Digital workplace e produttività: 3 trend che definiscono il cambiamento

Anche la “produttività” aziendale cambia nell’era della digitalizzazione: per misurare e aumentare le prestazioni di chi lavora, diventa essenziale collocare la produttività nel contesto del digital workplace. La diffusione di dispositivi sempre connessi, applicazioni e dati digitali permette a dipendenti e collaboratori di lavorare anche fuori sede e modifica non solo il concetto di ufficio, ma il modo stesso di lavorare, rendendolo granulare e orientato sui singoli compiti. Così il digital workplace può sia aumentare che ostacolare la produttività, a seconda di quanto un’organizzazione riesce a percepire i cambiamenti e adeguarsi: in un recente articolo, Marc Wilkinson, DXC Technology’s chief technology officer for Workplace and Mobility, ha parlato dei tre fondamentali trend che definiscono il cambiamento — struttura aziendale, esperienza utente e adattamento alla trasformazione — e suggerisce qualche modalità con cui le aziende possono trarre il massimo dalle opportunità che si offrono.

Struttura aziendale: cambia tutto

Il vecchio modo di definire la struttura manageriale, i team e il lavoro in azienda (organizational design) non si adatta al nuovo modo di lavorare distribuito e a matrice. Pensiamo alla forza innovativa delle startup: traggono linfa anche dal modo di lavorare collaborativo e digitalizzato. Le aziende che non adattano la loro struttura alla realtà del lavoro task-oriented rischiano un impatto negativo sulla produttività, indipendentemente da quanto digitalizzato sia il workplace: è la nozione di una persona che fa lo stesso lavoro per decenni a non valere più, le aziende devono diventare molto più agili e flessibili di così. Non a caso questa è l’era della gig economy e dei lavoratori indipendenti, focalizzati su singoli compiti e che rispondono non a un singolo capo ma a numerosi stakeholder.

Il digital workplace ci chiede in pratica di essere task-driven come già siamo nella nostra vita quotidiana. è così che possiamo avere impatti importanti sulla produttività: ci spostiamo tra compiti diversi – alcuni legati alla nostra professione, altri alla vita familiare, altri ancora ai nostri svaghi o alle nostre passioni – e li alterniamo tra loro in una costante attività di selezione e modifica delle priorità. Eppure nel posto di lavoro questo tipo di approccio fatica a farsi strada; i vecchi modelli organizzativi non riescono a creare un ambiente in cui le persone vengono valorizzate e remunerate per i risultati ottenuti nelle singole tappe del percorso verso l’obiettivo; si premia solo il raggiungimento dell’obiettivo. Ma se non si tiene conto dei diversi modi di lavorare e dei diversi gradi di autonomia, è difficile aiutare le persone a esprimersi al meglio favorendo le modalità con cui sono più produttive.

Un organizational design flessibile aiuta invece le persone a capire come le loro capacità rispondono alle esigenze dei progetti aziendali e qual è il modo più efficiente per contribuire. Per i manager le nuove tecnologie digitali mettono a disposizione dati e analytics che aiutano a individuare problemi e risolverli: le metriche real-time sulle prestazioni giornaliere permettono di effettuare aggiustamenti tempestivi e ricorrere al coaching in corso d’opera per evitare risultati deludenti che si vedono solo a fine progetto. Particolarmente efficaci sono gli strumenti di reportistica automatizzata che aggregano tutti i tipi di messaggistica e gli asset digitali per ottenere una visione sistematica della produttività che rende affidabile la valutazione delle performance e coerente lo sviluppo delle carriere.

Questo nuovo modo di strutturare il lavoro è fondamentale per attrarre talenti: una ricerca di Gallup ha mostrato come per molte persone l’autonomia e la flessibilità sul lavoro sono elementi essenziali nel selezionare le offerte e i datori di lavoro.

La user experience è centrale

Il valore di una user experience positiva non è ancora pienamente riconosciuto dalle organizzazioni, eppure è talmente alto da superare sia la cultura che la strategia aziendale. Un’esperienza utente insoddisfacente è uno dei modi più veloci per trasformare una valida risorsa in un ex dipendente. Se la cultura si mangia la strategia a colazione, secondo la definizione attribuita al guru dell’organizational design Peter Drucker, la user experience fa a fette anche la cultura. Perciò una user experience impeccabile è garanzia di reputazione tra i clienti e attrattività verso i talenti. I risultati sono tangibili.

Una delle trappole da evitare in azienda è quella di allungare a dismisura il ciclo di vita degli asset tecnologici. Computer, smartphone e altri dispositivi connessi diventano a un certo punto vecchi e incapaci di rispondere alle aspettative dei lavoratori. I veri leader digitali non smettono di investire in tecnologie con funzionalità aggiornate e applicazioni moderne che puntano su esperienze user-centriche: è questo che dà loro un cruciale vantaggio competitivo anche in fatto di recruiting e retention dei talenti. Se le organizzazioni offrono tecnologie e strumenti digitali con esperienza utente soddisfacente i lavoratori sono più motivati perché possono concentrarsi sui risultati del loro lavoro anziché combattere coi limiti di dispositivi che non sono all’altezza.

Il cambiamento non si ferma

La trasformazione innescata dalla digitalizzazione è così veloce che nessun dipartimento IT, per quanto visionario e disposto a investire, potrà stare sempre un passo avanti. Non solo il cambiamento è un processo continuo, ma occorre cambiare il modo in cui cambiamo per preservare la produttività e il vantaggio competitivo. Dobbiamo abbracciare il cambiamento usando l’IT come abilitatore e adottando la mentalità corretta: non si cambia per il puro dovere di cambiare (lo fanno tutti, dobbiamo allinearci), altrimenti le tecnologie diventano solo una spesa che drena risorse e finisce su uno scaffale – il cosiddetto shelfware, software che molte organizzazioni accumulano e non usano.

Certo, la resistenza al cambiamento è umana. Occhio allora alle policy IT che iniziano con un “no” o un “la policy dice che….”, perché questo serve solo a innalzare barriere alla trasformazione che finiscono per impattare sulla produttività. Per fortuna le tecnologie del digital workplace aiutano a mettere in moto, gestire e comunicare il cambiamento: strumenti di messaggistica e attività di gamification si possono per esempio unire all’attività degli advocate interni per promuovere e diffondere la nuova cultura.

Articolo originariamente pubblicato il 02 Dic 2019