Il concetto di “magnetic workplace” definisce l’ambiente di lavoro come luogo capace di attrarre e trattenere i migliori talenti, promuovendo engagement, collaborazione e creatività. Per comprendere come le aziende si posizionano su questo fronte, Economist Impact ha realizzato il report The magnetic workplace barometer 2022.
Promossa da Kyocera Document Solutions, la ricerca si basa su un sondaggio condotto su 250 dirigenti aziendali provenienti da Australia, Germania, Giappone, Regno Unito e Stati Uniti e mira a quantificare l’attrattiva del rispettivo posto di lavoro sia nel momento attuale sia proiettata nei prossimi cinque anni.
A tale scopo, il rapporto considera tre pilastri fondamentali – produttività e infrastrutture, coinvolgimento dei dipendenti, cultura – come indicatori in grado di misurare in che modo un “magnetic workplace” influisca nel migliorare la qualità della relazione tra dipendente e organizzazione.
Se si considera il primo di questi pilastri, emerge l’importanza della tecnologia digitale quale leva di produttività. A patto che non venga considerata come fattore una tantum e isolato, ma piuttosto strumento strategico nel quale le componenti hardware e software facilitano la collaborazione, aumentano l’efficienza e semplificano i processi aziendali. In una parola, contribuiscono a ridurre gli oneri della forza lavoro e agevolano i compiti e l’operatività.
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Le soluzioni DMS ed ECM come strumenti del magnetic workplace
Ai fini della digitalizzazione documentale, le soluzioni DMS (Document Management System) ed ECM (Enterprise Content Management) oggi svolgono una funzione essenziale. Tanto che si può dire, senza esagerare, che un magnetic workplace deve utilizzarle necessariamente.
Andrea Contarini, Marketing Director di Kyocera Document Solutions Italia, ne spiega il motivo: «Oggi i nostri sistemi sono utilizzati in moltissimi uffici sia da aziende private che dalla pubblica amministrazione. Ciò a cui stiamo assistendo è il cambio di utilizzo degli stessi i quali, sempre più, vengono impegnati per la dematerializzazione documentale a discapito della stampa. Segno di una propensione ad archiviare sempre di più documenti in formato digitale che poi richiedono sistemi come i DMS e gli ECM per essere gestiti, indicizzati e inseriti nei workflow approvativi. Kyocera Document Solutions che da sempre è molto attenta alle tendenze di mercato e adotta una strategia “customer first” desidera essere rispondente alla trasformazione documentale, grazie a un portfolio di soluzioni proprietarie e di terze parti».
L’acquisizione della tedesca Optimal Systems, completata nel 2020, va proprio in questa direzione e rappresenta una delle tante iniziative che vedono la multinazionale affiancare alla classica offerta hardware un insieme di soluzioni e servizi con cui supportare le aziende nell’affrontare il passaggio documentale in chiave digitale.
Ecco perché i software sviluppati da Optimal Systems sono una proposta non più rivolta esclusivamente al mercato germanico o europeo, ma a tutto il mondo, trasformandosi in particolare in due soluzioni: una in cloud e l’altra on-premise.
Cloud, un trend in crescita che sta cambiando PA e imprese
Il cloud è l’altro asset su cui si gioca l’evoluzione degli ambienti di lavoro in magnetic workplace. Basti pensare che in Italia anche la pubblica amministrazione ha avviato, grazie ai fondi stanziati dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), la migrazione dei suoi sistemi sulla “nuvola”.
Secondo un recente rapporto curato dal Politecnico di Milano in collaborazione con Minsait, che ha svolto una survey su 106 pubbliche amministrazioni centrali e locali, nonché su 57 organizzazioni sanitarie, più della metà degli enti intervistati ha un sito web che risiede in cloud. Inoltre, buona parte progetta di migrare App Mobile, Contact Center e sportelli nei prossimi 12 mesi.
«I trend di mercato adesso spingono verso soluzioni in cloud – commenta Contarini -, proprio perché supportano la dimensione flessibile del magnetic workplace. Per l’utente finale, infatti, l’interoperabilità aziendale è resa possibile da un’infrastruttura che risiede in cloud, disponibile con una connessione di rete ovunque e in ogni momento».
A maggior ragione in questo contesto occorre una piattaforma di Content Services che trasformi documenti cartacei e ogni altra tipologia di documento in informazioni da condividere in maniera semplice e veloce. Nel nostro Paese, fra l’altro, la tendenza alla digitalizzazione, e quindi alla cloudificazione, passa dalla PA, come è avvenuto in passato per la fatturazione elettronica che poi si è estesa dal pubblico ai rapporti B2B tra le imprese.
La tecnologia è necessaria, anche se da sola non basta
«Ancora oggi nelle aziende c’è una parte analogica molto importante e spesso manca una strutturazione e un’automazione dei flussi documentali» dice ancora il Marketing Director, ricordando che, in ogni caso, strutturazione e automazione attecchiscono spesso a livello dipartimentale (HR, amministrazione, IT ecc.) o riguardano soprattutto alcuni settori specifici, come quello sanitario o il mondo del Finance. Presto o tardi, comunque, le tecnologie che incrementano la produttività nel magnetic workplace diventeranno la norma per tutte le aziende, a prescindere dalla categoria merceologica e dalle dimensioni. Dal modello SaaS (Software-as-a-Service) alle API (Application Programming Interface), fino ai microservizi, le soluzioni DMS ed ECM forniranno «piattaforme di Content Services per dare continuità di business e smussare i vincoli di un ufficio concepito come workplace statico e non attrattivo» afferma in conclusione Andrea Contarini.
Non basta, ovviamente, la tecnologia a fare in modo che un posto di lavoro sia attrattivo per il dipendente, come evidenzia il report di Economist Impact, quando sostiene che «la tecnologia è solo uno degli elementi necessari a costruire un magnetic workplace. L’altro sta nel promuovere una forza lavoro che si senta solidale e soddisfatta in modo che i dipendenti possano produrre il loro lavoro migliore».
È anche vero, però, il contrario. Una forza lavoro soddisfatta ha bisogno di strumenti evoluti che la aiutino a svolgere i propri compiti in maniera ottimale.
