Facilità d’uso, processi semplificati, integrazione con sistemi preesistenti. Docomo Digital (in cui è confluita la multinazionale italiana Buongiorno) sta completando la migrazione dei sistemi HR sul gestionale cloud SAP Successfactors. «Con questo passaggio ottimizziamo i processi e creiamo nuove sinergie, venendo incontro alle necessità dei manager e liberiamo energie per dedicarci ad altre attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, con l’inserimento di nuovi moduli di talent management, diventa più facile prendere in mano la propria carriera», afferma Alessandro Battistini, dal 2008 Direttore Corporate processi e sistemi HR e Compensation di Docomo Digital, divisione europea dell’azienda giapponese NTT Docomo specializzata in soluzioni end2end per il mobile commerce.
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Per quali esigenze avete scelto la soluzione cloud di SAP Successfactors?
Sono in Buongiorno dal 2008, la prima sfida è stata quella di disegnare processi snelli che si adattassero a un’azienda in continua evoluzione ed espansione e di scegliere un tool che fosse flessibile. Abbiamo iniziato con l’implementazione dei moduli di gestione HR nei 25 Paesi in cui siamo presenti: master data, employee/manager self service, gestione ferie, performance evaluation, compensation. Quindi nel 2013 è seguita la migrazione sulla piattaforma cloud di SAP Successfactors per usufruire della versione più avanzata di SAP in campo HR e beneficiare dei vantaggi del Cloud. La visione sul lungo periodo già prevedeva la possibilità di nuovi sviluppi di business e il tool si è rivelato utile nell’integrazione con net mobile Ag, considerando anche la complessità burocratica in termini di data privacy.
Quali sono i principali benefici del Cloud?
La versione cloud di SAP è molto più flessibile rispetto a quella tradizionale, non richiede interventi di personalizzazione da parte di esperti; la manutenzione evolutiva è a carico del
provider, con release rilasciate ogni tre e sei mesi e subito funzionanti sui nostri sistemi. Per noi sono prioritari il risparmio di tempo e la fruibilità immediata dei dati. La stessa scheda di performance evaluation ora può essere compilata con smartphone o tablet e la percentuale di risposta è disponibile in tempo reale. Abbiamo anche ridisegnato i processi di compensation, capitolo chiave della nostra strategia, e il sistema con la sua flessibilità è stato d’aiuto, snellendo molte procedure amministrative.
Più focus sul talent management?
Sì, il nuovo SAP è più orientato alla gestione del talent management. Anche la parte di reportistica è migliorata moltissimo. Ora abbiamo un cruscotto direzionale con grafici in tempo reale su tutti i processi HR: misuriamo la forza lavoro, i nuovi assunti, i cessati, l’assenteismo, la compilazione della performance evaluation, mentre prima gestivamo i dati in Excel, manualmente. In questo modo è possibile valutare e intraprendere più rapidamente azioni strategiche sui programmi e processi HR.
Avete rivisto anche il sistema di valutazione o è solo una evoluzione tecnica?
Sì, abbiamo inserito kpi più evoluti. Oggi misuriamo i giovani ad alto potenziale non solo in base alle performance, ma anche ad altri indicatori più incisivi sulla retention e sullo sviluppo professionale, come il loro contributo a progetti globali. Con il sistema centrale, poi, incrociamo i risultati con le tabelle di competenze (Career development), capendo così quali competenze abbiamo in casa rispetto ai bisogni aziendali. Stiamo puntando molto sull’internal job moving: il recruiting interno diventa più mirato e diamo la possibilità di prendere in mano la propria carriera, incrociando le proprie competenze con posizioni libere superiori e orizzontali. Se poi c’è un gap da colmare, si può intervenire con coaching e formazione, il tutto in modo trasparente, pianificato e gestito dal Global training plan. L’HR pubblica le posizioni vacanti e gli employee possono candidarsi da tutti i Paesi. La risposta è stata vivace e proattiva. Oggi siamo 800, in 25 Paesi, con un’età media di 34-35 anni.
Quali sono le figure più ricercate all’esterno?
Abbiamo una politica di internship con università europee, con l’obiettivo di stabilizzare i migliori a tempo indeterminato. Puntiamo sui giovani talenti e siamo sempre interessati a conoscere ingegneri sviluppatori digitali, ma anche con notevoli doti creative e capacità di visione. Abbiamo un turn-over contenuto, meno del 10% volontario, con una distribuzione di genere equa: 52% uomini e 48% donne, anche in posizioni manageriali. In un mondo in continua evoluzione e con i nostri servizi altamente tecnologici, dobbiamo essere veloci a riadattarci e dotarci di competenze adeguate. Disporre ora di un catalogo delle competenze aggiornato (con il modulo di Career development da incrociare con le priorità di Training), è un vantaggio, perché possiamo monitorare i piani formativi e la loro coerenza ed efficacia. In pratica è un training in progress, con correzioni in tempo reale: capiamo se stiamo investendo bene in formazione rispetto agli obiettivi di business e possiamo intervenire sulle competenze da migliorare, valorizzare o spostare. In questo modo facciamo crescere, nel posto giusto, le nostre risorse interne.
Tecnologia al servizio del management?
Il Cloud è senza dubbio un abilitatore di processi veloci e integrati. Tuttavia, perché lo strumento sia efficace è importante avere una visione chiara a medio e lungo termine, un’organizzazione calibrata sulle necessità del business e il focus sulle novità. Quando i processi sono molto lunghi, troppo articolati e con tanti livelli decisionali, possono risultare farraginosi. In quei casi è difficile agire velocemente e offrire un supporto attivo come business partner e il cloud non può fare miracoli. Conta la cultura aziendale perché il digitale contribuisca a creare valore.
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