PagoPA e contabilità: come automatizzare i processi passo-passo

L’automazione delle operazioni di riconciliazione contabile rappresenta una sfida cruciale per gli enti pubblici che gestiscono i pagamenti tramite la piattaforma pagoPA. A valle del pagamento, il processo si articola in tre fasi principali: regolamento contabile, riconciliazione e rilascio della quietanza.

La complessità dietro l’apparente semplicità di un pagamento online

Il cuore della questione è la corretta imputazione dei proventi alle voci di bilancio, un passaggio necessario per garantire trasparenza, efficienza e rispetto dei principi contabili. Questa guida pratica illustra come configurare in modo puntuale i flussi informativi, integrando software contabili e metadata, per ottenere una riconciliazione completamente automatizzata e coerente con le regole di bilancio dell’Ente.

Negli ultimi anni, la digitalizzazione dei processi amministrativi ha trasformato profondamente il modo in cui gli enti pubblici gestiscono – o dovrebbero gestire – i flussi di pagamento. In questo scenario, la piattaforma pagoPA ha contribuito a rendere le transazioni tra cittadini e Pubblica Amministrazione più efficienti e trasparenti.

Tuttavia, dietro l’apparente semplicità di un pagamento online si cela una catena complessa di operazioni che devono garantire la corretta registrazione contabile e l’allineamento con le voci di bilancio dell’ente. Un meccanismo che, purtroppo, molti Comuni conoscono solo parzialmente o non hanno ancora implementato in modo sistematico.

Tra queste attività, la riconciliazione contabile è una delle più delicate. Non basta verificare che l’importo pagato sia stato incassato: è necessario imputarlo con esattezza alle corrette voci di bilancio, nel rispetto dei principi contabili. Oggi, in gran parte dei Comuni, questa attività è svolta manualmente da personale dell’ufficio finanziario, che deve confrontare dati complessi provenienti da sistemi diversi. Si tratta di un lavoro ad alto rischio di errore, spesso percepito come a basso valore aggiunto e che può compromettere l’equilibrio contabile e la trasparenza amministrativa.

Questa guida si propone di dimostrare come sia possibile automatizzare l’intero processo di riconciliazione contabile, a partire da un’accurata configurazione dei pagamenti che l’amministrazione può ricevere. L’obiettivo non è solo tecnico, ma strategico: modernizzare la contabilità pubblica, ridurre gli errori e liberare risorse da reinvestire in attività più utili alla collettività.

Le tre fasi della riconciliazione contabile post pagamento

A valle di un pagamento effettuato tramite pagoPA si attiva una serie di operazioni tecniche che consentono di completare il ciclo finanziario. Se nel primo articolo di questo ciclo ne avevamo tracciato una panoramica generale, qui approfondiamo nel dettaglio ogni fase.

Il pagamento è addebitato immediatamente al cittadino da parte del PSP (Prestatore dei Servizi di Pagamento). L’accredito alla Tesoreria del Comune – il cosiddetto regolamento contabile – avviene invece il giorno successivo, tramite un bonifico cumulativo che include tutti i versamenti ricevuti dal PSP nella stessa giornata. In aggiunta al bonifico il PSP fornisce anche un file XML chiamato Flusso di Rendicontazione (FdR), contenente l’elenco dei codici IUV associati.

Il giorno ancora successivo, quindi due giorni dopo il pagamento, si procede poi con la riconciliazione (finanziaria), ovvero la verifica che gli incassi registrati presso la Tesoreria coincidano con quanto rendicontato dai PSP. Questo confronto si effettua incrociando il Giornale di Cassa con i FdR e le RT (Ricevute Telematiche) inviate da pagoPA.

Ma per il Comune è fondamentale un ulteriore passaggio: la riconciliazione contabile. Si tratta di imputare ogni pagamento ricevuto alle corrette voci di bilancio. Questo vale sia per i pagamenti “attesi” (già accertati secondo i principi contabili), sia per quelli “spontanei” (accertabili solo per cassa, dopo l’effettivo incasso).

L’operazione è semplice quando il pagamento è destinato a un solo capitolo di bilancio: ad esempio, 10euro relativi a diritti di istruttoria. Più complessa è la gestione di importi da suddividere su più capitoli. È il caso, ad esempio, di un incasso di 100 euro che deve essere distribuito tra 80 euro per oneri, 16 euro per imposte di bollo e 4 euro per diritti di segreteria.

L’ultima fase del processo è il rilascio della quietanza: una ricevuta che attesta il pagamento e la chiusura del debito. Questa può essere resa disponibile al cittadino o inviata al suo domicilio digitale. Se il flusso pagoPA è gestito correttamente, la Ricevuta Telematica (RT) può svolgere pienamente questa funzione, certificando l’incasso e l’avvenuta estinzione della posizione debitoria.

Come garantire e automatizzare la riconciliazione contabile

Per garantire una riconciliazione contabile corretta e automatizzabile, il Comune deve agire su due fronti principali:

1. Integrazione tecnologica – Collaborare con il proprio partner tecnologico pagoPA (PT/IT) e con il fornitore del software contabile per integrare i flussi di pagamento nei sistemi contabili.
2. Configurazione organizzativa – Stabilire, per ogni tipologia di pagamento (atteso o spontaneo), i capitoli di bilancio su cui effettuare l’imputazione, anche nei casi più complessi di dovuti “composti”.

Se l’integrazione tecnica è responsabilità dei fornitori, al Comune spetta il compito di definire in modo puntuale le regole di imputazione. Questo comporta la creazione di una mappatura tra ciascun “codice debito” e le voci contabili da utilizzare.

Gestione della corretta imputazione dei capitoli di bilancio

I pagamenti ricevuti tramite pagoPA non contengono in modo esplicito l’indicazione dei capitoli di bilancio. Tuttavia, ogni pagamento è sempre associato a uno IUV (Identificativo Univoco di Versamento) e a un “codice debito” (che rappresenta la tipologia di dovuto), da classificare assegnando la voce considerata più rappresentativa tra quelle della tassonomia predisposta da pagoPA.

Ogni “tipo di debito” per cui viene generato un pagamento – identificato da un “codice debito” – deve quindi essere associato anche alle voci contabili che devono essere utilizzate.

Quando un pagamento può essere imputato a un’unica voce contabile, la mappatura è semplice. Ad esempio, i 16€ versati per l’iscrizione di accordi di separazione o divorzio vengono imputati interamente al capitolo di bilancio collegato ai “diritti fissi per separazioni o divorzi”.

Nei casi più complessi, come il rilascio della Carta d’Identità Elettronica (CIE), l’importo deve essere scomposto tra diverse voci contabili. Un pagamento da 22€, ad esempio, comprende:

• 0,26€ per diritti di istruttoria;
• 4,95€ per diritti fissi (o 9,90€ in caso di duplicato non a scadenza);
• 16,79€ per il costo materiale della CIE.

In tali situazioni è necessaria una mappatura di dettaglio per tutte le voci contabili associabili a ciascun dovuto (identificato dal “Codice debito”).

Nell’esempio della CIE sono stati individuati due diversi tipi di dovuto (uno per il rilascio, uno per il duplicato), per ciascuno dei quali è previsto un importo da suddividere su 3 diverse voci contabili (per diritti d’istruttoria, fissi e costo CIE)

Mappatura di dettaglio che può essere effettuata tramite una tabella “Machine to machine (M2M) readable” come la seguente, in cui per ogni “Codice debito” (dovuto) sono riportati i dettagli delle voci contabili associate

Mappatura che deve infine essere completata, riportando per ciascuna voce contabile anche le informazioni da utilizzare a livello di contabilità: i capitoli di bilancio (scendendo fino al quinto livello del piano finanziario) e/o il numero di accertamento previsto (che tipicamente varia a inizio di ogni anno):

Utilizzo dei metadata dei pagamenti pagoPA per garantire la riconciliazione contabile

l flusso di pagamento pagoPA non trasmette direttamente le informazioni contabili necessarie alla riconciliazione. Per colmare questo limite, si utilizzano i metadata, ossia campi aggiuntivi che permettono di trasportare informazioni strutturate in modo standardizzato.

PagoPA ha creato un dizionario ufficiale per l’uso dei metadata, disponibile sul portale “DevPortal pagoPA”. Gli enti creditori possono usarli per includere nel flusso dati come tipo incasso, importo e anno di competenza. Tali informazioni vengono veicolate all’interno del file XML dei pagamenti, suddivise in righe di dettaglio con suffissi (_1, _2, ecc.) e valori chiave (key).

Di seguito si fornisce l’esempio dell’XML prodotto per un pagamento relativo al rilascio della CIE

Questa struttura consente una riconciliazione completamente automatizzata, grazie all’inclusione di tutte le informazioni contabili rilevanti all’interno del flusso di pagamento stesso.

Automazione riconciliazione contabile: conclusioni e prospettive future

La riconciliazione contabile non è solo una necessità amministrativa, ma uno snodo strategico nella digitalizzazione della gestione finanziaria dei Comuni. Come illustrato, il processo che inizia con il pagamento e si conclude con la quietanza richiede sempre più precisione, coordinamento e automazione.

Sebbene non sia ancora possibile delegare completamente queste operazioni a una macchina, è essenziale costruire un ecosistema di dati, strumenti e regole condivise che ne costituiscano le fondamenta. Serve una mappatura chiara tra codici debito e voci contabili, con la definizione puntuale dei capitoli di bilancio per ogni tipologia di incasso. Questo lavoro, sebbene impegnativo, è l’unica via per assicurare automazione, affidabilità e conformità.

A supporto di questo, i metadata definiti da pagoPA svolgono un ruolo chiave: trasportano le informazioni necessarie all’imputazione contabile in modo standardizzato, grazie a un dizionario condiviso e ufficiale.

In sintesi, la guida dimostra che l’automazione della riconciliazione è pienamente realizzabile, a condizione che vi sia un approccio integrato e collaborativo tra enti, partner tecnologici e fornitori. Il risultato? Meno errori, più tracciabilità, maggiore efficienza e l’opportunità di restituire valore aggiunto al lavoro umano.