Controllo del Green pass nelle aziende: la gestione di alcuni casi particolari - Agenda Digitale

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Controllo del Green pass nelle aziende: la gestione di alcuni casi particolari

Nell’ambito dei controlli del Green Pass sui luoghi di lavoro, sono molti i casi particolari da gestire. Esaminiamone alcuni con attenzione anche agli aspetti connessi alla protezione dei dati personali, consapevoli che lo spettro è molto ampio e che non è sempre possibile fornire risposte certe

20 Ott 2021
Monica Perego

Ingegnere, Gaiani Grinzato Avvocati

Dal 15 ottobre le aziende e la Pubblica amministrazione hanno introdotto il controllo green pass in azienda. Si controlla possesso e della validità del Green Pass da parte dei lavoratori, come previsto dalla normativa in vigore.

Esaminiamo di seguito la gestione di alcuni casi particolari tra i tanti che in questi ultimi giorni si stanno ponendo all’attenzione, mettendo in luce sia gli aspetti organizzativi che quelli afferenti alla protezione dei dati.

Green Pass nelle aziende, la stesura del Piano organizzativo: tutto quello che c’è da sapere

Il Piano organizzativo

Gli aspetti relativi al Piano organizzativo sono già stati approfonditi come indicato, il Piano è dedicato ovviamente alla gestione dei controlli dei lavoratori come indica il D.L. n. 127 del 21 settembre 2021:

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  • art 1 – al comma 1 “… personale delle amministrazioni pubbliche…”;
  • art. 3 al comma 1 “…chiunque svolge una attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo …”;
  • art. 3 al comma 2 recita “La disposizione di cui al comma 1 si applica altresì a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di cui al comma 1, anche sulla base di contratti esterni”.

Si veda anche FAQ n. 5 del Governo.

Nello specifico, l’individuazione dei soggetti coinvolti dal Piano è fondamentale per poter procedere a comunicazioni mirate e generaliste sulle modalità di ingresso e di permanenza presso il sito dell’organizzazione.

Le prime sono previste per quei soggetti con cui sono in essere dei rapporti continuativi, le seconde con gli altri soggetti esterni la cui presenza, presso il sito aziendale, a priori non può essere determinata.

Nel primo caso ricadono ovviamente i dipendenti aziendali e, ad esempio, il personale dell’impresa di pulizie, i manutentori esterni che svolgono con regolarità la propria prestazione.

Nel secondo: gli autisti, i manutentori chiamati per interventi mirati, i rappresentanti, ecc.

Non è possibile predisporre un elenco completo di tali soggetti, in prima battuta, sono stati individuati i seguenti, non tutti, come già indicato, dipendenti dallo stesso datore di lavoro:

  • dipendenti che operano in base a diverse tipologie di contratto presso una sede del proprio datore di lavoro
  • dipendenti che operano presso cantieri temporanei gestiti direttamente (cantiere edile) o gestiti anche dal proprio datore di lavoro (es. cantiere edile con la presenza di più imprese)
  • dipendenti che operano presso cantieri fissi, a fronte di un contratto di appalto o subappalto presso siti terzi (es. settore delle pulizie civili ed industriali, vigilanza, guardiania, portierato, ristorazione collettiva, vending)[1];
  • lavoratori interinali (vedi le casistiche di cui al punto precedente);
  • consulenti (liberi professionisti);
  • stagisti, tirocinanti, ricercatori, borsisti;
  • autisti e corrieri;
  • altri fornitori esterni quali tecnici di assistenza, manutentori, collaudatori, installatori;
  • agenti, rappresentanti;
  • membri di organi di controllo incaricati dalla Direzione (es. DPO. ODV, Sindaci, Revisori);
  • ispettori e controllori per conto di organi demandati al controllo da parte di soggetti terzi (es. ARPA, ASL);
  • volontari e formatori (citati espressamente dal suddetto Decreto)[2].

Sono invece esclusi i soggetti che non sono assimilabili ai lavoratori quali, ad esempio i privati tra cui:

  • utenti degli uffici pubblici che si recano in un sito per l’erogazione del servizio che la PA è tenuta a prestare;
  • clienti di un punto vendita/centro commerciale;
  • clienti di medici, specialisti, commercialista, banca, assicurazione, centri estetici, parrucchieri, servizi di tolettatura per animali;
  • utenti di servizi per soggetti con specifiche caratteristiche (es. disabili) nell’ipotesi in cui la normativa, ad esempio regionale, non abbia diversamente disposto.

Questo per altro non toglie che, sulla base delle misure che ogni datore di lavoro, in accordo con il proprio Medico Competente, non siano state introdotte misure più restrittive, sempre nel rispetto della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro e sulla protezione dei dati personali.

Come individuare i designati al controllo in presenza di più soggetti incaricati

Si possono verificare dei casi nei quali più soggetti, incaricati del controllo, siano contemporaneamente presenti in azienda. È il caso, ad esempio, come illustrato al punto seguente, nel quale l’ente ha individuato, come incaricato del controllo tutti i dirigenti e i preposti alla salute e sicurezza.

È evidente che l’azienda, che ha incaricato più soggetti deve poi definire le regole di turnazione degli stessi ad esempio definendo criteri quali:

  • gerarchica (incaricato X; in sua assenza Y; in sua assenza W, ecc.);
  • base giornaliera (lunedì incaricato X, in sua assenza Y; martedì incaricato W, in sua assenza Z, ecc.);
  • base oraria (dalle 8.00 alle 10.00 incaricato X, in sua assenza Y; dalla 10.00 alle 12.00 incaricato W, in sua assenza Z, ecc.);
  • infrastruttura (primo piano incaricato X, in sua assenza Y; secondo piano incaricato W, in sua assenza Z, ecc.).

Il criterio di assegnazione deve essere trasparente e comunicato sia agli incaricati che agli interessati; se possibile sarebbe opportuno riportare i nomi degli incaricati direttamente nella bacheca aziendale (ad esempio in quella che riporta anche i turni e/o gli addetti alla gestione delle emergenze).

Se il designato si rifiuta di effettuare i controlli sulla validità del Green Pass

Un soggetto qualificato, formato e che ha a sua disposizione tutta la strumentazione necessaria per poter effettuare i controlli (sia 100% che a campione) come previsto dal Piano Organizzativo, deve prendersi in carico questo compito in quanto demandato dal suo datore di lavoro. Rischia, altrimenti di incorrere nelle previste sanzioni disciplinari come previsto dal Contratto di lavoro applicato. Suggeriamo, laddove ci potrebbero essere delle problematiche rilevanti, di affidare il compito ai dirigenti e preposti alla salute e sicurezza dei lavoratori (si veda art. 2 comma 1, artt. 18 e 19 del D.Lgs n. 81/2008). Infatti, il tema del controllo, avendo un impatto rilevante in termini di salute e sicurezza sul lavoro, si può configurare come una naturale estensione delle attività di vigilanza, come ad esempio recita l’art. 19 del D. Lgs. n. 81/2008, relativamente ai Preposti “…i preposti, secondo le loro attribuzioni e competenze, devono: 1) sovrintendere e vigilare sulla osservanza da parte dei singoli lavoratori dei loro obblighi di legge, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuale messi a loro disposizione e, in caso di persistenza della inosservanza, informare i loro superiori diretti….”.

Il controllo a carico delle Guardie giurate

Il controllo non può essere fatto dalle guardie giurate, in quanto il Dispositivo dell’art. 2 Statuto dei lavoratori recita – “Il datore di lavoro può impiegare le guardie particolari giurate, di cui agli articoli 133 e seguenti del testo unico approvato con regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, soltanto per scopi di tutela del patrimonio aziendale.

Le guardie giurate non possono contestare ai lavoratori azioni o fatti diversi da quelli che attengono alla tutela del patrimonio aziendale.

È fatto divieto al datore di lavoro di adibire alla vigilanza sull’attività lavorativa le guardie di cui al primo comma, le quali non possono accedere nei locali dove si svolge tale attività, durante lo svolgimento della stessa, se non eccezionalmente per specifiche e motivate esigenze attinenti ai compiti di cui al primo comma, in caso di inosservanza da parte di una guardia particolare giurata delle disposizioni di cui al presente articolo, l’Ispettorato del lavoro ne promuove presso il questore la sospensione dal servizio, salvo il provvedimento di revoca della licenza da parte del prefetto nei casi più gravi.”

Inoltre, anche le normative di settore, che impongono agli stessi soggetti compiti definiti dal D.M. 269/2010 (Cosiddetto Decreto Maroni).

In altri termini la guardia giurata non può essere distratta dal controllo sui beni aziendali affidandole altri compiti.

L’attività può essere invece demandata a personale incaricato di vigilanza (non armata), portierato, guardiania; ovviamente previa designazione. Tale personale può essere dipendente dall’organizzazione o operare a fronte di un contratto di appalto. In quest’ultimo caso la nomina a Responsabile del trattamento dei dati dovrà essere estesa indicando anche questo nuovo trattamento e le misure da mettere in atto.

Quali i contenuti e la gestione del verbale di accertamento?

Il verbale di accertamento della violazione è documento opportuno per dare evidenza, laddove emergesse GP non valido o non disponibile, delle azioni svolte nel rispetto di quanto previsto dal Piano organizzativo.

Il contenuto di tale verbale, ovviamente da adattare al contesto, potrebbe prevedere:

Parte compilata a cura del soggetto incaricato dei controlli:

  • data ed orario della verifica;
  • nome dell’incaricato della verifica;
  • nome e cognome del lavoratore/collaboratore – in alternativa se disponibile n. matricola (solo per interni);
  • modalità di controllo (campione o 100%);
  • luogo in cui è stato effettuato il controllo (da applicare alle organizzazioni con più ingressi – per controllo campione o per controllo da parte del Datore di lavoro di personale distaccato presso un cliente);
  • evidenza mancate (GP non valido, non disponibile, non esibito), descrizione integrativa;
  • dichiarazione, nel caso in cui il GP risultasse non valido, che la verifica è stata effettuata con almeno due diversi lettori in modo da assicurarsi del corretto funzionamento;
  • comunicazione a funzione HR o funzione deputata a mettere in atto i provvedimenti previsti dal caso – vedi FAQ n. 4 del Governo;
  • se del caso, per il punto precedente indicare anche la modalità con la quale è stata effettuata la comunicazione. Si immagini il caso di lavoratore/collaboratore che viene trovato senza GP valido in orario (es. su base turni) in cui la funzione incaricata a mettere in atto i provvedimenti non fosse presente;
  • descrizione delle sanzioni a carico del lavoratore/collaboratore e delle modalità di pagamento[3];
  • spazio per note/segnalazioni a cura dell’incaricato della verifica;
  • spazio per note/segnalazioni a cura del lavoratore/collaboratore che ha disatteso le misure previste;
  • firma dell’incaricato della verifica;
  • firma del lavoratore/collaboratore.

Parte compilata a cura della funzione HR o della deputata a mettere in atto i provvedimenti previsti:

  • dettaglio delle azioni poste in atto e nello specifico provvedimenti e comunicazioni alla prefettura – vedi FAQ n. 4 del Governo;
  • comunicazione al datore di lavoro.

Affinché vi sia garanzia della omogenea compilazione, a fronte della presenza di più soggetti designati al controllo in entrata/campione, è opportuno che tali soggetti siano formati e, nel coso della formazione sia simulato uno o più esempi di compilazione del documento. Tale formazione deve essere registrata.

Il verbale di accertamento è da conservare nel rispetto di quanto previsto dalla normativa sulla protezione dei dati dell’interessato (in questo caso il lavoratore/collaboratore). Si veda registro dei trattamenti ad esempio (trattamenti ai fini delle sanzioni disciplinari).

Un verbale simile, ovviamente con le opportune modifiche potrebbe essere predisposto laddove si riscontrasse un lavoratore esterno (somministrato, di un fornitore, di un appaltatore) senza GP. Si rammenta che in questi casi deve essere informato il suo Datore di lavoro affinchè, quest’ultimo, proceda a mettere in atto le misure previste. – vedi FAQ n. 5 del Governo.

Si vuole anche segnalare che nei siti di diverse Prefetture è possibile recuperare facsimili di modelli di verbali di accertamento di violazioni nelle versioni utilizzabili dalle imprese pubbliche ce dalle private.

Conclusioni

Nell’articolo sono stati affrontati, alcuni tra i tanti casi particolari, relativi alla gestione del Green Pass, con attenzione anche agli aspetti connessi alla protezione dei dati personali, consapevoli che lo spettro è molto ampio e che non è sempre possibile fornire risposte certe. Si veda ad esempio l’accesissimo dibattito in corso sul tema delle comunicazioni in Prefettura da parte dei datori di lavoro.

Note

  1. E ancora hostess incaricate della promozione di un prodotto presso un Centro commerciale.
  2. Per quanto riguarda gli uffici pubblici, l’unica categoria di soggetti esclusa dall’obbligo di esibire il green pass è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l’erogazione del servizio che l’amministrazione è tenuta a prestare.
  3. Inoltre, si può indicare anche “Al fine di completare il procedimento sanzionatorio il trasgressore è tenuto a trasmettere copia della ricevuta di avvenuto pagamento al suindicato delegato (a mani, a mezzo posta o tramite posta elettronica certificata o ordinaria).” Estratto dal modello disponibile nel sito della Prefettura di Firenze.
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