L'approfondimento

E-procurement, il percorso verso il NSO: l’esempio dell’Emilia Romagna

La regione Emilia Romagna è pioniera nella dematerializzazione degli acquisti, poiché utilizza un sistema di e-procurement che anticipa il Nodo Smistamento Ordini, lo strumento che dal 2020 sarà obbligatorio per lo scambio di documenti d’ordine della sanità pubblica

17 Dic 2019

Il NSO – Nodo Smistamento Ordini da febbraio 2020 rivoluzionerà le attività di e-procurement per la Sanità nazionale e i suoi fornitori. Pioniere di questa innovazione è il sistema di dematerializzazione degli acquisti dell’Emilia Romagna, che si serve di un sistema simile al NSO utilizzando lo standard internazionale Peppol. L’obiettivo alla base della sua realizzazione era quello di ottenere la semplificazione dei processi e maggiore trasparenza, garantendo sicurezza e velocità d’esecuzione delle procedure. Un esempio virtuoso che ha aperto la strada della completa digitalizzazione dei processi di acquisto anche nelle altre regioni, utile da approfondire in vista dell’entrata in vigore del Nodo Smistamento ordini per tutta Italia, per cogliere i vantaggi e le opportunità che presenta.

Gli obiettivi del procurement digitale regionale

Il percorso verso un procurement telematico regionale è iniziato semplicemente pensando allo scenario che ci sarebbe piaciuto avere. Un contesto digitale, facile e trasparente, che aiutasse a contenere i costi e garantisse maggiore efficienza. Il sistema è predisposto per supportare in modalità telematica tutte le fasi dei processi di acquisto, permettendo l’analisi dei fabbisogni, l’indizione della gara, la ricezione delle offerte e l’assegnazione del punteggio per la graduatoria, fino alla stipula del contratto e allo scambio di ordini, documenti di trasporto e fatture. Tutto ciò in un sistema che offra garanzie e sicurezza, qualità che le procedure cartacee non erano in grado di promettere. Per lo sviluppo efficace di un sistema di acquisti pubblico bisogna pensare in un’ottica di dematerializzazione, sfruttando al meglio gli strumenti digitali che sono a disposizione per rendere lo scambio documentale strutturato.

Questi obiettivi vengono perseguiti attraverso Intercent-ER, Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici, che svolge i compiti di centrale di committenza, soggetto aggregatore e stazione appaltante per gli acquisti di beni e servizi in EmiliaRomagna. La sua nascita si deve alla legge regionale 11 del 2004, con gli obiettivi di ridurre la spesa pubblica e spingere la digitalizzazione dei sistemi di approvvigionamento pubblici. Attraverso la semplificazione dei processi e la maggiore trasparenza si punta a rendere il sistema emiliano-romagnolo competitivo sul mercato, efficiente e quindi, di conseguenza, ritenuto affidabile da fornitori e pubbliche amministrazioni. A questo pro, i log del sistema di e-procurement ogni notte vengono inviati in conservazione, per evitare che l’intero processovenga messi in discussione. Ecco quindi che ogni procedura è consolidata e certificata, a tutela di tutte quante le parti coinvolte nell’iter d’acquisto.

Il sistema emiliano-romagnolo: gli strumenti tecnici

La gestione del sistema pubblico di e-procurement in Emilia-Romagna viene attuata attraverso due sistemi: Sater – Sistema per gli acquisti telematici dell’Emilia-Romagna e Noti-Er, il Nodo telematico di interscambio dell’Emilia-Romagna. Il primo strumento, Sater, è nato nel 2015 ed è la piattaforma di e-procurement vera e propria. Su tale sistema, oltre alle iniziative di acquisto effettuate da Intercentl-ER e alle Richieste di Offerta indette sul Mercato elettronico dalle oltre mille P.A. registrate, dal 2017 sono effettuate tutte le gare delle aziende sanitarie regionali. Un mezzo pensato per aiutare anche le PMI a rendersi competitive e avere accesso alle gare: dispone infatti di un modulo per aiutare le piccole e medie imprese utilizzare gli ulteriori servizi di dematerializzazione offerti da Noti-ER e dallo standard Peppol. Sater digitalizza l’intera procedura di gara, iniziando dall’analisi dei fabbisogni per passare all’indizione del bando, alla ricezione delle offerte e alla stipula dei contratti. Un servizio semplice da usare, pensato per velocizzare le procedure e semplificare le operazioni alle aziende. Sater supporta tutti i generi di gara, come la procedura negoziata o quella aperta, e ogni modalità per l’aggiudicazione, come l’offerta economicamente più vantaggiosa e il prezzo più basso.

Una volta firmato il contratto, serve un adeguato strumento per lo scambio telematico dei documenti del ciclo passivo. A questo serve Noti-ER, il nodo telematico ideato nel 2014 per la gestione informatizzata del ciclo degli acquisti. Attraverso questa piattaforma è possibile gestire ordini elettronici, DDT e fatture elettroniche, non solo nel formato FatturaPA, ma anche quella europea in formato UBL. Con l’entrata in vigore dell’obbligo di utilizzare NSO, sarà Noti-ER a colloquiare con il Nodo Smistamento Ordini utilizzando la modalità di validazione, che prevede l’invio dell’ordine al fornitore attraverso l’infrastruttura PEPPOL e in copia a NSO per le attività di competenza del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Questo è possibile grazie a Peppol, il protocollo standard europeo supportato dall’omonima associazione senza fini di lucro che mette a disposizione un canale comune per tutte le attività di procurement pubblico digitale nell’ambito dell’Unione Europea e non solo.

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Intanto, in regione si sta lavorando anche per integrare il sistema emiliano-romagnolo di e-procurement con il software di Gestione dell’Area Amministrativa Contabile, che verrà utilizzato progressivamente da tutte le tredici aziende sanitarie della regione per favorire l’interoperabilità e rendere più semplice ancora il processo di acquisto.

Lo scenario futuro

Come spiegato, gli ordini dematerializzati, che in Emilia Romagna si utilizzano da anni, dal febbraio 2020 dovranno essere obbligatoriamente usati da tutti i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale (e di conseguenza, dalle pubbliche amministrazioni sanitarie). Un obbligo da interpretare non solo come adempimento, ma come uno stimolo per la pubblica amministrazione per portare avanti l’opera di dematerializzazione dei propri processi.

La strada è tracciata. In Emilia-Romagna dal 2014 sono stati scambiati con i sistemi digitali oltre 4 milioni di documenti in formato standard Ubl Xml, lo stesso utilizzato per Peppol. Di questo standard internazionale, pensato per dotare le pubbliche amministrazioni e i loro fornitori di un’infrastruttura comune, è stato approfondito l’aspetto pratico. Con il coordinamento di Agid, che funge da authority nazionale Peppol, in Emilia-Romagna si stanno portando avanti altri progetti in questo ambito, tasselli del più ampio quadro di digitalizzazione dei processi d’acquisto. Le priorità per l’immediato futuro sono, oltre al confronto costante con il resto dell’Europa, la raccolta di contributi e il supporto a chi ne ha bisogno, mettendo a disposizione il sistema emiliano-romagnolo come esempio per le altre regioni. Bisogna fare rete per puntare alla semplificazione e dunque a benefici diffusi.

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