Le carte prepagate aziendali sono strumenti di pagamento elettronico fornite dalle aziende a dipendenti o collaboratori che le utilizzano per specifiche spese aziendali.
Funzionano in modo simile a una normale carta di debito o credito ma con una differenza fondamentale: i fondi disponibili sono limitati all’importo precedentemente caricato sulla carta.
Indice degli argomenti
Caratteristiche principali delle carte prepagate
- Hanno fondi precaricati: L’azienda carica un determinato importo sulla carta;
- Non sono collegate a un conto corrente principale: a differenza delle carte di debito aziendali, le carte prepagate non sono direttamente collegate al conto bancario principale dell’azienda;
- Tracciabilità delle spese: Ogni transazione effettuata con la carta viene registrata, fornendo all’azienda una chiara visibilità su come vengono spesi i fondi;
- Gestione dei limiti di spesa: Spesso è possibile impostare limiti di spesa giornalieri, settimanali o mensili per singole carte o per categorie di spesa;
- Assegnazione a dipendenti o reparti: Le carte possono essere assegnate a singoli dipendenti per gestire le proprie spese aziendali o a specifici reparti per il controllo del budget di area;
- Possibilità di carte prepagate virtuali: Alcuni fornitori offrono anche carte prepagate virtuali, che non hanno un supporto fisico e sono utilizzate principalmente per transazioni online, offrendo un ulteriore livello di sicurezza.
Vantaggi delle carte prepagate aziendali
Le carte prepagate aziendali rappresentano uno strumento efficace per migliorare la gestione delle spese, aumentare la sicurezza e semplificare i processi amministrativi all’interno di un’organizzazione.
Semplificazione della gestione finanziaria
- Minore gestione del contante: Riducono la necessità di gestire denaro contante, diminuendo il rischio di furti o smarrimenti e semplificando le operazioni di cassa;
- Processo di rimborso semplificato: Eliminano la necessità per i dipendenti di anticipare fondi personali e per l’azienda di gestire complessi processi di rimborso spese;
- Integrazione con software di contabilità: Molte piattaforme di carte prepagate aziendali si integrano con software di contabilità, automatizzando la registrazione delle spese e semplificando la riconciliazione.
Maggiore sicurezza
- Rischio limitato in caso di smarrimento o furto: La perdita o il furto di una carta prepagata comporta la perdita solo dell’importo caricato sulla carta, a differenza di una carta di credito aziendale con un limite di spesa più elevato;
- Possibilità di blocco immediato: In caso di smarrimento o furto, la carta può essere bloccata immediatamente, prevenendo utilizzi non autorizzati;
- Minore esposizione dei conti bancari aziendali: Le carte prepagate non sono direttamente collegate al conto bancario principale dell’azienda, offrendo un ulteriore livello di sicurezza.
Flessibilità e comodità di gestione amministrativa
- Facilità di ricarica: Le carte possono essere ricaricate facilmente tramite bonifico bancario, portale online o app mobile;
- Assegnazione a dipendenti o reparti specifici: Permettono di fornire fondi specifici a dipendenti che devono sostenere spese per conto dell’azienda (es. viaggi, rappresentanza, acquisti di materiali);
- Carte virtuali: Alcune piattaforme offrono anche carte virtuali, ideali per pagamenti online sicuri.
- Programmi di cashback o premi: Alcuni fornitori offrono programmi di cashback o accumulo punti sulle spese effettuate;
- Reportistica avanzata: Piattaforme più evolute offrono report dettagliati sulle spese, analisi per categoria, centro di costo, ecc;
- Gestione centralizzata: Un’unica piattaforma per gestire tutte le carte, impostare regole e monitorare le transazioni.
Differenze tra carta prepagata e carta di credito aziendale
La carta prepagata aziendale è uno strumento di pagamento con fondi precaricati, ideale per il controllo del budget e per limitare i rischi. È come avere una “borsa” elettronica con un importo definito. Diversamente, la carta di credito aziendale è uno strumento di credito con una linea di fido, utile per spese più elevate e per la gestione del flusso di cassa, ma richiede una maggiore attenzione al monitoraggio e al rimborso.
La scelta tra le due dipende dalle specifiche esigenze dell’azienda in termini di controllo delle spese, flessibilità finanziaria e gestione amministrativa. In molti casi, le aziende possono beneficiare dall’utilizzo di entrambi i tipi di carte per scopi diversi.
Le migliori carte prepagate per le aziende
Di seguito una breve carrellata di alcune delle migliori carte prepagare utili per le aziende con la descrizione dei principali servizi.
Carta Finom con fatturazione elettronica integrata
Circuito: Visa
Canone piano base: GRATIS
Prelievo massimo: 5.000 €/mese
Limite di spesa: 100.000 €/mese
Commissioni prelievo ATM: 0% fino a 2.000€
Contactless: ✔
Finom è un conto aziendale con fatturazione elettronica integrata. Offre funzionalità come IBAN, carte con cashback fino al 3% e pagamenti internazionali verso oltre 150 paesi, il tutto accessibile tramite un’app mobile.
Finom fornisce strumenti per la gestione delle finanze tra cui l’associazione automatica delle transazioni alle fatture e l’archiviazione digitale dei documenti. Offre anche vari piani di abbonamento su misura per diverse esigenze aziendali, con funzionalità come accesso multiutente, cashback e integrazioni contabili.
La piattaforma supporta i trasferimenti SEPA e internazionali ed è disponibile per le aziende in diversi paesi europei e negli Stati Uniti. Finom mira a semplificare la gestione finanziaria per le aziende con funzionalità come il monitoraggio delle spese, l’assistenza per la dichiarazione dei redditi e la fatturazione automatizzata.
Carta Revolut Business: anche multivaluta
Circuito: Mastercard
Canone: Basic 10 €
Prelievo massimo: 1.000 €/mese
Limite di spesa: 20.000 €/mese
Commissioni prelievo ATM: 2 €
Contactless: ✓
IBAN: ✓
Revolut Business offre quattro piani principali. Basic (10 euro al mese), Grow (da 30 euro al mese), Scale (90 euro al mese) ed Enterprise (personalizzabile).
- Basic: Offre funzionalità essenziali come coordinate bancarie locali e internazionali e conversione di valuta;
- Grow: Aggiunge strumenti per la gestione delle spese e limiti di cambio valuta più elevati;
- Scale: Aumenta i limiti per l’espansione globale;
- Enterprise: È completamente personalizzabile.
Sono diverse le funzionalità incluse in ciascun piano come i trasferimenti internazionali, i trasferimenti nazionali gratuiti, il supporto multivaluta e le carte per i dipendenti. Le commissioni di Revolut Business dipendono dal piano a cui sei abbonato/a. Ad esempio, i nostri piani Grow, Scale e Enterprise offrono limiti più elevati per i bonifici e il cambio valuta. Sono inoltre previsti costi per l’accettazione dei pagamenti.
Carte Soldo: movimenti finanziari in tempo reale
Circuito: MasterCard
Canone: 21 €/mese IVA esc (3 utenti)
Prelievo massimo: 250 €/giorno
Limite di spesa: 10.000 €/mese
Commissioni prelievo ATM: 1% (min 2€)
Contactless: ✓
IBAN: ✓ (con limitazioni)
Le carte di pagamento Soldo sono progettate per semplificare la gestione delle spese aziendali e dei dipendenti.
Le carte Soldo offrono funzionalità come carte Mastercard fisiche e virtuali, una piattaforma di gestione delle spese, un’app mobile e integrazioni con sistemi finanziari come Xero, Netsuite e Zucchetti. Le carte consentono di tracciare le spese, gestire i budget, controllare le spese dei dipendenti e semplificare i pagamenti ricorrenti.
Tra i vantaggi delle carte Soldi vi sono la visibilità in tempo reale sulle transazioni, la possibilità di impostare limiti di spesa e garantire il rispetto delle politiche aziendali. Le carte Soldo facilitano le spese entro limiti predefiniti, garantendo il rispetto delle policy aziendali. Inoltre, le carte acquisiscono e classificano automaticamente ogni transazione e si integrano con i software di contabilità, semplificando la creazione di report di fine mese.
Carte Business Qonto: operazioni semplificate
Circuito: Mastercard
Canone Basic: da 9 €/mese
Prelievo massimo: 1.000 €/mese
Limite di spesa: 20.000 €/mese
Commissioni prelievo ATM: 2€
Contactless: ✔
IBAN: ✔
Qonto è un conto aziendale online che semplifica le operazioni bancarie per professionisti, microimprese, PMI e associazioni.
I servizi offerti includono un conto aziendale online, carte di pagamento fisiche e virtuali, bonifici istantanei, pagamenti F24 e finanziamenti. Qonto offre anche funzionalità per la fatturazione elettronica, la gestione delle spese aziendali e la contabilità con integrazioni con oltre trenta software di contabilità.
I clienti possono gestire le spese del team, monitorare il flusso di cassa in tempo reale e dare accesso al commercialista. Qonto ha un servizio clienti disponibile 7 giorni su 7 e, a proposito di sicurezza, prevede la supervisione di ACPR e Banca d’Italia e la protezione dei fondi dei clienti.
Carta Business N26: conto aziendale a zero spese
Circuito: Mastercard
Canone: 16,90 €/mese
Prelievo massimo: 2.500 €/giorno
Limite di spesa: 5.000 €/giorno (20.000 € al mese)
Commissioni prelievo ATM: gratis
Contactless: ✓
IBAN: ✓
Il conto corrente aziendale a zero spese di N26 può essere aperto tramite app. Il conto include una carta virtuale Mastercard per pagamenti contactless, tre prelievi gratuiti al mese e la possibilità di ricevere bonifici istantanei.
N26 offre anche un cashback dello 0,1% sugli acquisti e strumenti per organizzare le spese aziendali. Il conto è protetto fino a 100.000 euro dal Fondo tedesco di tutela dei depositi.
In aggiunta è possibile attivare servizi premium come Spaces per il risparmio e N26 Business Metal con vantaggi aggiuntivi.
Come scegliere la carta prepagata aziendale giusta
Individuare la carta prepagata aziendale più adatta alle specifiche esigenze della propria attività dipende da una serie di fattori chiave. Bisogna considerare costi, funzionalità offerte, i limiti di spesa e la facilità di gestione.
Criteri di selezione delle carte prepagate aziendali
La scelta della carta prepagata aziendale giusta avviene attraverso una analisi delle esigenze dell’azienda. A partire dal volume e dalla tipologia di spese, dal numero di dipendenti che necessitano di una carta, il livello di controllo desiderato sul budget e la facilità di integrazione con i vostri sistemi amministrativi e contabili. Di seguito alcuni elementi da analizzare:
- Canone annuo/mensile: Valutare se è previsto un costo fisso periodico per la gestione della carta;
- Costi di emissione: Verificare se ci sono spese iniziali per l’emissione di nuove carte;
- Commissioni di ricarica: Controllare se vengono applicate commissioni per il caricamento dei fondi sulla carta e quali sono le modalità di ricarica gratuite;
- Commissioni di transazione: Verificare se ci sono commissioni per specifici tipi di transazioni (es. prelievi ATM, pagamenti in valuta estera);
- Costi di inattività: Alcuni fornitori potrebbero addebitare costi se la carta non viene utilizzata per un certo periodo;
- Trasparenza dei costi: Assicurarsi che tutti i costi siano chiaramente indicati e comprensibili.
Funzionalità e servizi offerti: cosa verificare prima di scegliere una carta prepagata aziendale
Blocco e sblocco carte: Valutare la facilità e la rapidità con cui è possibile bloccare e sbloccare le carte in caso di smarrimento o necessità.Costi associati alle carte prepagate aziendali
Limiti di spesa e prelievo: Verificare i limiti massimi di spesa giornalieri, mensili e i limiti di prelievo ATM, e se questi sono personalizzabili;
Opzioni di ricarica: Valutare le modalità di ricarica disponibili (bonifico bancario, portale online, app mobile, contanti presso punti convenzionati) e la loro comodità;
Gestione online e tramite app: Verificare la disponibilità di una piattaforma web o di un’app mobile per la gestione delle carte, la visualizzazione del saldo e delle transazioni, il blocco/sblocco carte, ecc;
Reportistica e analisi delle spese: Controllare se la piattaforma offre strumenti di reportistica dettagliata, categorizzazione delle spese ed esportazione dei dati per la contabilità;
Integrazione con software di contabilità: Verificare se la piattaforma si integra con i software di contabilità utilizzati dall’azienda per automatizzare la registrazione delle spese;
Carte virtuali: Valutare se il fornitore offre la possibilità di emettere carte virtuali per pagamenti online più sicuri;
Notifiche e alert: Verificare se sono disponibili notifiche in tempo reale per le transazioni e la possibilità di impostare alert per superamento soglie di spesa;
Supporto clienti: Valutare la qualità e la disponibilità del supporto clienti (telefono, email, chat);
Funzionalità aggiuntive: Alcuni fornitori offrono funzionalità extra come programmi di cashback, assicurazioni viaggio o sconti presso partner convenzionati.
Numero di carte emettibili: Verificare se è possibile emettere un numero adeguato di carte per i dipendenti o i reparti necessari;
Personalizzazione delle carte: Controllare se è possibile personalizzare i limiti di spesa e le autorizzazioni per singole carte o gruppi di carte;
Gestione dei permessi: Verificare se è possibile definire ruoli e permessi diversi per gli amministratori e gli utenti delle carte;
Costi associati alle carte prepagate aziendali
Possono variare significativamente a seconda del fornitore e del piano tariffario scelto. È fondamentale analizzare attentamente la struttura dei costi per scegliere la soluzione più conveniente. Ecco una panoramica dei costi più comuni.
- Costo di emissione della carta: Alcuni fornitori potrebbero addebitare un costo una tantum per l’emissione di ogni nuova carta fisica o virtuale;
- Canone annuo o mensile: Molte piattaforme prevedono un canone fisso periodico per la gestione del servizio e delle carte. Questo costo può variare in base al numero di carte, alle funzionalità incluse nel piano e al volume di transazioni;
- Commissioni di ricarica: Alcuni fornitori potrebbero applicare commissioni per il caricamento dei fondi sulle carte, soprattutto se si utilizzano metodi di ricarica specifici (es. ricarica urgente, ricarica tramite contanti presso punti convenzionati). In genere, le ricariche tramite bonifico bancario sono gratuite.
- Costi di inattività: Alcuni fornitori potrebbero addebitare dei costi se la carta non viene utilizzata per un periodo prolungato;
- Costi per blocco/sblocco carta: Potrebbe essere previsto un costo per bloccare o sbloccare la carta su richiesta (ad esempio, in caso di smarrimento temporaneo);
- Costi per la sostituzione della carta: In caso di smarrimento, furto o danneggiamento, la richiesta di una nuova carta fisica potrebbe comportare un costo;
- Costi per l’estratto conto cartaceo: Sebbene la maggior parte delle piattaforme offra estratti conto digitali gratuiti, la richiesta di una copia cartacea potrebbe essere a pagamento;
- Commissioni per storni o contestazioni: In alcuni casi, la gestione di storni o contestazioni di addebiti potrebbe comportare dei costi.
Commissioni e tariffe delle carte prepagate
La maggior parte delle carte prepagate aziendali prevede costi di transazione. È possibile distinguere tra diverse tipologie di commissioni:
- commissioni per pagamenti: In genere, i pagamenti con carta prepagata presso esercenti (sia online che fisici) sono gratuiti all’interno del paese;
- commissioni per prelievi ATM: I prelievi di contante presso gli sportelli bancomat potrebbero comportare delle commissioni, soprattutto se effettuati presso banche diverse da quelle convenzionate o all’estero. Il numero di prelievi gratuiti al mese potrebbe essere limitato;
- commissioni per transazioni in valuta estera: Se la carta viene utilizzata per pagamenti o prelievi in valuta diversa dall’euro, potrebbero essere applicate commissioni di cambio e/o commissioni aggiuntive;
- commissioni per transazioni fallite: In alcuni casi, potrebbero essere addebitate commissioni per tentativi di pagamento o prelievo non riusciti per saldo insufficiente.
Come ridurre i costi delle spese aziendali
Ridurre i costi associati alla gestione delle carte prepagate aziendali è un obiettivo importante per ottimizzare le finanze della vostra impresa. Ecco diverse strategie da implementare.
Ottimizzazione dell’utilizzo delle carte
- Impostare limiti di spesa appropriati: Definite limiti di spesa realistici e adeguati alle reali necessità di ciascun dipendente o reparto. Questo aiuta a prevenire spese eccessive e non necessarie
- Monitorare regolarmente le transazioni: Utilizzate le piattaforme online o le app mobili fornite dal gestore delle carte per monitorare in tempo reale le transazioni e individuare eventuali anomalie o utilizzi impropri;
- Educare i dipendenti sull’uso responsabile: Fornite ai dipendenti linee guida chiare sull’utilizzo delle carte aziendali, evidenziando le politiche aziendali in materia di spese e le best practice per evitare costi aggiuntivi (es. prelievi non necessari, transazioni in valuta estera senza necessità);
- Privilegiare i pagamenti con carta rispetto ai prelievi ATM: I prelievi di contante spesso comportano commissioni. Incoraggiate i dipendenti a utilizzare la carta per i pagamenti diretti quando possibile;
- Utilizzare carte virtuali per acquisti online: Le carte virtuali possono offrire maggiore sicurezza e controllo per gli acquisti online, riducendo il rischio di frodi e potenziali costi associati.
Gestione efficiente delle ricariche
- Pianificare le ricariche: Cercate di prevedere le esigenze di spesa ed effettuate ricariche di importi adeguati per evitare ricariche frequenti che potrebbero comportare costi (a seconda del fornitore e del metodo);
- Utilizzare metodi di ricarica gratuiti: Prediligete i metodi di ricarica gratuiti offerti dal fornitore (solitamente bonifico bancario). Evitate metodi con commissioni se non strettamente necessari;
- Considerare ricariche automatiche (se disponibili): Alcuni fornitori offrono la possibilità di impostare ricariche automatiche al raggiungimento di una soglia minima, ottimizzando la gestione dei fondi ed evitando interruzioni.
Controllo e amministrazione delle carte aziendali prepagate
- Revisionare periodicamente l’utilizzo delle carte: Analizzate regolarmente i report di spesa per identificare aree in cui è possibile ridurre i costi o migliorare l’efficienza;
- Disattivare le carte non più utilizzate: Se un dipendente lascia l’azienda o una carta non è più necessaria, disattivatela tempestivamente per evitare costi inutili;
- Sfruttare le funzionalità di reportistica e analisi: Utilizzate gli strumenti di reportistica forniti dal gestore delle carte per ottenere una visione chiara delle spese per categoria, dipendente o reparto, identificando aree di potenziale risparmio;
- Integrare con software di contabilità: L’integrazione con software di contabilità può automatizzare la registrazione delle spese e semplificare la gestione, riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative e potenzialmente i costi associati.
Migliorare la gestione delle spese aziendali con le carte prepagate
Le carte prepagate aziendali migliorano la gestione delle spese definendo budget precaricati per dipendenti o reparti, tracciando ogni transazione in tempo reale tramite piattaforme online o app, semplificando la rendicontazione ed eliminando la necessità di rimborsi manuali. Consentono inoltre di impostare limiti di spesa, bloccare/sbloccare le carte facilmente e ridurre il rischio legato all’uso di contante.
Integrazione delle carte con i software aziendali
L’integrazione delle carte prepagate aziendali con i software aziendali rappresenta un passo fondamentale per ottimizzare la gestione finanziaria e amministrativa. Questa integrazione permette di automatizzare e semplificare il flusso di dati relativi alle spese, riducendo l’inserimento manuale e minimizzando gli errori.
Ecco come tipicamente avviene questa integrazione e i suoi vantaggi:
- Software di contabilità: L’integrazione più comune è con i software di contabilità (come Xero, QuickBooks, Zucchetti, ecc.). Le transazioni effettuate con le carte prepagate vengono registrate automaticamente nel sistema contabile, spesso con la possibilità di categorizzare le spese in base a codici predefiniti o regole automatiche. Questo semplifica la riconciliazione bancaria, la generazione di report finanziari e la preparazione della dichiarazione dei redditi.
- Software di gestione delle spese: Alcune piattaforme di carte prepagate si integrano con software dedicati alla gestione delle note spese (come Soldo, Pleo, ecc.). Questo permette ai dipendenti di allegare facilmente le ricevute alle transazioni tramite app mobile, eliminando la necessità di conservare e consegnare manualmente i documenti cartacei. I manager possono approvare le spese digitalmente, e i dati vengono poi trasferiti al sistema contabile.
- Software di gestione dei viaggi e delle trasferte: Per le aziende con molti dipendenti in viaggio, l’integrazione con software di gestione dei viaggi può automatizzare l’assegnazione di budget sulle carte prepagate in base alle trasferte approvate e tracciare le spese di viaggio in modo centralizzato.
- Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): Le integrazioni più avanzate possono coinvolgere sistemi ERP, consentendo una visione ancora più completa delle finanze aziendali, integrando i dati delle carte prepagate con altri processi aziendali come gli acquisti, le vendite e la gestione del magazzino.
Modalità di integrazione
- API (Application Programming Interface): La maggior parte dei fornitori di carte prepagate e software aziendali offre API che permettono lo scambio di dati in modo automatico e sicuro tra le diverse piattaforme.
- Connettori o Plugin: Alcuni software offrono connettori o plugin specifici per integrarsi con piattaforme di carte prepagate popolari.
- Esportazione/Importazione di File: In alcuni casi, è possibile esportare i dati delle transazioni dalle piattaforme delle carte prepagate in formati compatibili (es. CSV, Excel) e importarli manualmente nei software aziendali. Tuttavia, questa modalità è meno efficiente e soggetta a errori.
Sono diversi i vantaggi dell’Integrazione. Innanzitutto il risparmio di tempo e la riduzione degli errori. Inoltre, si ottengono maggiore visibilità e controllo e la semplificazione della rendicontazione.
Soluzioni per la gestione delle spese aziendali
Le aziende hanno a disposizione diverse soluzioni per la gestione delle spese aziendali, che possono essere complementari o alternative all’utilizzo delle sole carte aziendali (siano esse di credito o prepagate).
Una soluzione è l’uso di software di gestione delle spese come Soldo, Pleo, Qonto, N2F, Expensify, Zoho Expense e molti altri. Questi permettono ai dipendenti di registrare le spese tramite app mobile (scansionando scontrini e ricevute), creare note spese digitali, inviare richieste di approvazione e ottenere rimborsi. I manager possono approvare o rifiutare le spese online, e i dati vengono spesso integrati con i software di contabilità. Offrono un controllo più granulare sulle spese, la possibilità di allegare giustificativi digitali, flussi di approvazione personalizzabili e una migliore visibilità sulle spese per categoria e dipendente. Riducono la burocrazia e gli errori legati alla gestione manuale delle note spese.
Diversamente è possibile usare piattaforme di gestione delle carte aziendali come Qonto e Revolut Business che, oltre a carte prepagate o di debito aziendali, offrono anche una piattaforma centralizzata per la gestione di queste carte. Ciò include l’impostazione di limiti di spesa, il monitoraggio delle transazioni in tempo reale, il blocco/sblocco delle carte, la categorizzazione automatica delle spese e spesso l’integrazione con software di contabilità. Questi forniscono un maggiore controllo e visibilità sulle spese effettuate con le carte, semplificano l’amministrazione e la rendicontazione, e spesso offrono funzionalità aggiuntive come carte virtuali e reportistica avanzata.
Altra soluzione arriva dai sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che integrano diversi processi aziendali, inclusa la gestione finanziaria. Alcuni ERP possono gestire le spese aziendali, tracciare i pagamenti con carte aziendali (tramite integrazioni) e automatizzare i flussi di lavoro contabili. Non mancano software di contabilità con funzionalità di gestione spese come Xero e QuickBooks che offrono funzionalità di base per la gestione delle spese, come la registrazione delle transazioni delle carte aziendali.
