La gestione documentale torna al centro dell’attenzione con la costituzione, in AgID, di un gruppo di lavoro per aggiornare le Linee guida e armonizzarle alle modifiche eIDAS del 2024, ma l’intervento potrebbe diventare l’occasione per affrontare criticità strutturali oggi poco evidenti e operative.
Indice degli argomenti
I motivi della creazione del gruppo di lavoro interno
È di qualche mese fa la notizia della costituzione, da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), di un gruppo di lavoro interno per l’aggiornamento delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici[1].
Scorrendo il testo dell’atto che istituisce formalmente il gruppo[2], si desume come la sua creazione si sia resa necessaria per rispondere a un’esigenza specifica: armonizzare le regole tecniche nazionali alle modifiche apportate al Regolamento eIDAS nel corso del 2024[3]. La mia personale speranza è che la costituzione del gruppo di lavoro sia, in ogni caso, l’occasione per intervenire anche su altri fronti, così da correggere alcune criticità – rilevanti e al contempo poco evidenti, ma proprio per questo insidiose – delle attuali Linee guida. So bene che negli anni esse hanno costituito un punto di riferimento per le nostre variegate comunità professionali e proprio per questo ognuno di noi non ha mancato l’occasione di criticarle, spesso da prospettive diametralmente opposte: talvolta perché troppo dettagliate e quasi minuziose, talaltra perché non sufficientemente esaustive. La criticità che però mi sembra più significativa di ogni altra e su cui, dunque, sarebbe urgente intervenire è rappresentata dal modo in cui le Linee guida guardano ai sistemi di gestione documentale: come fossero “sospesi nel vuoto”, quasi non fossero attorniati da complessi contesti applicativi pressoché in tutte le moderne organizzazioni. Un modo che definirei “ingenuo”, ma soprattutto problematico perché incapace di fotografare gli scenari reali con cui, di fatto, ci confrontiamo.
Gestione documentale e contesti applicativi nelle organizzazioni
Le Linee guida mi sembrano soffrire di “un’amnesia” importante, dimenticando che un sistema di gestione documentale vive all’interno di articolati contesti applicativi. Un’amnesia in cui si finisce per confondere la parte per il tutto, giacché essa oscura la percezione che il sistema di gestione documentale è un di cui: caso particolare di quell’ampia categoria di sistemi informativi che, in numero elevato, operano oggi all’interno della singola organizzazione. Questo stesso scenario così affollato si potrebbe anche descrivere come quello in cui il sistema di gestione documentale è attorniato da una serie più o meno consistente di business system, termine inglese con cui indichiamo quelli che normalmente denominiamo come “applicativi verticali”.
La loro natura “verticale” consiste nella forte specializzazione funzionale che li caratterizza: essi, infatti, sono usati per l’esecuzione di attività specifiche, fortemente caratterizzate. Innumerevoli sono gli esempi di business system che ritroviamo nel dominio applicativo delle organizzazioni contemporanee, in particolare pubbliche: l’applicativo per il controllo di gestione, quello per la gestione del piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, l’applicativo per la valutazione delle performance e quello per la gestione del registro delle attività di trattamento previsto dalla normativa sulla protezione dei dati, l’applicativo per l’amministrazione del personale e quello per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria, l’applicativo per la gestione dei processi di gestione delle spese di funzionamento etc. etc.
Una numerosità che cresce ulteriormente, in quanto ciascuna organizzazione tende poi a dotarsi di aggiuntivi business system, strettamente strumentali allo svolgimento della propria specifica mission istituzionale o aziendale. Senza poi contare che, sempre più spesso, la stessa organizzazione tende a servirsi di applicativi verticali posti anche al di fuori del proprio perimetro: valga per tutti l’esempio delle Piattaforme di approvvigionamento digitale (PDA) – tra cui spicca per rilevanza la piattaforma nazionale Acquistinretepa – e da ultimo in ordine di tempo quello rappresentato dal Sistema informatico degli sportelli unici (SSU).
Gestione documentale e business system: dove nascono i documenti digitali
Ebbene in questi numerosi business system si producono e gestiscono soprattutto delle aggregazioni di dati, ma anche dei documenti digitali nell’accezione più tradizionale del termine[4]: dunque rappresentazioni intellegibili agli umani, in quanto dotate delle consuete forme e strutture documentarie e che assolvono a delle finalità pratico-giuridiche o per meglio dire a scopi performativi[5].
Se si tiene a mente questa circostanza, ci si apre allora a una prospettiva in cui il sistema di gestione documentale non appare più come l’unico dominio applicativo il cui vive la documentazione digitale. E da tale constatazione sorgono allora, immediatamente, degli interrogativi: come questa costellazione di applicativi verticali interagisce con il vero e proprio sistema di gestione documentale? Qual è il reale discrimine funzionale tra gli uni e l’altro, se le dinamiche documentali sono alimentate, indifferentemente, tanto dai business system quanto dal records management system?
Tali interrogativi rimangono, purtroppo, senza risposta per il lettore delle Linee guida, anche per quello più attento. Esse non avvertono, infatti, l’esigenza di contestualizzare la gestione documentale rispetto alle architetture applicative complesse di cui sono oramai dotate le organizzazioni: come se il sistema di gestione documentatale fosse ab-solutus, slegato dunque da ogni possibile condizionamento applicativo esterno. Con ciò adottando un approccio radicalmente diverso da quello che caratterizza invece altri fonti, in particolare quelle di normazione volontaria.
Standard internazionali e gestione documentale nei contesti applicativi
Valga per tutti l’esempio offerto dallo standard europeo Model requirements for the management of electronic records: la sua terza e ultima versione, denominata MoReq2010, si preoccupa di segnalare l’eterogeneità crescente nelle soluzioni di gestione documentale[6]. Preoccupazione che si spiega non per un’accondiscendenza o subalternità a dinamiche tecnologiche auto-referenziali, ma in ragione di una precisa consapevolezza da parte degli estensori dello standard: per poter definire i requisiti funzionali di una moderna gestione documentale è essenziale tenere sullo sfondo i complessi contesti applicativi che condizionano il funzionamento delle organizzazioni contemporanee.
E questi, se opportunamente interrogati, ci raccontano che il sistema di gestione documentale può coesistere con molteplici business system, secondo logiche di interazione caratterizzate da una maggior o minore intensità (vedi fig. 1 e fig. 2), o venire addirittura da essi “assorbito” con l’esito finale – per noi forse sorprendente – che gli applicativi verticali si trovano a inglobare, al proprio interno, delle funzioni di gestione documentale, rendendo così superflua l’esistenza di un applicativo ad hoc dedicato al records management (vedi fig. 3).
È proprio questa complessità e variabilità dei contesti applicativi che spiega, allora, l’eterogeneità delle possibili soluzioni adottate dalle organizzazioni per la gestione documentale, eterogeneità di cui infine tener conto qualora si voglia individuarne i requisiti funzionali.
Gestione documentale e superamento della distinzione tra sistemi dedicati e business system
Su questa stessa direttrice si è spinto, più recentemente e con decisione, anche lo standard ISO 16175 – Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records[10], che come ci ricorda Aldo Maugeri nella sua seconda edizione «ha compiuto una scelta strategica: superare la distinzione tra sistemi di records management dedicati e sistemi di business, riconoscendo che la maggior parte dei record digitali nasce proprio all’interno di applicazioni operative»[11].
Le nostre regole tecniche invece si dimostrano dimentiche di tutto questo complesso e incombente scenario: a dispetto del fatto che nel loro allegato 4, dedicato a identificare gli standard ritenuti coerenti con il contenuto delle stesse Linee guida, si citi esplicitamente sia Moreq2010 sia ISO 16175[12].
Gestione documentale e “capture”: la registrazione dei documenti digitali
La considerazione di come oggi la gestione documentale sia immersa in complessi contesti applicativi e con essi debba pertanto misurarsi, si ritrova anche in un altro standard: l’ISO 15489 – Information and documentation – Records management[13].
Questa fonte di normazione volontaria non offre quell’ampio ventaglio di configurazioni presupposto da Moreq2010. Essa al contrario predilige un’unica prospettiva, che però evidenzia come la gestione documentale debba avvalersi di sistemi caratterizzati da una forte propensione alla “cattura” dei documenti digitali[14]. La parola originale utilizzata a questo proposito nello standard è capture, che noi potremmo tradurre come “registrazione”.
Il termine “cattura” mi sembra tuttavia più efficace: esso sposta l’attenzione, per l’appunto, sul fatto che i sistemi dedicati alla gestione documentale non sono propriamente degli ambienti in cui i documenti digitali sono generati, ma in termini più precisi si qualificano come sistemi in cui la documentazione – ovunque sia stata originariamente prodotta – è “catturata” e lo è con uno scopo ben preciso: quello di sottometterla alle policy, ai processi, ai controlli e alle responsabilità che compongono la sfera della gestione documentale.
Tanto è vero che lo stesso standard, quando si addentra nella definizione di records system, tralascia del tutto il termine creation: «information system which captures, manages and provides access […] to records over time»[15]. Evidentemente la preoccupazione di garantire ai sistemi di gestione documentale una pervasiva capacità di “cattura” presuppone una precisa consapevolezza: quella per cui le moderne organizzazioni producono e gestiscano quantitativi rilevanti di documenti digitali per tramite di quella sequela di applicativi verticali a cui si è fatto sopra riferimento e che attorniano il sistema di gestione documentale in senso stretto.
Di questo tema della capture non vi è però traccia nelle Linee guida, a dispetto del fatto che anche ISO 15489 è esplicitamente citato nel già ricordato allegato 4.
Gestione documentale anacronistica e protocollo-centrismo
Questa serie di dimenticanze, che emergono da una lettura delle nostre regole tecniche alla luce del raffronto con gli standard internazionali, è probabilmente l’effetto sull’oggi di un vizio d’origine: «il “protocollo-centrismo” del nostro paradigma di gestione documentale»[16]. In esso va ricercata, con tutta probabilità, la causa di una “visione riduzionistica” che, ancora nel presente, tende ad appiattire eccessivamente i sistemi di gestione documentale sui sistemi di protocollo informatico, con la conseguente generazione di una serie di fraintendimenti, semplificazioni e decontestualizzazioni.
Le funzioni di protocollo rappresentano, infatti, solo una parte delle caratteristiche funzionali della gestione documentale e questa, d’altra parte, in una visione aggiornata all’oggi richiede una sua concezione estesa per poter includere la considerazione delle interazioni – variamente declinabili come segnala Moreq2010 – con una miriade di contesti applicativi. Tale serie di limiti, che evidentemente le Linee guida hanno ereditato dalla nostra storia recente, ci deve preoccupare soprattutto perché essa produce delle ricadute operative di prima grandezza: l’impossibilità a formarsi dell’archivio digitale.
Archivio digitale e gestione documentale: perché “il re è nudo”
L’archivio digitale è certo un’entità che sta sulla bocca e sulla penna di molti: i convegni, i workshop e i saggi che ad esso si richiamano fin dal titolo sono oramai innumerevoli, ma a dispetto del fatto di essere così tanto chiamato in causa l’archivio digitale è in realtà una tra le entità meno tangibili. Lo si dà per scontato […] senza poterne agevolmente seguire le tracce: quasi fosse la proiezione di un atto di fiducia[17].
Mi verrebbe da dire che oramai «il re è nudo». Infatti un sistema di gestione documentale che si precluda le interazioni con la moltitudine di business system esistenti nelle organizzazioni e che pertanto non abbia alcuna capacità di “cattura” o più in generale alcuna presa su quella moltitudine di documenti digitali prodotti e gestiti per l’appunto negli applicativi verticali, fallisce in uno dei suoi scopo primari: dare esistenza all’archivio digitale, inteso come aggregatore logico di tutta la documentazione comunque usata dall’organizzazione, così da poter applicare ad essa delle uniformi ed estese policy di gestione documentale, abbattendo quelle “logiche a silos o a canne d’organo” che tendono a prevalere sull’onda della proliferazione dei business system[18].
E così le organizzazioni, oggi pienamente impegnate sul fronte della trasformazione digitale, di fatto si privano di uno strumento vitale: lo scenario tecnologico odierno porta con sé, inevitabilmente, una tendenza che sul breve e medio termine è quella alla frammentazione; le stesse organizzazioni hanno però al contempo la necessità, per un uso strategico dei propri asset informativi e documentali a medio e lungo termine, di governare e contemperare quella dinamica di frammentazione e a questo proposito l’archivio digitale dovrebbe essere uno degli strumenti essenziali di riequilibrio.
Soddisfare tale esigenza richiede però una concezione sofisticata dei sistemi di gestione documentale, non come “monadi”, ma come centri su cui gravitano articolati contesti applicativi e capaci di alimentare processi che penetrano trasversalmente alle barriere applicative: in altri termini come parti a tutti gli effetti di un ecosistema digitale, in cui tutto si tiene.
Pacchetto informativo e interoperabilità: oltre il protocollo
Di questi scenari però nelle Linee guida non vi è traccia: i business system neppure sono citati, men che meno le possibili interazioni tra essi e i sistemi di gestione documentale. E un indizio di tali amnesie si ritrova anche nell’allegato 6[19].
Esso prescrive il ricorso allo strumento del pacchetto informativo – composto da file di contenuto e da metadati – ma per i soli scambi documentali da garantire per mezzo dell’interoperabilità tra i sistemi di protocollo, dunque tra differenti aree organizzative omogenee. Così però non si colgono le incredibili potenzialità che quello stesso strumento dell’information package potrebbe assicurare anche in una prospettiva interna alla singola organizzazione e prescindendo dalla registrazione a protocollo: per l’appunto quella rappresentata dagli scambi documentali tra applicativi verticali e sistema di gestione documentale, qualora l’organizzazione abbia optato per quella configurazione prevista da Moreq2010 in cui il records management system “cattura” sistematicamente i documenti digitali originariamente prodotti nei business system (vedi fig. 1).
Incredibili potenzialità probabilmente non colte perché prevale, testardamente, la visione dei sistemi di gestione documentale come “monadi”.
Gestione documentale e modello di compliance: verso criteri più generali
Le criticità esaminate ci rilanciano anche degli interrogativi sul modello di compliance per la gestione documentale, oggi incentrato sulle Linee guida: dunque su un corpus di regole tecniche che risentono ancora molto della loro derivazione dalla tradizione normativa italiana.
Regole tecniche che d’altro canto manifestano un collegamento con gli standard internazionali di settore ancora piuttosto fugace, estemporaneo e di superficie. Forse allora il gruppo di lavoro costituito in seno all’AgID potrebbe essere l’occasione per un cambio di passo: riscrivere le Linee guida incentrandole su criteri di carattere realmente generale, così da recepire in modo più sostanziale gli strumenti concettuali e metodologici presenti negli standard – in particolare in quelli di provenienza ISO – delegando poi a quest’ultimi tutta la regolazione di maggior dettaglio, con l’evidente vantaggio finale di mettere realmente al servizio del paese fonti di normazione volontaria sottoposte a revisione periodica e con un marcato profilo di specializzazione tecnica.
* Le pagine web citate sono state consultate il 6 febbraio 2026.
[1] La versione attualmente in vigore di tali linee guida è stata approvata con le determinazioni del direttore generale dell’AgID 9 settembre 2020, n. 407 e 17 maggio 2021, n. 371.
[2] Determinazione del direttore generale dell’AgID 19 gennaio 2026, n. 11, https://trasparenza.agid.gov.it/download/9968.html.
[3] Regolamento (UE) n. 2024/1183 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11 aprile 2024 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401183), entrato in vigore il 20 maggio 2024 e che modifica il Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e dei servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
[4] La distinzione tra aggregazioni di dati e documenti digitali in senso tradizionale andrebbe in ogni caso stemperata, ricordando che il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), all’art. 1 comma 1 lettera p, definisce il documento informatico anche come «la rappresentazione informatica di […] dati giuridicamente rilevanti». Pertanto, dal punto di vista del nostro legislatore, le aggregazioni di dati sono a tutti gli effetti parte integrante del patrimonio documentale di un’organizzazione.
[5] Sul concetto di documento digitale come rappresentazione a scopo performativo vedi Alessandro Alfier, Per una rigenerazione teorica dell’archivistica in Italia, a partire dal concetto di documento, «AIDAinformazioni», 41 (2023), n. 3-4, p. 9-26, in particolare p. 14-16, https://www.aidainformazioni.it/index.php/aidainformazioni/article/view/279.
[6] DLM Forum Foundation, MoReq2010®: Modular Requirements for Records System. Version 1.1. Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, DLM Forum Foundation, 2011, p. 18, https://www.moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf.
[7] Ibidem.
[8] Ibidem.
[9] Ivi, p. 19.
[10] International Organization for Standardization, ISO 16175-1:2020. Information and documentation. Processes and functional requirements for software for managing records. Part 1, functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records, 2a ed., Geneva, ISO, 2020; Id., ISO 16175-2:2020. Information and documentation. Processes and functional requirements for software for managing records. Part 2, guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records, 2a ed., Geneva, ISO, 2020.
[11] Aldo Maugeri, Architettura dei sistemi documentali: intervista ad Adrian Cunningham. Perché metadati (ISO 23081) e requisiti applicativi (ISO 16175) sono fondamentali per la progettazione by design, «Digeat», 8 (2026), https://digeat.info/articolo-rivista/digeat12026-maugeri/.
[12] Per una disamina delle interazioni funzionali tra applicativi verticali e sistema di gestione documentale alla luce di ISO 16175, vedi il post di Francesco Del Castillo pubblicato il 29 gennaio 2026 sul blog L’archivista digitale. Dove la trasformazione digitale si fa, intitolato Business e documenti: il rapporto fra applicativi verticali e gestione documentale dal punto di vista dello standard ISO 16175, https://www.larchivistadigitale.it/2026/01/29/business-e-documenti-il-rapporto-fra-applicativi-verticali-e-gestione-documentale-dal-punto-di-vista-dello-standard-iso-16175/#Il_back-office_SUAP.
[13] International Organization for Standardization, ISO 15489-1:2016. Information and documentation – Records management. Part. 1: Concepts and principles, 2a ed., Geneva, ISO, 2016. Per un’analisi dello standard vedi: Aldo Maugeri, ISO 15489 e le nuove prospettive della gestione documentale: intervista a Stephen Clarke, «Digeat», 5 (2025), https://digeat.info/articolo-rivista/digeat12025-maugeri/; Paola Ciandrini, Records Management. ISO 15489: progettare sistemi documentali, Milano, Editrice bibliografica, 2020
[14] Lo standard prevede, non a caso, uno specifico processo denominato capturing records (Ivi, p. 16-17).
[15] Ivi, p. 3.
[16] Alessandro Alfier, Amministrazione pubblica: fuga dall’intelligenza artigianale verso l’intelligenza artificiale? Il caso della gestione documentale, «Digeat», 4 (2024), https://digeat.info/articolo-rivista/digeat42024-alfier/.
[17] Alessandro Alfier, L’archivio di deposito digitale: un orchestratore per la sostenibilità del ciclo di vita degli archivi digitali, in L’archivio di deposito, a cura di Gianni Penzo Doria, Padova, Cleup, 2025, p. 183-209, per la citazione p. 167, https://www.procedamus.it/images/2025pdf/Archiviodideposito2025.pdf.
[18] Naturalmente il prevalere delle “logiche a silos o a canne d’organo”, che trasformano le barriere applicative in vere e proprie “segmentazioni documentali”, costituiscono anche un ostacolo per una integrale e fluida conservazione della documentazione digitale, accrescendo così quella serie di disfunzioni oggi esistenti tra sistemi di gestione documentale e applicazioni per la conservazione digitale (Alessandro Alfier, Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche, «AIDAinformazioni», 42 (2024), n. 3-4, p. 9-28, in particolare p. 23-25, https://www.aidainformazioni.it/index.php/aidainformazioni/article/view/335).
[19] Agenzia per l’Italia Digitale, Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati. Allegato 6 al documento “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, [2020], https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-06/allegato_6_comunicazione_tra_aoo_di_documenti_amministrativi_protocollati.pdf.
