Secondo un recente articolo1 sul tema della sostenibilità digitale, “Il 90% dei dati di una pubblica amministrazione non viene più utilizzato dopo 1 anno, generando rifiuti digitali”.
Le PA e il problema dei rifiuti digitali
Per capire se l’affermazione fosse vera abbiamo provato a fare un’analisi sui file server degli enti (comuni) che seguiamo. Sebbene il fileserver sia solo una delle numerose base dati di un ente tra cui spiccano:
- Fileserver
- Gestionale principale (demografici, ragioneria …)
- Gestionali secondari (uffici specifici es. Ufficio tecnico)
- Vecchi archivi digitali
- Vecchi archivi analogici
Abbiamo pensato potesse essere un punto di analisi e partenza per capire la situazione di un comune.
I risultati emersi dall’analisi
Ecco i risultati emersi:
| Mesi | Percentuale |
| 3 mesi | 2,10% |
| 6 mesi | 8,06% |
| 1 anno | 11,95% |
| 2 anno | 18,66% |
| 5 anni | 37,25% |
| 10 anni | 64,27% |
| 10+ anni | 100,01% |
La tabella evidenzia come il 2,10% dei file abbia meno di 3 mesi, l’8,06% meno di 6 mesi, l’11,95% meno di 1 anno e il restante non sia utilizzato da più di 1 anno. Questo su un campione di comuni di varie dimensioni pur con risultati molto simili.
Abbiamo anche fatto un’analisi dei file duplicati raggiungendo un valore superiore al 20%. Questo può essere causato dal fatto che i colleghi si scambiano file che poi salvano in proprie cartelle in maniera ripetuta, senza avere una condivisione di posizioni in cui salvare file comuni.
Le analisi sono state effettuate con script di powershell realizzati ad hoc con l’ausilio di chatgtp per lo sviluppo e il debug.
Riteniamo i risultati raggiunti possano essere estesi a email e altre basi dati dell’ente.
Perché del digitale non si butta via niente
Sembra che in ambito digitale si usi il principio analogico dei nostri nonni che recitava che “del maiale non si butta via niente”. I file non vengono mai cancellati, resi obsoleti, ma semplicemente si tiene tutto perché “di spazio ce n’è” al massimo si compra.
Questo crea un problema crescente nel campo della gestione dei dati all’interno delle pubbliche amministrazioni ovvero la creazione e l’accumulo di “rifiuti digitali”.
Questo fenomeno ha diverse implicazioni critiche che meritano un’attenta riflessione e azioni concrete.
Gestione inefficiente dei dati
Il fatto che il 90% dei dati non venga più utilizzato dopo un anno suggerisce una gestione inefficiente delle informazioni.
Le pubbliche amministrazioni spesso accumulano dati senza un piano chiaro su come utilizzarli a lungo termine. Questo accumulo non solo spreca risorse ma rende anche difficile l’accesso e l’utilizzo efficace dei dati realmente utili.
Sovente, inoltre, i dati non vengono nemmeno mandati in conservazione, luogo regolamentato, gestito e deputato alla raccolta dati delle pubbliche amministrazioni, generando quindi un problema anche di locazione del dato e suo utilizzo nel tempo.
Costi di archiviazione e manutenzione
La conservazione di grandi quantità di dati inutilizzati comporta costi significativi. Gli archivi digitali richiedono spazio di archiviazione, che si traduce in costi per server, dischi rigidi, servizi cloud e manutenzione. Ridurre i “rifiuti digitali” può quindi portare a risparmi significativi nel budget delle pubbliche amministrazioni.
Sicurezza e privacy
I dati inutilizzati rappresentano un rischio per la sicurezza e la privacy. Anche se non vengono attivamente utilizzati, questi dati possono contenere informazioni sensibili che potrebbero essere vulnerabili a violazioni della sicurezza, ad attacchi ransomware o altro. Implementare politiche di gestione del ciclo di vita dei dati può contribuire a mitigare questi rischi, garantendo che i dati vengano eliminati in modo sicuro quando non sono più necessari.
Impatto ambientale
Il termine “rifiuti digitali” non è solo una metafora; l’accumulo di dati inutilizzati ha un impatto ambientale reale. L’energia necessaria per alimentare i data center e mantenere i server operativi contribuisce alle emissioni di carbonio. Ridurre la quantità di dati archiviati inutilmente può quindi avere un impatto positivo sull’ambiente.
Miglioramento dell’efficienza e dell’innovazione
Eliminare i dati non utilizzati permette alle pubbliche amministrazioni di concentrarsi su informazioni rilevanti e attuali, migliorando l’efficienza operativa. Inoltre, una gestione dati più efficiente facilita l’analisi e l’innovazione, consentendo di estrarre valore dai dati disponibili per migliorare i servizi pubblici.
Soluzioni e raccomandazioni
Ecco alcune raccomandazioni per migliorare la gestione dei dati.
Politiche di gestione del ciclo di vita dei dati
Implementare politiche che definiscano chiaramente la durata della conservazione dei dati e i criteri per la loro eliminazione sicura.
Tecnologie di automazione
Utilizzare tecnologie di automazione per monitorare e gestire i dati, identificando quelli non utilizzati e procedendo alla loro eliminazione o archiviazione a normae.
Formazione e sensibilizzazione
Formare il personale sulla gestione efficiente dei dati e sull’importanza di ridurre i rifiuti digitali.
Audit periodici
Condurre audit periodici dei dati per assicurarsi che le politiche di gestione dei dati siano seguite e per identificare aree di miglioramento.
Conclusioni
Il fenomeno dei “rifiuti digitali” rappresenta una sfida significativa per le pubbliche amministrazioni (come per i privati e per la società in generale nel futuro), ma anche un’opportunità per migliorare la gestione dei dati, ridurre i costi, aumentare la sicurezza e contribuire alla sostenibilità ambientale.
Attraverso politiche ben definite, l’adozione di tecnologie avanzate e la sensibilizzazione del personale, le amministrazioni possono trasformare questo problema in un’opportunità per ottimizzare le loro operazioni e fornire servizi migliori ai cittadini.
Con questa analisi abbiamo verificato dati alla mano che il problema è reale e da affrontare prima possibile in ottica di sostenibilità ambientale, economica e di sicurezza dei dati.
