La gestione del payroll è un tema delicato per le aziende: l’aspettativa di tutti è che venga svolta correttamente e quando questo non avviene si generano situazioni complesse in termini di reputazione.
Si potrebbe pensare che il verificarsi di anomalie colpisca un numero esiguo di realtà, ma non è così. Secondo il recente Company Payroll Complexity Report 2024 pubblicato da Alight, più della metà delle aziende (53%) è stata sanzionata per mancate conformità nella gestione del payroll negli ultimi 5 anni. Queste irregolarità includono il mancato pagamento dei salari minimi previsti dalla legge, con un impatto sulla vita dei dipendenti che non tarda a farsi sentire: non si tratta solamente di non mettere, in casi estremi, le persone nelle condizioni di procedere con i loro pagamenti mensili (bollette, mutui, ecc…), ma anche di avere ripercussioni in termini di produttività complessiva, morale e benessere.
Per questo motivo è importante che le organizzazioni di tutte le dimensioni si occupino di rivedere i processi retributivi, cogliendo le opportunità di gestione che offrono le tecnologie di nuove generazione.
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Perché le aziende incorrono in sanzioni legate al payroll
Principalmente le sanzioni sono imputate a errori nel calcolo delle retribuzioni dei dipendenti. Diverse le sono le tipologie: si va dai pagamenti in eccesso o in difetto a quelli retroattivi errati, passando per la mancata erogazione del primo stipendio per i nuovi assunti, alla detrazione di un importo errato per i benefit o altre ritenute salariali e ai pagamenti impropri ai dipendenti in congedo di invalidità o di altro tipo.
Un’altra svista comune riguarda l’errata classificazione dei dipendenti e degli operatori, che può ledere diritti e tutele fondamentali come il salario minimo e gli straordinari.
Secondo Alight, questo rientra nei dieci errori più comuni nel processo di elaborazione del payroll, che annovera anche la mancata dichiarazione di tutti i compensi tassabili.
Ma qual è la causa di questi errori?
In gran parte ciò è dovuto a competenze insufficienti e a un numero inadeguato di persone dedicate alla gestione dei payroll: in molti casi c’è una sola risorsa che segue l’intero processo, cosa che genera ritardi e blocchi nel momento in cui si dovesse assentare. Per questo un’organizzazione dovrebbe cercare di impiegare più persone esperte in grado di occuparsi delle buste paga e che abbiano competenze sulle procedure e sui protocolli di conformità, comprese le normative fiscali regionali e i requisiti legali, molti dei quali vengono aggiornati regolarmente. Laddove questo non sia possibile la tecnologia e un supporto esterno diventano fondamentali. Anche perché, qualunque sia l’errore commesso da un’azienda, correggere le inesattezze può essere un processo lungo e costoso. Inoltre, si tratta di situazioni che hanno anche implicazioni fiscali.
Usare l’AI per gestire in modo efficace i payroll
Per ridurre al minimo gli errori e le perdite finanziarie, le aziende dovrebbero adottare le giuste tecnologie per l’elaborazione del payroll. L’automazione e l’intelligenza artificiale possono ridurre la quantità di interventi manuali necessari, diminuendo gli errori umani e i rischi di non conformità. In generale, un’unica piattaforma che integra le soluzioni di payroll, benefit e servizi digitali può contribuire a semplificare le operazioni e a migliorare i carichi di lavoro delle risorse umane, il benessere del personale e l’accuratezza delle retribuzioni.
Tuttavia, come sottolinea il Company Payroll Complexity Report, oltre la metà dei professionisti e degli stakeholder (51%) che si occupano di payroll continua a utilizzare fogli di calcolo per elaborare le retribuzioni, mentre circa due su cinque (19%) utilizzano ancora processi manuali o cartacei.
Inoltre, al momento solo l’8% prevede di implementare l’AI nell’elaborazione dei pagamenti nei prossimi 4 anni. Il 47% degli intervistati ha, infatti, dichiarato di non essere abbastanza informato sull’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale.
Queste piattaforme aiutano le aziende a supervisionare, gestire e rivedere le retribuzioni a livello locale, regionale e globale, il tutto in un’unica finestra per un maggiore allineamento e precisione.
I datori di lavoro possono integrare i loro software di Human Capital Management (HCM) per ottenere informazioni in tempo reale e accuratezza del payroll, sfruttando al contempo i dati e le analisi per ricevere informazioni in base agli obiettivi strategici aziendali. Inoltre, le piattaforme offrono ai dipendenti un’esperienza intuitiva per accedere facilmente alle buste paga, ai documenti aziendali e all’assistenza, consentendo di individuare e segnalare eventuali errori prima che si aggravino, garantendo un’employee experience ottimale.
Infine, una corretta gestione del payroll non solo può modificare il rischio riguardo la reputazione legale dell’azienda, ma migliorare anche l’impegno dei dipendenti: un team soddisfatto, energico e adeguatamente retribuito diventa naturalmente più produttivo.
