La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione italiana rappresenta una delle leve principali del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza. Circa il 27% dei fondi complessivi del Pnrr è destinato alla transizione digitale, con oltre 6 miliardi di euro riservati alla modernizzazione della PA e più di 6,7 miliardi per lo sviluppo delle infrastrutture di rete. Nonostante questi investimenti, l’Italia resta ancora nella parte bassa della classifica europea sulla digitalizzazione, secondo gli ultimi rapporti del DESI, a conferma di un percorso che resta impegnativo.
Le principali criticità riguardano la frammentazione dei sistemi, la carenza di competenze digitali e la resistenza al cambiamento organizzativo. In questo scenario, il settore universitario riveste un ruolo strategico: le Università sono amministrazioni pubbliche complesse, chiamate a gestire un’enorme mole di procedure, e possono diventare laboratori avanzati di sperimentazione dei modelli digitali della PA.
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Digitalizzazione PA, gli obiettivi di semplificazione dell’Università di Siena
L’Università di Siena, tra le più antiche d’Italia ma anche tra le più attive sul fronte dell’innovazione, ha avviato un progetto di digitalizzazione finalizzato a gestire in modo più efficiente i processi che venivano originati dalla presentazione di una istanza tramite la compilazione di un modulo.
“Ci siamo resi conto – racconta Roberto Bartali, Responsabile dell’Ufficio Sviluppo e Supporto alla Transizione al Digitale – che la modulistica dell’ateneo era diventata caotica: troppi moduli, formati diversi, procedure difformi tra dipartimenti. Era necessario mettere ordine e semplificare”.
Uno dei primi progetti realizzati riguardava la gestione delle domande di partecipazione alla “Procedura selettiva per le progressioni economiche orizzontali. Negli anni precedenti, queste istanze venivano trattate con una strumenti che non rispondevano pienamente alle esigenze operative, con la conseguenza di tempi lunghi, errori ricorrenti e un notevole impegno per le commissioni giudicatrici”.
La scelta di elixForms e l’approccio del progetto
Per affrontare questa complessità, l’Ateneo ha scelto la piattaforma elixForms di Anthesi, una soluzione low-code per la creazione e gestione di moduli digitali integrabile con i sistemi documentali e i protocolli informatici già in uso. La scelta è stata motivata dalla possibilità di personalizzare i flussi di compilazione, guidare gli utenti con testi di supporto e automatizzare la produzione dei file Pdf, mantenendo al tempo stesso l’integrazione con il sistema di gestione documentale Titulus di Cineca. “Il modulo digitale – osserva Pierosario Lomagistro, Responsabile per la Transizione al Digitale – rappresenta il modo in cui il cittadino percepisce la burocrazia. Abbiamo voluto partire dalle difficoltà reali degli utenti, adottando un approccio bottom-up per rendere il processo più vicino ai loro bisogni”.
Due team hanno lavorato in parallelo: uno dedicato allo sviluppo del modulo in elixForms, l’altro alla predisposizione del data mart contenente i dati da integrare. Il flusso di compilazione è stato strutturato per rispecchiare fedelmente le sezioni del bando, con controlli di correttezza formale e campi precompilati. Gli utenti, una volta autenticati con le credenziali aziendali, vedevano recuperati automaticamente i dati anagrafici e di carriera, riducendo al minimo la necessità di inserimenti manuali. La commissione giudicatrice disponeva di un cruscotto per la generazione automatica delle schede dei candidati, con punteggi precalcolati e graduatorie pronte in formato Pdf.
Risultati concreti: riduzione dei tempi e soddisfazione degli utenti
I risultati non si sono fatti attendere. “Prima della digitalizzazione servivano quattro o cinque commissioni per completare la valutazione – ricorda Lomagistro – ora una sola commissione è riuscita a gestire tutte le domande. Tempi e carichi di lavoro si sono ridotti drasticamente”.
L’integrazione tra elixForms e il sistema documentale ha eliminato la protocollazione manuale: quasi quattrocento istanze sono state registrate automaticamente in Titulus, con un notevole risparmio di tempo e risorse. Il sistema di valutazione introdotto alla fine della procedura ha restituito dati significativi: su 373 domande presentate, 198 utenti hanno espresso un feedback con una media di 4,61 su 5, segno di un alto livello di soddisfazione. Anche il personale interno ha beneficiato di processi più lineari, dati più accurati e workflow semplificati.“ C’è sempre una certa reticenza quando si introducono nuovi strumenti – ammette Bartali – ma abbiamo puntato sulla user experience positiva. Il successo del primo progetto ha generato interesse spontaneo: altri uffici hanno chiesto di usare la stessa piattaforma”.
Formazione e cambiamento culturale
La transizione digitale dell’Ateneo di Siena ha messo in luce un aspetto spesso sottovalutato: la digitalizzazione non è solo una questione tecnologica, ma culturale e organizzativa. L’introduzione di elixForms è stata accompagnata da un affiancamento operativo continuo, preferito a corsi formali. Questo approccio ha facilitato l’adozione spontanea dello strumento e favorito la costruzione di competenze interne. L’Ateneo prevede ora di inserire la formazione sulla progettazione dei processi digitali nei piani di aggiornamento del personale, con l’obiettivo di rendere gli uffici autonomi nella creazione e gestione della propria modulistica. “Imporre un cambiamento è sempre controproducente – spiega Bartali –. Serve invece coinvolgere le persone e costruire fiducia, non solo strumenti”.
Integrazione, sicurezza e compliance normativa
Il progetto ha prestato particolare attenzione agli aspetti di sicurezza e conformità normativa. L’autenticazione tramite Spid e Cie ha garantito la validità legale delle istanze ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale, mentre l’integrazione con il sistema documentale ha assicurato protocollazione uniforme e ordinata. Inoltre la collaborazione tra il team dell’Ateneo e Anthesi ha portato allo sviluppo di un web service per il dialogo diretto con l’anagrafica interna, in linea con il principio di interoperabilità promosso dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati. L’adozione di architetture aperte e l’attenzione agli
standard tecnici delineati nel Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 rappresentano una garanzia di sostenibilità nel tempo.
Verso una PA aumentata e collaborativa
Il successo del progetto ha spinto l’Ateneo a pianificare ulteriori sviluppi: l’integrazione con il sistema di firma digitale remota in uso, la diffusione della piattaforma a nuovi dipartimenti e la digitalizzazione di procedimenti di diversa natura, anche non centrali ma di forte impatto operativo. “Vogliamo liberare tempo e risorse per attività a maggiore valore aggiunto – spiega Lomagistro –. Digitalizzare non basta: occorre ripensare i processi, eliminare le inefficienze, migliorare l’esperienza di chi lavora e di chi usufruisce dei servizi”.
Un modello replicabile per la PA digitale
L’esperienza dell’Università di Siena con elixForms rappresenta un esempio concreto di come la tecnologia possa supportare la semplificazione amministrativa e il miglioramento dell’efficienza operativa. La riduzione dei tempi di lavorazione, l’automazione delle attività ripetitive e la soddisfazione dell’utenza sono indicatori di un processo di digitalizzazione riuscito, costruito su pragmatismo e collaborazione.
In un momento in cui la PA italiana è chiamata a diventare più interoperabile e orientata all’utente, esperienze di questo tipo assumono un valore strategico. La digitalizzazione non è un obiettivo isolato ma un percorso evolutivo: richiede competenze, analisi dei processi, governance del cambiamento e un dialogo continuo tra amministrazioni, cittadini e fornitori tecnologici. Il caso di Siena ne è la prova: un progetto circoscritto, ma capace di produrre risultati concreti e di generare fiducia nel digitale, dimostrando che la pubblica amministrazione può essere davvero aumentata – più efficiente, più accessibile e più vicina alle persone.
Articolo realizzato in partnership con Anthesi
