Per gestire tutti i processi connessi alla vaccinazione è ormai indispensabile avere un sistema informativo in grado di raccogliere tutte le informazioni e di svolgere tutte le funzioni richieste. Tutto questo a maggior ragione alla luce del ridotto numero di dosi, rispetto al previsto.
Vaccinazioni, tutti i fronti “caldi”
Necessario quindi un cambio di passo rispetto all’approccio precedente. Prima dell’inizio della campagna vaccinale si pensava che l’aspetto più critico fosse come riuscire a inoculare una grande quantità di vaccini in pochi mesi. L’attenzione è stata quindi rivolta a come e dove reperire il personale necessario, individuare un numero adeguato di sedi, definire la logistica.
Si è elaborato un calendario di massima della campagna, suddividendolo in fasi, in funzione del criterio prescelto: proteggere i soggetti più a rischio delle conseguenze della malattia, anziani e pazienti fragili, così da ridurre il tasso di mortalità e ridurre la pressione sul Servizio Sanitario Nazionale e coloro che possono essere i maggiori vettori dell’infezione, in primis il personale sanitario e poi quello scolastico.
Non si è posta grande attenzione su come individuare i soggetti da vaccinare, dal momento che un’ampia disponibilità di dosi avrebbe comunque consentito di immunizzare un grande numero di persone in pochi mesi.
L’improvvisa penuria di fiale, al momento sia da parte di Pfizer, sia di AstraZeneca, ha reso ancora più critici la selezione e l’arruolamento delle persone da vaccinare, poiché per bilanciare l’allungamento dei tempi è necessario massimizzare l’efficacia della campagna vaccinale e quindi impiegare al meglio le poche fiale disponibili.
Per comprendere la complessità degli aspetti in gioco mi servirò di una mappa mentale che descrive tutti i principali processi della campagna vaccinale, ad esclusione del ciclo della logistica.
Come individuare i candidati
Il primo aspetto è anche uno dei più critici. Le anagrafi sanitarie possiedono poche informazioni strutturate sugli assistiti per profilarli in termini di rischio – propria salute o influenza su quella degli altri. Tra i dati disponibili ci sono l’età e i codici di esenzione che però forniscono un quadro molto parziale dell’effettivo stato di salute di una persona. Non ci sono indicazioni sulla professione, la sede lavorativa, la situazione sociale, né sulle patologie di cui è affetto il paziente (ad eccezione di quelle desumibili dalle esenzioni ticket).
Per profilare gli assistiti si può ricorrere all’analisi dei consumi farmacologici, ai flussi EMUR e SDO, per ricostruire a posteriori il quadro clinico. Una possibile alternativa o un’aggiunta a questo metodo è ricorrere ai medici di famiglia che, in teoria, dovrebbero avere un quadro preciso delle condizioni di salute dei propri assistiti.
Più complessa è la catalogazione delle persone in funzione del proprio ruolo lavorativo. Per la campagna di screening del personale scolastico il MIUR ha fornito ai medici di famiglia, non alle ASL o alle regioni, le liste con i nominativi. Volendo considerare anche altre professioni (forze dell’ordine, trasporti, addetti alle mense, etc..) sarà necessario incrociare più fonti dati, quando disponibili, con le anagrafi sanitarie, privacy permettendo.
Il problema dell’arruolamento
Per arruolare le persone è possibile seguire due approcci:
- invitare le persone a vaccinarsi (chiamata attiva), raggiungendole con lettere, SMS o email, così si fa ad esempio con le campagne di screening (ad esempio tumore al seno, al colon-retto);
- sollecitare l’adesione spontanea dei cittadini con campagne informative di massa mettendo a disposizione call center o sistemi telefonici automatici, applicazioni o moduli web, chatbot.
Nel primo caso il problema principale è costituito dalla carenza di informazioni per attivare dei canali alternativi all’invio postale. Le anagrafi sanitarie sono carenti di dati relativi a indirizzi email o numeri telefonici e, quando questi sono presenti, quasi mai sono stati verificati.
L’impostazione delle anagrafi sanitarie riflette il modello di medicina di attesa del SSN. La persona viene presa in carico quando necessita di una prestazione sanitaria e, di conseguenza, non c’è necessità di avere dati per contattarla in altri momenti.
Realizzare una campagna di invito personale è dunque complicato e difficilmente realizzabile se non ricorrendo al tradizionale canale postale che però non consente alcuna interazione con il destinatario se non ricorrendo ad altri strumenti.
La programmazione
Anche in questo caso sono possibili due strade:
- assegnare un appuntamento a ciascun candidato generando in modo automatico dei calendari vaccinali;
- consentire ai cittadini di prenotare l’inoculazione del farmaco scegliendo tra un elenco di disponibilità.
La prima opzione è la più semplice da realizzare e quella che in teoria permette il maggior rispetto delle priorità e la migliore saturazione delle agende. Per contro però è quella che espone al maggior rischio di assenze, dal momento che l’appuntamento non è stato concordato con la persona. Per mitigare questo aspetto è necessario predisporre meccanismi di overbooking e di reminder / recall.
Nella seconda opzione questo pericolo è minore ma c’è il problema di come garantire il rispetto delle priorità, a meno di non operare per un gruppo di rischio alla volta e non aprire le agende fintanto che non si sono completate le inoculazioni del gruppo precedente. C’è anche il rischio poi che, lasciando libertà di scelta alle persone, le liste di vaccinazioni potrebbero non essere ottimizzate, a meno di non ridurre i gradi libertà nella scelta.
Qualsiasi sia la strada intrapresa, bisogna comunque gestire gli spostamenti e le mancate presentazioni, operazioni che si possono realizzare in vari modi (call center, web app, chat bot, SMS).
Analogamente bisogna prevedere, come già detto, degli strumenti per ricordare e richiamare le persone prima delle sedute vaccinali.
Calcolare il fabbisogno
In funzione dei calendari vaccinali è necessario calcolare il fabbisogno che deve essere comunicato alla struttura commissariale che deve predisporre la distribuzione delle fiale. Una complicazione è rappresentata dal fatto che bisogna indicare anche il tipo di vaccino che sarà somministrato. Questa informazione potrebbe non essere disponibile al momento della formazione dei calendari.
La somministrazione
L’accesso ai punti vaccinali dovrebbe essere regolato in modo da evitare assembramenti e code. Per velocizzare il check-in è possibile pensare a un self check-in da realizzarsi attraverso web app o chatbot.
In caso di prima somministrazione bisogna poi confermare, se già fatto al momento della assegnazione automatico o della prenotazione, o programmare il richiamo in funzione del tipo di vaccino inoculato.
Nel caso di seconda somministrazione bisogna rilasciare un certificato o un “passaporto” vaccinale che potrebbe essere cartaceo e/o elettronico. Si spera che tale documento sia unico in tutta Italia e, magari, uguale in tutta Europa.
Il follow-up
È importante prevedere la raccolta di informazioni dopo l’inoculazione del farmaco, non soltanto per rilevare eventuali effetti avversi o collaterali, ma anche ad esempio per monitorare i casi di contagio malgrado la vaccinazione che, come sappiamo, non assicura il 100% di immunità.
Questi dati, se raccolti in modo sistematico e integrato, sarebbero molto utili non soltanto a fini epidemiologici e immunologici, ma anche per informare i cittadini sui risultati ottenuti, contribuendo così a ridurre le preoccupazioni o i dubbi che ci sono su questi vaccini.
L’importanza della digitalizzazione
Considerando tutti gli aspetti che ho menzionato, è evidente come solo con un sistema informatico è possibile pensare di gestire tutti i processi connessi alla vaccinazione. Questo sistema può naturalmente essere composto da più applicazioni integrate tra di loro.
Il quadro di partenza è, tanto per cambiare, molto eterogeneo tra le regioni italiane. Ce ne sono alcune che non possiedono un’anagrafe vaccinale. Anche quando queste sono presenti c’è però da osservare che l’ampiezza, la complessità e il numero di persone coinvolte nella campagna vaccinale del Covid-19, determinano una serie di necessità che spesso non sono coperte da adeguate funzioni.
Il rischio, concreto, è allora di affrontare questa sfida con iniziative o strumenti software “tampone”, senza una visione e una strategia complessiva. È un peccato, perché ci sarebbe stato il tempo di ragionare e predisporre delle soluzioni in grado di gestire al meglio la campagna vaccinale.
L’iniziativa di Poste Italiane ed ENI non ha, al momento, riscosso molto successo. Sono solo tre le regioni che hanno deciso di utilizzare la soluzione che è ancora in via di sviluppo. Chi non ha aderito potrà comunque avvalersi di alcuni servizi, ad esempio il call center, la prenotazione online o la postalizzazione, per completare/integrare i propri sistemi regionali.
Volendo cercare un risvolto positivo al ritardo nelle consegne delle dosi, possiamo affermare che questo tempo in più potrà essere utile per completare i sistemi e predisporre delle soluzioni più efficaci.
