Alla Sapienza prove e problemi di Agenda digitale

Il caso

Nell'Ateneo romano il fascicolo elettronico dello studente è una realtà. Ma adesso bisogna ristrutturare i processi. E certi docenti fanno resistenza. Una lezione per l'Italia

di Carlo Lavalle

La strada per lo sviluppo dell'Agenda Digitale Italiana passa anche per la città universitaria di Roma.

Dal 2008, dopo aver siglato un Protocollo d'Intesa con il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione, l'Università La Sapienza è impegnata in uno sforzo di digitalizzazione che ha portato l'Ateneo più grande d'Europa ad introdurre cambiamenti fondamentali trasformando progressivamente la vita di studenti, docenti e personale tecnico e amministrativo.

L'obiettivo del fascicolo elettronico dello studente, uno dei punti cardine del capitolo Istruzione digitale, stabilito dal Decreto Crescita 2.0 per l'anno accademico 2013-2014, è stato centrato in anticipo sui tempi alla Sapienza di Roma. Il fascicolo elettronico contiene i documenti e gli atti concernenti la carriera universitaria dello studente, dall'immatricolazione alla laurea, compresi i periodi di studio all'estero.

Il caso dell'Ateneo romano è un esempio di come possa essere raggiunto con successo il traguardo della gestione informatizzata dell'intera carriera universitaria. Con ciò viene fortemente favorita la dematerializzazione dei flussi informativi anche tra gli atenei, facilitando e semplificando la mobilità degli studenti. Contemporaneamente, predisponendo strumenti software adeguati è possibile documentare e gestire pure i passaggi da una Università all'altra.

L'attività di digitalizzazione sul versante degli studenti ha conseguito altri importanti risultati. Nell'Ateneo romano le operazioni di immatricolazione e iscrizione, con relativa possibilità di pagamento elettronico delle tasse universitarie tramite carta di credito, possono essere effettuate online, non appena ottenute le credenziali, attraverso il sistema Infostud, disponibile anche in forma di app mobile.

Allo stesso modo, prenotazione e verbalizzazione degli esami sono gestite in via telematica in tutte le facoltà con la scomparsa del vecchio libretto universitario. Il verbale di esame non richiede la firma dello studente mentre quella del docente è apposta digitalmente. Attualmente è in corso di abilitazione la firma digitale via smartphone: dopo una fase di sperimentazione che ha coinvolto 100 professori si dovrà procedere a mettere a gara il servizio per stabilire il fornitore. Qualche ritardo si ha invece relativamente agli aspetti del completamento dell'infrastruttura wi-fi, la cui realizzazione è fissata dal Piano e-Gov 2012 entro la fine della Legislatura, e sulla digitalizzazione delle tesi di laurea.

Secondo la Prof.ssa Tiziana Catarci, Prorettore per le Infrastrutture e le tecnologie e presidente di InfoSapienza, centro di progettazione e gestione dei servizi informativi, una importante leva del cambiamento digitale è costituita dal nuovo sito web istituzionale che è stato riorganizzato, omogeneizzando i siti dei vari dipartimenti, e reingegnerizzato mediante piattaforma CMS open source Drupal. L'obiettivo perseguito è il portale a servizi con integrazione di quelli già esistenti (Infostud per gli studenti, posta elettronica, elearning di tipo blended su piattaforma Moodle, sistema presenze per i dipendenti ecc.), e creazione di nuovi, dematerializzando flussi di documenti e atti amministrativi.

Ma “il cuore della digitalizzazione” - sottolinea Tiziana Catarci - è l'interoperabilità di tutti i sistemi. Fino a poco tempo fa l'università romana aveva 126 diverse basi di dati mentre ora il sistema è concettualmente unico (inteoperabilità concettuale) e tutte le varie parti si parlano fra di loro.

Tuttavia, i problemi veri, continua il Prorettore, non dipendono dai sistemi ma dai “processi”. Per poter ottenere dati di qualità (data cleaning) - in base ad una ricerca Gartner uno dei principali fattori di costi per le grandi organizzazioni è rappresentato dalla scarsa qualità dei dati - occorre “ristrutturare i processi”. Un esempio? Quando un docente prende servizio deve essere emanato un decreto firmato dal Rettore. Questo documento di carta che viene consegnato ad un impiegato viene gestito per fini differenti, seguendo due procedure diverse, da due uffici parallelamente con il risultato di una sovrapposizione e di una produzione doppia dei dati all'interno della stessa organizzazione.

D'altro canto, nella trasmissione delle informazioni agli uffici ministeriali non si realizza un passaggio di dati ma di documenti, il che determina un'attività di riscrittura del dato, suscettibile di generare errore, conseguenza dell'intervento umano. Perciò, per raggiungere più efficienza e migliorare la qualità dei dati un elemento chiave - sottolinea con forza Tiziana Catarci - è la ristrutturazione dei processi, nelle organizzazioni e tra le organizzazioni, secondo un'ottica di BPM (Business Process Management).

L'esperienza dell'Università La Sapienza porta a sostenere, inoltre, che un ulteriore problema nel processo di digitalizzazione è dovuto alla componente umana, in particolare di quella dei docenti. In generale, l'attività del personale docente ha subito una riconversione digitale in modo da favorire una semplificazione e ponendo le premesse per un più efficace monitoraggio e valutazione dell'operato. Un modello improntato ad una maggiore trasparenza fa però emergere resistenze. Il ricorso al TAR contro il nuovo Statuto dell'Università, in vigore dal novembre 2012, che prevede l'esclusione dal diritto al voto dei docenti inattivi nella ricerca o che abbiano riportato un giudizio negativo nell’attività didattica è emblematico - fa notare la Prof.ssa Tiziana Catarci. Alcuni settori non sono disponibili a cambiamenti che con l'ausilio della tecnologia digitale portino alla luce in modo trasparente e pubblico i risultati dell'applicazione di criteri meritocratici sul corpo docente.

Se nel presente l'impegno dell'Ateneo romano è fortemente orientato alla digitalizzazione del patrimonio librario delle biblioteche - La Sapienza, prima università italiana, ha concluso un accordo tramite il Ministero dei Beni culturali con Google Books - una delle idee che si stanno studiando per il futuro, in una prospettiva di internalizzazione, è quella della partecipazione al circuito di Coursera, iniziativa organizzata dalle università di Stanford, Princeton, Pennsylvania e Michigan. La Sapienza, rivela Tiziana Catarci, potrebbe aderire diventando partner del programma che propone un accesso libero e gratuito online a corsi accademici di alto livello proponendo di sfruttare le sue migliori competenze.

07 Dicembre 2012

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