e spesso necessita di essere esibito anni dopo la sua formazione, magari in caso di contenzioso o accesso agli atti. Un sistema documentale ben organizzato consente di sapere sempre dove si trova un documento, in che stato si trova, chi ne ha la responsabilità e quando potrà essere eventualmente eliminato.
Il manuale si compone di alcune parti fondamentali che, se scritte in modo chiaro e commisurato alla dimensione organizzativa, diventano strumenti di lavoro quotidiano. La prima parte riguarda l’organizzazione dei ruoli: viene definito chi è il responsabile della gestione documentale, chi ha il compito di protocollare, chi gestisce i fascicoli e chi si occupa della conservazione. Spesso nei piccoli comuni una stessa persona ricopre più ruoli, ma proprio per questo è ancora più importante formalizzare questi compiti.
Il flusso documentale: come tracciarlo correttamente
Segue poi la descrizione del cosiddetto flusso documentale, cioè il percorso che ogni documento compie dal momento in cui nasce fino a quando viene archiviato o eliminato. Il documento può essere prodotto internamente o ricevuto dall’esterno; viene protocollato, classificato secondo un piano di classificazione, quindi fascicolato, archiviato e conservato. Tutte queste fasi non sono semplici passaggi burocratici: sono ciò che garantisce, nel tempo, la tracciabilità e la ricostruzione delle attività svolte.
Classificazione e fascicolazione: fondamenti del sistema documentale
Un aspetto centrale, spesso vissuto come il più ostico, è la classificazione e fascicolazione. La classificazione assegna a ogni documento una collocazione logica, agganciandolo a una funzione amministrativa. Non si tratta solo di mettere etichette, ma di organizzare l’archivio in modo che i documenti simili o legati agli stessi procedimenti siano raggruppati. La fascicolazione, invece, aggrega fisicamente o logicamente i documenti che fanno parte dello stesso procedimento amministrativo. Se immaginiamo, per esempio, la pratica per un permesso di costruire, tutti i documenti che ne fanno parte vengono inseriti nello stesso fascicolo: la domanda iniziale, i pareri, le integrazioni, il rilascio finale. In questo modo, anche a distanza di anni, sarà possibile ricostruire l’intera vicenda amministrativa.
Il piano di fascicolazione: uno schema su misura per i piccoli comuni
Il vero strumento operativo per applicare concretamente la fascicolazione è il piano di fascicolazione, allegato al manuale. Questo piano, nei piccoli comuni, dovrebbe essere quanto più possibile aderente alle attività effettivamente svolte, evitando complicazioni inutili. Voci come assegnazione numeri civici, accesso agli atti, gestione dei regolamenti, pratiche edilizie, bilancio, personale e PNRR sono ormai comuni a tutti. Il piano elenca le tipologie di fascicoli, definisce se si tratta di attività ricorrenti o pratiche puntuali, indica quale ufficio è competente e stabilisce la periodicità.
Tempi di conservazione e scarto documentale: gestione normativa
Un altro elemento chiave è la gestione dei tempi di conservazione. Non tutti i documenti devono essere conservati per sempre. La normativa stabilisce, fascicolo per fascicolo, per quanto tempo debbano essere mantenuti e quando possono essere scartati. Lo scarto non è un’operazione discrezionale, ma va sempre autorizzato dalla Soprintendenza archivistica, che verifica il rispetto delle norme sulla tutela documentale. Questo permette di mantenere gli archivi ordinati, evitando di accumulare inutilmente montagne di carta o di file inutili.
La transizione digitale nella gestione documentale
La gestione documentale, oggi, non può più prescindere dalla componente digitale. Non basta scansionare i documenti: servono sistemi di protocollo informatico conformi alle regole tecniche AgID, conservazione digitale a norma e metadati accurati. Il sistema di gestione documentale digitale non è un archivio elettronico qualsiasi, ma il cuore operativo dell’ente, dove ogni documento viene registrato, classificato e messo in sicurezza per gli anni a venire. Il sistema di gestione documentale, non è il file server dell’ente, questo sia ben chiaro!
La tutela dell’archivio fisico: criteri e buone pratiche
Accanto alla gestione digitale, non va dimenticata la tutela fisica degli archivi ancora cartacei. La Soprintendenza, attraverso circolari come la n. 26/2021 e materiali informativi divulgativi, ricorda buone pratiche che vanno dalla scelta dei locali di deposito (niente cantine o soffitte) alla prevenzione dei rischi legati ad allagamenti, incendi o crolli. La prevenzione, anche in questo caso, si rivela la miglior strategia per tutelare il patrimonio documentale dell’ente.
Come costruire un sistema funzionale e sostenibile nei piccoli comuni
Per i piccoli comuni, affrontare questi temi può sembrare inizialmente complicato, ma in realtà bastano pochi passi ben ragionati per costruire un sistema funzionale: predisporre il manuale e il piano di fascicolazione su misura, formare il personale sui compiti quotidiani, rivedere i locali archivistici, programmare gli scarti periodici e adottare una digitalizzazione consapevole. Con un buon impianto documentale, l’attività amministrativa diventa più semplice, i rischi si riducono e la trasparenza verso i cittadini aumenta.
Il manuale di gestione documentale, quindi, non è solo un adempimento normativo, ma rappresenta la base per un’amministrazione locale più ordinata, efficiente e moderna. Un piccolo investimento iniziale che garantisce grandi vantaggi nel tempo, a beneficio sia dell’ente che dei suoi cittadini.
Strumenti minimi e azioni operative per partire
Per rendere la gestione documentale nei piccoli comuni davvero funzionale e sostenibile, è fondamentale partire da un insieme essenziale di strumenti ben calibrati sulla realtà dell’ente. A seguire, vengono elencati gli elementi minimi necessari e le principali azioni operative che consentono di avviare o consolidare un sistema documentale efficace.
Il punto di partenza: sapere cosa serve davvero
- Il Manuale di gestione documentale è obbligatorio per legge (CAD, DPR 445/2000, Linee guida AgID).
- Serve a gestire in modo corretto, sicuro e ordinato tutti i documenti (cartacei e digitali) dell’ente.
- Non è solo carta: è uno strumento operativo per tutto il personale.
I tre documenti fondamentali da predisporre
- Manuale di gestione documentale: regole di funzionamento, ruoli, flussi.
- Piano di classificazione: struttura logica che raggruppa i documenti per funzione amministrativa.
- Piano di fascicolazione: elenca i fascicoli concreti dell’ente (es.: permessi edilizi, delibere, accesso atti, ecc.).
Attenzione: nei piccoli comuni il piano di fascicolazione deve essere semplice, pratico, aggiornabile.
Definire i ruoli minimi (obbligatori)
- Responsabile della gestione documentale (RGD): spesso il Segretario Comunale.
- Responsabile della conservazione digitale (RCD): può coincidere con RTD o essere affidato esternamente.
- RTD: supporta il RGD nei processi digitali e nella compliance normativa
Nei piccoli enti, può bastare una persona che ricopre più ruoli, ma le responsabilità devono essere formalizzate.
Organizzare i flussi documentali
Il flusso documentale comprende:
- produzione/ricezione documenti
- protocollazione
- classificazione (assegnazione al titolario)
- fascicolazione (aggregazione logica nel fascicolo)
- conservazione e scarto
Ogni passaggio deve essere tracciabile e documentato nei sistemi informatici.
Avviare la revisione o predisposizione
- Verifica dell’esistenza di un manuale e piano fascicolazione aggiornati.
- Predisposizione o revisione degli allegati mancanti.
- Utilizzo, ove possibile, dei modelli della Soprintendenza e delle best practice già disponibili (es.: fascicolazioni tipo di Camera di Commercio, Segrate, Crema).
Digitalizzazione: mettere a norma il sistema
- Sistema di protocollo informatico a norma AgID.
- Sistema di conservazione digitale conforme (servizio accreditato o conservatore esterno).
- Presenza dei metadati obbligatori (art. 41 e seguenti Linee guida AgID).
- Verifica regolarità delle firme digitali e PEC.
Gestione degli archivi cartacei
- Verifica locali di deposito (no cantine/soffitte, locali asciutti, scaffalature sicure).
- Inventario aggiornato dei depositi.
- Piano di emergenza (acqua, fuoco, crolli) secondo le indicazioni della Soprintendenza.
Scarto periodico documentale
- Predisporre elenchi periodici di documenti scartabili.
- Richiedere autorizzazione preventiva alla Soprintendenza archivistica.
- Applicare le tempistiche di conservazione definite nel piano di fascicolazione.
Formazione e sensibilizzazione interna
- Avviare mini-formazioni pratiche su:
- uso del protocollo
- fascicolazione
- uso corretto dei sistemi
- gestione conservazione/scarto
Formare almeno 2-3 “referenti interni” capaci di gestire i flussi documentali.
Il principio guida: semplicità e sostenibilità
- I piccoli comuni devono avere piani realistici e sostenibili, senza sovrastrutture inutili.
- Meglio poche regole chiare, pienamente applicate, che manuali complessi mai attuati.
Nota finale pratica
Per partire: eventualmente confrontarsi con il proprio conservatore digitale e con i referenti AgID o Regionali.
Utilizzare i modelli messi a disposizione dalla Soprintendenza Archivistica propria Regione.
